Главная | Обратная связь | Поможем написать вашу работу!
МегаЛекции

Задание 4. Создание запроса на выборку для таблицы внутренних документов.





Создайте запрос Приказы ОДна выборку из таблицы Документы МНТ приказов по основной деятельности.

1. Запустите Мастер запросов.

2. Для запроса выберите из таблицы Документы МНТполя Регистрационный Номер, Дата Документа, Краткое содержание, Вид документа.

3. Задайте имя запроса Приказы ОД.

4. После работы мастера просмотрите результаты запроса. Созданный в таком виде запрос отбирает все документы из таблицы, поэтому надо дополнительно задать условие отбора.

5. Перейдите в режим конструктора и запишите в поле Вид документа условие отбора Like "Пр", а также отключите флажок Вывод на экран(Рис. 7).

6. Измените поле Дата Документана вычисляемое поле Дата Приказас функцией: Дата Приказа: CStr([Документы МНТ]![Дата Документа])

Функция CStr() преобразует аргумент любого типа, заключенный в скобках, в текстовый тип (рис 7.). Дата в текстовом виде применяется для организации

 

 

Рис. 7. Бланк запроса

 

слияния информации из базы данных с текстовым документом.

7. Просмотрите итоги работы запроса. Теперь в таблице представлены только приказы по основной деятельности (рис. 8).

 

 

Рис. 8. Приказы по основной деятельности

Задание для самостоятельной работы.Создайте запросы на выборку внутренних документов другого вида (приказы по личному составу).

Задание 5. Учет входящих документов в базе данных «Документация МНТ».

Входящие документы являются в основном письмами, которые поступают в организацию по почте, то есть в бумажном виде, а не в виде электронного документа. Входящие документы подлежат регистрации в специальном журнале. Такой журнал можно создать в среде баз данных. Создайте таблицу Входящие для учета и регистрации входящих документов. На основе этой таблицы создайте: форму для ввода данных, запросы с различными критериями отбора данных, отчет для получения твердой копии сведений из таблицы.

1. Рассмотрите структуру таблицы Входящие. Она соответствует форме журнала регистрации входящих документов. В ней содержится поле Фамилия исполнителя, которое является полем подстановки из запроса Исполнитель.



 

Рис.9. Структура таблицы «Входящие»

2. Для формирования запроса Исполнительнадо установить связь базы данных Документация МНТ с базой данных Сотрудники. Для этого:

2.1. Откройте базу данных Документация МНТ;

2.2. Выполните действия: на вкладке Внешние данныев группе Импортщелкните по кнопке ;

2.3. В окне обзора откройте базу данных Сотрудники МНТ и выберите для вставки таблицы Сотрудникии Структура ЗАО МНТ. В области переходов базы данных Документация МНТпоявятся эти таблицы.

3. Создайте запрос Исполнитель. Включите в запрос поля Фамилия из таблицы Сотрудники и Код отдела из таблицы Структура ЗАО МНТ.

4. Создайте таблицу Входящиесо структурой, приведенной на рисунке 9. В ключевом поле Код Регистр Входкод регистрации входящих») будет автоматически устанавливаться номер документа в порядке их внесения в таблицу. В поле Дата Поступлениявведите значение по умолчанию: функцию =Date(), которая вычисляет текущую дату. При заполнении таблицы текущая дата всегда будет появляться в поле по умолчанию. При необходимости ее можно изменить. Поле Фамилияявляется полем подстановки из запроса Исполнитель.

5. Заполните таблицу несколькими записями.

Задания для самостоятельной работы:

Задание 1. Создайте форму Входящие для ввода данных.

Задание 2. Создайте запрос на отбор входящих документов по критериям, которые приведены в таблице (рис. 10).

 

Поле Условие отбора Пояснение
Дата Документа >Now()-30 Отбирает все документы за последний месяц
Фамилия исполнителя = «Веселов» Отбирает все документы, переданные для исполнения сотруднику Веселову

 

Рис.10. Критерии запроса

Задание 3. Составьте отчет либо по всей таблице, либо по запросу.

Задание 6. Учет исходящих документов в базе данных.

Для учета исходящих документов в базе данных создайте журнал регистрации с приведенной структурой. Задайте в таблице поля типа Гиперссылка ссылками на файл исходящего документа и на адрес электронной почты. Заполните таблицу несколькими записями.

 

Рис. 11. Структура таблицы «Исходящие»

 

1. Создайте таблицу Исходящиес приведенной структурой (Рис. 11).

2. В окне свойств поля Название Исхвведите значение по умолчанию «Письмо», так как наиболее часто исходящим документом является письмо.

3. В окне свойств поля Датавведите значение по умолчанию =Date() (или Now()).

Примечание.Для задания значения по умолчанию. Нужно в окне Свойства поляна вкладке Общие – Значение по умолчаниюустановить заданное значение (рис. 12).

 

 

Рис. 12. Значение по умолчанию поля «Письмо»

 

4. Для заполнения поля Фамилияопределите подстановку из запроса Исполнитель.

5. Для полей Место документаи АдресЭПопределите тип данных Гиперссылка. В поле Место Документабудет размещаться ссылка на исходящий документ, а в поле АдресЭП- адрес электронной почты, по которому будет отправлен исходящий документ.

6. Заполните таблицу Исходящиес использованием ссылок на файлы исходящих документов. Для этого:

6.1. Создайте и сохраните исходящий документ в папке Исходящие;

6.2. Откройте в базе данных Документация МНТтаблицу Исходящие;

6.3. Заполните поля пустой записи. В поле Место Документа введите заголовок созданного документа и установите ссылку на документ;

6.4. Скопируйте заголовок (он будет означать также и тему посылаемого сообщения).

В поле АдресЭП введите адрес электронной почты. Для этого:

· Щелкните на кнопке Добавить гиперссылку;

· В окне изменения гиперссылки на панели Связать сустановите переключатель на «Электронной почтой»;

· Введите адрес электронной почты: либо вручную, либо выбрав его из списка недавно использовавшихся адресов;

· В строке Темавставьте скопированный заголовок документа. Закройте окно, щелкнув на кнопке ОК;

· После ввода адреса электронной почты в таблице появиться адрес в следующем виде mailto:petrov@ooostar/ru?subject=Заголовок документа.

7. Для отправки документа по электронной почте из базы данных щелкните мышкой на адресе электронной почты. Автоматически запустится программа Outlook Express и появится окно отправки сообщения.

8. Нажмите кнопку Отправить сообщение.

 





Рекомендуемые страницы:

Воспользуйтесь поиском по сайту:



©2015- 2021 megalektsii.ru Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав.