 |
Создание новой рабочей книги в Excel
|
|
|
|
Обучение работе с Excel необходимо начинать с изучения окна приложения Excel. При запуске Excel открывается окно приложения, в котором отображается новая рабочая книга – Книга 1.
Окно приложения Excel имеет пять основных областей:•строка меню; •панели инструментов; •строка состояния; •строка ввода; •область окна рабочей книги.
Основная обработка данных в Excel осуществляется при помощи команд из строки меню. Панели инструментов Стандартная и Форматирование являются встроенными па-нелями MS Excel, которые располагаются под строкой меню и содержат определенные наборы пиктограмм (кнопок). Основная часть пиктограмм предназначена для выполне-ния наиболее часто используемых команд из строки меню.
Строка формул в Excel используется для ввода и редактирования значений, формул в ячейках или диаграммах. Поле имени – это окно слева от строки формул, в котором выво-дится имя активной ячейки. Пиктограммы: X, V, fx, расположенные слева от строки фор-мул - это кнопки отмены, ввода и вставка функции соответственно.
Рисунок - Рабочее окно Excel: 1 – заголовок строки; 2 – указатель адреса или имени ячейки; 3 – отмена редактирования; 4 – мастер функций; 5 – содержимое ячейки; 6 – заголовок столбца; 7 – указатель ячейки; 8 – ярлык листа; 9 – подтверждение редактирования; 10 – строка формул
Строка состояния окна приложения Excel расположена в нижней части экрана. Левая часть строки состояния указывает сведения о состоянии рабочей области электронной та-блицы (Готово, Ввод, Правка, Укажите). Кроме того, в левой части строки состояния кратко описываются результаты выполненной команды. В правой части строки состояния выводятся результаты вычислений (при выполнении автоматических вычислений с помо-щью контекстного меню строки состояния) и отображаются нажатые клавиш Ins, Caps Lock, Num Lock, Scroll Lock.
|
|
|
Далее необходимо ознакомиться с основными понятиями окна рабочей книги. Рабочая книга (документ Excel) состоит из рабочих листов, каждый из которых является элек-тронной таблицей. По умолчанию открывается три рабочих листа или три электронных таблицы, переход к которым можно осуществить, щелкая на ярлычках, расположенных внизу книги. При необходимости в книгу можно добавить рабочие листы (электронные таблицы) или удалить их из книги.
Кнопки прокрутки ярлычков осуществляют прокрутку ярлычков рабочей книги. Крайние кнопки осуществляют прокрутку к первому и последнему ярлычку рабочей книги. Внутренние кнопки осуществляют прокрутку к предыдущему и следующему ярлычку рабочей книги.
Основные понятия электронной таблицы: заголовок столбца, заголовок строки, ячейка, имя ячейки, маркер выделения, маркер заполнения, активная ячейка, строка формул, поле имени, активная область листа.
Рабочая область электронной таблицы состоит из строк и столбцов, имеющих свои имена. Имена строк – это их номера. Нумерация строк начинается с 1 и заканчивается максимальным числом, установленным для данной программы. Имена столбцов – это буквы латинского алфавита сначала от А до Z, затем от АА до AZ, ВА до BZ и т.д.
Максимальное количество строк и столбцов электронной таблицы определяется осо-бенностями используемой программы и объемом памяти компьютера, например, в та-бличном процессоре Excel 256 столбцов и более 16 тысяч строк.
Пересечение строки и столбца образует ячейку электронной таблицы, имеющую свой уникальный адрес. Для указания адресов ячеек в формулах используются ссылки (например, А6 или D8).
Ячейка – область, определяемая пересечением столбца и строки электронной табли-цы, имеющая свой уникальный адрес.
|
|
|
Адрес ячейки определяется именем (номером) столбца и именем (номером) строки, на пересечении которых находится ячейка, например А10. Ссылка – указание адреса ячейки.
Активная ячейка - это выделенная ячейка, имя которой отображается в поле имени.
Маркером выделения называется полужирная рамка вокруг выделенной ячейки. Маркер заполнения - это черный квадрат в правом нижнем углу выделенной ячейки.
Активная область листа - это область, которая содержит введенные данные.
В электронных таблицах можно работать как с отдельными ячейками, так и с груп-пами ячеек, которые образуют блок.
Блок ячеек – группа смежных ячеек, определяемая с помощью адреса.
Адрес блока ячеек задается указанием ссылок первой и последней его ячеек, между которыми ставится разделительный символ – двоеточие. Если блок имеет вид прямоугольника, то его адрес задается адресами левой верхней и правой нижней ячеек, входящих в блок.
Блок используемых ячеек может быть указан двумя путями: либо заданием с клавиатуры начального и конечного адресов ячеек блока, либо выделением соответствующей части таблицы при помощи левой клавиши мыши.
Пример задания адресов ячейки и блоков в электронной таблице:
•адрес ячейки, находящейся на пересечении столбца F и строки 9, выражается ссылкой F9;
•адрес блока, образованного в виде части строки 1 - B1:E1;
•адрес блока, образованного в виде столбца C - C1:C21;
•адрес блока, образованного в виде прямоугольника - A3:G10
Текст - это любая последовательность введенных в ячейку символов, которая не может быть интерпретирована Excel как число, формула, дата, время суток. Введенный текст выравнивается в ячейке по левому краю.
Числовые данные – это числовые константы: 0 - 9, +, -, /,*, Е, %, точка и запятая. При работе с числами необходимо уметь изменять вид вводимых чисел: число знаков после запятой, вид целой части, порядок и знак числа.
Формулы – это выражение, начинающееся со знака равенства и состоящее из числовых величин, адресов ячеек, функций, имен, которые соединены знаками арифметических операций. К знакам арифметических операций, которые используются в Excel относятся: сложение; вычитание; умножение; деление; возведение в степень.
Функции Excel — это специальные, заранее созданные формулы для сложных вычислений, в которые пользователь должен ввести только аргументы.
|
|
|
Аргументы функции Excel - задают значения или ячейки, используемые функцией, они всегда заключены в круглые скобки. Открывающая скобка ставится без пробела сразу после имени функции. Например, в формуле «=СУММ(A2;A9)», СУММ — это имя функции, а A2 и A9 — ее аргументы.
Электронная таблица состоит из строк и столбцов. Строки нумеруются, а столбцы обозначаются латинскими буквами. На пересечении строк и столбцов находятся ячейки. Каждая ячейка имеет уникальный адрес, состоящий из обозначения столбца и номера строки. Например: А1, А5, В4 и т.д. В ячейке могут храниться: число, текст или формула. Именно благодаря тому, что в ячейке можно записывать формулы, электронные таблицы могут использоваться для выполнения расчетов. MS Excel по содержимому, которое пользователь вводит в ячейку, пытается определить, что в ней будет. Так, например, если первым символом вводится цифра, знак плюс или минус, то считается, что в ячейке будет записано число. Для отличия формулы от текста формулу записывают, начиная со знака равно (=). Например:
=1,25*(В2+С2-А2)/Е2^2
означает, что нужно сложить содержимое ячеек В2 и С2, вычесть содержимое ячейки А2. Полученный результат следует умножить на коэффициент 1,25 и разделить на содержимое ячейки Е2, возведенное к квадрат. В приведенном примере использованы все арифметические операции и круглые скобки, которые меняют последовательность выполнения операций. Обращаем внимание, что целая часть от дробной отделяется не точкой, как это принято в большинстве языков программирования, а запятой (задается в настройках Windows).
Задание
1. Проверьте наличие на диске вашей папки и создайте ее, если она отсутствует. Для этой цели воспользуйтесь программой Проводник.
2. Вызовите MS Excel и ознакомьтесь с меню и панелями инструментов, которые выведены на экран. Состав панелей инструментов у каждого пользователя может быть свой. Управления панелями инструментов осуществляется через п. меню Вид – Панели инструментов.
|
|
|
3. Перемещайте курсор по панели инструментов и задерживайте его на некоторое время у каждого инструмента. Обратите внимание, что при этом появляется краткая подсказка о назначении инструмента.
4. Перемещаясь по меню, ознакомьтесь с составом его пунктов. Познакомьтесь со справочной системой, если вы еще с ней не знакомы (приемы работы с файлами помощи во всех приложения Windows однообразны).
Создание таблицы
5. Начиная с клетки А1, создайте следующую электронную таблицу (рис. 1). Названия столбцов таблицы и фамилии сотрудников, числа и формулы вводите с первой позиции. Обратите внимание, что числа автоматически будут выровнены по правой границе, а текст - по левой. В колонке D запишите формулы. На рисунке показана формула для ячейки D2
 |
Диапазон D3:D8 заполняются путем копирования формулы из ячейки D2. Для этого нужно выделить блок ячеек, начиная с ячейки D2 до D8 включительно (Shift и стрека вниз) и вызвать операцию Правка – Заполнить - Вниз ) или с использованием мыши путем протаскивания маленького квадрата в правом нижнем углу ячейки D2. Просмотрите формулы для всех сотрудников. Обратите внимание на автоматическое изменение адресов.
6. Клетка В9 рассчитывается по формуле =СУММ(В2:В8) Ее можно ввести самостоятельно, а можно выделить диапазон ячеек В2:В8 и нажать на инструмент со знаком суммирования 
. В клетки С9 и D9 эта формула копируется (выделение блока, а затем – п. Правка – Заполнить - Вправо или с использованием мыши путем протаскивания вправо квадрата в правом нижнем углу ячейки. Опробуйте оба способа копирования формулы).
Сохранение таблицы
7. Сохраните таблицу на диске в вашей папке под именем Задача1.XLS. Для этого воспользуйтесь п. меню Файл – Сохранить.
8. Поменяйте у нескольких сотрудников заработную плату. Для редактирования содержимого ячеек используйте клавишу F2 или дважды щелкните мышкой на соответствующей ячейке. Обратите внимание на автоматическое изменение вычисляемых ячеек.
9. Сохраните таблицу под прежним именем (п. Файл – Сохранить или инструмент 
).
10.Внесите еще несколько изменений в таблицу и постарайтесь их запомнить.
11.Закройте таблицу без записи ее на диск (п. Файл - Закрыть).
|
|
|
