Программное обеспечение для создания документов на ЭВМ. Текстовые процессоры.

В настоящее время работа с текстовыми документами производится при помощи персональных компьютеров, что является удобным и надежным методом. Программное обеспечение, предназначенное для обработки документов с помощью компьютера, условно разделяют на текстовые редакторы и текстовые процессоры.

Текстовые редакторы представляют собой простейшие программы, предназначенные для самого примитивного редактирования текста. Как правило, они не имеют развитых средств форматирования.

При подготовке на компьютере различных деловых документов, отчетов и т.п. необходимо использовать текстовые редакторы, занимающие промежуточное положение между простейшими редакторами и издательскими системами. Эти редакторы, с одной стороны, достаточно доступны в изучении и не требуют сложной и дорогостоящей техники, с другой – имеют все средства, необходимые для создания сложных документов. Такие программные средства называются текстовыми процессорами.

Наиболее часто используемым текстовым процессором в нашей стране является Word, входящий в пакет MS Office. Данный редактор достаточно прост для освоения и позволяет выполнять многие операции, присущие издательским системам.

Подготовка текста на ПК в любом текстовом редакторе состоит из двух частей: ввод текста и редактирование текста.

Ввод текста, как правило, осуществляется с помощью клавиатуры, хотя возможны и другие варианты, например ввод текста с помощью сканера, преобразование его в текстовый файл и редактирование с помощью редактора.

Word позволяет работать с большим количеством шрифтов, поэтому прежде всего следует подобрать шрифт, удовлетворяющий по своему виду, размеру, стилю. Под шрифтом понимают совокупность букв, цифр, специальных знаков, оформленных в соответствии с едиными требованиями. Различают шрифты и по начертанию - прямой, курсивный, полужирный, подчеркнутый и др. Правильный выбор типа шрифта и его номера во многом определяется характером вводимого текста.

Инсталляция шрифтов осуществляется для Windows. Поддерживается процедура выбора шрифтов большинством приложений Windows, в том числе и Word.

После выбора шрифта желательно задать размеры листа бумаги, на котором предполагается печатать текст. В закладке «Размер бумаги» (меню «Параметры страницы») указываются размер бумаги и его ориентация. Отметьте, что при любой ориентации текста лист бумаги при печати вставляется в принтер обычным образом.

Следующий этап работы в текстовом редакторе - редактирование набранного текста. Под редактированием понимаются оформление заголовков, задание красной строки в абзацах, вставка рисунков, графиков и другого графического материала в текст, создание гиперссылок, изменение шрифта, копирование и перемещение информации.

Все действия по редактированию текста в текстовом процессоре производятся над выделенными фрагментами. Для того чтобы отметить полную строку, достаточно передвигать указатель мыши к левой границе строки до тех пор, пока он не превратится в стрелку, направленную в правый верхний угол. После этого надо нажать левую кнопку. Для выделения слова достаточно подвести к нему указатель мыши и дважды нажать левую кнопку. Выделить абзац можно, поставив курсор внутри него и трижды нажав левую кнопку мыши.

Действия по редактированию текста можно осуществить и с помощью контекстно-зависимого меню.

Текстовый редактор Word имеет средства, позволяющие редактировать документы нескольким пользователям и затем объединить сделанные исправления в исходном документе. К таким средствам относятся примечания, исправления и рассылка документов.

Для того чтобы разрешить пользователям комментировать текст без внесения изменений в документ, его нужно защитить с правом ввода примечаний. Возможность вносить изменения в документ позволит защита с правом ввода исправлений. Для максимальной эффективности защиты используется пароль.

Если в редактировании документа принимают участие несколько пользователей, то имеется возможность объединить все исправления и примечания в исходный документ для просмотра сразу всех изменений. В качестве исходного файла задается документ, в котором предполагается объединить исправления. Исправления, сделанные в документе, не могут быть объединены, если они не были помечены.

Пользователь имеет возможность принять или отклонить сделанные исправления.

Часто при редактировании текста необходимо перемещаться по нему из начала в конец и наоборот. Если текст достаточно велик и притом содержит много графических образов, эта процедура занимает много времени. Для перемещения можно использовать опцию «Правка/Перейти». Также удобным средством поиска является Закладка.

После набора и редактирования текста необходимо его сохранить и/или распечатать.

Текстовый редактор Word обладает широкими возможностями для печати текстов на принтере.

Меню печати позволяет:

• задать число копий текста в соответствующем поле;

• указать количество страниц для печати (все страницы, только отмеченные, отдельные страницы или последовательность страниц);

• если необходимо распечатать тексты не сразу или на другой машине, то полезно выдать весь текст в специальный файл печати (Печать в файл). После этой операции можно распечатать данный файл на любом принтере.

• настройку дополнительных параметров, выбор принтера, просмотр и изменение его свойств.

Конечно, возможности Word не ограничиваются отмеченными выше, а значительно шире. В частности, редактор позволяет оформлять текстовые фрагменты в виде списков; оформлять сноски; создавать автоматически оглавления; использовать стили и шаблоны для оформления документов; автоматически проверять орфографию; вставлять в текст графические объекты, электронные таблицы; делить текст на колонки и многое другое.