 |
Лекция 15. Служебные письма.
|
|
|
|
Служебное письмо – средство обмена информацией между учреждениями и гражданами, между структурами организации.
Письма составляют порядка 80% документооборота в организации. Это определяет повышенные требования к оформлению письма.
Ввиду больших объемов документов в форме писем, к содержанию письма и к его оформлению предъявляются жесткие требования:
1. Объем письма не должен превышать одной страницы (желательно).
2. Текст письма не должен допускать разных толкований («казнить нельзя помиловать»).
3. Текст письма должен быть посвящен одному вопросу. Для обеспечения восприятия и понимания текста целесообразно начинать изложение с существа вопроса, поместив доказательства и выводы во второй части письма.
4. Существует давняя традиция унификации текста писем, которая затрагивает словарный состав, синтаксис, графику письма, пунктуацию и стиль. Поэтому возможно использование стандартных текстов писем. При этом необходимо учитывать, что стандартный текст может не соответствовать реальным ситуациям. Практика показывает, что стандартные письма можно использовать в половине случаев.
Письма бывают:
1. Сопроводительные – направляются одновременно с другими документами и содержат дополнительные сведения о документах (о содержании, о дате поступления и т.п.)
2. Информационные – часто носят рекламный характер, служат целью сообщить адресату о чем-либо.
3. Приглашения.
4. Разрешения – обычно отражают факт согласования какого-либо вопроса с другой организацией.
5. Письмо-мандат – удостоверяющее правомочность человека.
6. Псьмо-подтверждение.
7. Письмо-предложение.
и другие.
Приложение. Примеры оформления документов (см. ниже).
|
|
|
Отдел бронирования
Докладная записка
17.04.1999 №27
г. Москва
Начальнику отдела
автоматизации
Козареву И. И.
[
[Об автоматизации бронирования отелей]
Довожу до Вашего сведения, что в связи с увеличение объема продаж отдел бронирования нуждается в компьютерной программе, которая будет автоматически заполнять формы бронирования отелей и составлять окончательные списки вылетающих групп туристов.
Прошу рассмотреть вопрос о выделении группы программистов для написания данной программы.
Начальник отдела бронирования А. А Зорько.
Исполнительному директору
ООО «Светал»
Ламзину Д. В.
Объяснительная записка
14.04.1999 №132
[О переносе выездного семинара]
Выездной ознакомительного семинар по Турции, проведение которого было намечено на период с 23.04.99 по 30.04.99 переносится на период 15.05.99 – 22.05.99 в связи с недостаточным количеством желающих принять участие туристических агентств.
Начальник отдела по работе
с региональными представителями Н. И. Ротмистрова
ООО «Светал»
Москва, 125422, Дмитровский пер., 5
Тел.: (095) 956-17-33 факс: (095) 956-1734
Производственный отдел
Положение
13.05.99 П-3 «Утверждаю»
Директор ООО «Светал»
А. В. Никандров
13.05.99
Положение о производственном отделе.
1. Общие положения.
1.1 Производственный отдел осуществляет производство туристических путевок.
1.2. Производственный отдел возглавляет заместитель директора по производству, подчиненный непосредственно директору фирмы.
1.3. Заместитель директора по производству назначается и освобождается от занимаемой должности директором.
1.4. Промзводственный отдел в своей деятельности руководствуется:
· законодательными и иными нормативно-правовыми актами государственной власти и управления РФ:
|
|
|
· правилами и инструкциями по производству, утвержденными директором фирмы;
· положением о фирме;
· настоящим положением.
1.5. Производственный отдел имеет круглую печать с обозначением своего наименования.
2. Основные цели и задачи.
2.1. Основными целями производственного отдела являются организация, руководство, координация, контроль и реализация производственного процесса.
2.2. Производственный отдел решает следующие задачи:
· совершенствование форм и методов производства;
· организация производства и контроль за выполнением работ;
· участие в разработке и внедрение прогрессивных технологий в производство;
· организация подготовки и повышения квалификации работников отдела.
3. Функции производственного отдела:
3.1 Функции между структурными подразделениями производственного отдела распределяются следующим образом:
3.2
ООО «Светал»
Москва, 125422, Дмитровский пер., 5
Тел.: (095) 956-17-33 факс: (095) 956-1734
Должностная инструкция «Утверждаю»
13.05.99 Д-5 Директор ООО «Светал»
г. Москва А. В. Никандров
13.05.99
Должностная инструкция заместителя директора по производству.
1. Общая часть
1.1. Заместитель директора по производству организовывает своевременный выпуск качественной продукции.
1.2. Заместитель директора по производству непосредственно подчинен директору фирмы.
1.3. Заместитель директора по производству назначается и освобождается от должности директором фирмы.
1.4. На должность заместителя директора по производству назначаются лица, имеющие высшее оброзование, опыт работы на руководящих должностях.
1.5. Заместитель директора по производству руководствуется в своей работе:
· положением о производственном отделе,
· положением о фирме,
· настоящей должностной инструкцией.
2. Основные задачи и обязанности.
2.1. Основной задачей заместителя директора по производству является организация и контроль за деятельностью производственных подразделений.
2.2. Для выполнения указанной работы заместитель директора по производству обязан:
· организовывать реализацию производственных планов фирмы,
· обеспечивать применение стандартов, технических условий, нормативных документов, необходимых для производства,
|
|
|
· обеспечивать соблюдение норм охраны труда, техники безопасности.
3. Право.
3.1. Заместитель директора по производству имеет право:
· требовать от работников производственных подразделений своевременного выполнения работ;
· докладывать руководству фирмы о случаях нарушения установленного порядка работы.
4. Ответственность.
4.1 Заместитель директора по производству несет ответственность за неисполнение обязанностей и не использование прав, предусмотренных действующими правовыми актами и настоящей инструкцией.
Общество с ограниченной ответственностью «Светал»
Москва, 125422, Дмитровский пер., 5
Тел.: (095) 956-17-33 факс: (095) 956-1734
ПРИКАЗ
от 0.04.99 №276
г. Москва
«Об изменении режима работы в предпраздничные и праздничные дни»
Приказываю:
1. Сократить продолжительность рабочего дня 30.04.99 до 15:00.
2. Работники отдела продаж и службы безопасности работают в утановленном ранее порядке приказом №7 от 03.01.99.
3. Объявить 01.05.99, 02.05.99, 03.05.99 выходными днями.
4. Довести до сведения всех сотрудников фирмы данный приказ.
5. Ответственный за исполнение приказа начальник отдела кадров Сергеева А. А.
Генеральный директор ООО «Светал» Д. С. Зубринович
ООО «Светал»
Москва, 125422, Дмитровский пер., 5
Тел.: (095) 956-17-33 факс: (095) 956-1734
ПРОТОКОЛ
24.05.99 №123
г. Москва
Заседание начальников отделов.
Председатель: Никандров А. В.
Секретарь: Радищева С.С.
Присутсвовали: Зорько А. А., Козырев В.В., Половникова Е. Е., Ротмистрова Н. В., Старовойтов Е.Е.
ПОВЕСТКА ДНЯ:
1. О подготовке к выставке "Туризм и отдых - 99". (Доклад начальника отдела маркетинга Старовойтова Е. Е.)
2. О необходимости разработки новой компьютерной программы бронирования отелей. (Доклад начальника отдела бронирования Зорько А. А.)
1. СЛУШАЛИ:
Старовойтова Е.Е. - текст доклада прилагается.
|
|
|
ВЫСТУПИЛИ:
Ротмистрова Н.В.- к 30.05.99 материалы для выставки «Туризм и отдых – 99» будут подготовлены, пожелания уполномоченных агентств учтены.
ПОСТАНОВИЛИ:
Одобрить и принять предложение Старовойтова Е.Е по подготовке к выставке.
2. СЛУШАЛИ:
Зорько А.А. – текст доклада прилагается.
ВЫСТУПИЛИ:
Козырев В.В. – Разработка нового программного обеспечения.
ПОСТАНОВИЛИ:
Одобрить предложение Зорько А.А. об автоматизации бронирования отелей. Разработать техническое задание до 05.06.99, подготовить программу к тестированию до 30.06.99. Ответственный Половникова Е. Е.
Председатель А. В. Никандров
Секретарь С.С. Радищева
|
|
|
