 |
Ревизия и контроль сохранности, использования и учета материальных ценностей
|
|
|
|
Ревизия - система обязательных контрольных действий по документальной и фактической проверке законности и обоснованности совершенных в ревизуемом периоде хозяйственных и финансовых операций ревизуемой организацией, правильности их отражения в бухгалтерском учете и отчетности, а также законности действий руководителя и главного бухгалтера (бухгалтера) и иных лиц, на которых в соответствии с законодательством Российской Федерации и нормативными актами установлена ответственность за их осуществление.
Важнейшая задача ревизии: выявление и наказание виновных лиц, вынесение решений о наказании, возмещении материального ущерба, или профилактики нарушений финансово-хозяйственно деятельности.
Целью ревизии является изучение специальными приемами документального и фактического контроля законности, достоверности, рациональности и эффективности деятельности предприятия.
Основной задачей ревизии является проверка финансово-хозяйственной деятельности организации по следующим направлениям:
- соответствие осуществляемой деятельности организации учредительным документам;
- обоснованность расчетов сметных назначений;
- исполнение смет расходов;
-использование бюджетных средств по целевому назначению;
- обеспечение сохранности денежных средств и материальных ценностей;
- обоснованность образования и расходования государственных внебюджетных средств;
- соблюдение финансовой дисциплины и правильность ведения бухгалтерского учета и составление отчетности;
-обоснованность операций с денежными средствами и ценными бумагами, расчетных и кредитных операций;
- полнота и своевременность расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами;
|
|
|
- операции с основными средствами и нематериальными активами;
- операции, связанные с инвестициями;
-расчеты по оплате труда и прочие расчеты с физическими лицами;
- обоснованность произведенных затрат, связанных с текущей деятельностью, и затрат капитального характера;
- формирование финансовых результатов и их распределение.
Предмет ревизии - деятельность предприятия.
Основными источниками ревизии товарных операций являет:
- договоры с поставщиками и покупателями, реестры оперативного учета и контроля их выполнения (журнал учета поступления грузов, книга учета
выполнения договоров);
- поручения на получение и отпуск товаров, книга учета выданных поручений;
- товарно-транспортные накладные, накладные, счета-фактуры, платежные требования, платежные поручения, выписки со счетов в банках, товарные отчеты, отчеты кассира и кассовые книги, векселя;
- инвентаризационные описания, сравнительные ведомости, расчеты
естественного убытка, расчеты затрат на остаток товаров, расчеты
реализованной торговой наценки;
- акты на списание товарных потерь; регистры аналитического и
синтетического учета — журналы-ордера № 7, ведомости, карточки складского учета, товарные книги;
- финансовая, оперативная и статистическая отчетность и т.п..
Ревизию можно разделить на следующие этапы:
организация и подготовка к проведению ревизии. Это предварительный этап. В ходе этого этапа участниками ревизии изучаются необходимые законодательные и другие нормативные правовые акты, отчетные и статистические данные, другие имеющиеся материалы, характеризующие финансово-хозяйственную деятельность подлежащей ревизии организации;
проведение ревизии. В ходе этого этапа осуществляется разработка общего плана ревизии с указанием ожидаемого объема, графиков и сроков проведения ревизии, составление программы ревизии, а также непосредственно ревизия с использованием методов документального и фактического контроля; оформление результатов ревизии путем составления акта ревизии; принятие решения по результатам ревизии и организация контроля за выполнением решения, принятого по результатам ревизии.
|
|
|
Целью ревизии является выявление и оценка недостатков в работе с целью их искоренения и профилактики.
Основной практической задачей ревизии является сохранение активов, пресечение и профилактика злоупотреблений. Объект ревизионной проверки - законность совершаемых операций, сохранность имущества.
Ревизия проводится по усмотрению назначающего ее органа.
Результатом ревизионной проверки является акт ревизии, передаваемый органу, назначившему проверку. Ревизия носит принудительный характер. Ревизор несет ответственность перед вышестоящим органом на основании норм административного права, в отличие, например, от независимого аудитора, которые несет ответственность перед клиентом на основании норм гражданского права, и внутреннего аудитора, который несет ответственность перед руководством.
При ревизии использования и сохранности товарно-материальных ценностей источниками информации являются: учетная политика; бухгалтерская отчетность (форма №1, форма №2), счета-фактуры, накладные, акты о приемке, инвентаризационные описи и т.д.; книга покупок, книга продаж; главная книга; договоры о полной материальной ответственности
При ревизии операций с товарно-материальными ценностями ревизором должны быть решены следующие задачи:
-изучение товарно-материальных,
- ознакомление с условиями их хранения подтверждение первичной оценки системы внутреннего контроля и бухучета;
-подтверждение правильности оценки запасов и отражение операций по их поступлению и использованию.
Основным нормативным документом является ПБУ 5/01 "Учет материально-производственных запасов".
В начале проверки изучаются учредительные документы, содержание учетной политики, бухгалтерская отчетность. После этого анализируются результаты инвентаризации товарно-материальных ценностей. Ревизором используются следующие методы проверки: инвентаризация; устный опрос; проверка документов; прослеживание и т.д.
|
|
|
По данным регистров аналитического учета ревизоры изучают состав товарно-материальных ценностей и устанавливают: к каким классификационным группам они относятся, а также устанавливают величину складских запасов и интенсивность их обновления.
Проверяя организацию материально-технического снабжения ревизор должен установить: заключены ли договоры на весь объем необходимых материальных ресурсов; согласована ли поставка материалов с планами производства; как выполняются договоры на поставку товарно-материальных ценностей; каковы последствия нарушения сроков и объемов поставок на производственные программы.
Ревизором проверяется соблюдение условий, обеспечивающих сохранность товарно-материальных ценностей. Такими условиями являются правильный подбор и расстановка кадров и, прежде всего, материально-ответственных лиц; правильная организация складского хозяйства; наличие действенного и эффективного внутрихозяйственного контроля за наличием и движением товарно-материальных ценностей. При проверке работы материально-ответственных лиц выясняется: не привлекались ли они к уголовной ответственности за расхищение товарно-материальных ценностей, заключены ли с ними договора о материальной ответственности. Далее ревизор устанавливает число и размещение складских помещений, их емкость, специализацию, наличие для условий хранения ценностей, обеспеченность пожарно-охранной сигнализации, веса измерительными приборами и т.д. Ознакомление с учетной политикой позволяет определить применяемый вариант оценки товарно-материальных ценностей при оприходовании и списании, сроки инвентаризации и другие вопросы.
Устанавливается также своевременность поставки предъявления претензий за нарушение условий договора и погашение задолженности перед поставщиками. Ревизор должен проверить действенность выбранной методики учета поступления товарно-материальных ценностей (с использованием 15,16 счетов). Обязательному контролю подлежит обоснованность возмещения НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям. Особое внимание уделяется проверки выбытия товарно-материальных ценностей: - использование в производстве, - продажа. После этого контролируется своевременность и качество проведения инвентаризации и достоверности отражения в учете ее результатов. Проверке подлежат следующие вопросы:
|
|
|
устанавливается обоснованность графика инвентаризации;
выясняется проводилась ли внеплановая инвентаризация при смене материально-ответственного лица, при стихийных бедствиях, при обнаружении фактов злоупотреблений и хищений;
реорганизации или ликвидации предприятия;
устанавливается компетентность инвентаризационных комиссий;
проверяется качество проведенных инвентаризаций, т.е. анализируются инвентаризационные описи, смотрятся: заполнены ли все строки;
устанавливается правильность определения и урегулирования выявленных разниц.
После инвентаризации оформленные описи и акты передаются в бухгалтерию фирмы. Если по ним есть расхождения между фактическими остатками материальных ценностей и остатками по данным бухгалтерского учета, то суммы отклонений заносятся в сличительные ведомости.
Для этих ведомостей предусмотрены типовые формы. По каждому виду ценностей форма своя. Например, в форме № ИНВ-18 указывают результаты инвентаризации основных средств, в форме № ИНВ-19 - товарно-материальных ценностей и т.д. В этих документах отражают суммы недостач или излишков.
Сличительные ведомости составляют в двух экземплярах: один экземпляр остается в бухгалтерии; второй экземпляр передается работнику, ответственному за сохранность данного вида ценностей. Ведомости хранят в архиве фирмы пять лет.
В некоторых случаях можно покрыть недостачу излишками аналогичных материальных ценностей (пересортица). Взаимозачет излишков и недостач при пересортице разрешен лишь в исключительных случаях: в одном проверяемом периоде, у одного материально ответственного лица и по одному наименованию товаров. Материально ответственные лица должны представить комиссии объяснения о допущенной пересортице. В сличительной ведомости отражается зачет, то есть укажите сумму недостач, покрытую излишками.
Иногда может оказаться, что недостачи или излишки ценностей возникли из-за ошибок в бухгалтерском учете. Например, некоторые из них не были оприходованы. В этой ситуации разница между учетными данными и результатами инвентаризации отражается в графе "Отрегулировано за счет уточнения записей в учете". Такая графа есть в сличительной ведомости № ИНВ-19, предназначенной для ревизии товарно-материальных ценностей.
|
|
|
На ценности, которые находятся на ответственном хранении или в аренде, составляются отдельные сличительные ведомости.
На основании данных ведомостей бухгалтер должен внести исправительные записи в бухгалтерский учет.
Излишки обычно оприходуются, недостачи взыскиваются с материально ответственных лиц или списываются.
Оформление результатов ревизии
Для обобщения результатов комплексной ревизии всей деятельности предприятия составляется акт, в котором отражаются выявленные ревизией недостатки в работе и нарушения. Для оформления результатов ревизии отдельных участков деятельности ревизуемого предприятия составляются промежуточные акты, которые прилагаются к основному акту ревизии. Результаты ревизии излагаются в акте на основе: проверенных данных и фактов, вытекающих из имеющихся в ревизуемом предприятии документов и материалов; результатов произведенных встречных проверок; проверок фактического совершения операций. По каждому факту четко излагается его содержание, со ссылкой на соответствующие документы и материалы и с указанием нарушений отдельных законов или других нормативных актов. Выявленные факты однородных массовых нарушений группируются в ведомостях, прилагаемых к акту ревизии, а в акте приводятся только итоговые данные и содержание этих нарушений со ссылкой на соответствующее приложение. Акт ревизии подписывается руководителем ревизионной группы, руководителем и главным (старшим) бухгалтером ревизуемого предприятия, а в необходимых случаях руководителем и главным (старшим) бухгалтером, ранее работавшими в ревизуемом предприятии, к периоду работы которых относятся выявленные нарушения.
При наличии возражений или замечаний по акту ревизии руководитель и главный (старший) бухгалтер делают об этом оговорку перед своей подписью и не позднее трех дней со дня подписания акта представляют письменные объяснения. По акту представляются также объяснения других должностных лиц ревизуемого предприятия, непосредственно виновных в установленных ревизией нарушениях, правильность фактов, изложенных в объяснениях, должна быть проверена ревизующим и дано по ним письменное заключение. Один экземпляр акта ревизии вручается руководителю ревизуемого предприятия.
В тех случаях, когда выявленные ревизией нарушения или злоупотребления могут быть сокрыты или по выявленным фактам необходимо принять срочные меры к устранению нарушений или привлечению к ответственности лиц, виновных в злоупотреблениях, в ходе ревизии, не ожидая ее окончания, составляется отдельный промежуточный акт, и от должностных или материально ответственных лиц истребуются необходимые объяснения.
В изложении акта ревизии должна быть соблюдена объективность, ясность, точность описания выявленных фактов и данных, лаконичность.
Не допускается включение в акт ревизии различного рода выводов, предположений и не подтвержденных документами данных, не допускается также включение в акт сведений из следственных материалов и ссылок на показания должностных и материально ответственных лиц, данные ими следственным органам. Акт ревизии не должен содержать квалификацию, оценку действий отдельных должностных и материально ответственных лиц, в частности, "расхитил денежные средства", "присвоил государственное имущество", "допускал антигосударственную практику" и т.п.
В акте ревизии приводятся:
общие данные о выполнении ревизуемым предприятием производственных и финансовых планов;
выявленные факты нарушений законов РФ, указов Президиума Верховного Совета РФ, решений Совета Министров РФ, нормативных актов министерств и ведомств;
факты неправильного планирования производственных и финансовых показателей, невыполнения заданий и обязательств, неправильного расходования средств и другие нарушения финансовой дисциплины;
факты неправильного ведения бухгалтерского учета и составления отчетности;
выявленные факты бесхозяйственности, недостач и хищений денежных средств и материальных ценностей;
размеры причиненного материального ущерба и другие последствия допущенных нарушений, с указанием фамилий и должностей лиц, по вине которых они были допущены;
вскрытые при ревизии дополнительные возможности и резервы увеличения выпуска и реализации продукции, снижения ее себестоимости, увеличения прибыли, сокращения затрат на содержание аппарата управления, ликвидации потерь и непроизводительных расходов, увеличения доходов бюджета.
На основании материалов ревизии руководитель ревизионной группы не позднее недельного срока после подписания акта ревизии разрабатывает и представляет руководителю, назначившему ревизию, проект приказа или письма с конкретными предложениями, направленными на устранение выявленных нарушений государственной дисциплины, принятие мер к возмещению причиненного ущерба, предотвращения злоупотреблений, устранение причин неудовлетворительной работы ревизуемого предприятия и улучшение его финансово-хозяйственной деятельности. Руководитель организации, назначившей ревизию, обязан не позднее чем в 15-дневный срок по окончании ревизии рассмотреть результаты ревизии и принять по ним необходимые меры. Руководитель контрольно-ревизионного аппарата организации, назначившей ревизию, должен обеспечить контроль за исполнением принятых решений.
На практике типичны следующие случаи нарушений при проведении ревизии операций с товарно-материальными ценностями:
отсутствие первичных финансовых документов или оформление их с ошибками;
неправильное исчисление фактической стоимости материалов;
списание в расход не оприходованных материалов;
наличие бестоварных накладных;
несвоевременность составления сводной документации;
неправильно подсчитаны итоги в документах;
неправильная запись операций на счетах бухгалтерского учета.
Бывают случаи разворовывания товаров путем неполного их оприходования
при поступлении от поставщиков. О признаках такого разворовывания могут
свидетельствовать недовольные поставщиком рекламации (коммерческие акты) на
«недоснабжение» товаров с его стороны. Механизм скоєння разворовывания
состоит в том, что при поступлении товару к предприятиям оптовой торговли
материально ответственное лицо частицу товаров, которые поступили от
поставщика, нарочно не оприходует. На требование материально ответственного
лица, которое хочет замаскировать свои действия, создается комиссия по
приему, которая подтверждает факт недоснабжения определенного количества
товаров, о чем составляется коммерческий акт (акт приемки).
С целью документирования разворовывания товаров следует
проанализировать такие документы:
- договор снабжения;
- коммерческий акт (акт приемки);
- товарно-транспортную накладную, счет-фактуру, подорожной письмо;
- счет — платежное требование, выписки банка;
- товарный отчет, товарную книгу;
- отчет о движении тары.
Кроме того, в случае необходимости проводят инвентаризацию товаров,
которые поступили от поставщика, и осуществляют отгрузку товаров.
Список использованной литературы
1.Макарьева В.И. Комментарии к положению по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01//Справочная правовая система «Гарант»//http://www/garant/ry.
2. Приказ Минфина РФ от 9 июня 2001. N 44н
"Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01".
3. Волков Н.Г. Учет материально-производственных запасов и неотфактуренных поставок/Справочная правовая система «Гарант»//http://www/garant/ry.
4. Федотова Е.С. Контроль и ревизия: Учебно-методический комплекс. - М.: Экзамен, 2004.- 694с.
|
|
|
