 |
Значение и место документационного обеспечения в управленческой деятельности
|
|
|
|
Стандартизация электронный документооборот унификация
Деятельность любой организации немыслима без организационно-управленческих решений. Все формы деятельности находят свое отражение в соответствующей документации.
Документационное обеспечение управления (ДОУ) - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Учитывая возросшую самостоятельность предприятий в новых экономических условиях, компетентность в области делопроизводства приобретает особую значимость.
Делопроизводство или документационное обеспечение управления - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Современное делопроизводство включает следующие направления деятельности:
обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);
организация работы с документами (получение, обработка, передача, регистрация, учет, контроль, систематизация, хранение, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).
Делопроизводство (документационное обеспечение управления) - отрасль деятельности, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними. В Российской Федерации данная деятельность регламентирована ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".
Документооборот - деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив.
Поскольку документы возникают и передвигаются в системе по мере выполнения функций управления или каких-либо деловых процессов, то на каждом предприятии, организации и фирме создается свой документооборот. Под документооборотом понимается регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте с использованием определенных методов и средств, т.е. технологии обработки, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив. Документооборот на предприятии может быть двух типов:
|
|
|
• операционный - ориентированный на обработку первичных и получение сводных и аналитических документов, содержащих операционную атрибутику и используемых на первой и второй стадиях управления;
• универсальный - отражающий информационные потоки слабоструктурированной информации, используемыми на третьей стадии управления, т.е. при исполнении управленческих решений или деловых процессов и процедур.
Параллельно с термином "делопроизводство" в последнее время используется термин "документационное обеспечение управления" (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины "делопроизводство" и "документационное обеспечение управления" являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности. Оба термина используются в названиях документов, регламентирующих организацию документационных процессов, таких как: "Государственная система документационного обеспечения управления" и "Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации".
Документирование - это запись информации на различных носителях по установленным правилам [1]. Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Реквизит - обязательный элемент оформления официального документа.
|
|
|
Документирование в организациях и фирмах может осуществляться на естественном языке, то есть, телеграмма, рукопись, телефонограмма, машинопись, факсограмма или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей информации, таких как, диски, магнитные ленты, дискеты, лазерные диски. На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документирования является компьютерная печать, но такие документы, как объяснительные записки и заявления, обычно создаются рукописным способом.
Во многих случаях законами и актами государственного управления предписывается обязательное документирование. В частности, Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" указывает: "Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации" [2].
Организация работы с документами - это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения.
Операции, входящие в технологию работы с документами:
· Прием и первичная обработка документов;
· Предварительное рассмотрение и распределение;
· Регистрация документов;
· Исполнение документов;
· Информационно-справочная работа;
· Отправка документов;
· Систематизация (формирование дел) и текущее хранение;
· Контроль исполнения документов.
Рассмотрим более подробно некоторые из перечисленных понятий. Регистрация - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения; формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел (систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке) и систематизация документов внутри дела; контроль исполнения документов- совокупность действий, обеспечивающих их своевременное исполнение.
|
|
|
В основе любого документа лежит информация. В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику и поэтому она подразделяется на научную, технологическую, социальную и т. д. В организациях, фирмах и на предприятиях (независимо от направления деятельности и формы собственности) обязательно возникает управленческая информация, которая используется для целей управления каким-либо объектом или структурами. К управленческой информации предъявляется ряд требований: достоверность, оперативность, полнота, точность, адресность, доступность для восприятия. Наиболее существенны два требования к управленческой информации:
во-первых, она должна быть своевременной;
во-вторых, достаточной для принятия решения в управлении предприятием.
Если информация приходит с опозданием, она может дать неверные сведения о проблеме, так как за время, потраченное на передачу и обработку информации, состояние проблемы может измениться. Полнота информации выражается её объемом, который должен быть достаточным для управления и отражать все стороны вопроса. Недостаточная информация, в которой отсутствует ряд фактов, приводит к малообоснованным, неверным или ошибочным управленческим решениям.
По уровню управления все документы можно разделить на четыре группы:
государственного уровня;
министерств;
объединений, корпораций;
предприятий, фирм или организаций.
По степени подлинности документы подразделяются на подлинники, черновики и копии. По времени хранения выделяют документы постоянного и временного хранения. По методу обработки документов и их заполнения можно выделить четыре группы документов:
ручного заполнения;
машинно-ориентированные документы, предназначенные для ввода с клавиатуры, содержащейся в них информации в ЭВМ;
|
|
|
машинно-читаемые документы, информация которых автоматически вводится в базу данных;
автоматического заполнения и выдачи информации на печать.
По степени гласности выделяют обычные документы, служебного пользования и секретные документы. По назначению существуют индивидуальные документы произвольной формы и документы с типовой формой.
Создание законодательной основы использования информации является фактом существенного изменения отношения общества к организации информационных ресурсов, осознания того, что информация и документ как её носитель, пронизывая все аспекты управления, влияют на функционирование различных структур и в конечном итоге приводят к достижению экономических результатов.
Для управленческой деятельности чрезвычайно важна юридическая сила документа, которая предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от неё. Для подтверждения юридической силы документа необходимо соблюдать правила составления и оформления документов. Важную роль в этом играют реквизиты, такие как наименование организации, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.
Система документации - это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Независимо от масштабности организации, фирмы и других причин, в любой организации используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительскую деятельность. Их совокупность составляет систему организационно-распорядительной документации.
На современной стадии развития общества, в период становления информационной эры произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа организаций, фирм, расширением экономического и культурного сотрудничества. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, исполняющих роль информационного обеспечения функций управления. Ручная обработка не позволяла вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и в автоматизации обработки документной информации. Однако практическое внедрение и применение средств автоматизации, эффективность их использования находятся в прямой зависимости от степени упорядоченности документации. Основным направлением совершенствования документации является стандартизация и унификация.
|
|
|
