 |
Системный характер управления.
|
|
|
|
Процессный подход был впервые предложен приверженцами школы административного управления, которые пытались описать функции менеджера. Однако, эти авторы были склонны рассматривать такого рода функции как независимые друг от друга. Процессный подход, в противоположность этому, рассматривает функции управления как взаимосвязанные. Управление рассматривается как процесс, потому что работа по достижению целей с помощью других - это не какое-то единовременное действие, а серия непрерывных взаимосвязанных действий. Эти действия, каждое из которых само по себе является процессом, очень важны для успеха организации. Их называют управленческими функциями. Каждая управленческая функция тоже представляет собой процесс, потому что также состоит из серии взаимосвязанных действий. Процесс управления является общей суммой всех функций.
Функции процесса управления
Процесс управления состоит из четырех взаимосвязанных функций: планирования, организации, мотивации и контроля.
Планирование. Функция планирования предполагает решение о том, какими должны быть цели организации и что должны делать члены организации, чтобы достичь этих целей. По сути своей функция планирования отвечает на три следующие основные вопроса:
1. Где мы находимся в настоящее время?
2. Куда хотим двигаться?
3. Как мы собираемся сделать это?
Посредством планирования руководство стремится установить основные направления усилий и принятия решений, которые обеспечат единство цели для всех членов организации. Другими словами, планирование - это один из способов, с помощью которого руководство обеспечивает единое направление усилий всех членов организации к достижению ее общих целей. Планирование в организации не представляет собой отдельного одноразового события в силу двух существенных причин. Во-первых, хотя некоторые организации прекращают существование после достижения цели, ради которой они первоначально создавались, многие стремятся продлить существование как можно дольше. Поэтому они заново определяют или меняют свои цели, если полное достижение первоначальных целей практически завершено. Вторая причина, по которой планирование должно осуществляться непрерывно, - это постоянная неопределенность будущего. В силу изменений в окружающей среде или ошибок в суждениях, события могут разворачиваться не так, как это предвидело руководство при выработке планов. Поэтому планы необходимо пересматривать, чтобы они согласовывались с реальностью.
|
|
|
Организация. Организовывать - значит создавать некую структуру. Существует много элементов, которые необходимо структурировать чтобы организация могла выполнять свои планы и тем самым достигать своей цели. Одним из этих элементов является работа, конкретные задания организации. Поскольку работы выполняют люди, другим важным аспектом функции организации является определение, кто именно должен выполнять каждое конкретное задание из большого количества таких заданий, существующих в рамках организации, включая и работу по управлению. Руководитель подбирает людей для конкретной работы, делегируя отдельным людям задания и полномочия или права использовать ресурсы организации. Эти субъекты делегирования принимают на себя ответственность за успешное выполнение своих обязанностей. Поступая таким образом, они соглашаются считать себя подчиненными по отношению к руководителю.
Мотивация. Руководитель всегда должен помнить, что даже прекрасно составленные планы и самая совершенная структура организации не имеют никакого смысла, если кто-то не выполняет фактическую работу организации. И задача функции мотивации заключается в том, чтобы члены организации выполняли работу в соответствии с делегированными им обязанностями и сообразуясь с планом. Руководители всегда осуществляли функцию мотивации своих работников, осознавали они это сами или нет. Раньше считалось, что мотивирование - это простой вопрос, сводящийся к предложению соответствующих денежных вознаграждений в обмен за прилагаемые усилия. На этом основывался подход к мотивации школы научного управления.
|
|
|
Исследования в области поведенческих наук продемонстрировали несостоятельность чисто экономического подхода. Руководители узнали, что мотивация, т.е. создание внутреннего побуждения к действиям, является результатом сложной совокупности потребностей, которые постоянно меняются.
В настоящее время мы понимаем, что для того, чтобы мотивировать своих работников эффективно руководителю следует определить, каковы же на самом деле эти потребности, и обеспечить способ для работников удовлетворять эти потребности через хорошую работу.
Контроль. Непредвиденные обстоятельства могут заставить организацию отклониться от основного курса, намеченного руководством первоначально. И если руководство окажется неспособным найти и исправить эти отклонения от первоначальных планов, прежде чем организации будет нанесен серьезный ущерб, достижение целей, возможно даже само выживание, будет поставлено под угрозу. Контроль - это процесс обеспечения того, чтобы организация действительно достигает своих целей. Существуют три аспекта управленческого контроля. Установление стандартов - это точное определение целей, которые должны быть достигнуты в обозначенный отрезок времени. Оно основывается на планах, разработанных в процессе планирования. Второй аспект - это измерение того, что было в действительности достигнуто за определенный период, и сравнение достигнутого с ожидаемыми результатами. Если обе эти фазы выполнены правильно, то руководство организации не только знает о том, что в организации существует проблема, но и знает источник этой проблемы. Это знание необходимо для успешного осуществления третьей фазы, а именно, - стадии, на которой предпринимаются действия, если это необходимо, для коррекции серьезных отклонений от первоначального плана. Одно из возможных действий - пересмотр целей, для того, чтобы они стали более реалистичными и соответствовали ситуации.
|
|
|
Связующие процессы
Четыре функции управления - планирование, организация, мотивация и контроль - имеют две общие характеристики: все они требуют принятия решений, и для всех необходима коммуникация, обмен информацией, чтобы получить информацию для принятия правильного решения и сделать это решение понятным для других членов организации. Из-за этого, а также вследствие того, что эти две характеристики связывают все четыре управленческие функции, обеспечивая их взаимозависимость, коммуникации и принятие решений часто называют связующими процессами.
Приниятие решений. По сути, чтобы организация могла четко работать, руководитель должен сделать серию правильных выборов из нескольких альтернативных возможностей. Выбор одной из альтернатив - это решение. Следовательно, принятие решения - это выбор того, как и что планировать, организовывать, мотивировать и контролировать. В самых общих чертах именно это составляет основное содержание деятельности руководителя. Основным требованием для принятия эффективного решения или даже для понимания истинных масштабов проблемы является наличие адекватной точной информации. Единственным способом получения такой информации является коммуникация.
Коммуникация. Коммуникация - это процесс обмена информацией, ее смысловым значением между двумя или более людьми. Поскольку организация представляют собой структурированный тип отношений между людьми, она в значительной степени зависит от качества коммуникаций для обеспечения эффективного функционирования. Очевидно, что если коммуникации между людьми не будут эффективными, люди не смогут договориться об общей цели, что составляет предпосылку существования организации как таковой. Информация в процессе коммуникации передается не только для того, чтобы могли приниматься здравые решения, но также и для того, чтобы они могли выполняться. Коммуникация также важна и в функции контроля. Руководители нуждаются в информации относительно того, что было выполнено, чтобы правильно оценить, были ли достигнуты цели организации.
|
|
|
Системный подход
Изначальный недостаток подходов различных школ к управлению заключается в том, что они сосредоточивают внимание только на каком-то одном важном элементе, а не рассматривают эффективность управления как результирующую, зависящую от многих различных факторов. Применение теории систем к управлению облегчило для руководителей задачу увидеть организацию в единстве составляющих ее частей, которые неразрывно переплетаются с внешним миром. Эта теория также помогла интегрировать вклады всех школ, которые в разное время доминировали в теории и практике управления.
Системный характер управления.
Системы и их свойства.
Управление обладает свойством системности. В переводе с греческого система означает «соединение, целое, составленное из частей». Эти части образуют единство, в рамках которого они определённым образом упорядочены. Единство элементов системы возникает в результате того, что между ними устанавливаются связи, т.е. реальные взаимодействия, которые характеризуются:
- типом(бывают последовательными, сходящимися, расходящимися)
- силой
- характером(могут быть подчинёнными, равноправными, безразличными)
- характером (односторонние или взаимные)
- степенью постоянства (эпизодические, регулярные и проч.)
Система характеризуется рядом основных признаков:
Во-первых она представляет собой набор относительно самостоятельных элементов, которые играют роль подсистем.
Во-вторых, в каждой системе существует механизм, посредством которого элементы взаимодействуют друг с другом(граничат, порождают друг друга, воздействуют), а также с ней самой.
В-третьих каждая система имеет структуру, т.е. определённое строение, взаимное расположение элементов и существующих между ними связей.
В-четвёртых, система имеет границы, отделяющие её от внешней среды. Они могут быть прозрачными, допускающими проникновение в неё внешних импульсов и непрозрачными, наглухо отделяющими её от внешнего мира. То есть, открытые и закрытые системы. Последние предрасположены к деградации и распаду.
В-пятых, системе присуща эмерджентность, т.е. появление качественно новых свойств, отсутствующих или нехарактерных для её элементов(свойства целого не равны сумме свойств частей, хотя и зависят от них).
|
|
|
В-шестых, система обладает обратной связью, под которой понимается определённая реакция её в целом и отдельных элементов на импульсы друг друга и внешние воздействия.
В-седьмых, система характеризуется адаптивностью, т.е. способностью сохранять качественную определённость в изменяющихся условиях.
В-восьмых, системе свойственна редукция, проявляющаяся в том, что при определённых условиях она ведёт себя проще, чем её отдельные элементы.
В-девятых, система со временем может разрушаться под воздействием как внешней среды, так и внутренних процессов.
В-десятых, системой можно управлять с целью обеспечения следования ею заданной траектории развития и функционирования(регулирование и корректировка в случае непредсказуемых воздействий, изменение параметров системы на основе прогнозирования, коренная структурная перестройка).
Виды систем.
По направленности связей делятся на централизованные(все связи осуществляются через один центральный элемент) и децентрализованные(преобладают прямые контакты между элементами)
По составу элементов системы бывают гомогенными(однородными) и гетерогенными(разнородными).Пример – школьный класс.
Системы, характеризующиеся преобладанием внутренних связей по сравнению с внешними получили название целостных.
Система, сохраняющаяся в целом при изменении или исчезновении одного или нескольких элементов, называется устойчивой. Если при этом возможно восстановление утраченных элементов, то она является регенеративной.
Системы могут быть изменяющимися(динамичными) и неизменными(статичными).
Если система не может развиваться дальше без того, чтобы не превратиться в качественно иную, она считается завершённой. Если же развитие возможно – незавершённой.
Система, состоящая из ряда разнородных элементов, называется сложной.
Системы делятся на механистические и органические. Механистические обладают постоянным набором неизменных элементов, чёткими границами, однозначными связями, не способны изменяться и развиваться, функционируют под воздействием внешних импульсов. Элементы в малой степени зависимы от системы и вне её сохраняют самостоятельное бытие. Но потеря одного элемента ведёт к нарушению всего механизма функционирования.
Органические системы характеризуются противоположными качествами. В них увеличивается зависимость части от целого, а целого от части, наоборот, уменьшается. Например, человек, при потере многих органов может продолжать свою жизнедеятельность. Таким системам присущи свойства, которых нет у механистических, например, способность к самоорганизации и самовоспроизведению.
Специфической формой органической деятельности является социальная (общество, фирма, коллектив).
|
|
|
