| DOCUMENT PROPOSAL / OBJECTIVE
This procedure outlines a set of requirements and approval procedure for non-planned deliveries to the stadiums or International Broadcast Center (IBC).
| ЦЕЛЬ ДОКУМЕНТА
Определить порядок согласования и осуществления внеплановых поставок на стадион и/или Международный вещательный центр (МВЦ) для грузовых и сервисных транспортных средств (т/с).
|
| PROCEDURE DESCRIPTION / DETAILING
Non-planned deliveries to the stadium and/or IBC (hereinafter referred to as - Site) – are the deliveries which were not included in Master Delivery Schedule (MDS) and do not have "Delivery windows".
Non-planned deliveries are made in exceptional cases and under the following conditions:
· the application for non-planned delivery (Application) should be fill in hard copy in accordance with the form in Appendix1 to this procedure. The Application could be submitted 24 hours a day;
· the Application is subject to be approved in accordance with this procedure;
· before entering the Site, the vehicle and cargo are subject to pass screening procedures in the Remote Search Park (RSP) in accordance with the policy (depends on vehicle category) – PP-161 «Working process at Remote search park (RSP) and screening of cargo, delivery and service vehicles» or in accordance with the policy PP-160 «Screening of special categories of cargo and Special categories of delivery and service vehicles»;
· access to the Site allowed in accordance with the procedure PP-196 «Access of Delivery and Service Vehicles including special categories of Delivery and Service vehicles at the VSA of stadium and / or IBC», meanwhile approved Application for non-planned delivery replaces the "access key" to the Site - "Availability of vehicle in the MDS".
| ОПИСАНИЕ ПРОЦЕДУРЫ
Внеплановые поставки на стадион и/или МВЦ (далее - Объект) - это поставки, выполняемые вне Сводного Графика Поставок (СГП) и «Окон поставок».
Внеплановые поставки осуществляются в исключительных случаях и при выполнении следующих ключевых положений:
· заявка на внеплановую поставку (Заявка) оформляется в бумажном виде по форме, приведённой в Приложении 1 к настоящей процедуре. Оформление и подача Заявки может осуществляться круглосуточно;
· Заявка подлежит обязательному согласованию и утверждению в соответствии с настоящей процедурой;
· перед доступом на объект груз и т/с проходят процедуру предварительной проверки в Удаленном пункте досмотра транспорта и грузов (УПДГ) в соответствии с политикой (в зависимости от принадлежности к советующей категории т/с) - РР-161 «Организация работы Удаленного пункта досмотра транспорта и грузов (УПДГ) и порядок осмотра грузов, грузовых и сервисных транспортных средств» или в соответствии с политикой РР-160 «Осмотр особых категорий грузов и особых категорий грузовых и сервисных транспортных средств»;
· доступ на объект осуществляется в соответствии с процедурой РР-196 «Доступ грузовых и сервисных транспортных средств (т/с), в том числе особых категорий грузовых и сервисных т/с, через ЗДТ Стадиона и/или МВЦ», при этом надлежаще оформленная и утверждённая уполномоченными сотрудниками Заявка на внеплановую поставку заменяет «Ключ доступа» на объект - «Наличие т/с в сводном графике поставок».
|
| PROCEDURE - STEP BY STEP ACTIONS
| ПРОЦЕДУРА - ПОШАГОВОЕ ОПИСАНИЕ ДЕЙСТВИЙ
|
| №
| Action
| Accountable
| №
| Действие
| Ответственный
|
|
| Fill in the Application in accordance with a form in Appendix №1 to this Procedure and get approve by the authorized employees under following order:
• if the non-planned delivery is going to be done on Match day during the period 6h. before the match and 4h. after the match, the Application should be approved by the:
- Site logistics manager
- Site manager (Stadium or IBC manager)
- Site security coordinator
• if the non-planned delivery is going to be done on any other day except the period mentioned above in p.1.1., the Application should be approved by the:
•Site logistics manager.
| Authorized department representative -Applicant
|
| Заполнить Заявку по форме согласно Приложения №1 к настоящей Процедуре и утвердить Заявку у уполномоченных сотрудников в следующем порядке:
1.1. в случае, если запрашивается время внеплановой поставки в день матча в период 6 часов до начала матча и 4 часа после окончания матча, Инициатор должен утвердить Заявку у:
- Менеджера по логистике Объекта;
- Руководителя Объекта (стадиона и/или МВЦ);
- Координатора по безопасности Объекта.
1.2. в случае, если запрашивается время внеплановой поставки - любое другое время кроме периода, указанного выше в п.1.1., Инициатор должен утвердить Заявку у:
- Менеджера по логистике Объекта.
| Уполномоченный сотрудник от департамента – Инициатор Заявки
|
|
| Within one hour after the Application was received, make a decision regarding a possibility to confirm non-planned delivery and inform responsible involved parties under following order:
If the non-planned delivery is going to be done on Match day as it mentioned above in this procedure in p.1.1:
ü If the Application was confirmed:
- approve (sign) correctly completed Application received from the Initiator;
- hand the signed Application back to the Applicant.
ü If the Application was rejected:
- write the rejection reason in appropriate box of the Application *;
- inform Applicant about results of Application consideration.
* In case of rejection the original of the Application (hard copy) should be stored by the Site logistics manager or Site manager - depends on who rejects the Application.
If the non-planned delivery is going to be done during the period as it mentioned above in this procedure in p.1.2:
ü If the Application was confirmed:
- approve (sign) correctly completed Application received from the Initiator;
- pass a copy of Application** to the Site Vehicle screening area (VSA);
- inform Site manager about results of Application consideration
- inform logistics employee in Log Point and security employee in RSP about Application confirmation
ü If the Application was rejected:
- write the rejection reason in appropriate box of the Application**;
- inform Applicant about results of Application consideration.
** The original of the Application (hard copy) should be stored by the Site logistics manager
|
Site logistics manager,
Site manager
Site logistics manager,
Site manager
Site logistics manager
Site logistics manager
|
| В течение не более, чем 1 час с момента получения Заявки от Инициатора, принять решение в отношении полученной Заявки и информировать ответственных лиц в следующем порядке:
· В случае, если запрашивается время внеплановой поставки в день матча как указано в п.1.1. данной процедуры:
ü в случае положительного решения:
- утвердить (подписать) полученную от Инициатора корректно оформленную Заявку на внеплановую поставку;
- передать (вернуть) подписанную Заявку Инициатору;
ü в случае отрицательного решения:
- указать мотивированное обоснование отказа в согласовании Заявки в соответствующем поле Заявки*;
- передать информацию о результате рассмотрения Заявки Инициатору.
* Оригинал Заявки, в случае отрицательного решения, хранится у Менеджера по логистике Объекта или Руководителя Объекта в зависимости от того, кем принято отрицательное ращение по Заявке.
· В случае, если запрашивается время внеплановой поставки как указано в п.1.2. данной процедуры:
ü в случае положительного решения:
- утвердить (подписать) полученную от Инициатора корректно оформленную Заявку на внеплановую поставку;
- передать копию утверждённой Менеджером по логистике Заявки** в соответствующую зону досмотра транспорта (ЗДТ) Объекта;
- информировать руководителя Объекта о положительном решении по Заявке;
- информировать сотрудника логистики в Пункте Регистрации транспортных средств Log point и сотруднику безопасности УПДГ о положительном решении по Заявке.
ü в случае отрицательного решения:
- указать мотивированное обоснование отказа в согласовании Заявки в соответствующем поле Заявки**;
- передать информацию о результате рассмотрения Заявки Инициатору.
** Оригинал Заявки хранится у Менеджера по логистике Объекта.
|
Менеджер по логистике Объекта,
Руководитель Объекта
Менеджер по логистике Объекта,
Руководитель Объекта
Менеджер по логистике Объекта
Менеджер по логистике Объекта
|
|
| If the non-planned delivery is going to be done on Match day as it mentioned above in this procedure in p.1.1, the Application approved by the Site logistics manager and Site manager should be passed to the Site security coordinator.
Within one hour after the Application was received, make a decision regarding a non-planned delivery and inform responsible parties under following order:
ü If the Application was confirmed:
- approve (sign) correctly completed Application received from the Initiator;
- pass the Application to the Site JSP;
- inform Site logistics manager that Application was passed to the Site JSP.
ü If the Application was rejected:
- write the rejection reason in appropriate box of the Application *;
- inform Site logistics manager about results of Application consideration. Site logistics manager is responsible to inform Applicant about results of Application consideration.
* In case of rejection the original of the Application(hard copy) should be stored by Site security coordinator.
| Applicant
Site security coordinator (or PSC senior guard)
|
| В случае, если запрашивается времявнеплановой поставки в день матча как указано в п.1.1. данной процедуры, заполненную и подписанную у Менеджера по логистике Объекта и Руководителя Объекта Заявку передать на утверждение Координатору по безопасности Объекта.
В течение не более, чем 1 час с момента получения Заявки, принять решение в отношении полученной Заявки и информировать ответственных лиц в следующем порядке:
ü В случае положительного решения:
- утвердить (подписать) полученную от Инициатора корректно оформленную Заявку на внеплановую поставку;
- передать Заявку в ОПБ объекта;
- проинформировать Менеджера по логистике объекта о передаче заявки в ОПБ объекта.
ü В случае отрицательного решения:
- указать мотивированное обоснование отказа в согласовании Заявки в соответствующем поле Заявки*;
- передать информацию о результате рассмотрения Заявки менеджеру по логистике объекта, который в свою очередь информирует Инициатора Заявки.
* Оригинал Заявки, в случае отрицательного решения, хранится у Координатора по безопасности Объекта.
| Инициатор
Координатор по безопасности Объекта (или старший сотрудник ЧОО)
|
|
| Within one hour after the Application was received, make a decision regarding a non-planned delivery and inform responsible parties under following order:
ü If the Application was confirmed:
- approve (sign) the Application;
- pass a copy of Application* to the Site security coordinator and to the Site Vehicle screening area (VSA);
ü If the Application was rejected:
- write the rejection reason in appropriate box of the Application *;
- Inform Site security coordinator about results of Application consideration.
*The original of the Application (hard copy) should be stored in the Site JSP.
| Site JSP authorized officer
|
| В течение не более, чем 1 час с момента получения Заявки, принять решение в отношении полученной Заявки и информировать ответственных лиц в следующем порядке:
ü В случае положительного решения:
- утвердить Заявку (подписать);
- передать копию утвержденной Заявки* Координатору по безопасности объекта и в соответствующую зону досмотра транспорта (ЗДТ) Объекта.
ü В случае отрицательного решения:
- указать мотивированное обоснование отказа в соответствующем поле Заявки*;
- передать информацию о результате рассмотрения Заявки координатору по безопасности объекта.
*Оригинал Заявки хранится в ОПБ объекта.
| Уполномоченный сотрудник ОПБ объекта
|
|
| Inform responsible parties under following order about results of Application consideration by the Site JSP:
- inform Site logistics manager about results of Application consideration;
- inform Authorized department representative (Applicant) about results of Application consideration;
- inform Stadium manager about results of Application consideration;
- If Site JSP confirmed the Application, inform Log Point logistics manager and RSP security coordinator.
| Site security coordinator
Site logistics manager
|
| Информировать в следующем порядке ответственных лиц о результатах рассмотрения ОПБ объекта Заявки на внеплановую поставку:
- передать информацию о результате рассмотрения Заявки менеджеру стадиона по логистике объекта;
- передать информацию о результате рассмотрения Заявки уполномоченному сотруднику от департамента (Инициатору Заявки);
- передать информацию о результате рассмотрения Заявки руководителю Объекта;
- передать информацию о результате рассмотрения Заявки ОПБ объекта (в случае положительного решения) сотруднику логистики в Пункте Регистрации транспортных средств Log point и сотруднику безопасности УПДГ.
| Координатор по безопасности объекта/
Менеджер по логистике объекта
|
|
| In the case of agreement and approval the Applications in accordance with this procedure, delivery or service vehicle access to the Site is carried out in accordance with the procedure PP-196 «Access of Delivery and Service Vehicles including special categories of Delivery and Service vehicles at the VSA of stadium and/or IBC».In this case, Aapproved Application for non-planned delivery replaces the "access key" to the Site - "Availability of vehicle in the MDS".
| State Secuity Officer/ PSG
|
| В случае согласования и утверждения Заявки на внеплановую поставку согласно положений настоящей процедуры, доступ грузового или сервисного транспортного средства на объект осуществляется в соответствии с процедурой РР- 196 «Доступ грузовых и сервисных транспортных средств (т/с), в том числе особых категорий грузовых и сервисных т/с, через ЗДТ Стадиона и/или МВЦ». При этом надлежаще оформленная и утверждённая уполномоченными сотрудниками Заявка на внеплановую поставку заменяет «Ключ доступа» на Объект - «Наличие т/с в сводном графике поставок».
| Сотрудник МВД России/ Сотрудник ЧОО
|
| ADDITIONAL COMMENTS
Related documents:
· Security Concept for the 2017 FIFA Confederations Cup and 2018 FIFA World Cup in RussiaТМ.
· PP-161 Working process at Remote search park (RSP) and screening of cargo, delivery and service vehicles;
· PP-160Screening of special categories of cargo and Special categories of delivery and service vehicles;
· PP-196 Access of Delivery and Service Vehicles including special categories of Delivery and Service vehicles at the VSA of stadium and / or IBC.
| ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ КОММЕНТАРИИ
Связанные документы:
· Концепция сервисов, связанная с обеспечением безопасности Кубка Конфедераций FIFA 2017 года и Чемпионата мира по футболу FIFA 2018 года в РоссииТМ.
· РР-161 Организация работы Удаленного пункта досмотра транспорта и грузов (УПДГ) и порядок осмотра грузов, грузовых и сервисных транспортных средств
· РР- 160 Осмотр особых категорий грузов и особых категорий грузовых и сервисных транспортных средств
· РР- 196 Доступ грузовых и сервисных транспортных средств (т/с), в том числе особых категорий грузовых и сервисных т/с, через ЗДТ Стадиона и/или МВЦ
|
| Дата подачи заявки /
Date of the Application
|
| Цель осуществления внеплановой поставки/ Purpose of the non-planned delivery
|
|
| Ф.И.О. инициатора/
Applicant’s full name
|
| Департамент и Должность Инициатора /Department and Applicant Position
|
|
| Контактная информация Инициатора (email, телефон)/Applicant’s contacts
|
| Подпись Инициатора/ Applicant signature
|
|
|
|
| Наименование Объекта внеплановой поставки / Non-planed delivery Site name
|
| Дата и время внеплановой поставки/ Non-planed delivery date and time
|
__________________/_______________
|
| Регистрационный номер т/с, осуществляющего внеплановую поставку/Number plate of the vehicle
|
| ФИО водителя/
Driver’s full name
|
|
| Объем внеплановой поставки/
Volume of the delivery
|
| Дополнительная информация/ Additional comments
|
|
| Позиция / Position
| ФИО /Full name
| Утверждение заявки / Application approval
| Дата и Подпись/
Date and Signature
|
| Менеджер Объекта по логистике/
Site logistics manager
|
| Согласовано/ Не согласовано/
Approved Rejected
|
|
| Причина отказа/
Rejection reason:
|
| УТВЕРЖДЕНИЕ ЗАЯВКИ В СЛУЧАЕ ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ ВНЕПЛАНОВОЙ ПОСТАВКИ В ДЕНЬ МАТЧА В ПЕРИОД 6 ЧАСОВ ДО НАЧАЛА МАТЧА И 4 ЧАСА ПОСЛЕ ОКОНЧАНИЯ МАТЧА/ Application approval if the delivery is going to be done in MD in the period of 6h before the Match and 4h after the Match
|
| Руководитель Объекта/
Site manager
|
| Согласовано/ Не согласовано/
Approved Rejected
|
|
| Причина отказа/
Rejection reason:
|
| Координатор по безопасности Объекта/
Site security coordinator
|
| Согласовано/ Не согласовано/
Approved Rejected
|
|
| Причина отказа/
Rejection reason:
|
| ОПБ объекта /
Site Joint Security Post
|
| Согласовано/ Не согласовано/
Approved Rejected
|
|
| Причина отказа/
Rejection reason:
|
