 |
Графика документооборота по предприятию
|
|
|
|
Утверждено приказом № 129 от 15 декабря 2010 г.
Руководитель Андреева М.Ю.
| Наименование документа | Создание документа | Проверка документа | Обработка документа | Передача в архив | |||||||||
| количество экземп- ляров | ответственный за выписку | ответстве ный за офо- мление | ответ- ствен- ный за испол- нение | срок испол- нения | ответ- ствен- ный за про- верку | кто представляет | поря- док пред- став- ления | срок пред- став- ления | кто исполняет | срок исполнения | кто исполняет | срок передачи | |
| Требование | цех | бухгалтерия | склад | ежедневно (до.. часов) | бухгалтерия | экз. - цех экз. - склад | при от чете при реестре | ежедневно (до.. часов) | бухгалтерия | ежедневно | бухгалтерия | по истечении квар тала |
Приказ № 129 от «15»декабря 2010 г.
Приказываю:
Для нормальной работы фирмы и правильной организации документооборота всем ответственным лицам сдавать отчеты по своей деятельности согласно утвержденному графику.
1. Заместитель генерального директора:
- до 5-го числа каждого месяца представляет для утверждения генеральным директором подрядные договоры с заказчиками и генподрядчиками, а также с субподрядчиками;
- до 5-го числа каждого месяца сдает главному бухгалтеру подписанные Акты о приемке выполненных работ формы N КС-2 и Справки о стоимости выполненных работ и затрат формы N КС-3;
- до 10-го числа каждого месяца сдает главному бухгалтеру утвержденные подрядные договора;
2. Исполнительный директор:
- ежедневно сдает генеральному директору на визирование полученные счета по приобретению материально-производственных ресурсов; еженедельно сдает генеральному директору отчет о работе фирмы;
|
|
|
- до 5-го числа каждого месяца представляет для утверждения генеральным директором договоры и контракты с поставщиками строительных материалов и оборудования, трудовые договоры с новыми сотрудниками, договоры о материальной ответственности и другие документы;
- до 10-го числа каждого месяца сдает главному бухгалтеру документы на сотрудников, принятых на работу в течение последнего месяца.
3. Главный бухгалтер:
- до 5-го числа каждого месяца сдает генеральному директору отчет об уплаченных налогах;
- до 5-го числа каждого месяца сдает генеральному директору отчет о налоговых платежах, необходимых к уплате в следующем отчетном периоде;
- до 5-го числа каждого месяца сдает генеральному директору отчет о выданных подотчетных суммах;
- до 10-го числа каждого месяца сдает генеральному директору отчет о движении денежных средств в кассе фирмы;
- до 10-го числа каждого месяца сдает генеральному директору отчет о движении денежных средств на расчетном счете.
4. Прораб:
- ежедневно сдает исполнительному директору заявки на приобретение необходимых строительных материалов, инструментов, хозяйственного инвентаря;
- еженедельно сдает генеральному директору отчет о результатах строительного процесса;
- до 5-го числа каждого месяца сдает главному бухгалтеру табель рабочего времени;
- до 5-го числа каждого месяца сдает в производственно-технический отдел форму N М-29, а в бухгалтерию - материальный отчет.
Исполнители (прорабы, мастера, табельщики, работники бухгалтерии, снабжения, кладовщики, подотчетные лица и др.), получив выписку из графика документооборота, создают и представляют документы, относящиеся к сфере их обязанностей. Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.
Наличие графика документооборота не только способствует взаимодействию информационных систем строительной организации, но и является одним из доказательств наличия системы внутреннего контроля. Кроме того, график рационального документооборота способствует оптимизации числа подразделений и числа исполнителей, влияющих на качество учетно-аналитической информации, и, как показывает практика, улучшает всю учетную и контрольную функции системы управления строительным бизнесом.
|
|
|
Статический график документооборота
первичных учетных документов
| N п/п | N фо рмы | Наимено вание документа | Количество Экземпля ров | Срок исполне ния | Сроки пере дачи в бухгалтерию другими подразделе ниями | Сроки Архив ного хране ния | Примечание | ||||||||||
| По учету труда и его оплаты | |||||||||||||||||
| 1-Т | Приказ (распоря жение) о приеме работника на работу | Не позднее первого рабочего дня вновь принимаемого работника | 3 дня с мо мента приема – копия | 75 лет Минус воз раст | Подписанный руководителем организации или уполномоченным на это лицом приказ (распоряжение) объявляют работнику (ам)под расписку. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка (форма N Т-2), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма N Т-54а) | ||||||||||||
| Т-2 | Личная кар точка работника | После приема работника на работу; при наличии изменений | Исполня ются и хранятся в отделе кадров | 75 лет минус воз раст | |||||||||||||
| Т-3 | Штатное расписание | Ежегодно не позднее 25 декабря предыдущего года; при внесении изменений | Исполня ются и хранятся в отделе кадров | 75 лет минус возраст | Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им лица. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им лица | ||||||||||||
| Т-6а | Приказ (распоря жение) о предостав лении отпуска работникам | При Предостав лении отпуска работнику, но не позднее чем за 3 дня до его начала | На следу ющий день пос ле расчета отпускных, копия на следую щий день после подписа ния | 75 лет минус возраст | Составляются работ ником кадровой службы или уполномоченным лицом, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику под расписку. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска делаются отметки в личной карточке (форма N Т-2), лицевом счете (форма N Т-54а) и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме N Т-60 Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику | ||||||||||||
| Т-54а | Лицевой счет (свт) | При приеме на работу; затем ежегодно | Заполня ются работни ком бухгал терии | 75 лет минус возраст | |||||||||||||
| По учету кассовых операций | |||||||||||||||||
| КО-1 | Приходный кассовый ордер | Ежедневно при движении наличных средств по кассе | На следующий день после проведения вместе с отчетом кассира | 5 лет | Приходный кассовый ордер выписывается работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным. Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе | ||||||||||||
| КО-2 | Расходный кассовый ордер | То же | То же | 5 лет | Выписывается работником бухгалтерии, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма N КО-3). В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна | ||||||||||||
|
|
|
Заключение.
|
|
|
Рациональная организация документооборота — это одно из основных условий правильной постановки бухгалтерского учета.
Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.
Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным,предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.
От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии,где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.
Установление того или иного порядка документооборота зависит от характера иособенностей хозяйственных операций и их учетного оформления, а также от структуры предприятия и его учетного аппарата.
Для каждого вида или рода документов (требований, накладных, счетов и т.д.) разрабатывается особая схема документооборота в форме графика движения документов. В этом графике указываются, через какие инстанции (рабочие места) и в какой последовательности проходит документ, и какие при этом совершаются в каждой инстанции процессы по обработке документа и бухгалтерским записям на его основе.
Правильно организованный документооборот должен удовлетворять двум главнейшим условиям:
Во-первых, для каждого документа устанавливается кратчайший путь прохождения, т.е. минимальное количество отдельных инстанций (рабочих мест),через которые он должен пройти без излишних и повторных рейсов.
Во-вторых, для каждого документа определяется минимальный срок прохождения, ограниченный пределами времени, необходимого для выполнения работы с документом на каждой инстанции (составление, оформление, обработка, учетные записи и т.п.).
Список использованной литературы
1. Налоговый кодекс Российской Федерации часть первая от 31 июля 1998 г. N 146-ФЗ и часть вторая от 5 августа 2000 г. N 117-ФЗ (с изменениями от 30 июня 2006 г.)
2. Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (с изменениями от 30 июня 2003 г.)
|
|
|
3. Постановление Правительства РФ от 8 июля 1997 г. N 835 «О первичных учетных документах»
4. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. N 34н (с изменениями от 24 марта 2000 г.)
5. Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/98 (утв. приказом Минфина РФ от 9 декабря 1998 г. N 60н с изменениями от 30 декабря 1999 г.)
6. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете (Утверждено Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105 по согласованию с ЦСУ СССР)
7. Постановление Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. N 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» (с изменениями от 3 мая 2000 г.)
8. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД) (утв. и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. N 299 с изменениями 30/2006)
9. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 6 октября 2000 г. с изменениями от 27 октября 2003 г.)
10. Акилова Е.В. Документооборот по командировкам // Главбух, Отраслевое приложение «Учет в туристической деятельности», 2006. - № 2
11. Баласанян В. Электронный документооборот как эффективный инструмент управления // Финансовая газета, 2005. - № 6
12. Бессонова Е.А. Как оптимизировать документооборот на предприятии: опыт практиков // Главбух, 2005. - № 5
13. Бобылева М. Документооборот в организации: современные подходы // Финансовая газета, 2005. - № 16
14. Борисова Л.Е. Первичные учетные документы // Консультант бухгалтера, 2006. - № 5
15. Воронина Л.И. Теория бухгалтерского учета //Эксмо,М.,2009.
16. Горшенина О. Архивная канитель // Практическая бухгалтерия, 2006. - № 1
17. Ивашкевич В.Б. Бухгалтерское дело //Экономист,М.,2005.
18. Климова М.А. Документооборот в бухгалтерском учете//Налоговый вестник,М.,2007.
19. Новоженов А.Ю. Первичные учетные документы: типичные проблемы // Новое в бухгалтерском учете и отчетности, 2006. - № 10
20. Портных Н. Внутренние документы фирмы. Помощь при проверке // Двойная запись, 2006. - № 4
21. Северская О. Кадровый пасьянс, или Классификация внутренних документов // Кадровое дело, 2006. - № 2
|
|
|
