 |
Система внутреннего контроля
|
|
|
|
ЗА ФИНАНСОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬЮ
ПРЕДПРИЯТИЯ
Структура внутреннего контроля может быть подразделена на три составляющих: контрольная среда - набор характеристик, который определяет служебные взаимоотношения, благоприятные для контроля на предприятии; система бухгалтерского учета предприятия - политика и процедуры, касающиеся соответствующей записи хозяйственных операций; процедуры контроля - специальные проверки, выполняемые персоналом предприятия. Эти три составляющие во взаимосвязи обеспечивают предотвращение, выявление и исправление существующих ошибок информации и ее искажения.
Состояние контрольной системы зависит от стиля работы руководителей, их философии и эффективной системы разъяснений целей контроля и надзора за деятельностью персонала.
Контрольная среда состоит из следующих элементов:
- политика и методы управления:
- организация структура предприятия:
- деятельность исполнительного органа:
- методы распределения функций управления:
- управленческие методы контроля, в том числе внутренний аудит:
- кадровая политика:
- внешние воздействия (например, проверка со стороны банковских органов).
1.1. Контрольная среда
Подход исполнительного органа к контролю оказывает наибольшее влияние на контрольную среду. Благоприятная управленческая среда характеризуется системой управления, обеспечивающей высокий уровень внутренней системы коммуникаций, способствующей эффективной работе исполнительного органа, использующего систему бюджетов и отчетов об исполнении, обеспечивающую эффективность внутреннего контроля. Помимо того предприятия, разделением обязанностей, контролем доступа к активам, документам и осуществление периодических сравнений учетных данных.
|
|
|
Комплектность персонала, осуществляющие функции контроля, является важнейшей характеристикой системы внутреннего контроля. Кадровые проблемы предприятия отражаются на системе внутреннего контроля. Так, частая смена бухгалтеров ведет к тому, что функции учета и контроля выполняются людьми, не имеющими достаточного опыта и делающими в силу этого больше ошибок. Новые руководители и должностные лица могут быть не в должной степени знакомы с системой учета предприятия и совершать технические и другие ошибки. Иногда служащие бухгалтерии увольняются, так как не хотят следовать некоторым процедурам учета, которые предписываются нормативами. В целом, частая сменяемость бухгалтерского персонала может быть тревожным фактом.
Очень важной характеристикой эффективной системы внутреннего контроля является должностной разделение функциональной ответственности. соответствующее разделение обязанностей является обязательным условием эффективности процедуры контроля.
Перечисленные ниже четыре вида функций должны входить в обязанности различных подразделений или различных служащих бухгалтерии.
1. Санкционированное хозяйственных операций. Эту обязанность выполняют служащие, которые имеют право санкционировать записи хозяйственных операций. Санкционированное бывает общее, касающееся определенного вида операций (например, всех продаж) или специальное (например санкционирование продажи важного актива).
2. Регистрация хозяйственных операций. Учет и запись операций (ведение отчетности), в настоящее время для регистрации хозяйственных операций все чаще используются компьютерные технологи.
3. Обеспечение сохранности активов в ходе хозяйственных операций. Подразумевается фактическое расхождение принадлежащими предприятию активами или контроль за ними.
|
|
|
4. Периодическое сопоставление существующих активов с суммами, записанными на счетах. Здесь предполагается регулярная инвентаризация активов и принятие соответствующих мер в случае расхождения.
Несовместимость обязанностей - это такая комбинация, при которой служащий, совершивший ошибку или исказивший информацию, может скрыть этот факт в ходе своей обычной деятельности. Обязанности должны быть распределены таким образом, чтобы ни кто из служащих не выполнял две или более из вышеперечисленных функций. Первая и четвертая функции являются управленческими, вторая функция - учетная, а третья функция - функция хранения. Разделение этих функций между различными лицами и подразделениями имеет два преимущества: 1) труднее преднамеренно исказить информацию, так как потребовало бы сговора двух или более лиц; 2) за счет координации действий (рассмотрение различных аспектов одной и той же хозяйственной операции) легче обнаружить и исправить непреднамеренные ошибки.
Надзор является важным элементом контрольной среды. Персонал предприятия и компьютерные системы выполняют функции учета и процедуры контроля предприятия. Контролер, осуществляя надзор за работой работника по кредитованию, может, например периодически сравнивать сальдо на счетах дебиторов с итоговыми данными счета.
Контролер или должностные лица могут исправлять ошибки, найденные служащими, а также принимать и санкционировать решения, касающиеся системы учета предприятия. Надзор является важным средством управленческого контроля и условием функционирования системы внутреннего контроля в целом.
Контроль к активам заключается в том, что реальный доступ к активам, документам, важным записям и бланкам должен быть ограничен уполномоченными на то лицами. Такие активы, как ценные бумаги, не должны быть доступны тем, кто ими не распоряжается. Так, не должен быть разрешен доступ к записям о затратах и учету полученных счетов тем лицам, которые не отвечают за ведение учета.
Некоторые бланки важны для учета и контроля и доступ к ним следует ограничивать. Тот, кто не отвечает за учет продаж, не должен иметь возможность свободного доступа к бланкам счетов-фактур и накладных. Лицо, не занимающееся выплатой наличных, не может получать чеки. Иногда доступ к бланкам равносилен доступу к важным активам. Например, лицо, имеющее доступ к чистым бланкам чеков, фактически имеет доступ к свободным денежным средствам.
|
|
|
Ряд работников предприятия несет ответственность за учет и регистрацию активов и обязательств. Они должны проводить периодическое сравнение записанных сумм с данными документов, подтверждающие их существование и оценку. Служащие бухгалтерии могут осуществлять периодическое сравнение. При этом лица, проводящие сравнения, не должны заниматься санкционированием соответствующих хозяйственных операции, учетом и регистрации операций или отвечать за хранение активов.
Периодически проверяется наличие денежных средств в кассе, ценных бумаг, подтверждаются суммы на счетах к получению и на счетах к оплате, а также другие операции. Цель этих операций - определить, отражает ли бухгалтерская документация активы и пассивы предприятия. При частых сопоставлениях легко обнаружить ошибки в бухгалтерских документах. Очевидно, что частота проведения сопоставлений должна определятся соотношением затрат и прибыли. Очень частые (например, раз в неделю) подсчет, сопоставление и подтверждение активов обычно не делаются, кроме исключительных случаев (очень большая ценность активов, большая вероятность потерь или ошибок).
1 .2. Направления и процедуры контроля
На предприятиях применяются процедуры контроля. Процедуры контроля направлены на предотвращение, выявление и исправление ошибок и искажений, которые могут возникнуть в процессе учета хозяйственных операций. Существует много различных процедур контроля, каждая из которых должна предотвращать ошибки определенного вида (или нескольких видов) и искажений информации, представленной в таблице 1.1.
|
|
|
Таблица 1.1
Основные категории ошибок и исправлений
| Категории ошибок и искажений | Пример |
| Записаны хозяйственные операции, которых не было в действительности; | Продажи и обязательства не сущест-вующих заказчиков; |
| Фактически совершенные хозяйственные операции не записаны на счетах; | Не зафиксирована отгрузка партии товаров заказчику; |
| Совершены и записаны несанкцио-нированные операции; | Продажа в кредит несанкционирова-на, но товары отгружены и заказчику выставлен счет без требования предварительной оплаты; |
Продолжение табл.1.1
| Категории ошибок и искажений | Пример |
| Хозяйственные операции зафиксиро-ваны не на тех четах; | Продажа филиалу отражена как продажа сторонним организациям, или сумма занесена на другой дебиторский счет; |
| Записанные суммы не точны; | Заказчику выставлен счет и записана неверная сумма продажи, так как отгруженное количество и количество на счете не совпадают и зафиксирована цена за единицу другого продукта; |
| Учет хозяйственных операций не завершен; | Данные о продажах в целом отражены на бухгалтерских счетах, но некоторые из них не отражены на соответствующих субсчетах дебитор-ской задолженности; |
| Хозяйственные операции учтены не на тот период. | Отгрузка товара в январе (следующего года) записана как продажа, и предъявление счетов к оплате отнесено на декабрь. Отгрузка за декабрь записана как продажа в январе, и предъявление счетов к оплате отнесено на январь. |
Вместо длинных перечислений процедур контроля на данном этапе рекомендуется исследовать направления, для достижения которых применяются процедуры контроля. Хозяйственные операции всех видов должны контролироваться по семи основным направлениям, обозначенным в таблице 1.2. Каждому направлению соответствует тип основных ошибок и искажений перечисленных в таблице 1.1.
таблица 1.2.
Направления внутреннего контроля
| Направления контроля | Общее | Контрольный пример (счета к получению) |
| Реальность; | Зафиксированные операции действительны и зафикси-рованы данными документов; | Зафиксированные операции подтверждены данными счетов-фактур, отгрузочных документов и заказами клиентов; |
| Полнота; | Все фактически совершен-ные операции зафиксирова-ны, не одна не пропущены; | Все отгрузочные документы пронумерованы и приложены к счетам-фактурам; |
| Разрешение; | Операции санкционированы в соответствии с политикой предприятия; | Продажа в кредит на сумму свыше 50000 тысяч рублей предварительно санкционирована; |
Продолжение табл. 1.2.
|
|
|
| направления контроля | общее | Конкретный пример (счета к получению, оплате) | ||
| Точность; | Все суммы должным обра-зом исчислены; | В счетах-фактурах отражено правильное количество; арифметических ошибок нет; | ||
| Классификация | Операции отнесены на соответствующие счета; | Отпуск материалов в цехи предприятия, отражены как внутризаводской оборот; | ||
| Учет; | Учет операций полностью завершен | Все продажи записаны на субсчетах соответствующих заказчиков; | ||
| Периодизация. | Операции записаны в соответствующих периодах | Продажи текущего периода записаны в этом периоде, а продажи следующего периода отнесены на доходы будущих периодов. | ||
Реальность хозяйственных операций заключается в том, что зарегистрированные операции действительно должны быть зарегистрированы. Процедура контроля может состоять в сверке документов об отгрузке со счетами-фактурами до того, как продажа зафиксирована. Предполагается, что эта процедура предотвратит запись, неподтвержденную документами (возможно, фиктивной) продажи.
Полнота. Посредствам процедур контроля проверятся не пропущены ли при регистрации фактически совершенные операции. если товары отгружены, то каждый документ об отгрузки должен сверяться со счетом-фактурой. Документы, подтверждающие операцию (в данном случае документы об отгрузке), часто нумеруются. Учет последовательности номеров документов об отгрузке - соответствующая процедура контроля.
Разрешение. При помощи процедур контроля проверяется, санкционировались ли хозяйственные операции до того, как они были учтены. Примером может служить, санкционировалась ли продажа в кредит. В некоторых случаях санкционирование операций не так очевидно, например, какая “санкция” нужна для регистрации полученного предприятием платежа? Обычно ни какой. Однако, для предоставления скидки какому-либо заказчику поле того, как сроки предоставления формально истекли, нужна санкция, ответственного за продажу.
Система контроля должна предотвращать регистрацию несанкционированных операций в учетной системе.
Санкционирование может быть общим, а может делегироваться Более низкому звену управления. Например: 1) все продажи в кредит на сумму свыше 50000 тысяч рублей должны быть санкционированы; 2) все продажи должны быть зарегистрированы по мере получения бухгалтерских копий документов на отгрузку и так далее. В некоторых случаях практически нет необходимости в специальном санкционировании. Например, список полученных на счетах предприятия платежей является достаточным основанием для регистрации полученной суммы. В других случаях санкционирование - очень важный момент, и осуществляется исполнительным органом. Так, продажа важных активов или подписания соглашения о заме санкционирует исключительно исполнительный орган.
Точность. Применятся процедуры, направленные на проверку правильности исчисления записанных сумм. Проверка правильности отраженного в накладной отгруженной продукции, цены единице продукции и итоговых данных является примером такого рода процедуры.
Классификация. Реализуются процедуры контроля того, что операции отнесены на определенные субсчета соответствующих заказчиков. Классификацию иногда сравнивают с точностью записей, однако отличие состоит в том, что точность относится исключительно к правильности записанных сумм.
Учет включает в себя контрольные процедуры проверки того, что полностью ли завершен учет данных операций и соответствует ли учет общепринятым бухгалтерским стандартам. Примером может служить сличение итоговых данных индивидуальных счетов к получению с данными бухгалтерского счета с целью определить, все ли записи на бухгалтерском счете были отнесены на соответствующие субсчета заказчиков. Классификация подразумевает проверку правильности отнесения сумм на соответствующие счета и субсчета, а точность - проверка правильности сумм на этих счетах. Если конкретное направление контроля е может быть отнесено на одно из вышеперечисленных видов, то скорее всего оно относится к контролю системы учета предприятия.
Периодизация предполагает контроль того, чтобы операции записывались в том периоде, в котором были совершены. Это направление контроля тесно связано с проблемой реальности и полноты отражения операций после балансовой даты. Эта проблема очень важна и имеет отношение ко всем видам хозяйственных операций - продажам, покупкам, учету материалов и запасов, начислению расходов, доходов и т.д.
В предприятия используют многочисленные процедуры контроля и учета. Все эти процедуры так или иначе направлены на предотвращение, выявление и исправленное ошибок и искажений информации семи основных видов, которые могут возникнуть финансовых отчетах.
1.3. Система бухгалтерского учета, политика и процедура контроля.
В системе бухгалтерского учета обрабатывается информация и хозяйственных операциях, регистрируются операции в бухгалтерских регистрах и составляется финансовая отчетность.
Система бухгалтерского учета предприятия должна соответствовать принятому законодательству. Бухгалтерский учет в Российской Федерации регулируется Законом Российской Федерации N 129-ФЗ от 21 ноября 1996 года “О бухгалтерском учете”. Процедура соответствия бухгалтерского учета основывается на задачах и целях бухгалтерского учета.
Основными задачами бухгалтерского учета является:
- формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении, необходимой внутренним пользователям бухгалтерской отчетности - руководителям, учредителям, участникам и собственникам имущества организации, а также внешним - инвесторам, кредиторам и другим пользователям бухгалтерской отчетности;
- обеспечение информацией, необходимой внутренним и внешним пользователям бухгалтерской отчетности за соблюдением законодательства Российской Федерации при осуществлении хозяйственных операций и их целесообразностью, наличием движения имущества и обязательств, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с установленными нормами, нормативами и сметами;
- предотвращение отрицательных результатов хозяйственной деятельности организации и выявление внутрихозяйственных резервов обеспечения ее финансовой устойчивости.
Основными целями законодательства Российской Федерации о бухгалтерском учете являются:
- обеспечения единообразного ведения учета имущества, обязательств и хозяйственных операций, осуществляющих организациями;
- составление и представление сопоставимой и достоверной информации об имущественном положении организаций и их доходов и расходах необходимой пользователям бухгалтерской отчетности.
Регулирование бухгалтерского учета осуществляется через такие приемы, как соответствие плану счетов бухгалтерского учета и инструкции по их применению; положениям (стандартам) по бухгалтерскому учету, устанавливающим принципы, правила и способы ведения организациями учета хозяйственных операций, составления и представления бухгалтерской отчетности; другими нормативными актами и методическими указаниями по вопросам бухгалтерского учета.
Процедуры соответствия бухгалтерского учета рассматриваются через:
1)Ответственность за организацию бухгалтерского учета в организациях, соблюдения законодательства при выполнении хозяйственных операций. Руководители организаций могут в зависимости от учетной работы:
- учредить бухгалтерскую службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;
- ввести в штат должность бухгалтера;
- передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру - специалисту;
- вести бухгалтерский учет лично.
2) Принятие организацией учетной политики, которая утверждается приказом или распоряжением лица, ответственного за организацию и состояние бухгалтерского учета.
Под учетной политикой предприятия понимается выбранная им совокупность способов ведения бухгалтерского учета - первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной (уставной и иной) деятельности.
К способам ведения бухгалтерского учета относятся методы группировки и оценки фактов хозяйственной деятельности, погашение стоимости активов, способы организации документооборота, инвентаризации, способы применения счетов бухгалтерского учета системы учетных регистров, обработки информации и иные соответствующие способы, методы, приемы.
При формировании учетной политике предполагается допущение имущественной обособленности, допущение непрерывности деятельности предприятия, допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности.
Допущение имущественной обособленности предприятия, предполагает, что имущество и обязательства предприятия существуют обособленно от имущества и обязательств собственников этого предприятия и других предприятий.
Допущение непрерывности деятельности предприятия, следует понимать так, что предприятие будет продолжать свою деятельность в обозримом будущем и у него отсутствует намерения и необходимость ликвидации или существенного сокращения деятельности, следовательно, обязательства будут погашаться в установленном порядке.
Допущение временной определенности фактов хозяйственной деятельности предполагает, что факты хозяйственной деятельности предприятия относятся к тому отчетному периоду (и, следовательно, отражаются в бухгалтерском учете), в котором они имели место, независимо от фактического времени поступления или выплаты денежных средств, связанных с этими фактами.
При этом учетная политика предприятия должна обеспечить выполнение следующих требований: требование полноты, требование осмотрительности, требование приоритета содержания перед формой, требование непротиворечивости, требование рациональности.
Требования полноты - это полнота отражения в бухгалтерском учете всех фактов хозяйственной деятельности.
Требование осмотрительности - это большая готовность к бухгалтерскому учету потерь (расходов) и пассивов, чем возможность доходов и активов (не допуская создания скрытых резервов).
Требование приоритета содержания перед формой - это отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности исходя не только из их правовой формы, но и из экономического содержания фактов и условий хозяйствования.
Требование непротиворечивости - это тождество данных аналитического учета оборотам и остатка по счетам синтетического учета на первое число, каждого месяца, а также показателей бухгалтерской отчетности данным синтетического и аналитического учета.
Требование рациональности - это рациональное и экономное ведение бухгалтерского учета исходя из условий хозяйственной деятельности и величины предприятия.
При формировании учетной политики предприятия по конкретному направлению (вопросу) ведения и организации бухгалтерского учета осуществляется выбор одного способа из нескольких, допускаемых законодательными и нормативными актами, входящего в систему нормируемого регулирования бухгалтерского учета Российской Федерации. Если указанная система не устанавливает способа ведения бухгалтерского учета по конкретному вопросу, то при формировании учетной политики осуществляется разработка предприятием соответствующего способа, исходя из Положений по бухгалтерскому учету.
Учетная политика предприятия подлежит оформлению соответствующей организационно-распорядительной документацией (приказом, распоряжением и тому подобное) предприятия. Способы ведения бухгалтерского учета, отобраны предприятием при формировании учетной политики, применяются с первого января года, следующего за годом издания соответствующего организационно-распорядительного документа. При этом они применяются всеми структурными подразделениями предприятия (включая выделение на отдельный баланс), независимо от их места расположения. Вновь созданное предприятие оформляет избранную им учетную политику в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету “Учетная политика предприятия” до первой публикации бухгалтерской отечности, но не позднее 90 дней со дня приобретения прав юридического лица, то есть государственной регистрации.
Изменения в учетной политике предприятия могут иметь место в случае: реорганизации предприятия, это может быть слияние, разделение, присоединение; смены собственников; изменения законодательства Российской Федерации или в системе нормативного регулирования бухгалтерского учета в Российской Федерации; разработки новых способов бухгалтерского учета. Изменение в учетной политике должно быть обоснованным и оформляться в порядке, предусмотренном Положение по бухгалтерскому учету “Учетная политика предприятия”. Последствия изменений учетной политики, не связанные с изменением законодательства Российской Федерации должны быть оценены в стоимостном выражении. Оценка в стоимостном выражении последствий изменений в учетной политике производится на основании выверенных предприятием данных на дату (первое числе месяца), с которой принимаются измененные способы ведения бухгалтерского учета.
Предприятие должно раскрыть избранные при формировании учетной политики способы ведения бухгалтерского учета, существенно влияющие на оценку и принятие решения пользователей бухгалтерской отчетности. Существенными признаются способы ведения бухгалтерского учета, без знания о применении которых пользователями бухгалтерской отчетности невозможна достоверная оценка имущественного и финансового состояния, денежного оборота ими результатов деятельности предприятия.
К способам ведения бухгалтерского учета, принятым при формировании учетной политики предприятия и подлежащим раскрытию в составе бухгалтерской отчетности, относятся способы погашения стоимости основных средств, нематериальных активов, оценки производственных запасов, товаров, незавершенного производства и готовой продукции, признания прибыли от реализации продукции (товаров, работ, услуг) и другие способы, отвечающие требованиям, Положения по бухгалтерскому учету.
Инвентаризацией имущества называется, проверка фактического наличия и состояния имущества с целью контроля за его сохранностью. Инвентаризация имущества проводится путем сопоставления остатков имущества по данным бухгалтерского учета с фактическим их наличием на момент инвентаризации. Кроме проверки обеспечения сохранности ценностей инвентаризация решает задачи проверки правильности учетных данных по имуществу, правильности хранения т.д.
Инвентаризация обязательств заключается в контроле за состоянием расчетов. Обеспечение такого контроля способствует укреплению договорной и расчетной дисциплины, выполнению обязательств по поставкам продукции в заданном ассортименте и количестве, повышению ответственности за соблюдением платежной дисциплины, сокращении дебиторской и кредиторской задолженности, ускорению оборачиваемости оборотных средств, и следовательно, улучшению финансового состояния предприятия. Инвентаризация обязательств производится путем выявления соответствующим сеткам остатков и тщательной проверке обоснованности сумм, числящихся по счетам.
Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.
Проведение инвентаризации обязательно:
- при передачи имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- при смене материально-ответственных лиц;
- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
- в случае стихийного бедствия. Пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
- при реорганизации или ликвидации предприятия;
- в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризации допускается возлагать на нее.
Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) регистрируется книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации предприятия, работники бухгалтерской службы, другие специалисты, это могут быть инженеры, экономисты, техники и другие специалисты. В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций. Отсутствие хотя бы одного члена инвентаризационной комиссии при проведении инвентаризации служит основание признать инвентаризацию недействительной.
До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложения к реестрам (отчетам), с указанием “до инвентаризации на “...” (дата)”, что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным. Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.
Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учетных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи (или акты инвентаризации) не менее, в двух экземплярах т более.
Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.
Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.
Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающего полноту и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки, это значит - обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой.
По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку)части этих ценностей. Определение веса (или объема) наволочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.
При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут отдельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании проверки) данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагаются к описи.
Проверка фактического наличия имущества проводится при обязательном участии материально ответственных лиц.
Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом. Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.
Наименование инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и так далее) эти ценности показаны.
Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивание неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В описях не допускается оставлять незаполненное строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.
Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятие перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества.
На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.
Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.
В тех случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.д.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения проводит исправления выявленных ошибок в установленном порядке.
Для оформления инвентаризации необходим применять формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, установленное “Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств” от 13 июня 1995 года.
По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационной комиссии и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции т.п., где проводится инвентаризация. Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризации оформляется актом и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации.
В межинвентаризационный период в организациях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные проверки. Контрольные проверки правильности инвентаризации, проводимое в межинвентаризационный период, осуществляется инвентаризационными комиссиями по распоряжения руководителя организации.
Выявленные при инвентаризации расхождения между фактами наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:
а) излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты предприятия, а у бюджетной организации - на увеличение финансирования (фондов)
б) недостача имущества и его порча
|
|
|
