 |
Состав и правила оформления реквизитов организационно-распорядительных документов (ОРД)
|
|
|
|
Понятие об организационно-распорядительной документации (ОРД), основные группы ОРД
Среди большого разнообразия видов деловых документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительная документация (ОРД) занимает особое место. Можно утверждать, что организационная и управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, документируемых в ОРД. ОРД является наиболее широко используемым видом документации.
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» понятие организационно-распорядительного документа трактует следующим образом: «Организационно – распорядительные документы – это вид письменного документа, в которых фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования органов власти, предприятий, организаций и должностных лиц».
ОРД классифицируют на три группы (в скобках приведены основные виды документов данной группы):
1) организационно-правовая документация (уставы, положения, правила, штатные расписания, инструкции);
2) распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);
3) информационно-справочная документация, которую, в свою очередь, можно условно подразделить на:
- оперативно-информационную (письма, телефонограммы, факсы и т.п.);
- справочно-информационную (акты, протоколы, докладные, служебные записки, справки и др.).
Кроме того, Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) в число ОРД включает:
- документы по личному составу (кадрам) (трудовые контракты, личные дела, приказы по личному составу, личные карточки Ф. №Т–2, трудовые книжки, лицевые счета по зарплате и др.);
|
|
|
- коммерческие документы (коммерческие контракты (договоры), и другие документы, входящие в состав контракта в качестве приложения (спецификации, графики поставок и т.д.));
- документы по обращениям граждан (заявления, предложения, жалобы и документы по их рассмотрению).
В зависимости от объективных (профиль предприятия) или субъективных (требования руководителя предприятия или деловых партнеров) факторов какая-либо группа документов может преобладать или быть незначительной.
Формуляр-образец
Схема большинства организационно-распорядительных документов достаточна типична и строится по формуляру-образцу.
Согласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»:
Формуляр-образец – это модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей и основные реквизиты.
Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.
Схема оформления большинства ОРД достаточно типична и строится по формуляру-образцу.
Различаются только заголовочные части внутренних и внешних документов предприятия. Во внешних документах обязательно следует указывать справочные данные об организации, на внутренних документах они не указываются. Отличия в большей части касаются структуры и формы изложения текста.
Формуляр-образец служит целям унификации и стандартизации документов. Усвоив последовательность расположения и правила составления реквизитов одного вида документа, несложно составить другой.
Понятие реквизита документа
Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи и т.д.), которые называют реквизитами.
Реквизит – это обязательный, законченный, содержащий полную информацию по своей локальной теме информационный элемент текста документа, установленный законом или положениями для деловых документов.
|
|
|
Реквизиты в их совокупности служат опознавательными элементами документа, они определяют правоотношения автора документа с субъектами и объектами деятельности предприятия, без них документ не может быть основанием для учета и не имеет юридической силы. Отсутствие хотя бы одного из реквизитов лишает его владельца возможности использовать документ по назначению. В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления реквизитов документов, которые установлены государственными нормативными актами ЕГСД, ГСДОУ, Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, ГОСТом Р 6.30 2003, вводящими единообразие в оформление документов, что является неотъемлемым условием автоматизации работы с ними и осуществления эффективного управления производством.
По способу оформления реквизиты делятся на графические (герб, печать, эмблема) и текстовые. Текстовые реквизиты в свой очередь подразделяются в зависимости от состава информации на простые, состоящие из одного-двух слов или цифр (дата, наименование вида документа и др.), и сложные, включающие несколько достаточно самостоятельных частей (гриф утверждении, резолюция и др.). Кроме того, выделяются постоянные и переменные реквизиты документа. Постоянные реквизиты — это символы и индексы, наносимые на бланки и формы типографским или другим способом (герб, автор документа, справочные данные об организации и др.); переменные реквизиты вносятся в документ в процессе его подготовки и оформления (текст документа, регистрационный номер документа, дата, подпись и т.д.).
Расположение реквизитов на формуляре может быть угловым (все основные реквизиты располагаются в левой стороне листа) и продольным (реквизиты располагаются по центру листа).
Состав и правила оформления реквизитов организационно-распорядительных документов (ОРД)
ГОСТом Российской Федерации Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно – распорядительных документов. Требования к оформлению документов», определяются 30 реквизитов документа.
|
|
|
Хотя объектом действия стандарта являются организационно-распорядительные документы (ОРД), перечисленные в Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) (см. ОКУД, класс 0200000), практически положения стандарта применяются ко всем ОРД.
Следует отметить, что положения стандарта носят рекомендательный характер (в соответствии с Законом РФ от 27.12.2002 № 184-Ф3 «О техническом регулировании»), но в их соблюдении заинтересованы практически все, поскольку единые требования к документам обеспечивают удобство в работе с ними, уменьшают затраты времени и средств на обработку документов.
01 — Государственный герб РФ помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе РФ» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, №52, часть 1, ст. 5021).
Изображение герба следует выполнять на бланках ориентировочно в пределах квадрата со стороной 20 мм, над серединой строки с наименованием организации.
Установлено 3 варианта изображения Государственного герба на бланках документов:
- многоцветный вариант;
- одноцветный вариант на геральдическом щите;
- одноцветный без геральдического щита.
02 – Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с законодательством и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ и муниципальных образований.
Субъектам РФ, муниципальным образованиям, а также общественным объединениям, предприятиям, учреждениям и организациям запрещается иметь гербы (геральдические знаки), идентичные Государственному гербу РФ, или использовать его в качестве геральдической основы.
На бланке может быть изображен или Государственный герб РФ, или герб субъекта РФ, но не оба герба одновременно (они взаимоисключаемы).
03 — эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организации в соответствии с уставом или положением об организации.
|
|
|
Как правило, эмблема представляет собой графически оформленные начальные буквы названия организации либо рисунок, которые отражают главное направление деятельности организации.
Эмблему и товарный знак располагают на верхнем поле бланка над серединой наименования организации – автора документа. Возможно расположение эмблемы или товарного знака на одном уровне с названием организации слева. Эмблема облегчает поиск документа, улучшает эстетический вид бланка, но не заменяет наименования организации.
Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещены Государственный герб РФ или герб субъекта РФ.
04 — код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код является элементом электронной идентификации документа.
Реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных и сложно воспринимаемых названий организаций.
Код по ОКПО состоит из восьми цифр. В документах, подготовленных на общем бланке или бланке конкретного вида документа, значение кода организации проставляется под наименованием вида документа, в письмах – в составе справочных сведений, в унифицированных формах документов – вверху справа, в кодовой зоне.
05 — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
ОГРН представляет собой 13-значный цифровой код.
06 — идентификационный номер налогоплательщика /код причины поставки на учет (ИНН/ КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
ИНН состоит из последовательности цифр и содержит следующие сведения:
- код государственной налоговой инспекции, которая присвоила налогоплательщику ИНН (первые четыре цифры);
- порядковый номер налогоплательщика (цифры с пятой по девятую);
- контрольная цифра, рассчитанная по алгоритму, установленному налоговой службой РФ (десятая цифра кода).
ИНН/КПП указывается в бланках писем в составе справочных данных об организации.
07 — код формы документа указывает на юридическое признание права на существование данного документа. Реквизит проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
08 — наименование организации – автора документа указывает на каждом документе в именительном падеже в строгом соответствии с ее учредительными документами (уставом или положением). Один из важнейших реквизитов.
Наименование организации должно включать:
|
|
|
- сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии);
- указание на организационно-правовую форму или характер деятельности организации (открытое акционерное общество, благотворительный фонд, государственное учреждение, муниципальное унитарное предприятие и т.д.);
- собственное индивидуальное название организации;
- сокращенное наименование организации, если оно закреплено в учредительных документах организации и размещается в скобках ниже полного наименования организации. Например:
Центральный научно-исследовательский центр информации
(ЦНИИИНФОРМ)
- наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации, если оно является автором документа. Наименование филиала, структурного подразделения организации располагают ниже наименования организации, например:
ЗАО «АКСОНТ»
Департамент маркетинга
Наименование организаций, занимающих равное положение (при подготовке документа совместно двумя или более организациями), располагают на одном уровне.
Наименование организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
09 — справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, код организации по ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты, Web-страницы в Интернете, номер и дату лицензии и др.)).
Этот реквизит является принадлежностью бланка письма (указывается только в служебных письмах).
Почтовый адрес организации в справочных данных бланка указывается в последовательности согласно правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2004 г. № 221: название улицы, номер дома, номер квартиры, название населенного пункта (города, поселка и т.п.), название района, области, края, автономного округа (области), республики; название страны (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс.
При оформлении справочных данных об организации необходимо учитывать следующие особенности:
I) используются общепринятые сокращения, например: оф., просп., тел., расч. сч., корр. сч. и др.;
2) в конце строки отсутствуют знаки препинания;
3) между частями двойного номера дома ставится знак «/», например: ул. Ильинка, д. 90/2;
4) литера пишется слитно с номером дома, например: Пушкинский пер., д. 7а;
5) в номерах телефонов дефисом (или пробелом) отделяют справа налево по две цифры, например: Тел.: 3-45-12, 29-02-10, 123-45-12 (или 3 45 12, 29 02 10, 123 45 12);
6) банковские реквизиты необходимо указывать только в письмах, содержащих сведения о товарно-денежных отношениях, например в гарантийных письмах. |
Реквизит располагается в верхнем левом углу под реквизитом наименование организации» при угловом варианте бланка или по центру на верхнем поле документа при продольном варианте.
10 — наименование вида документа должно присутствовать на любом документе, кроме письма. (Пишется прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом, например АКТ, ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ и т.п. ).
11 — дата документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта - дата события.
Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. (Если автором документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания).
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.
(Например, дату 5 июня 2003г. следует оформлять 05.06.2007.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2007.06.05).
12 — регистрационный номер (индекс) документа состоит из его порядкового номера (приказ №1, протокол №7), который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Например: №1 – 3/115 (1 – номер структурного подразделения; 3 – номер дела по номенклатуре; 115 – порядковый номер документа);
№ОМ – 3/115 (ОМ – отдел маркетинга, 3 - номер дела по номенклатуре, 115 – порядковый номер документа);
№115/ЮЛ-3 (115 – порядковый номер документа, ЮЛ – Юрий Лужков, 3 номер дела).
Если документ был составлен совместно с двумя и более организациями, то номера проставляются через косую черту в порядке, соответствующем проставлению авторов документа (слева направо).
(Например, совместный документ Центрального банка РФ и Государственного таможенного комитета РФ будет иметь номер:
01-20-105/11921, где 01-20-105 – номер, присваиваемый Центробанком, 11921 – номер, присваиваемый Государственным таможенным комитетом РФ).
Реквизит юридически значим, так как служит свидетельством того, что документ прошел все стадии обработки, что подтверждает официальный характер документа и его законность. Этот реквизит обеспечивает оперативный справочно-информационный поиск документа, его сохранность и качественный контроль исполнения.
13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
Ссылка используется только в тех видах документов (например, письмо, докладная записка), которые являются ответами на запрос. Сведения в реквизит переносятся с поступившего (входящего документа).
Реквизит оформляется ниже даты и регистрационного номера документа и выглядит следующим образом: на № 02/12-45 от 03.10.2009.
14 — место составления или издания документа указывается на всех документах, кроме служебного письма, указывается место нахождения предприятия, которое создает документ, в случае, когда затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации».
Место составления или издания документа может не указываться, если название территории входит в наименование организации:
Воронежский государственный университет.
Сокращение «г.» при названии города не ставится при обозначении «Москва», а также при названиях городов, оканчивающихся на «град» и «бург».
При продольном расположении реквизитов бланка этот реквизит указывается в середине строки между датой и регистрационным номером документа, а при угловом расположении реквизитов – под датой и регистрационным номером документа, от края левого поля.
15 — адресат. Документы адресуются в организации, их структурные подразделения, конкретному должностному или физическому лицу. (Указывается в правой верхней части листа документа, в пределах ограничительных знаков - уголков. Название организации, структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:
МОСТ-банк
Отдел кредитования)
Должность лица, которому адресован документ – в дательном падеже, например:
(ЗАО «Вист»
Отдел маркетинга
Ведущему специалисту
А.И. Смирновой)
При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией.
При адресовании документа физическому лицу указываются сначала почтовый адрес, затем инициалы и фамилию получателя.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. При большом количестве адресатов составляют список рассылки документа.
Максимальный набор реквизита «Адресат» состоит из следующих частей:
- наименование организации;
- структурное подразделение;
- должность;
- инициалы и фамилия;
- почтовый адрес.
При оформлении реквизита «Адресат» необходимо использовать сокращенное наименование организаций (форма собственности).
Этот реквизит располагается в верхнем правом углу при угловом расположении реквизитов бланка и справа под реквизитами бланка при их продольном расположении.
16 — гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу документа.
Утверждению подлежат положения, уставы, штатные расписания, инструкции и т.д. Утверждение производится после подписания документа и имеет два варианта оформления: утверждение документа руководителем или изданием распорядительного документа (постановление, решение, приказ). Оба способа удостоверения имеют одинаковую юридическую силу.
Реквизит состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должностного лица, личной его подписи, ее расшифровки, инициалов с фамилией, даты утверждения; при утверждении документа несколькими должностными лицами – подписи их располагаются на одном уровне; при утверждении документа постановлением, приказом, протоколом, гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, наименование утверждающего документа в творительном падеже, даты утверждения и номера утверждающего документа.
(Например, УТВЕРЖДЕНО
Приказом начальника
Главного управления
лицензирования и
контроля
от 23.04.2002 №34)
Допускается в реквизите «гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки или выравнивать по левому краю.
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.
17 — резолюция – автор резолюции дает указание об исполнении решения, постановления, зафиксированного в данном документе. В состав резолюции должны входить:
- должность, инициалы и фамилия (или фамилии) исполнителей (безадресная резолюция считается неверно оформленной);
- содержание поручения (характер и порядок решения вопроса);
- срок исполнения (сроки должны быть реальными);
- личная подпись руководителя;
- дата составления резолюции.
Ее пишут от руки на первом листе в правой верхней части документа.
(Например:
Менеджерам Зайцевой А.В., Никитину П.С.
Прошу подготовить проект
Генерального соглашения
с фирмой «Гермес» к 21.12.2007
Личная подпись
05.11.2007)
Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым ответственно за исполнение документа и организует работу других исполнителей.
На письмах резолюция располагается между реквизитами «адресат» и «текст». Иногда резолюцию помещают не на документе, а на прикрепленном к нему листке-поручении с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому относится резолюция.
Резолюция переносится секретарем в регистрационную форму и служит основанием для постановки документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа берется из резолюции.
18 — заголовок к тексту – краткое содержание документа – раскрывает содержание документа. Без заголовка допустимы документы с небольшими текстами и формата А5. Заголовок располагают слева над текстом документа, отступив от надписей бланка 2–3 межстрочных интервала. Объем его не должен превышать 5 строк, каждая длиной в 28 знаков. Заголовок печатают через один интервал. Точку в конце заголовка не ставят.
19 — отметка о контроле – срок исполнения документов, указывается в резолюции руководителя, если он не указан в документе. Срок контрольного документа определяется в один месяц. Реквизит обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль»; ставится на верхнем поле документа справа. Реквизит означает, что срок исполнения документа контролируется СДОУ.
20 — текст документа является выраженное средствами делового языка содержание каких–либо действий или событий. Текст документа печатают, отступив 2–4 (чаще 3) интервала от заголовка через 1-2 (чаще 1,5) межстрочных интервала.
21 — отметка о наличии приложений, если к документу имеются приложения, то об этом должна быть сделана соответствующая отметка. Информация о приложении указывается в тексте или после текста документа перед подписью.
Различают приложения трех видов:
1) утверждаемые или вводимые в действия соответствующим документом (приложения к правовым актам);
2) поясняющие содержание другого документа;
3) направляемые сопроводительным документом адресату.
Приложения к документу печатаются на стандартных листах бумаги и подписываются исполнителем или руководителем организации.
22 — подпись является реквизитом, удостоверяющим документ, подтверждающим ответственность подписавшего за все в нем изложенное (включает наименование должности, личную подпись, её расшифровку). Располагают после текста и отметки о наличии приложений, отступив на 3-4 межстрочных интервала. Реквизит печатают от левого поля документа.
23 — реквизит согласования документа проставляется на первом экземпляре проекта документа, ниже реквизита «Подпись» через три интервала слева направо. (Состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, подписи, расшифровки подписи, даты согласования).
Если документ имеет два грифа согласования, их располагают на одном уровне – слева и справа. При большом количестве грифы размещают двумя вертикальными рядами.
В отдельных случаях при необходимости согласования документа с несколькими организациями может оформляться отдельный лист согласования.
24 — визы согласования документа – внутреннее согласование документа – называется визирование.
Виза включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. (Например:
Начальник юридического отдела
Личная подпись А.С. Орлов
25.09.2007).
Состав должностных лиц, визирующих документы, устанавливается нормативным актом организации (положением, инструкцией). Отказ должностного лица от визирования не допускается. При наличии разногласий замечания визирующего излагаются на отдельном листе с указанием об этом в форме «Замечания прилагаются».
Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
25 — печать ставится на документах, требующих дополнительного удостоверения подлинности документа. Печать применяется также в документах, подтверждающих расходование денежных средств и материальных ценностей. Оттиск печати проставляется так, чтобы захватить часть наименования должности лица, подписавшего документ, но не подпись должностного лица.
Оттиск проставляемой печати должен быть хорошо читаемым.
26 — отметка о заверении копии документа. При изготовлении копии текст документа должен воспроизводиться полностью, включая элементы бланка.
При заверении соответствия копии подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.
Отметка проставляется на свободном месте в нижней части документа.
27 — отметка об исполнителе. Фамилию и его номер служебного телефона располагаются на лицевой стороне или при отсутствии места на оборотной стороне последнего листа документа внизу в левом углу. (Например:
В.А. Петров
55-26-02)
28 — отметка об исполнении документа и направление его в дело свидетельствует о том, все поставленные в документе задачи решены, если направлен ответ, то к документу прилагается копия ответа. Данная отметка включает следующее: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором подготовлен документ.
Исполнитель (или руководитель структурного подразделения), оформивший отметку, несет ответственность за ее достоверность.
Отметка проставляется на первом листе документа слева внизу, ниже отметки об исполнителе.
(Например:
В дело 01-02. Запрос направлен
05.01.2007 исх. №21 И. Кабанова)
29 — отметка о поступлении документа в организацию располагается в нижней или в верхней части первого листа документа и содержит сокращенное наименование организации, получившей письмо, дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты) и регистрационный номер (индекс письма).
Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа или от руки в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте.
30 — идентификатор электронной копии документов (отметка для автоматического поиска документов) Проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа, представляет собой адрес электронной копии документа в компьютерной базе данных и содержит: наименование файла, дату или другие поисковые данные (инициалы исполнителя, код подразделения и т.п.), устанавливаемые в организации, например: LETTER 27 ОР. DOС (LETTER – вид документа, 27 – порядковый номер письма, ОР – отдел рекламы) или
С: /Приказы/125
Такая отметка необходима:
- для исключения повторного ввода документа в ПК;
- быстрого поиска документа по имени файла;
- установления лица, осуществившего ввод документа в ПК.
|
|
|
