 |
Информационное обеспечение менеджмента
|
|
|
|
В условиях рыночной экономики информационное обеспечение менеджмента имеет важнейшее значение для динамичного развития предприятия в целом, ведь именно объективная финансовая информация является основой для столь необходимой управленцу финансовой отчетности. Такая информация должна отражать сведения для отражения текущего финансового положения предприятия, потоков всех денежных средств и принятия решений об инвестициях.
К основным пользователям финансовой отчетности относят инвесторов, кредиторов, профсоюзы, заказчиков продукции, государственные органы. Информационное обеспечение менеджмента должно обеспечивать наблюдение и контроль над производством, за сбытом продукции, за предоставляемыми услугами, за финансовой и маркетинговой деятельностью, прогнозированием, календарным и стратегическим планированием. Также подобного рода информация способствует принятию управленческих решений, контролю над людскими и денежными ресурсами и прочее.
Информационное обеспечение менеджмента должно отвечать следующим задачам и целям:
- удовлетворять информационные потребности управленческих структур, предоставление им документированной информации;
- формировать, наполнять, поддерживать, размещать, актуализировать и использовать информационные ресурсы предприятия;
- создавать и развивать систему обработки, использования и передачи необходимой информации;
- развивать систему качественного и быстрого обеспечения информацией.Информационное обеспечение менеджмента должно учитывать законодательные, нормативные государственные ограничения и обеспечивать достаточный уровень безопасности использования технических достижений и средств. Информация должна включать в себя:
|
|
|
- законодательные государственные акты;
- указы, постановления и распоряжения президента и правительства;
- правовые акты, принятые органами исполнительной власти; - материалы, изложенные в методической документации;
- государственные специализированные стандарты.
Информационная основа финансового менеджмента должна обеспечивать всей необходимой информацией, как пользователей внешней среды предприятия, так и внутренней. Ведь любая фирма существует одновременно и во внешней и во внутренней среде. Внешняя среда образована государством, разными организациями, обществом, различными объединениями. Внутренняя среда образована структурными подразделениями организации и работающим в них персоналом. Поэтому информационные ресурсы в менеджменте делятся на внутренние и внешние источники. Эти источники информации порождают контрольную, научную, аналитическую, плановую, техническую и другую информацию.
Источники внутренней среды предоставляют точную и полную информацию, которая отражает всю финансовое и хозяйственное состояние организации. К внешним источникам информации относят законодательные органы, клиентов и партнеров организации, конкурентов, учетные органы, информационные бюро и др. Информация, полученная из внешних источников часто неполна, неточна, противоречива и приблизительна. Процесс информационного обеспечения организации нуждается в постоянном управлении и контроле. Необходимо управлять процессом и способом ее получения, распространением и использованием. При этом нужно своевременно выявлять потребности в информации на каждом уровне и в каждом подразделении, постоянно изучать документацию и создавать организованную систему управления полученными данными. В этом случае управление предприятием будет эффективным и своевременным, что обеспечит стабильное развитие организации в сложившихся рыночных условиях.
|
|
|
2 вариант ответа
Информационное обеспечение системы менеджмента как очень важная составляющая
Современное управление любой фирмой и построение её работы подразумевает наличие систематизированного подхода. Ничего не должно проходить сумбурно, спонтанно и зависящим от случайностей.
Современный подход к организации компании
Система менеджмента качества подробно описана в ISO. Её придерживаются практически все крупнейшие предприятия, как в России, так и за её пределами. Для отечественных предприятий это оказывается непременным условием для сотрудничества с иностранными партнерами и выхода на международный рынок. Ведь помимо прочего данные ISO формируют и систему управления качеством.
Важной составляющей (правильнее даже сказать, необходимой) является информационное обеспечение системы менеджмента. Именно оно обеспечивает своевременность и точность управления, а так же осуществление обратной реакции на все происходящие процессы.
Информация в основе всего
Информационное обеспечение решает сразу несколько проблем, от которых никуда не деться:
Документооборот. В любой организации оборачивается и оформляется много документов, как внутренних, так и внешних. Весь документооборот должен уйти в цифровую область. При всей хлопотности внедрения он очень быстро оправдает себя: все бумаги будут систематизированы, доступны и лишены возможности пропадать. Да и самой бумаги как материала поубавится – некоторые организации в ней буквально утопают.
Информационные потоки при взаимодействии подразделений или филиалов. Чем быстрее осуществляется эта связь, тем эффективнее идет работа. Часто несколько подразделений независимо друг от друга могут прорабатывать один и тот же проект, и это нужно как-то синхронизировать. Информационное обеспечение системы менеджмента отлично выполняет эту функцию.
Подбор и систематизация различных показателей, отражающих работу организации. Это необходимо для анализа и определения политики фирмы и принятия корректирующих действий на уровне менеджмента. Современный подход к ведению дел находит обязательным учитывать реакцию практически на все действия. От этого зависит оперативное принятие решений. Обеспечение хорошей обратной связи системы способно поднять её эффективность на десятки процентов.
|
|
|
Все эти качества помогают поднять конкурентоспособность продукции или услуги, уменьшить время производства и пр. Менеджмент сейчас кардинально отличается от того, который был принят даже тридцать-сорок лет назад. И он развивается и совершенствуется.
Не всегда требуется всеобъемлющая структура. Некоторые функции стоит выбирать только если они действительно нужны. Небольшая организация вполне может обойтись и минимальным набором системы менеджмента.
Принцип создания
Создание информационного обеспечения системы менеджмента дело не секундное. Лучше всего начинать работу параллельно со всеми остальными мероприятиями по реконструкции управления.
Без помощи профессионалов не обойтись, и если в фирме нет профильного отдела программистов-системщиков, то лучше обратиться в стороннюю организацию. Тем более, что данная услуга весьма распространена, и её предлагают многие фирмы. Правда, не все из них способны справиться с крупным проектом, так что при выборе обращайте, прежде всего, внимание на следующее:
Количество и сложность выполненных проектов по созданию систем информационного обеспечения. Лучше показатель придумать сложно.
Наличие сертификатов и разнообразие предлагаемых опций. Последних можно реализовать немало – к примеру, доступ каждого сотрудника к общей базе данных или автоматическое оповещение конкретных людей о выпуске определенного документа.
Глубина понимания ISO и сути внедрения системы менеджмента. К сожалению, на эту область замахиваются и молодые специалисты, переоценивающие свои силы. Эта система гораздо более сложная, чем кажется.
Адекватность сроков и стоимости разработки информационного обеспечения систем менеджмента. Слишком привлекательные значения могут говорить о поверхностном или непрофессиональном подходе.
|
|
|
Информационное обеспечение системы менеджмента дает широкие возможности. Нужно лишь серьезно и тщательно подойти к его формированию, отладке и последующему контролю работоспособности. Причем результат будет заметен практически сразу же.
3 вариант ответа
Процесс управления нуждается в предоставлении своевременной, достоверной и полной информации, т. е. в информационном обеспечении.
Информационное обеспечение управленческой деятельности — это осуществление действии по предоставлению своевременной, достоверной и полной информации субъекту управления (руководителю) с заданной периодичностью.
Следует особо отметить, что значительная часть информации, используемой в управленческой деятельности, существуем в форме документов. Документационное обеспечение управленческой деятельности играет важнейшую роль в современных процессах управления, так как подавляющее число управленческих решений в настоящее время в обязательном порядке фиксируются на бумаге. Вместе с тем документационное обеспечение управления представляет собой отдельную и достаточно сложную отрасль современной науки и подробно рассматривается в специальной литературе.
Задачи информационного обеспечения процесса управления заключаются в следующем:
- удовлетворение информационных потребностей управляющих органов;
- определение и отбор источников информации;
- правильная интерпретация и систематизация полученных данных:
- проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных;
- исключение дублирования информации:
- представление данных в едином и удобном для восприятия формате;
- многократное использование полученной информации;
- постоянное обновление данных. Таким образом, информационное обеспечение является неотъемлемой частью любой управленческой
деятельности. С его помощью происходит распространение необходимой информации среди компетентных лиц и ее эффективное использование в процессе принятия управленческих решений.
Для каждой функции управления задачами информационного обеспечения будут отличаться по составу и содержанию.
Информационное обеспечение функции планирования состоит в реализации следующих процедур:
- сбор, обработка и анализ информации об имеющихся ресурсах (материальных, кадровых и пр.) для определения реальных плановых показателей и сроков исполнения планов:
- документационное оформление планов и доведение их до исполнителей:
|
|
|
- получение и анализ информации о ходе выполнения планов для организации дальнейшего планирования.
Информационное обеспечение функции календарно-планового руководства заключается в реализации следующих процедур:
- сбор и анализ информации о ходе выполнения планов, состоянии плановых показателей и сроках исполнения;
- сбор информации об условиях функционирования предприятия и их влиянии на ход выполнения плана;
- доведение полученной информации до ответственных руководителей для принятия решения о необходимости корректировки их действий;
- документационное оформление принятых решений и доведение их до исполнителей;
- предоставление необходимой информации подразделениям и руководителям, осуществляющим планирование для возможной дальнейшей корректировки плановых показателей.
Информационное обеспечение функции оперативного управления включает в себя:
- сбор и обработку информации о возникшей при работе проблемной ситуации и формулировку соответствующих задач;
- сбор и обработку информации, необходимой для решения поставленных задач;
- сбор и анализ информации об имеющихся ресурсах (материальных, кадровых, временных, информационных и пр.);
- организационное и документационное оформление выбранного варианта решения;
- доведение информации о принятом решении до конкретных исполнителей;
- сбор информации о результатах реализации данного решения, анализ и доведение ее до заинтересованных руководителей.
Информационное обеспечение функции контроля состоит в выполнении следующих процедур:
- сбор и анализ информации о выполнении соответствующих функций подразделениями и отдельными сотрудниками:
- доведение полученной информации до руководителей, осуществляющих контроль за деятельностью данного подразделения или сотрудника;
- документационное оформление принятых руководителем на основании полученной информации решений;
- доведение данных решений до исполнителей;
- предоставление необходимой информации подразделениям и руководителям, осуществляющим планирование и календарно-плановое руководство.
4 вариант ответа
Что в информационное обеспечение входит:
Взаимодействие подразделений. Слаженное выполнение одних функций или общих проектов экономит очень много времени.
Документооборот. В любой организации каждый день издаются распоряжения, приказы, поправки к нормативной документации и др.
Статистика и систематизация показателей. Раньше на обработку всех показателей уходили недели и этим занимались специальные отделы. Сейчас это все автоматизировано и вся работа в этом направлении сводится к подготовке отчета и анализу полученных результатов. Это позволяет увеличить количество и сложность показателей, анализировать их в режиме реального времени и использовать при принятии текущих решений менеджмента.
Обратная связь. Если в результате получаются отзывы от своих же структур или конечного потребителя, то их стоит принимать во внимание. Скорость обработки претензий или положительных отзывов позволяет устранить большинство проблем на этапе их появления.
Создание информационного обеспечения системы менеджмента не самый простой процесс. Для этого желательно иметь общее представление и хотя бы начальный опыт. Ещё лучше и проще – обратиться в стороннюю организацию, профессионально этим занимающуюся.
Наиболее приемлемым решением на сегодняшний день является создание компьютерной системы, к которой имеют доступ все сотрудники и которая максимально обрабатывает и распределяет проходящие через неё материалы. На пересылку и проработку бумажных носителей уходит слишком много времени, и уход от неё сразу же заметно поднимает производительность.
Самостоятельный путь проб и ошибок может затянуться надолго. Это терпимо, когда фирма небольшая и сотрудников немного. Но даже для среднего производства или организации эта задача очень трудна. Её усугубляет и необходимость связи с любой структурой на расстоянии, к примеру, наличие филиалов.
Опыт показывает, что информационное обеспечение системы менеджмента крайне полезно для принятия решения в управлении. И негативная реакции на её внедрение крайне редка – чаще всего, когда она формальна или устроена с грубыми ошибками и недоработками.
|
|
|
