 |
Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации
|
|
|
|
В соответствии с пунктом 2 части 1 статьи 4 и частью 5 статьи 26 Федерального закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291; № 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611; 2014, № 40, ст. 5320; 2015, № 48, ст. 6723; 2016, № 10, ст. 1317; № 22, ст. 3097; 2017, № 25, ст. 3596), пунктом 7 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ст. 4034), п р и к а з ы в а ю:
утвердить прилагаемый Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации.
Руководитель А.Н. Артизов
Утвержден
приказом Росархива
от ____________ № ______
ПОРЯДОК ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
В ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ АРХИВАХ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящий Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации (далее – Порядок) разработан в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 2004, № 43, ст. 4169; 2006, № 50, ст. 5280; 2007, № 49, ст. 6079; 2008, № 20, ст. 2253; 2010, № 19, ст. 2291, № 31, ст. 4196; 2013, № 7, ст. 611; 2014, № 40, ст. 5320; 2015, № 48, ст. 6723; 2016, № 10, ст. 1317, № 22, ст. 3097; 2017, № 25, ст. 3596), Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, № 20), с изменениями, внесенными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 16.02.2009 № 68 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 05.05.2009, регистрационный № 13893, «Российская газета», 2009, № 89).
|
|
|
1.2. Порядок регламентирует организацию работы пользователей с документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами, не содержащими сведения, составляющие государственную тайну (далее – дела, документы), справочно-поисковыми средствами к ним и находящимися на хранении в научно-справочных библиотеках архивов печатными изданиями (далее – печатные издания) в читальных залах (просмотровых залах, комнатах прослушивания фонодокументов, помещениях каталогов) государственных и муниципальных архивов или (при отсутствии специально выделенного помещения) в рабочей комнате архива под контролем работника архива (далее – читальный зал).
1.3. Пользователи обладают равными правами на изучение дел, документов, находящихся на хранении в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации (далее – архивы), справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий в соответствии с законодательством Российской Федерации.
1.4. Плата за посещение читального зала, изучение дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий не взимается.
|
|
|
1.5. Платные услуги пользователям предоставляются архивами в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления на основании перечней платных услуг, утвержденных уполномоченными органами исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства и уполномоченными органами местного самоуправления (далее – перечни платных услуг).
1.6. На основании настоящего Порядка архивы разрабатывают локальные акты, регламентирующие работу пользователей с делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним, печатными изданиями в читальных залах архивов с учетом специфики документов архива, особенностей его работы, а также прейскуранты на выполнение работ и оказание услуг (далее – прейскуранты). Указанные локальные акты не могут противоречить настоящему Порядку.
II. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ДОПУСКА ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ
В ЧИТАЛЬНЫЙ ЗАЛ
2.1. Пользователь допускается для работы в читальный зал на основании личного заявления на имя руководства архива в простой письменной форме или письма направившей его организации, в которых указываются фамилия, имя, отчество пользователя, должность, ученое звание, ученая степень, тема, хронологические рамки и цель исследования.
2.2. При оформлении для работы в читальном зале пользователь заполняет анкету (приложение к настоящему Порядку), в которой указывает:
- фамилию, имя, отчество*;
- дату рождения*;
- гражданство*;
- адрес регистрации по месту пребывания*;
- адрес регистрации по месту жительства*;
- номер контактного телефона, электронный адрес*;
- вид, серию, номер и дату выдачи документа, удостоверяющего личность[1], а также орган, выдавший документ*;
- место работы (учебы) и должность;
- образование, ученую степень, звание;
- основание для проведения исследования (личное заявление пользователя или письмо направившей его организации);
- тему, хронологические рамки исследования;
- цель работы.
Пользователь знакомится с настоящим Порядком, предъявляет сотруднику читального зала для идентификации личности документ, удостоверяющий личность, и дает письменное согласие на обработку персональных данных.
|
|
|
Пользователь, не достигший совершеннолетия, допускается для работы в читальный зал с одним из родителей или другим законным представителем, несущим ответственность за соблюдение настоящего Порядка несовершеннолетним пользователем.
Сопровождающие лица (в том числе переводчики и другие помощники, лица, сопровождающие пользователя с ограниченными возможностями здоровья) допускаются в читальный зал архива в соответствии с пп. 2.1, 2.2 настоящего Порядка. В заполненной сопровождающим лицом анкете указываются фамилия, имя, отчество лица, которое он сопровождает.
2.3. На основании личного заявления пользователя или письма направившей его организации и заполненной анкеты оформляется пропуск в читальный зал, действующий в течение одного года.
2.4. Срок работы в читальном зале продлевается архивом по письменному заявлению пользователя. Продление срока работы пользователя в читальном зале осуществляется в порядке, предусмотренном пп. 2.2, 2.3 настоящего Порядка.
III. ДОСТУП ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ К ДЕЛАМ, ДОКУМЕНТАМ,
СПРАВОЧНО-ПОИСКОВЫМ СРЕДСТВАМ К НИМ,
ПЕЧАТНЫМ ИЗДАНИЯМ
3.1. Пользователю предоставляется доступ к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям с учетом ограничений, установленных законодательством Российской Федерации.
3.2. Пользователю предоставляется доступ к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям ограниченного доступа:
– содержащим сведения, составляющие охраняемую законодательством Российской Федерации тайну:
при условии соблюдения пользователем требований и ограничений, установленных законодательством Российской Федерации;
– имеющим помету «для служебного пользования»:
при наличии письменного разрешения от организации-фондообразователя (организации-правопреемника);
– содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, до истечения 75 лет со дня создания документа, если пользователь:
|
|
|
является субъектом указанных сведений – на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность;
является наследником по закону – на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность и подтверждающих родство;
является наследником по завещанию – на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность, а также документов, подтверждающих право наследования, с указанием на соответствующий доступ к указанным делам, документам;
имеет согласие гражданина или его наследников на доступ к указанным сведениям – на основании соответствующего заявления при предъявлении документов, удостоверяющих личность, а также доверенности от гражданина или его наследников, удостоверенной в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, подтверждающей право представлять интересы доверителя.
3.3. Доступ пользователя к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям, переданным по договору в архив собственниками или владельцами, установившими ограничения на доступ к ним, осуществляется при предъявлении письменного разрешения от собственника или владельца.
3.4. Доступ пользователя к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям, на которые распространяется действие законодательства Российской Федерации об интеллектуальной собственности, осуществляется с учетом требований данного законодательства.
3.5. Пользователю, являющемуся сотрудником организации-фондообразователя или ее организации-правопреемника, органов государственной власти, органов местного самоуправления, доступ к делам, документам, справочно-поисковым средствам, печатным изданиям ограниченного доступа предоставляется в пределах исполнения служебных обязанностей по мотивированному письменному обращению органа, организации, чьим представителем он является.
IV. ПРАВА, ОБЯЗАННОСТИ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ
4.1. Пользователь вправе:
4.1.1. Получать непосредственно в архиве или с использованием информационно-телекоммуникационных сетей информацию о порядке оформления допуска в читальный зал, распорядке работы читального зала, порядке и условиях предоставления услуг архивом.
4.1.2. Получать дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания для изучения, прошедшие научное описание, техническое оформление и находящиеся в удовлетворительном физическом состоянии в виде подлинников и (или) копий фонда пользования.
|
|
|
Подлинники дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий, имеющие копии фонда пользования, не выдаются.
Подлинники дел, документов, печатных изданий, являющиеся уникальными, имеющие в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни и состоящие на особом режиме учета и хранения, находящиеся в неудовлетворительном физическом состоянии, не выдаются.
4.1.3. Получать дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания для изучения с учетом ограничений, установленных законодательством Российской Федерации, собственниками или владельцами документов.
Не выдаются подлинники архивных дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий в следующих случаях:
выполнения служебных заданий сотрудниками архива с использованием затребованных пользователем дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий – до их возвращения в архивохранилище, но не более чем на 6 месяцев;
выдачи дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий во временное пользование юридическим и физическим лицам-фондообразователям, их правопреемникам или по запросам органов государственной власти, органов местного самоуправления – до их возвращения в архивохранилище в соответствии со сроком, указанным в акте о выдаче во временное пользование, но не более чем на 6 месяцев;
экспонирования дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий на выставке – до их возвращения в архивохранилище, но не более чем на 6 месяцев;
выдачи дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий другому пользователю в читальный зал – до их возвращения в архивохранилище, но не более чем на 2 месяца, если иное не предусмотрено договором между другим пользователем и архивом;
нарушения пользователем пп. 4.2.5–4.2.7, 4.2.9–4.2.14, 4.2.17 настоящего Порядка – до завершения проверки по факту нарушения и принятия мер в соответствии с законодательством Российской Федерации.
4.1.4. Получать в день обращения справочно-поисковые средства к делам, документам, а также иметь доступ к автоматизированным справочно-поисковым средствам, находящимся в читальном зале.
4.1.5. Получать платные услуги в соответствии с перечнями платных услуг, на основании прейскурантов, с оформлением актов сдачи-приемки оказанных услуг.
4.1.6. Заказывать в читальном зале или с использованием информационно-телекоммуникационных сетей дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания по теме исследования.
4.1.7. Заказывать единовременно в течение рабочего дня и получать не позднее чем через 2 рабочих дня со дня оформления заказа:
до 20 дел общим объемом не более 1500 листов (либо одно дело объемом более 1500 листов) управленческой и научно-технической документации или не более 500 листов (либо одно дело объемом более 500 листов) документов личного происхождения;
до 10 единиц хранения аудиовизуальных и электронных документов.
Для дел, документов ограниченного доступа, частично рассекреченных, на иностранных языках, требующих для подготовки к выдаче сверхнормативных временных затрат, заказ на предоставление документов или их копий исполняется не позднее, чем через 10 рабочих дней, о чем информируется пользователь.
Количество дел, документов, печатных изданий, находящихся одновременно у пользователя, не может превышать 20 единиц хранения.
Дела, документы, печатные издания выдаются на 1 месяц, подлинники особо ценных дел, документов – на 10 рабочих дней.
4.1.8. Получать дела, документы, печатные издания ранее установленных п. 4.1.7 настоящего Порядка сроков выдачи и (или) сверх объемов выдачи в соответствии с перечнями платных услуг и на основании прейскурантов.
4.1.9. Проверять при получении дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий их целостность и сохранность.
4.1.10. Пользоваться оборудованием читального зала, предназначенным для изучения дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий.
4.1.11. Использовать при изучении дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий для осуществления выписок и набора текста собственные технические средства без звуковых сигналов и без подключения к информационно-телекоммуникационным сетям архива или арендовать технические средства архива. Использование собственных технических средств при изучении дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий допускается, если это не мешает работе других пользователей.
4.1.12. Заказывать и получать копии дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий, изготовленные техническими средствами архива, производить самостоятельное копирование собственными техническими средствами или арендуемыми техническими средствами архива в соответствии с перечнями платных услуг и на основании прейскурантов. Общий объем заказанных копий в течение рабочего дня не должен превышать 100 листов.
Заказ на копирование исполняется в порядке очередности, если иное не предусмотрено договором между архивом и пользователем.
Архив не несет ответственность за качество и идентичность подлиннику самостоятельно изготовленных пользователем копий и не заверяет их.
4.1.13. Заказывать копии дел, документов, печатных изданий во внеочередном порядке и (или) сверх объема, установленного в п. 4.1.12 настоящего Порядка, в соответствии с перечнями платных услуг и на основании прейскурантов.
4.1.14. Заказывать и получать копии дел, документов, печатных изданий на безвозмездной основе в случае, если пользователь является их собственником или владельцем, а также представителем организации-фондообразователя (организации-правопреемника), органов государственной власти, органов местного самоуправления в пределах исполнения служебных обязанностей по мотивированному письменному обращению органа, организации, чьим представителем он является.
4.1.15. Вносить в читальный зал и выносить предметы письма, выписки из дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий.
Вносить в читальный зал и выносить копии архивных документов, печатных изданий, листы с машинописным текстом, рукописный материал, гранки научной работы, собственные технические средства, используемые при изучении дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий, копировании дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий на основании соответствующего заявления.
4.1.16. Привлекать, в случае необходимости, к работе в читальном зале помощников или переводчиков в порядке, установленном в пп. 2.1, 2.2 настоящего Порядка.
4.1.17. Предоставлять архиву экземпляр издания, подготовленного с использованием его дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий.
4.1.18. Обращаться к руководству архива с предложениями, замечаниями, жалобами по вопросам организации работы читального зала.
4.1.19. Обжаловать отказ в выдаче дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий в соответствии с законодательством Российской Федерации.
4.2. Пользователь обязан:
4.2.1. Соблюдать настоящий Порядок и разработанные на его основе локальные акты, регламентирующие работу пользователей с делами, документами, справочно-поисковыми средствами к ним, печатными изданиями в читальных залах архивов.
4.2.2. Сдавать на хранение при входе в читальный зал верхнюю одежду, сумки размером более 200x300 мм, зонты, пакеты и другие предметы, кроме указанных в п. 4.1.15.
4.2.3. Вносить в читальный зал предметы, указанные в п. 4.1.15 настоящего Порядка, в прозрачном пакете и (или) сумке размером не более 200х300 мм.
4.2.4. Регистрироваться при каждом посещении в журнале учета посещений читального зала.
4.2.5. Соблюдать распорядок работы читального зала и архива, общественный порядок, тишину и чистоту читального зала, а также права и законные интересы работников архива и других пользователей. Не проносить продукты питания и напитки в читальный зал.
4.2.6. Нести ответственность за целостность и сохранность полученных для изучения дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий.
Ставить подпись в заказе (требовании) за получение дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий. Незамедлительно сообщать работнику читального зала архива об обнаружении повреждений или дефектов дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий, отсутствии листов, неправильной нумерации, наличии вложений, не указанных в листах-заверителях полученных дел.
4.2.7. Не повреждать полученные дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания.
Запрещается:
– писать на листах, пачкать, рвать, резать листы, загибать их углы, вырывать листы из дел, перекладывать листы в делах;
– вносить изменения в тексты документов, делать на документах и обложках дел пометы, исправления, подчеркивания;
– писать на листах бумаги, положенных поверх дел, документов, калькировать документы;
– вкладывать в дела, документы посторонние предметы, оставлять в делах закладки;
– оставлять дела, документы открытыми на время отсутствия в читальном зале;
– пользоваться клеем, скотчем, маркером, стикером, корректирующей жидкостью (штрихом), копировальной бумагой, ножницами, другими режущими предметами;
– передавать дела, документы другим пользователям (за исключением сопровождающих лиц, указанных в п. 2.2. настоящих Правил);
– брать дела, документы у других пользователей (за исключением сопровождающих лиц, указанных в п. 2.2. настоящих Правил);
– при использовании каталогов помечать карточки, переставлять и вынимать их из картотечных ящиков;
– применять физические усилия для раскрытия сброшюрованных дел, документов, разглаживать листы.
4.2.8. Заполнять листы использования полученных дел, документов, справочно-поисковых средств к ним (при наличии у них листов использования), указывая дату использования, фамилию, инициалы (разборчиво), характер произведенной работы (просмотр, выписки и т.п.).
4.2.9. Сдавать сотруднику читального зала после окончания работы при каждом посещении читального зала дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания.
4.2.10. Не выносить из читального зала дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания.
4.2.11. Соблюдать требования работы с оборудованием, установленным в читальном зале.
4.2.12. Не производить на компьютерах читального зала архива копирование и модификацию электронных ресурсов, не загружать и не устанавливать программы, не вносить изменения в файловую структуру и не менять структуру расположения папок, не использовать компьютеры читального зала архива для передачи информации через информационно-коммуникационные сети, не выгружать с них информацию на съемные носители.
4.2.13. Не заходить в служебные помещения архива, не пользоваться служебными картотеками, служебными телефонами, а также техническими средствами архива, находящимися вне пределов читального зала.
4.2.14. Не передавать пропуск в читальный зал другому лицу (за исключением сопровождающих лиц, указанных в п. 2.2 настоящего Порядка).
4.2.15. При невозможности посещения читального зала в течение срока, на который выданы дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания, сообщать в архив для продления срока их нахождения в читальном зале (не более чем на 10 рабочих дней). Если такая просьба от пользователя не поступала, подобранные дела, документы, справочно-поисковые средства к ним, печатные издания возвращаются в архивохранилище без уведомления пользователя.
4.2.16. Своевременно сообщать в архив об изменении места работы, учебы, а также перемене фамилии, места жительства и номера телефона, темы и хронологических рамок исследования.
4.2.17. Выполнять законные требования работников архива, охранной и пожарной служб архива.
4.2.18. Предъявлять сотруднику охранной службы архива по его требованию имеющиеся у пользователя материалы и предметы, указанные в пп. 4.1.11 – 4.1.15.
4.2.19. При копировании дел, документов, печатных изданий техническими средствами архива указывать при оформлении заказа или заключении договора на копирование перечень копируемых дел, документов, печатных изданий с указанием их архивных шифров, объема копирования, количества экземпляров, срока изготовления и вида копий, технических параметров копирования.
4.2.20. При самостоятельном копировании дел, документов, печатных изданий заключать договор с архивом на организацию копирования дел, документов, печатных изданий собственным техническим средством или арендуемым техническим средством архива и оформлять заказ, в котором указываются перечень копируемых дел, документов, печатных изданий и их архивные шифры, объем копирования, дата и время оказания услуги, используемое техническое средство.
4.2.21. Производить самостоятельное копирование собственным техническим средством дел, документов, печатных изданий в специально отведенном(-ых) архивом для этих целей месте(-ах), в присутствии работника архива, который обеспечивает подготовку дел, документов, печатных изданий для копирования и их сохранность в процессе копирования, контроль за выполнением условий копирования.
4.2.22. Использовать при самостоятельном копировании бесконтактные мобильные копирующие технические средства без штативов, съемных объективов и осветительного оборудования (телефоны, фотоаппараты, планшетные компьютеры и т.п.) с выключенными функциями вспышки и подачи звуковых сигналов. Запрещается применение контактных технических средств (в том числе, ручные, планшетные, протяжные сканеры, копиры), фиксирующих и прижимных устройств, подручных средств и физических усилий, которые оказывают негативное влияние на физическое состояние дел, документов, печатных изданий.
4.2.23. Не осуществлять самостоятельное копирование подлинников дел, документов, печатных изданий:
- имеющих копии фонда пользования;
- отнесенных к категории особо ценных;
- с угасающим текстом, при наличии пигментных пятен, коррозии железо-галловых чернил, нарушения связи красочного слоя с основой (растрескивание, осыпи, порошение), на ломкой бумаге, на кальке, имеющих сургучные и восковые печати, повреждение переплета (раскол блока, нарушение шитья, выпадение листов);
- переплет которых не позволяет раскрываться на 180 градусов или высота корешка которых составляет более 4 см.
4.2.24. Не производить самостоятельное копирование каталогов и картотек.
4.2.25. Указывать при публикации дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий их архивные шифры.
4.2.26. Предоставлять архиву библиографические данные, адрес интернет-ресурса, подготовленного с использованием дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий.
4.3. За нарушение настоящего Порядка пользователь несет ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.
4.4. Пользователь несет ответственность за хищение и порчу дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий, причинение материального ущерба имуществу архива в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Приложение к Порядку
(рекомендуемый образец)
|
|
|
