 |
Выбор экспонатов и выставочной программы
|
|
|
|
Школа участника выставки: Организационный процесс
Организационный процесс при участии в выставке делится на три этапа: подготовка, работа стенда и последующая обработка данных. Даже если начало выставки еще очень далеко, времени на подготовку должно быть отведено достаточно много.
План сроков выполнения работ
В плане сроков выполнения работ должны быть определены все виды деятельности - в зависимости от конкретных задач - в четкой временной последовательности. Затраты времени на выполнение работ тоже должны быть рассчитаны. Вместе с датами исполнения и завершения учитываются все сроки, которые только могут быть запланированы заранее, включая установленные устроителем выставки сроки монтажа и разборки.
Общее количество необходимого времени обусловлено теми сферами деятельности, которые требуют планирования на долгий срок вперед (концепция стенда, экспонаты). Остальные виды деятельности рассчитываются с некоторым зазором, то есть срок начала данной работы может изменяться в соответствии с необходимым для ее выполнения количеством времени.
План нужно составить так, чтобы в него вошли все те важнейшие моменты, без которых не обойтись, если хочешь по-настоящему подготовиться к выставке:
Определение значения выставки в системе маркетинга
Сбор информации о Германии как стране выставок
Конкретизация целей участия в выставке
Отбор и принятие решений
Составление сметы расходов
Организационный процесс
Привлекательный выставочный стенд
Хорошо организованная работа стенда
Соответствующая реклама и паблик рилейшнз
Тщательная последующая обработка данных
Формы участия в выставке
|
|
|
Индивидуальное участие в выставке со своим собственным стендом дает самые большие шансы для успешной презентации. Но для "первого выступления" на арене выставки можно выбрать и другие формы участия, причем они освободят новичка от многих организационных хлопот.
Государственные учреждения, союзы и другие институты - например, Торгово-промышленная палата - организовывают вместе с имеющими достаточный опыт устроителями выставок совместное участие отдельных стран или отраслей, или же общие стенды многих экспонентов под одной крышей. Такая форма участия - выгодная возможность без особых финансовых и временных затрат приобрести опыт на выставке.
Участие в качестве субэкспонента на стенде дружественного предприятия тоже может быть для начала полезно, так как знакомит с практикой выставки. При этом выставляемые субэкспонентом товары должны соответствовать номенклатуре. Данные о субэкспонентах точно так же вносятся в каталог.
Выбор экспонатов и выставочной программы
Выставочная программа вырабатывается согласно целям маркетинга и самой выставки.
Цель участия в выставке: увеличение сбыта
Все экспонаты действительно должны поставляться в пределах отведенного для этого времени.
Цель участия в выставке: демонстрация технического прогресса, инноваций и дизайна
Выставляемые предметы должны соответствовать новейшим техническим и эстетическим стандартам (на выставках не место лежалому товару!). Товарные новинки должны функционировать безупречно и быть действительно применимыми на практике.
Цель участия: продемонстрировать соответствие рекламных заявлений - технической функциональности и технической надежности товара - даже при неординарных обстоятельствах.
Специально подчеркиваются высокий уровень прогресса и особые функции отобранных для этого станков и приборов, а также способы их применения.
|
|
|
Выставочная программа вытекает из ответов на нижеследующие вопросы:
Следует ли представлять полный спектр продукции/услуг или лишь отдельные, выразительно представленные проблемные решения?
Что обязательно следует показать на выставке?
Какие продукты/услуги являются новыми, улучшенными, превосходят конкурентов?
Какие моменты следует особо подчеркнуть?
Какой продукт соответствует перспективным запросам целевой группы?
Учтены ли актуальные тенденции (экономически, технически)?
В порядке ли дизайн, окраска, упаковка?
Нужно ли изготовить специальные модели для выставки?
Что должны разъяснять текстовые табло, дисплеи, видеоматериалы?
Могут ли товары быть показаны в действии, близком к реальной практике?
Какие вспомогательные средства и оборудование для этого нужны (электрический ток, газ, сжатый воздух)?
Сколько места для этого нужно?
Потом по списку экспонатов определяется необходимое количество места и общая концепция стенда.
Регистрация
Места на многих немецких выставках "расходятся" очень быстро. Рекомендуется поэтому заблаговременно подавать заявку об участии в выставке. Прием заявок заканчивается за шесть-восемнадцать месяцев (в зависимости от цикла) до начала мероприятия. Поскольку в заявке нужно указывать необходимое количество площади, то на основании списка экспонатов должна быть сразу выработана приблизительная концепция стенда.
Для регистрации экспонент получает от организатора выставки следующие документы и информацию:
Планы территории
Планы павильонов
Документы для регистрации
Документы об услугах
Предлагаемые места для стенда
Условия проведения выставки
Инструкции
В заявке нужно указать следующие данные:
минимальные и максимальные размеры стенда (в м2)
расположение в павильоне или на открытой площадке (инфраструктура) габариты стенда (длина и ширина)
тип стенда (в ряду, угловой, головной или блок-стенд)
отклонения от заранее заданной схемы распределения места
конструкцию (одно- или двухэтажный стенд)
данные о выставляемых товарах (структура по отраслям)
субэкспоненты и дополнительно представляемые фирмы
данные о количестве ожидающихся отходов и их виды
При совместном участии в выставке заявку подает то учреждение, которое занимается в этом случае организационными вопросами.
|
|
|
