Примерная схема рабочего дня секретаря

ПЕРВАЯ ПОЛОВИНА РАБОЧЕГО ДНЯ

1. Прийти на работу за 15 мин. до прихода руководителя для того, «чтобы привести себя в порядок, проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), составить или уточнить план на предстоящий

день.

2. Подобрать в соответствии с планом нужные документы и дела.

3. Получить корреспонденцию, ознакомиться с содержанием и за­регистрировать. Отложить документы, требующие первоочередного ре­шения руководителя.

4. По остальным документам (если имеется соответствующий опыт) подготовить варианты возможных ответов или распределить по испол­нителям. Опытный секретарь никогда не положит на стол руководителю всю корреспонденцию, предварительно не проработав ее. Рекомендует­ся для облегчения ознакомления руководителя с корреспонденцией вы­делять основную мысль путем подчеркивания фломастером или марке­ ром. Кроме того, секретарь должен подобрать документы, относящиеся к вопросам, содержащимся в корреспонденции, чтобы руководитель мог глубже изучить вопрос и принять правильное решение.

 

5. Просмотреть поступившие обзоры, отчеты, ведомственные изда­ния, приглашения, а также сообщения о конференциях, встречах, юбилейных торжествах и других мероприятиях. Даты и время проведения всех мероприятий записать в своем календаре-органайзере.

6. Разложить поступившую корреспонденцию в зависимости от сроч­ности исполнения. Телеграммы, срочные факсы немедленно передать руководителю.

7. Оставить у себя документы, необходимые для текущей информа­ционно-справочной работы.

8. Доложить руководителю о полученной корреспонденции.

9. Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день (и на следующий). Если возникают измене­ния, то секретарь должен сделать соответствующие пометки в своих записях. Нужно уточнить соответствие записей в своем ежедневнике и ежедневнике руководителя. Последовательность мероприятий должна быть одинаковой. Различие будет в мероприятиях секретаря по выполнению намеченного. Например, если у руководителя сделана запись "в 15:00 быть на совещании", то у секретаря она будет выглядеть так: "14:20 - напомнить о совещании, сообщить водителю (телефон), чтобы
подал машину не позднее 14:30".

10. Передать по телефону (или лично) указания руководителя соответствующим исполнителям об истекающих сроках исполнения документов.

11. Работа с посетителями, телефонные переговоры (в течение
всего дня).

12.Подшивка исполненных документов в дела.

13.Выполнение работ на компьютере.

14. Организация копирования документов в соответствии с указаниями руководителя.

ВТОРАЯ ПОЛОВИНА РАБОЧЕГО ДНЯ

15.Продолжение работы с посетителями и на телефоне.

16.Сбор и подготовка для подписи исполненных документов.

17. Доложить руководителю об исполненных документах, взять у руководителя отработанные им документы.

18. Обработать и отправить исходящие документы адресатам.
19. Наметить мероприятия на следующий день.

КОНЕЦ РАБОЧЕГО ДНЯ

20. Просмотреть свой ежедневник и проинформировать соответст­вующие отделы о необходимости подготовки к проведению определен­ных мероприятий (прием делегации, подготовка к совещанию, заказ гостиницы и т. п.).

21. Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, обеспечить его всей необходимой информацией, материалами.

22. Привести в порядок свое рабочее место, убрать документы, за­крыть на ключ сейф, все шкафы с документами, выключить из сети технические средства.

2.4. Использование компьютера для планирования рабочего дня

Хорошим помощником секретаря при планировании рабочего дня может служить ПК. На рынке программных продуктов предлагается много интересных разработок, которые предоставляют в распоряжение пользователя: календарь, телефонный справочник, перечень заданий, блокнот и т. п. Наиболее популярными среди них являются информа­ционные системы Lotus Organizer и Outlook.

Программа Lotus Organizer предоставляет множество возможностей для эффективной организации рабочего времени секретаря и его руко­водителя:

• В режиме "Календарь" можно планировать мероприятия, устанавли­вать их продолжительность, переносить на другие дни, а также в ре­жиме оповещения доводить сведения о мероприятии до его участников.

•- Режим "Дела" позволяет проводить кратковременное и долговремен­ное планирование, а также отслеживание сроков выполнения запланированных событий. В этом режиме можно изменять даты начала и окончания событий, устанавливать приоритеты их выполнения, отображать запланированные дела в календаре, отмечать выполненные мероприятия.

. Режим "Адреса" предназначен для поиска информации по именам, адресам, должности и другим реквизитам, содержащимся в карточке адресной книги. - Режим "Блокнот" предназначен для введения записей. На странице

блокнота можно помещать рисунки, таблицы, графики и т. д.. Режим "Планировщик" предназначен для отслеживания запланиро­ванного события (поездки, конференции и т. д.) на готовом кален­дарном плане.

• Режим "Дата" позволяет отмечать различные важные даты, юбилеи и т. д., делать краткие комментарии к ним.

Удобным средством работы с информацией, имеющим простой дос­туп к Интернет является настольный информационный менеджер Microsoft Outlook. Это программное средство помогает работать с сооб­щениями, контактными лицами, просматривать совместные документы а также позволяет планировать встречи, поездки и организовать выпол­нение заданий, отслеживать деятельность свою и сотрудников. Основ­ная панель Outlook содержит следующие разделы: Входящие, Календарь, Контакты, Задачи, Дневник, Заметки и др.

Входящие - поддерживает несколько систем электронной почты (в том чис­ле Internet Mail, Microsoft Май, Exchange Server и Microsoft Net­work), дает возможность посылать и получать сообщения, при­глашения на собрания и получать запросы на выполнения задач.

Календарь - контролирует расписание и планирует встречи с другими людьми. Можно просмотреть отчеты, обзоры за день, неделю, месяц. Кроме того, новая функция (Автодата) позволяет вводить дату на разговорном языке (например, в следующую сре­ду) и получать ее преобразование - 7 июля 1999 г. Outlook мо­жет напомнить о предстоящей встрече звуковым сигналом. При организации собрания, совещания "Планировщик собра­ния" выберет наиболее удобное для всех время и известит в нужный момент об этом мероприятии.

Контакты - хранит и постоянно обновляет сведения о деловых контак­тах. Эта папка является мощной базой данных контактов. Эти сведения можно находить и сортировать любым способом. Можно сразу перейти на страницу Web любого партнера, можно связаться с адресатом по модему, послать электронную почту.

Задачи - содержит список дел, которые необходимо выполнить. Их можно расставлять по приоритетам и поручать другим испол­нителям. Здесь можно не только сформулировать задание, но и послать указание по электронной почте исполнителю. Приприеме такого поручения папка "Задачи" каждого исполнителя

обновляется автоматически.

Дневник - ведет учет важных событий, действий и контролирует их вы­полнение. Колонка времени показывает, когда выполнялось конкретное действие. Можно задать, чтобы Дневник показы­вал, когда проводилась работа с документами и как долго. Эта функция незаменима для контроля исполнения документов.

Заметки - электронный заменитель блокнота с отрывными листками, куда заносятся оперативные вопросы, ценные мысли, напоминания, указания и многое другое

 

1234	Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: