Организация документооборота в дошкольном образовательном учреждении

Документооборот в учреждении осуществляется в виде документопотоков, циркулирующих между пунктами переработки информации (руководители, специалисты) и пунктами технической обработки документов (регистрация, копирование и тиражирование, прием, отправка, формирование дел и т.д.).

Совокупность документов, движущихся по единому маршруту, составляет документопоток. Принято выделять три основных документопотока организации:

- поступающие (входящие) документы;

- отправляемые (исходящие) документы;

- внутренние документы [6, с. 20].

Следует отметить, что организация делопроизводства в ДОУ имеет свою специфику, которая определяется следующими факторами:

- отсутствием службы документационного обеспечения;

- относительно незначительным объемом документооборота;

- слабо развитой (неразветвленной) структурой управления, небольшой штатной численностью работников.

- отсутствием особой научно-исторической ценности документов детского сада.

Деятельность ДОУ по управлению документацией в отличие от общеобразовательных учреждений (школа, гимназия, лицей) достаточно специфична, проблематична в связи с отсутствием в его структуре службы документационного обеспечения управления. Поэтому в МБДОУ д/с «Солнышко» процессы работы с документами были распределены между всеми структурными службами детского сада.

В условную службу документационного обеспечения были включены работники, каждый из которых наделен определенными функциональными обязанностями по документированию своей деятельности и деятельности своей структурной службы: директор, заместитель директора по учебно-воспитательной работе, заместитель директора по административно-хозяйственной работе специалист по кадрам, главный бухгалтер, инженер по охране труда и заведующие структурными подразделениями.

Во всех организационно-распорядительных документах делопроизводитель собирает подписи ознакомления с их содержанием.

После исполнения документ передается руководителю или исполнителю, которые делают отметку об исполнении и помещают его в дело.

Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов несет заведующий детского сада. Делопроизводитель отслеживает только сроки исполнения, т. е. осуществляет формализованный контроль.

В МБДОУ д/с «Солнышко» подготовка дел к последующему хранению и использованию проводится в несколько этапов.

На первом этапе каждая служба в соответствии с номенклатурой дел сверяет все документы и дела, образовавшиеся в течение года, проводит их сортировку и группировку на:

- использующиеся в дальнейшем переходящие дела;

- дела временного срока хранения (до 10 лет);

- дела постоянного и долговременного срока хранения (свыше 10 лет).

Выделяют дела, подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

На втором этапе приказом директора в начале календарного года создается экспертная комиссия по оценке научной, исторической, практической ценности документов, в состав которой, обычно, входят главный бухгалтер, делопроизводитель, специалист по кадрам.

Порядок работы экспертной комиссии, ее функции определены в «Примерном положении о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия», «Основных правилах работы ведомственных архивов».

В МБДОУ д/с «Солнышко», в основном, экспертная комиссия проверяет правильность формирования дел и отбор дел для уничтожения. Все заседания экспертной комиссии протоколируются в специальном журнале.

На третьем этапе отобранные дела долговременного и постоянного сроков хранения передаются в архив учреждения в специальном помещении.

К оформлению дел долговременного и постоянного сроков хранения предъявляются определенные требования, их правильное хранение важно, так как это, в основном, документы по финансовым и кадровым вопросам деятельности дошкольного учреждения.

Изъятие и выдача документов из дел постоянного срока хранения не разрешается. Только по письменному заявлению работника делопроизводителем делается выписка из этих документов и заверяется в установленном порядке.

На этапе передачи дел в архив завершается процесс управления документацией детского сада в течение года.

С начала нового календарного года вся документация начинает формироваться в новые дела и нумерация начинается с единицы, в том числе и у переходящих дел.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Таким образом, качество управления дошкольным образовательным учреждением напрямую зависит от уровня организации делопроизводства.

Документы, используемые в ДОУ могут классифицироваться по месту составления, содержанию срокам исполнения, происхождению, срокам хранения.

Также документы можно разделить по виду. Первый вид – это организационные документы: устав, инструкции, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка. Второй вид – это распорядительные документы: приказы по основной деятельности, распоряжения, указания, решения и т.д. Третий вид – это информационно-справочные документы: акты, письма, справки, докладные и служебные записки, протоколы и т.д. Можно выделит документы по личному составу, финансово-бухгалтерские, технико-технологические документы и документация по работе с гражданами.

Все документы издаются либо за подписью и печатью директора, либо других ответственных лиц. Контроль выполнения действий, изложенных в документе, осуществляет должностное лицо, указанное в документе. Данные о результатах выполнения действий, изложенных в документе и корректирующих и (или) предупреждающих действиях передаются ответственному лицу по контролю за выполнением действий, изложенных в документах.

Каждый год документы передаются на хранение в архив, либо уничтожаются.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Волков К. А. Документирование в управленческой деятельности: учебное пособие / К.А. Волков, А.Н. Приходько, Т.А. Расина, И.М. Шутова. – СПб.: СПбГАСУ, 2009. – 140 с.

2. Делопроизводство и документооборот: учебное пособие / Сост. Т.В. Сиганова. – Омск: Омск. гос. ун-т, 2004. – 71 с.

3. Еремеева Е. В. Документальное обеспечение управления ДОУ [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://festival.1september.ru/articles/ 417912.

4. Муниципальное бюджетное дошкольное образовательное учреждение детский сад «Солнышко» комбинированного вида [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://солнышко-нт.рф/dokumenty.

5. Об образовании в Российской Федерации: Закон Российской Федерации от 29.12.2012г. № 273–ФЗ.

6. Янковая В. Ф. Принципы организации документооборота / В.Ф. Янковая // Секретарь-референт. – 2005. – № 7. – С. 18 – 24.

 

12	Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: