 |
Составление и оформление актов
|
|
|
|
Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями, как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.
Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и большое число разновидностей актов:
акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций);
приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.);
дегустации;
приема объектов;
проведения испытаний;
уничтожения дел, испорченных товаров и т.п.;
инвентаризации, несчастных случаев, аварий и др.
Независимо от разновидности акты составляются по единой схеме. Прежде всего члены комиссии должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос. Например, в учреждении проводится проверка организации работы с письмами, жалобами и заявлениями граждан. Члены комиссии должны ознакомиться с Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях (других нормативных документов пока нет, проект нового закона еще на рассмотрении). Знание этого документа поможет комиссии определить своевременность рассмотрения жалоб, наметить круг вопросов для проверки.
В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документы. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие количественные данные.
|
|
|
Акт оформляется на общем бланке. Дата и место составления, проставляемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события. Для значительного количества повторяющихся ситуаций имеются унифицированные формы актов о ликвидации учреждения, объединения, предприятия, актов, составляемых архивными учреждениями при проверке наличия и состояния архивных дел и т.п.
Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица), Начинается эта часть акта словом «Основание», которое печатается через два-три интервала после заголовка, с абзаца. После слова «Основание» ставится двоеточие и указываются наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок. Например:
Основание: приказ директора завода от 24.05.2010 №89 «О проведении инвентаризации материальных ценностей на складе».
С новой строки прямо от полей с прописной буквы пишется слово «Составлен» и далее перечисляются фамилии с инициалами составителей акта либо приводится состав комиссии. Например:
Составлен:
Председатель___________________________________
Должность, фамилия, инициалы
Члены комиссии:
Члены комиссии: 1. _____________________________
Должность, фамилия, инициалы
2._____________________________
._____________________________
Присутствовали: 1. ______________________________
2. ______________________________
Должность, фамилия, инициалы
Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту. В название должности входит и название учреждения.
Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Результаты работы могут быть представлены в виде таблицы.
|
|
|
В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Эта часть текста не обязательна - акт может заканчиваться и констатацией фактов.
После текста перед подписями при необходимости указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождение (эта часть акта также не обязательна). Например:
Составлен в 3-х экземплярах:
-й экз. направлен в Минэкономики России.
-й экз. направлен в МПС России.
-й экз. - в дело 05-24.
Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель комиссии и все составители. При подписании должности перед фамилиями не указываются. Например:
Председатель комиссии Подпись К.Я. Лакин
Члены комиссии:
______________ В.Н. Кириллов
Подпись
______________ И.Н. Потапов
Подпись
______________ Н.Н. Ламшйна
Подпись
Как и во всяком документе, в акте перед текстом имеется заголовок, начинающийся с предлога «О» («Об») и формулируемый с помощью отглагольного существительного «О проверке», «О приеме-передаче», «О списании», «Об уничтожении» и т.п.
Некоторые виды актов требуют утверждения. Например, акт о ликвидации учреждения утверждается руководителем вышестоящего ведомства (министром), акт о выделении к уничтожению документов и дел - руководителем учреждения.
Приведем пример оформления акта:
Министерство культуры России Комитет по культуре Администрации ___________________________
Наименование области
УТВЕРЖДАЮ
председатель комитета Н.И. Петров___________________
Подпись Дата
АКТ 18.05.2010 №12 г. Новосибирск
О проверке сохранности документов в комитете
Основание: приказ председателя комитета от 20.04.2000 №102 «О проверке сохранности управленческих документов».
Составлен комиссией в составе:
Председатель: зам. председателя комитета Сидоров Г.В.
Члены комиссии:
Зав. общим отделом Григорьева Н.И.
Инспектор отдела кадров Михайлова Г.Г.
Зам. главного бухгалтера Мышкина С.И.
Референт Прокудина М.В.
В период с 16 по 18 мая 2000 года комиссия проверила организацию и условия хранения управленческих документов в комитете культуры. Документы хранятся в структурных подразделениях и в общем отделе.
Номенклатура дел ежегодно согласовывается с Новосибирским областным архивом. Фактов гибели, утраты, порчи или незаконного уничтожения документов не установлено.
|
|
|
Комиссия рекомендует выделить и оборудовать специальное помещение для архива комитета.
Составлен в 2-х экземплярах:
-й - в дело №1-23
-й - в областной архив.
Председатель комиссии Подпись Г.В. Сидоров
Члены комиссии: Подпись Н.И. Григорьева
Подпись ГГ. Михайлова
Подпись С.И. Мышкина
Подпись М.В. Прокудина
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
документ протокол записка акт
Подавляющее большинство документов, создаваемых в организации и поступающих в нее извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной или других организациях, правильное составление документов позволит не допустить недостоверности информации и будет способствовать эффективному развитию деятельности предприятия или организации.
В соответствии с поставленными задачами в моей работе были рассмотрены правила составление таких информационно-справочных документов, как акт и объяснительная записка, а так же правила оформления информационно-справочного документа - протокола. Которые так же являются неотъемлемой частью механизма, позволяющего достичь эффективности в функционировании организации.
|
|
|
