 |
Положение 3. «Организация документооборота».
|
|
|
|
3.1. Общие правила организации документооборота
3.1.1. Движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки образует документооборот учреждения.
3.1.2. Организация документооборота в каждом учреждении должна отвечать следующим требованиям:
- прохождение документов в учреждении должно быть оперативным, целенаправленно регулироваться и оптимально осуществляться (приложение 4);
- следует исключать инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью. Каждое перемещение документа должно быть оправданным. Необходимо исключать или ограничивать возвратные перемещения документов;
- в порядке прохождения и в процессе обработки основных категорий документов необходимо добиваться максимального единообразия. В этих целях рекомендуется разрабатывать примерные схемы прохождения и обработки основных категорий и видов документов (как приложение к инструкции по делопроизводству).
Эффективным средством оптимизации документопотоков в учреждениях I категории является использование вычислительной техники и экономико-математических методов.
Положение 3.2. «Порядок прохождения и исполнения входящих документов».
· 3.2.5. «Предварительное рассмотрение поступивших документов осуществляют работники, имеющие необходимую квалификацию (помощники руководителей учреждения, референты по делопроизводству и др.), полномочные направить документ по назначению».
· 3.2.10. «Документы могут быть зарегистрированы после рассмотрения соответствующими должностными лицами. В этом случае одновременно с заполнением регистрационной карточки осуществляется перенос на карточку текста резолюции, проставляются индексы подразделения-исполнителя и документа; документ ставится на контроль (если это необходимо).
|
|
|
Когда регистрация производится до рассмотрения документов руководством, их следует возвращать в канцелярию (секретарю учреждения) для перенесения текста резолюция на регистрационную карточку, а затем доставлять по назначению».
Положение 3.3. «Порядок прохождения исходящих и внутренних документов в процессе их подготовки».
· 3.3.1. Порядок прохождения исходящих документов состоит в составлении проекта документа, его изготовлении, согласовании, визировании (в необходимых случаях), подписании (утверждении), регистрации и отправке.
Для предварительного ознакомления и согласования проект документа может быть размножен и одновременно передан всем участвующим в его подготовке организациям и лицам.
Положение 3.4. «Организация доставки документов».
· 3.4.1. Доставка документов внутри учреждения осуществляется курьерской связью или с помощью технических средств.
· 3.4.2. Порядок доставки документов курьерами фиксируется в графике доставки документов, устанавливающем время и маршруты курьерской связи.
Положение 3.5. «Порядок приема и передачи документов».
· 3.5.1. Прием и передача входящих, исходящих и внутренних документов на всех этапах прохождения осуществляется, как правило, без расписок, но с обязательной отметкой в регистрационной карточке или других учетных формах. Под расписку могут передаваться контролируемые и другие наиболее важные документы.
· 3.5.2. Передача документов в пределах структурного подразделения должна производиться через секретаря, который делает соответствующую пометку в регистрационной карточке. О передаче документа из одного структурного подразделения в другое в обязательном порядке ставится в известность канцелярия учреждения или другая служба, где был зарегистрирован документ. В регистрационных карточках делается пометка о передаче документа.
|
|
|
Положение 3.6. «Учет объема документооборота».
· 3.6.1. В учреждениях следует осуществлять учет объема документооборота. Под объемом документооборота понимается количество входящих, исходящих и внутренних документов учреждения за определенный период времени. Количественному учету подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы учреждения. При определении объема документооборота раздельно подсчитывается количество основных документов и количество экземпляров (копий), изготовленных средствами оперативного размножения. Общее количество выражается дробью, где числитель обозначает количество основных документов, знаменатель - количество экземпляров (копий) документов.
Положение 4. «Регистрация документов и построение справочного аппарата».
· 4.1.1. Регистрация документов - это запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них делопроизводственного индекса и даты регистрации. Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов.
· 4.1.2. Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в данном учреждении только один раз. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания.
· 4.1.3. Регистрация документов осуществляется, как правило, централизованно. Децентрализованная регистрация допускается в учреждениях I категории, в территориально разобщенных структурных подразделениях, а также в необходимых случаях, вызываемых особой спецификой деятельности учреждения.
Положение 5. «Организация контроля за исполнением документов».
· 5.1.1. Исполнение предложений, поручений и вопросов, содержащихся в документах, должно постоянно контролироваться. Контролю за исполнением подлежат наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы.
· 5.1.2. Организация контроля за исполнением документов должна обеспечивать их своевременное и качественное исполнение.
Действия по контролю за исполнением документов включают в себя непосредственную проверку и регулирование хода исполнения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки.
|
|
|
· Положение 5.2. «Сроки исполнения документов».
Положение 6. «Составление номенклатур и формирование дел».
· 6.1.1. Документы после их исполнения группируются в дела, представляющие собой совокупность документов или документ, относящийся к определенному вопросу или участку деятельности учреждения, подшитый в отдельную обложку.
· 6.1.2. В целях правильного формирования дел, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов в делопроизводстве.
Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел, являющейся систематизированным списком наименований дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел, утверждается в установленном порядке.
· 6.1.4. Основными принципами построения номенклатуры дел являются: единство в подходе к учету, систематизации, описанию и поиску документов; применение индексации документов, обеспечивающей внесение в соответствующие разделы номенклатуры изменений, добавлений и исправлений; стабильность индексов дел; сохранение за номенклатурой дел функции учета документов.
Положение 7. «Подготовка документов к последующему хранению и использованию».
· 7.1. Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, описание дел, обеспечение сохранности документов, передачу дел в архив учреждения.
· 7.3.1. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.
· 7.5.1. Лица, ответственные за ведение делопроизводства, призваны обеспечить сохранность документов.
Положение 8. «Основы организации труда делопроизводственного персонала».
· 8.1.1. Организация труда работников делопроизводства в каждом учреждении призвана обеспечить наиболее эффективную работу аппарата управления в условиях действующей системы управления и применяемых средств управленческой техники.
|
|
|
· 8.1.2. Организация труда работников делопроизводства в любом учреждении включает в себя решение следующих вопросов:
- четкое организационное построение службы делопроизводства, выбор наиболее рациональной системы делопроизводственного обслуживания (централизованной или децентрализованной);
-правильное разграничение функций по делопроизводственному обслуживанию между подразделениями и отдельными исполнителями, внедрение передовых приемов и методов труда;
-нормирование труда работников делопроизводства;
-регламентацию должностного и количественного состава делопроизводственного персонала, повышение его квалификационного уровня и культуры в работе;
-рациональную организацию рабочих мест и обеспечение благоприятных условий труда работников делопроизводства.
· 8.2. Структура и функции служб делопроизводства.
· 8.3. Должностной и численный состав делопроизводственного персонала.
· 8.4. Нормирование делопроизводственных работ.
· 8.5. Основные требования к оборудованию рабочих мест.
· 8.6. Условия труда работников делопроизводства.
Положение 9. «Механизация делопроизводственных процессов».
· 9.1.1. Механизация делопроизводственных процессов представляет собой применение технических средств для выполнения операций по документированию и организации работы с документами.
Цель механизации делопроизводства заключается в передаче выполнения нетворческих (вспомогательных) операций техническим средствам.
Механизация является обязательным условием рациональной постановки делопроизводства в каждом учреждении, средством повышения производительности и удешевления управленческого труда.
· 9.1.2. Механизация делопроизводственных процессов должна осуществляться на основе упорядочения делопроизводства в учреждении, исходя из порядка и правил, устанавливаемых соответствующими разделами основных положений ЕГСД, а также другими действующими нормативно-распорядительными документами.
· 9.1.3. Под комплексной механизацией следует понимать применение технических средств для всей последовательности операций с входящими, исходящими и внутренними документами. Комплексная механизация обеспечивает наиболее эффективное выполнение персоналом учреждения делопроизводственных процессов.
Приложение 1. Перечень государственных стандартов и технических условий, которые необходимо использовать при внедрении ЕГСД.
|
|
|
Приложение 1
К п.1.1
1. ГОСТ 1.5-68. Государственная система стандартизации. Построение, содержание и изложение стандартов.
2. ГОСТ 16487-70. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
3. ГОСТ 6.38-72. Система организационно-распорядительной документации. Основные положения,
4. ГОСТ 6.39-72. Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец.
5. ГОСТ 9327-60. Бумага потребительская. Форматы.
6. ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования.
7. ТУ 81-04-134-72. "Бумага документная".
|
|
|
