Квалификационные требования

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Офис-менеджер филиала

Общие положения

1.Непосредственный руководитель	Директор филиала
2.Подчиненные сотрудники:	нет

Основная цель должности

Обеспечение работы офиса филиала

Функции должности

Для обеспечения делопроизводства в филиале: · Осуществляет администрирование ЭДО, распределение информации по конечным получателям, контроль доведения распорядительных документов. · Осуществляет приём, регистрацию, передачу адресату, учёт, ознакомление и хранение входящей, исходящей и внутренней корреспонденции Филиала, отправка/прием экспресс почты. · Выполняет поручения директора филиала по работе с первичными документами учёта. 2. По заданию руководителя осуществляет служебную переписку с подразделениями компании электронными средствами связи, в т.ч. средствами ЭДО, ISupport, JIRA. 3. Для организации кадрового делопроизводства филиала: · Осуществляет формирование табеля в системе учёта: подготовка печатных форм табеля, внесение административных отпусков, формирование отчета по табелю рабочего времени, подпись у директора, отправка в отдел персонала РЦП. · Обеспечивает хранение кадровых документов: очередной отпуск, административный отпуск, приказы по премированию, переводу с должности на должность, больничные листы, и осуществляет их передачу в отдел персонала РЦП. · Формирует пакет документов по приему и увольнению сотрудников филиала. · Регистрирует командировки в системе учёта; ведёт журнала командировок. 4. Для предоставления качественной услуги клиентам обрабатывает входящие звонки филиала, консультирует их по вопросам дальнейших контактов по темам продаж, дебиторской задолженности. 5. Осуществляет помощь в оформлении возврата товара сотрудникам сбыта и бухгалтерии филиал и формирование РВМ по заданию директора филиала. 6. Заполняет показатели, которые формируют мотивацию сотрудников сбыта филиала, для загрузки в систему учёта. Информирует сотрудников сбыта о плановых показателях под подпись. 7. Ведёт журналы обучений от поставщиков и внутри филиальных обучений. 8. Для обеспечения сохранности и учёта орг. техники филиала проводит мероприятия согласно распорядительным документам компании. Для обеспечения филиала рекламными материалами проводит мероприятия согласно утвержденному план - бюджету рекламной деятельности подразделения, получает счета за размещение рекламы, визирует их у директора филиала. 10. Осуществляет работы по подключение/отключение вебинаров. 11. Обеспечивает материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий 12. Организует обеспечение офиса офисной техникой, комплектующими, канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса. Организует их приемку, учет, хранение и выдачу 13. Осуществляет и контролирует смену подписей в электронных почтах сотрудников. 14. Выполняет прочие поручения руководителя. 15. Заполняет журналы по пожарной безопасности 16. Соблюдает правила охраны труда, пожарной безопасности и техники безопасности.

Имеет право: Ø Требовать от начальников секторов своевременной подачи информации по рекламе / визиткам. Ø Информировать директора филиала о несвоевременном ознакомлении сотрудников филиала с распорядительными документами. Ø Информировать директора филиала о проблемах, препятствующих исполнению функционала. Ø Вносить предложения по совершенствованию работы филиала.

Полномочия

Ответственность

Несет ответственность за: 1. Надлежащее исполнение должностных обязанностей. 2. Надлежащее оформление договорной документации. 3. Качество обслуживания клиентов. 4. Разглашение информации о коммерческой деятельности 5. Добросовестное и своевременное выполнение распоряжений непосредственного руководителя в рамках функций, предусмотренных настоящей Инструкцией.

 

Квалификационные требования

1.Знания, умения и навыки	Должен знать: - законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по организации сбыта; - профиль, специализацию, особенности структуры организации; - основы деловой коммуникации; - регламенты организации, связанные с его непосредственной деятельностью и деятельностью менеджеров отдела; - правила работы с документами и требования к их хранению; - структуру компании и правила взаимодействия подразделений; - современные средства сбора и обработки информации; - понимать принцип работы ЭДО, ISupport, JIRA и хорошо ориентироваться в его структуре. - основы корпоративного делопроизводства компании. - этику и правила поведения   Должен уметь: - работать с клиентами филиала; - произвести впечатление и создавать доверительную атмосферу, - грамотно использовать жестикуляцию и голос - пользоваться современными почтовыми ресурсами; - эффективно взаимодействовать с другими подразделениями компании; - работать с программами Word, Excel, Pointили альтернативными программами подготовки презентаций; - работать в системе запросов пользователей Oracle ISupport JIRA; - работать в аналитическом блоке BI; - работать в системе ЭДО; - работать с интернет - браузерами; - точно и понятно формулировать свои мысли, аргументировать свою точку зрения.   Личностные качества и потенциальные способности: - коммуникабельность; - требовательность; - ответственность; - обучаемость; - организованность; - адекватность в восприятии критики; - стрессоустойчивость.
2.Образование	Высшее / Среднее специальное
3.Опыт работы	Стаж работы не менее одного года.

Должностную инструкцию разработал

«__» ____________ 20 г.

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: