 |
Типовая процедура реализации закупок
|
|
|
|
ЗАКУПОЧНАЯ ЛОГИСТИКА
Организация снабжения на предприятиях
1.3.1. Организационные вопросы работы отдела снабжения
Организация снабжения зависит от типа и размера организации. В небольшой организации за все закупки может отвечать один сотрудник. В организации средних размеров может быть создан отдел, где работают сотрудники, осуществляющие закупки, грузовые экспедиторы, складские работники и клерки. В крупной организации снабжением могут заниматься сотни людей, координирующих огромные закупки материалов.
Основные вопросы организации работы отдела закупок:
1) как организовать закупки: централизованно или локально?
2) какие вопросы будет уполномочен решать отдел снабжения?
3) каков будет статус отдела снабжения, кому будет подчиняться директор по закупкам?
4) какова будет организационная структура и распределение обязанностей внутри отдела снабжения?
Организации, чьи подразделения территориально удалены друг от друга, могут прибегать в некоторых случаях к локальным вариантам организации закупок. Но обычно снабжение предприятия организуется одним отделом, что позволяет получить выгоды от централизованных закупок:
· устранение дублирования;
· объединение всех закупок аналогичных или похожих материалов, что позволяет получать скидки;
· координация связанных между собой видов деятельности для сокращения затрат на транспортировку, хранение и обслуживание;
· наличие единой точки контактов с поставщиками;
· сокращение затрат на транспортировку, хранение и обслуживание;
· концентрация ответственности за снабжение, что облегчает управленческий контроль.
На рис. 10.1 представлены два варианта организационной структуры предприятия, которые принципиально отличаются возможностями реализации системного подхода к управлению МП.
|
|
|
В варианте, представленном на рис. 1.1,а, функция управления МП в процессе снабжения разделена между различными службами, что снижает эффективность ее реализации. Структура, представленная на рис. 1.1,б, устраняет такое разделение, объединяя управление запасами, закупки и складирование в одних руках.
Ранг руководителя, которому подчиняется менеджер по закупкам, это хороший показатель статуса отдела закупок на предприятии. Если директор по закупкам является вице-президентом и подчиняется непосредственно главе фирмы, то это показывает, что снабжение признано одной из функций уровня высшего руководства. Но существуют ситуации, когда отдел закупок подчиняется исполнительному директору по производству, либо вице-президенту по административным вопросам, либо финансовому директору предприятия, либо службе главного инженера.
Типовая процедура реализации закупок
Выбрав поставщика и заключив соглашения о закупках, организация затем должна следовать определенной процедуре, которая зависит от типа закупаемой продукции. На рис. 1.2 представлены типовые шаги цикла закупок, которые могут усложняться или упрощаться.
Первые три шага приводят к отбору материалов и поставщика, а затем, на шаге 4, наступает основной момент, связанный с размещением заказа на покупку. Здесь организация соглашается купить конкретные материалы у поставщика, после чего заказ на закупку приводит в действие всю цепь поставок (совместно с необходимым планированием производства, заключением соглашений с транспортными организациями, финансированием и т.д.). Заказ на закупку — это часть юридического контракта между организацией и ее поставщиком. Остальные шаги приводят к уточнению деталей поставки.
|
|
|
а
б
Рис. 1.1. Варианты реализации функции снабжения на предприятии
Рис. 1.2. Типовые шаги цикла закупок
Все эти действия приводят к определенным затратам, иногда довольно высоким, что приводит к поиску путей их снижения.
Существует еще одна проблема – значительное время, требующееся на их выполнение. Иногда доставка материалов от поставщика может занимать один день, хотя сама организация доставки требует до пяти недель.
Электронное снабжение
Большинство организаций уже сегодня в той или иной форме пользуются электронным снабжением. По результатам ряда обзоров были сделаны выводы, что с начала 2000-х годов свыше 50% европейских компаний применяют этот вариант снабжения. К основным выгодам, обеспечиваемым электронным снабжением, относят:
· дает мгновенный доступ к поставщикам, расположенным в любой точке мира;
· создает прозрачный рынок, на котором продукты легко доступны, а условия их получения приемлемы;
· автоматизирует закупки, применяя стандартные процедуры;
· существенно снижает время, необходимое для трансакций;
· снижает затраты (как правило, на 12 –15%);
· интегрирует собственную информационную систему с аналогичными системами поставщиков.
Следует помнить, что электронное снабжение в первую очередь обеспечивает гораздо более совершенные коммуникации, однако не обязательно улучшает физический материальный поток. Основное влияние электронного снабжения сказывается не только в повышении скорости закупок, а в его действии на цепь поставок. Теперь заказчики могут покупать у многих поставщиков, географически удаленных друг от друга. Кроме того, они могут покупать непосредственно у производителей или поставщиков начального уровня, а также могут воспользоваться множеством специализированных веб-ритейлеров.
|
|
|
