Практика нормативного регулирования использования информационных ресурсов местного самоуправления.

Структура и классификация информационных ресурсов муниципального сектора

Источники и потребители информации в муниципальном управлении.

Классификация информационных ресурсов органов местного самоуправления.

Организация движения информации в местной администрации.

Практика нормативного регулирования использования информационных ресурсов местного самоуправления.

3.1. Основные внешние источники информации для органов местного самоуправления показаны на рис. 1.

 

 

Рис.1. Внешние информационные потоки муниципалитета.

 

Население выражает свое отношение к деятельности муниципальной власти путем выборов, референдумов, опросов, правотворческих инициатив, обраще­ний к органам и должностным лицам, мирных массовых акций. Общественные объединения граждан выражают отношение к деятельности муниципальной власти отдельных групп населения, местных сообществ, имеющих общие интересы. Администрация обязана иметь информацию о позиции различных общественных объединений при принятии важных решений.

Органы государственной власти РФ и субъектов РФ в пределах своей компетен­ции издают правовые акты и принимают решения, обязательные для исполнения органами местного самоуправления, а по другим вопросам вырабатывают методи­ческие рекомендации и инструктивные материалы, полезные для муниципальной власти.

Союзы и ассоциации муниципальных образований вырабатывают рекоменда­ции по отдельным аспектам муниципальной деятельности. Эти рекомендации должны изучаться, а все полезное - использоваться.

Немуниципальные хозяйствующие субъекты также выражают свое отношение к решениям органов местного самоуправления, затрагивающим их интересы, направляя в администрацию предложения по различным вопросам местной жизни.

Финансовые и кредитные организации снабжают органы местного самоуправ­ления важной информацией о финансовом состоянии муниципалитета и хозяй­ствующих субъектов.

Органы государственного и муниципального контроля и надзора поставляют ценную информацию о ходе выполнения тех или иных решений, выявленных на­рушениях. Особенно важна информация, получаемая от органов статистики.

Практически все поставщики информации для органов местного самоуправле­ния одновременно являются и потребителями информации о деятельности этих органов. К числу потребителей муниципальной информации относятся государственные, региональные и муниципальные органы власти, должностные лица ме­стного самоуправления, граждане, общественные объединения граждан, союзы, ассоциации, финансовые и кредитные организации, органы статистики, муници­пальные предприятия и учреждения, иные хозяйствующие субъекты, предпри­ниматели, инвесторы.

В отношении внешней информации местная власть не всесильна, но может при грамотной постановке дела получать более полную информацию из различных источников. В данном конкретном случае, задача ОМС - использовать все каналы информации, иметь достоверные сведения об отношении всех слоев общества к своей деятельности, анализировать эти сведения и на их основе корректировать свои действия.

 

3.2. По назначению в процессе управления всю информацию можно разделить на управляющую и осведомляющую.

Управляющая информация состоит из доводимых до сведения исполнителей решений либо в форме прямых приказов, заданий и т.д.

Осведомляющая информация выполняет в системе управления функцию обратной связи и связи с внешней средой (учетно-статистическая информация, результаты маркетинговых исследований, мониторинга внешней среды).

Основные элементы любого информационного процесса - источник, сообще­ние, канал и получатель:

- источник - это тот, кто создает сообщение и несет ответственность за его полноту и достоверность;

- сообщение - это информация, которую источник передает получателю. В ин­формационной системе сообщения передаются в различных формах (пись­менной, устной, электронной);

- канал - это средство, с помощью которого сообщение передается от источ­ника к получателю;

- получатель - это тот, кому предназначено сообщение.

Информационное обеспечение включает организацию информации на всех этапах ее возникновения, преобразования, передачи и восприятия. Информационное обеспечение системы управления - это взаимосвязанная совокупность необходимой информации, форм и способов ее представления и орга­низации в пространстве и во времени, обеспечивающая решение необходимых задач в системе управления. Информацию, поступающую в ОМС, можно классифицировать по различным признакам (рис.2).

Особенно важно разделение информации на внутреннюю (по отношению к органу местного самоуправления) и внешнюю. К внутренней относятся решения представительного органа муниципального образования, постановления и распоряжения главы администрации и его заместителей, протоколы заседа­ний коллегии, ведомости учета изданных муниципальных правовых актов, отчеты о работе структурных подразделений администрации и т. д.

Информационные ресурсы характеризуются:

1. Тематикой: общественно-политическая; научная; техническая; правовая; экономическая и т.д.

2. Формой собственности: государственная; муниципальная; частная.

3. Доступностью: открытая; секретная; ограниченного использования.

4. Формой представления: текстовая; изобразительная; звуковая.

5. Носителем: бумажный; электронный.

 

 

Информация

 

 

Рис.2. Классификация информации, поступающей в ОМС.

 

3.3. Для организации эффективного управления информационными ресурсами и процессами необходимо выявлять потоки информации, производить их оценку и оптимизацию. Информация, поступающая в органы местного самоуправления по разным каналам, к разным должностным лицам, в разной форме и в разное время, требует создания продуманной системы ее приема, хранения, обработки и использования. Вся поступающая в органы местного самоуправления информация фиксируется на определенном носителе (бумажном, электронном) в виде документа.

К каждому классу информации предъявляются особые требования, например к управленческой информации следующие:

– полнота информации для принятия управленческого решения;

– оперативность и срочность ее получения точно в заданные сроки;

– достоверность информации, под которой подразумевается ее безошибочность и непротиворечивость;

– адресность информации, т.е. точность поступления информации конкретному адресату в соответствии с его компетенцией;

– доступность для восприятия, зависящая от качества пользовательского интерфейса и в том числе правильности разработки документов, степени их читабельности.

Документ - это материальный носитель, на который наносятся некоторые сведения, отображающие состояние системы, или принятое решение строго установленного содержания по регламентированной форме. Он обладает двумя отличительными свойствами: полифункциональностью и наличием юридической силы. К числу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся регистрация первичной информации или принятого решения, передача, обработка и храпение информации. Наличие юридической силы обеспечивается реквизитом подписью лица, ответственного за достоверность сведении, содержащихся в документе.

Документопоток - это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную среду и подразделяются:

– на внешние, входящие в систему;

– внутренние, имеющие обращение в системе и предназначенные для удовлетворения внутренних информационных потребностей;

– исходящие, связывающие данную систему с другими организациями и предприятиями.

Поскольку документы возникают и передвигаются в системе по мере выполнения функций управления или каких-либо деловых процессов, то на каждом предприятии создается свой документооборот.

Документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или передачи в архив, т.е. регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив. По составу охватываемых операций документооборот может быть двух типов:

– операционный - ориентированный на обработку первичных и получение сводных и аналитических документов, содержащих операционную атрибутику;

– универсальный - отражающий операции обработки потоков слабоструктурированной информации, выполняемые при исполнении управленческих решений или деловых процессов.

Так как документооборот отражает движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки потребителю, то по степени охвата подразделений и специалистов экономической системы выделяют централизованный документооборот, охватывающий все подразделения предприятия в единую систему, и специализированный документооборот на уровне конкретного подразделения, обусловленный спецификой его функционирования.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе управления.

В структуру каждого муниципалитета включается самостоятельное структурное подразделение, основной целью функционирования которого является своевременное обеспечение документами процессов управления и деловых процедур. Порядок работы с документами в органах местного самоуправления регламентируют такие нормативные акты, как «Общие требования к документам и службам информационного обеспечения Государственной системы документационного обеспечения» (ГСДОУ), «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» (УСОРД), государственный стандарт УСОРД, а также инструкции по делопроизводству, издаваемые на основе этих актов организациями муниципального управления.

Номенклатура дел - утвержденный в установленном порядке, систематизированный список наименований дел, образуемых в органе муниципального управления.

Она используется в качестве схемы распределения и группировки документов в делах (схема классификации), указателя индексации документов и дел, сроков хранения, а также как схема построения справочной картотеки на исполненные документы. Номенклатура дел позволяет находить документы по их видам и содержанию. От качества построения номенклатуры дел зависят оперативность работы с документами и их сохранность.

При использовании информации для принятия управленческих решений необходимо учитывать следующие особенности исходной информации:

– исходная информация не всегда достоверна - если это статистическая или отчетная информация, то погрешности возникают в результате неправильных расчетов, ошибок исполнителей или искажения отчетных данных, если это экспертная информация, ошибки могут возникать из-за некомпетентности экспертов и неправильных методов обработки;

– информацию не всегда возможно получить к необходимому моменту времени из-за срывов сроков отчетности или несоответствия их установленным срокам анализа, длительности сбора и обработки информации;

– в связи с тем, что каждое решение должно основываться на учете будущих условий его реализации, а прогнозная информация носит вероятностный характер, принимаемые на ее основе решения также будут подвержены влиянию случайных ошибок;

– большинство принимаемых решений на стадии подготовки носит многовариантный, альтернативный характер, причем чаще всего трудность состоит в отсутствии обобщенного критерия, позволяющего выбрать вариант решения.

Основные требования, предъявляемые к информации, приводятся на рис. 3.

 

 

Рис.1. Требования, предъявляемые к информации для целей муниципального управления

 

Документационное обеспечение управления осуществляется при выполнении следующих видов деятельности:

– документирование;

– делопроизводство, т.е. организация работы с документами;

Документирование представляет собой процедуру создания документов, отражающих факты, события или показатели, поручаемые при выполнении функций управления или деловых процессов, т.е. составление, оформление, согласование и изготовление.

Делопроизводство - комплекс мероприятий по ДОУ предприятия или организации, систематизации архивного хранения документов, обеспечению движения, поиска, хранения и использования документов.

Архив - это организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение документов для использования ретроспективной документной информации.

Электронный архив применяется при систематизации архивного хранения электронных документов в рамках ДОУ.

Делопроизводство предназначено для проверки, отбора и обеспечения работников аппарата управления необходимой документированной информацией при выполнении каких-либо функций управления, деловых процессов и процедур.

Деловая процедура - последовательность определенных операций (работ, заданий, процедур), совершаемых сотрудниками организаций для решения какой-либо задачи в рамках деятельности предприятия или организации.

Если обобщить выработанные специалистами ДОУ формулировки, то процесс документооборота можно охарактеризовать как дисциплину, связанную с совместной обработкой документов.

Качество организации ДОУ зависит от уровня организации работы с документами обеспечения движения, поиска, хранения и использования документов, т.е. организации документооборота. Каждый документ (как созданный в организации, так и полученный из других источников) имеет свой регламент, по которому ведется работа с ним.

Совокупность взаимосвязанных документов, систематически используемых для процессов управления объектом, называется системой документации (СД). В ее состав входит несколько сот форм различных документов, которые можно классифицировать по разным признакам.

Основными задачами совершенствования делопроизводства на основе информационных технологий являются: разработка и установление рациональных форм ДОУ; использование прогрессивных методов и форм работы с документами; унификация, стандартизация и автоматизация делопроизводства.

3.4 Как показал анализ региональных правовых баз, положение о муниципальных информационных ресурсах в самом общем определении этого понятия принято не во всех муниципальных образованиях, и только в некоторых из них данные Положения приняты представительными органами муниципальных образований. Это говорит о том, что процесс формирования нормативной базы на уровне местного самоуправления хоть и медленно, но идет и определяется, очевидно, степенью готовности муниципалитетов не просто к информатизации, а к установлению для нее законной основы.

Рассмотрим примерную структуру Положения о муниципальных информационных ресурсах, принятые представительными органами муниципальных образований. То есть, те нормативные правовые акты, которые можно рассматривать как системообразующие на муниципальном уровне.

Все анализируемые Положения, вне зависимости от того, приняты они до принятия нового базового федерального закона или после, сохраняют нормы старого Федерального закона "Об информации, информатизации и защите информации" в части определения базовых понятий информатизация и информационные ресурсы и дают определение муниципальным информационным ресурсам (МИР). В той или иной формулировке муниципальные информационные ресурсы определяют как информационные ресурсы, созданные, приобретенные, накопленные муниципальным образованием за счет средств местного бюджета, а также приобретаемые иными установленными действующим законодательством способами, и относят к муниципальной собственности.

К МИР относят отдельные документы и отдельные массивы документов (картотеки, записи в журналах, книгах, реестрах, карты, схемы, планы, чертежи и другие графические материалы, отдельные файлы, базы данных), находящиеся в органах местного самоуправления, в муниципальных предприятиях, учреждениях, организациях, произведенные их работниками в порядке выполнения служебных и трудовых обязанностей, созданные за счет бюджетных средств или иного муниципального имущества, а также полученные органами городского самоуправления на других законных основаниях. Определяется, что муниципальные информационные ресурсы являются собственностью муниципального образования, служат объектами отношений физических и юридических лиц и защищаются законом наряду с другой собственностью.

Как правило, отдельный раздел положения посвящен правовому режиму МИР. Приводятся основы правового режима, даются определения документирования информации и конфиденциальной информации. Муниципальные информационные ресурсы определяются как объект права собственности и элемент состава муниципального имущества. При этом устанавливается, что право собственности на документированную производную информацию, полученную в результате обработки первичной информации, предоставленной физическими лицами и сторонними организациями принадлежит муниципальному образованию, если обработка этой информации произведена органами местного самоуправления, муниципальными предприятиями, учреждениями, организациями либо за счет их средств физическими или юридическими лицами.

От имени муниципального образования полномочия собственника муниципальных информационных ресурсов реализует мэр города, который имеет право:

­ формировать и актуализировать реестр муниципальных информационных ресурсов;

­ назначать лицо, осуществляющее хозяйственное ведение или оперативное управление информационными ресурсами;

­ устанавливать в пределах своей компетенции режим и правила обработки, защиты информационных ресурсов и доступа к ним, учитывая перечни материалов ограниченного доступа;

­ определять условия распоряжения документами при их копировании и распространении.

Владельцами муниципальных информационных ресурсов могут быть:

­ структурные подразделения администрации муниципального образования, осуществляющие владение и пользование муниципальными информационными ресурсами и реализующие правомочие распоряжения ими в пределах своей компетенции;

­ муниципальные предприятия, обладающие муниципальными информационными ресурсами города на праве хозяйственного ведения;

­ муниципальные учреждения и организации, обладающие муниципальными информационными ресурсами на праве оперативного управления.

Определяется также, что муниципальные информационные ресурсы могут быть товаром за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Муниципальные информационные системы, технологии и средства их обеспечения включаются в состав имущества субъекта, осуществляющего права владельца этих объектов.

Регламентируется и предоставление документированной информации для формирования муниципальных информационных ресурсов. Документированная информация предоставляется:

· государственными органами по собственной инициативе, в соответствии с заключенными соглашениями или по запросу органов городского самоуправления в установленных законом случаях;

· юридическими лицами, их филиалами и представительствами, находящимися на территории города;

· физическими лицами, постоянно или временно проживающими либо находящимися на территории города.

При этом физическое или юридическое лицо для обеспечения охраны и защиты собственных прав вправе предоставить информацию о себе добровольно.

Предусматривается обязательная регистрация муниципальных информационных ресурсов в реестре МИР. В Твери, например, реестр муниципальных информационных ресурсов представляет собой набор карт, в которых содержатся сведения об объектах учета. Форма карты регистрации объектов учета реестра утверждается Главой города Твери. Реестр муниципальных информационных ресурсов ведет отдел информатизации администрации города. На этот же отдел возлагается координация деятельности в сфере формирования и использования информационных ресурсов на территории города Твери. Эта координация осуществляется отделом информатизации администрации города Твери в соответствии с действующими правовыми актами и разработанными на их основе едиными организационно-методическими требованиями, утверждаемыми Главой города.

Отдельно закрепляются нормы, касающиеся финансирования деятельности по формированию муниципальных информационных ресурсов. Формирование муниципальных информационных ресурсов органами местного самоуправления, муниципальными предприятиями, учреждениями, организациями осуществляется за счет:

· средств бюджета;

· собственных средств муниципальных предприятий, учреждений и организаций;

· привлеченных прямых инвестиций и кредитов;

· целевых поступлений от основных пользователей;

· предоставления платных информационных услуг;

· других внебюджетных источников.

Формирование муниципальных информационных ресурсов, осуществляемое в рамках повседневной служебной деятельности, финансируется по соответствующим разделам, подразделам, целевым статьям расходов бюджета города.

Таким образом, принятые Положения определяют муниципальные информационные ресурсы как объект права и элемент состава муниципального имущества, определяют отношения, связанные с формированием муниципальных информационных ресурсов, предусматривают обязательную регистрацию муниципальных информационных ресурсов и определяют режимы пользования муниципальными информационными ресурсами.

Важность регулирования отношений, связанных с созданием и использованием муниципальных информационных ресурсов и муниципальных информационных систем, определяется тем, что информатизация – это процесс не чисто технический, это важнейшая составляющая социально-экономического развития муниципального образования.

Информатизация муниципалитета должна быть системной и скоординированной, что требует системного и полного нормативного правового обеспечения. С этой точки зрения существует необходимость принятия Положения о муниципальных информационных ресурсах и муниципальных информационных системах. Кроме того, принимаемый правовой акт позволит избежать распыления ресурсов и дублирования работ, а также внедрять единые для всех муниципальных информационных систем подходы в части информационной безопасности.

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: