 |
Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов
|
|
|
|
Стандарт ГОСТ Р 6.30-2003. распространяется на ОРД, предусмотренные унифицированной системой организационно-распорядительной документации: постановления, приказы, распоряжения, протоколы, акты, письма и др., которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия и регулирования в деятельности.:
v федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов РФ, включая субъекты РФ, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;
v предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.
Стандарт устанавливает:
- состав реквизитов документов;
- требования к оформлению реквизитов документов;
- требования к бланкам и оформлению документов;
- требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба РФ, гербов субъектов РФ
Документация, применяемая при оформлении распорядительно-исполнительной деятельности любого предприятия или организации, называется ОРД.
Состав ОРД призван фиксировать Общероссийский классификатор управленческой документации. В классификаторе перечислены наименования форм ОРД, систематизированные по следующим функциям:
- создание организации, предприятия;
- реорганизация организации, предприятия;
- ликвидация организации, предприятия;
- организационно-нормативное регулирование деятельности организации, предприятия;
- оперативно-информационное регулирование деятельности организации;
- прием на работу; перевод на другую работу; увольнение с работы;
|
|
|
- оформление отпусков;
- оформление поощрений; оформление дисциплинарных взысканий.
Государственные стандарты на документы и документацию. Оформление реквизитов ОРД
Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, получивших название реквизитов (автор, адресат, подпись, дата и т.д.). Реквизиты – опознавательные элементы, определяющие его правоотношения с субъектами и объектами деятельности предприятия. Реквизиты документа подразделяются на постоянные и переменные. Постоянные реквизиты – это символы и индексы, наносимые на типовые заготовки документов (бланки и формы) типографским или другим способом. Переменные реквизиты – это символы и индексы, вносимые в документ в процессе его подготовки и оформления.
Различные виды документов имеют разный набор реквизитов, который определяется назначением документов (протокол, акт, приказ и т.п.). Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет его формуляр. Формуляр, характерный для определенного вида документов, называется типовым формуляром (бланком ОРД).
Во втором разделе ГОСТ установлен перечень реквизитов, используемых при подготовке и оформлении документов: Б – реквизиты, используемые для изготовления бланков; * - реквизиты, для размещения которых на бланке проставляются отметки.
| Номер | Название реквизита | отметки |
| 1. | Государственный герб РФ | Б |
| 2. | Герб субъекта РФ | Б |
| 3. | Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) | Б |
| 4. | Код организации | Б |
| 5. | Основной государственный регистрационный номер юридического лица | Б |
| 6. | Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет | Б |
| 7. | Код формы документа | Б |
| 8. | Наименование организации | Б |
| 9. | Справочные данные об организации | Б |
| 10. | Наименование вида документа | Б |
| 11. | Дата документа | * |
| 12. | Регистрационный номер документа | * |
| 13. | Ссылка на регистр номер и дату документа | * |
| 14. | Место составления или издания документа | |
| 15. | Адресат | * |
| 16. | Гриф утверждения документа | |
| 17. | Резолюция | |
| 18. | Заголовок к тексту | |
| 19. | Отметка о контроле | |
| 20. | Текст документа | |
| 21. | Отметка о наличии приложения | |
| 22. | Подпись | |
| 23. | Гриф согласования документа | |
| 24. | Визы согласования документа | |
| 25. | Оттиск печати | |
| 26. | Отметка о заверении копии | |
| 27. | Отметка об исполнителе. | |
| 28. | Отметка об исполнении документа и направлении его в дело | |
| 29. | Отметка о поступлении документа в организацию | |
| 30. | Идентификатор электронной копии документа |
Кроме того, в документах могут быть атрибуты, специфические для данного типа документа. Например, входящие документы кроме базовых реквизитов имеют еще следующие:
|
|
|
1. Контрольный срок исполнения. Данный атрибут берется или непосредственно из входного документа (где он может быть указан) или из типа входного документа, который определяет сроки ответа на те или иные входные.
2. Контролирующее лицо. Обычно это одно из первых лиц предприятия, которое назначает конкретного исполнителя документа и ставит резолюцию. Данный атрибут проставляется не на всех входящих документах, а только на наиболее важных, ответственных. Не пустой аргумент вызывает необходимость в случае завершения обработки документа посылать сообщения о прохождении документа соответствующему субъекту.
Внутренние документы, помимо перечисленных выше реквизитов, могут обладать еще следующими:
1. Список подразделений предприятия для ознакомления.
2. Контрольный срок ознакомления или исполнения.
3. Список исполнителей документа.
Исходящие документы имеют следующие дополнительные реквизиты:
1. Документ-основание. Этот атрибут есть всегда, т.к. исходящий документ всегда порождается на основе или входящего или внутреннего;
2. Список рассылки;
3. Контрольный срок ответа. Данный атрибут встречается редко и не во всех организациях.
Некоторые виды документов разрешается оформлять рукописным способом (заявления, служебные записки и др.), но обычно служебные документы готовят с помощью печатающих устройств.
|
|
|
Рисунок 1 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка
Рисунок 2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка
Рекомендуется следующее сочетание межстрочных интервалов:
| Формат листа | Межстрочный интервал | ||
| для теста | для отделения друг от друга составных частей реквизитов | для отделения реквизитов друг от друга | |
| А4 | 1,5 | 1,5 | 3 (4) |
| А5 | 1,5 или 1 | 1,5 или 1 | 3, 2 (4) |
Оформление документов
Расположение реквизитов согласно рассматриваемому стандарту.
1. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением «О Государственном гербе Российской Федерации».
2. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).
4. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций.
5. Основной государственный регистрационный номер юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
6. Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
7. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации
8. Наименование организации являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при её отсутствии – полное наименование вышестоящей организации.
Наименование организации субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках — русском и национальном.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.
|
|
|
Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском Государственном языке. Российской Федерации
Наименованиё филиала, территориальною отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
9. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организация (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).
11. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату
Дату документа оформляют тремя парами арабских цифр в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например, 24.10.03.
Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца.
При подготовке нормативных и финансовых документов Допускаются словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 24 октября 2003 г.
12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
13. Ссылки на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Этот реквизит может размещаться на бланке и заполняться при составлении письма ответа.
14. Место составления или издания документа указывают в случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.
|
|
|
15. В качестве адресата могут быть указаны организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и её структурного подразделения в именительном падеже, например:
| Минюст России Управление систематизации Законодательства |
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
| Старшему экономисту Николаеву А.С. |
или
| Президенту АОЗТ Ломоносовский фарфоровый завод Петрову В.И. |
Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
| Администрация районов Московской области |
В состав реквизита Адресат при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной почтовыми правилами.
Документ не должен содержать более 4 адресатов. Слово Копия перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документов.
Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
| Всероссийский научно- исследовательский институт документоведения и архивного дела 101000, Москва, Центр, Милютинский пер., д. 7 |
При адресации документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя, например:
| 301264, Тульская обл., Киреевский р-н, г. Липки, ул. Садовая, д. 5, кв. 12 Калинину И.М. |
16. Документ утверждается должностным лицом (коллегиальным органом) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова "Утверждаю" (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения например:
| Утверждаю Генеральный Директор АОЗТ "Большевский Текстиль" ____________ И.В. Сергеев 23.10.03 |
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова "утверждено" (без кавычек), наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера, например:
| Утверждено Протокол общего Собрания акционеров От 15.08.97№14 |
или
| Утверждено Приказ Председателя Правления банка от 30.09.97 № 82 |
Гриф утверждения документа располагается в верхнем правом углу документа (Приложение В).
17. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подписи и дату, например:
| Зайцевой А.В. Никитину П.С. Прошу подготовить проект Генерального соглашения с фирмой "ХИТЭК" к 21.12.97 Личная подпись 05.11.97. |
Допускается оформление резолюции на отдельном листе.
18. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа и может отвечать на вопросы.
Например:
=Приказ о чем (о ком?) о создании аттестационной комиссии, =
=Должностная инструкция чья (для кого?) социального педагога =
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.
19. Отметка о контроле — за исполнением документа, которую обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".
20. Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.
Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:
• в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации,
• на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименование приказов характеризуемого субъекта должно быть выражено именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом 2-го лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованием приказов.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицы пёчатаются более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.
Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы, распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения; справки, докладные записки — оценку фактов, выводы).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа,. заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, пронумерованных арабскими цифрами.
В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, дёйствующих на принципах единоначалия, также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").
В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).
В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
Текст протокола излагают от 3-го лица множественного числа ("слушали", «выступили»., «постановили»).
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положения, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка) используют форму изложения текста от 3-го лица единствённого или множественного числа ("отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»)
В письмах используют следующие формы изложения: от 1-го лица множественного числа («просим направить, "направляем на рассмотрение»); от 1-го лица единственного числа ("считаю необходимым», «прошу выделить»);
. от 3-го лица. единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает»).
21. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:
Приложение: На: 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов количество экземпляров; при наличии:нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложения: 1. Положение об Управлении регионального на 5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов Управления. регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают
В приложении к распорядительному документу на первом листе в правом верхнем углу пишут «Приложение» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение 2
К приказу директора Института
От 15.06.97 № 319
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 14.06.97 № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на З л. в 5 экз. в первый адрес.
22. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
| Исполнительный директор АОЗТ "Партнер" Личная подпись Н.А. Федоров |
или
| Исполнительный директор Личная подпись И.И. Иванов |
При оформлении документа на бланке должностного липа должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
| Генеральный директор Личная подпись Н Федоров Главный бухгалтер Личная подпись М.А Медведёв |
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
| Заместитель Министра Юстиции Российской Федерации Личная подпись В.М. Степанов | Заместитель Министра Финансов Российской Федерации Личная подпись А.П. Миронов |
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:
| Председатель комиссии Члены комиссии: | Личная подпись Н.В. Куликова Личная подпись К М. Артемьева Личная подпись С.Д. Матвеев Личная подпись В.А. Филатов |
Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.
23. Гриф согласования документа состоит из слов Согласовано, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:
| СОГЛАСОВАНО Ректор Финансовой академии при Правительстве Российской Федерации Личная подпись А.Г. Грязнова 23.04.97 |
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:
| Согласовано Письмо Российской академии медицинских наук• от 30.1037 1 451-805 |
или:
| Согласовано Протокол заседания правления страховой компании "Планета» от 02.06.97 № 10. |
24. Согласование документа оформляют визой, которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости должность визирующего, например:
| Начальник отдела социальных учреждений Личная подпись В А Сидоров 25.11.97 |
При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:
| Замечания прилагаются Личная подпись А.С Орлов 25.08.97 |
Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письмо). Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе.
25. Оттиск печати организации заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.
26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита Подпись проставляют: заверительную надпись Верно; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи; дату заверения, например:
| Подпись Верно Инспектор отдела кадров Личная подпись МВ. Колосков: 07.06.97 |
Допускается заверять копию документа печатью, по усмотрению организации.
27. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:
Петров или Петров Иван Васильевич
924 45 67; 924 45 67
28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова В дело; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ
29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты)
Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа
30. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
|
|
|
