 |
Учет подготовленных документов, отправка исходящих документов
|
|
|
|
МИНИСТЕРСТВО ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
БЕЛГОРОДСКИЙ ЮРИДИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ
Кафедра информатики и математики
Делопроизводство в овд
РЕФЕРАТ
На Тему: «Работа с документами в подразделениях МВД России»
Подготовил:
Слушатель 676 группы
Усанников А.Д.
Белгород – 2008г.
| План |
| Вступительная часть |
| Вопрос № 1. Организация документооборота, учета и исполнения документов |
| Вопрос № 2: Формирование дел. Номенклатура дел |
| Вопрос 3. Контроль исполнения документов и поручений |
| Заключительная часть (подведение итогов) |
Литература:
Основная:
1. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // СЗ РФ, 31.07.2006, № 31 (1 ч.), ст. 3448.
2. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М.: Изд-во стандартов, 1998.
3. ГОСТ Р 6_30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». – М.: Изд-во стандартов, 2003.
4. Приказ МВД РФ от 04.12.2006 № 987 «О документационном обеспечении управления в системе органов внутренних дел Российской Федерации».
Дополнительная:
1. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. - 359 с.
2. Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6_30-2003.
Вопрос 1. Организация документооборота, учета и исполнения документов
Общие положения
Документооборот - это движение документов в органе внутренних дел с момента их подготовки или получения документа до завершения его исполнения, отправки или сдачи в подразделение специальных фондов.
|
|
|
Электронные документы участвуют в документообороте органов внутренних дел наравне с бумажными документами.
Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в органах внутренних дел, регламентируются Инструкцией по документационному обеспечению и Регламентом внутренней организации Министерства внутренних дел Российской Федерации, утвержденным приказом МВД России от 30 декабря 2005 г. № 1167, статусными документами органов внутренних дел, положениями о структурных подразделениях органов внутренних дел и должностными инструкциями их сотрудников.
Рациональный документооборот организуется на основании следующих положений:
· движение документов должно соответствовать процессам подготовки или исполнения документов, основанным на распределении функциональных обязанностей между исполнителями.
· маршруты прохождения однотипных документов должны быть унифицированы.
Учет входящих, подготовленных (исходящих, внутренних) документов в зависимости от документооборота производится в журналах учета (журнальный учет), в карточках учета (карточный учет) или с использованием средств вычислительной техники (автоматизированный учет).
В журналах (карточках) учета отражаются данные о движении документов с момента их получения или подготовки до завершения исполнения и подшивки в дело, отправки адресатам или уничтожения.
Печатание документов
Печатание документов осуществляется в машинописных бюро, а также непосредственно исполнителями в структурных подразделениях ОВД.
Шрифты, межстрочные интервалы и другие элементы печатания устанавливаются в каждом конкретном случае исполнителем документа в зависимости от характера и назначения документа.
|
|
|
Документы, изготавливаемые с использованием печатающих устройств вычислительной техники, рекомендуется печатать в текстовом редакторе Microsoft Word, шрифтом Times New Roman размером №№ 12-15 через один-два интервала. При использовании в тексте таблиц допускается их изготовление с помощью средств, входящих в пакет Microsoft Office, и печатание табличного текста шрифтами меньшего размера. При использовании других программных редакторов при необходимости следует высчитывать расстоние между реквизитами исходя из размера печатных знаков. Шаг письма (размер печатного знака) и межстрочный интервал устанавливаются: 2,6мм и 4,25 соответственно. Допускается использовать: шаг письма - 2,54мм, межстрочный интервал - 4,24мм.
Для выделения части текста документа (за исключением писем), заголовка, примечания могут использоваться шрифты других типов и размеров, жирное начертание, курсив, измененный (уменьшенный) интервал между строками, смещение относительно границ основного текста.
В машинописных бюро печатаются документы только служебного характера. Передаваемые для печатания рукописи, равно как и вставки, сноски, поправки, должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, с использованием контрастных красителей синего, фиолетового или черного цвета. Не принимаются для печатания небрежно и неразборчиво написанные черновики с использованием других красителей, кроме указанных, или правленные карандашом.
При подготовке материалов к печатанию особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, наименование учреждений и организаций, иностранных слов и географических названий, применять только общепринятые сокращения слов.
Отпечатанный документ и черновой материал к нему, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, выдаются исполнителю под расписку в карточке, которая затем под расписку в журнале передается в подразделение делопроизводства и режима для контроля за дальнейшим движением подготовленного документа.
Отпечатанные несекретные документы машинописным бюро выдаются исполнителю без расписки.
Стенографирование
|
|
|
Документы служебного характера могут быть подготовлены с помощью стенографирования.
Стенографирование производится в специальных тетрадях, которые учитываются в отдельном разделе журнала учета рабочих тетрадей.
Использованные стенографические тетради хранятся 1 год, после чего уничтожаются в установленном порядке.
При расшифровке и печатании стенографических записей стенографист руководствуется правилами, установленными для выполнения машинописных работ на бумажных и электронных носителях. Не допускается передиктовка напечатанного текста, а также диктовка цифровых материалов, пофамильных списков.
Учет подготовленных документов, отправка исходящих документов
Документы, отправляемые органами внутренних дел, передаются почтовой связью, электросвязью и с использованием ведомственной магистральной сети передачи данных (МСПД).
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется подразделениями делопроизводства и режима органов внутренних дел в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2005г. № 221.[1]
С помощью средств электросвязи осуществляется передача информации в виде телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений.
Запрещается передача с помощью средств электросвязи документов, имеющих грифы секретности, и пометку «Для служебного пользования».
Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Учет подготовленных и отправляемых (исходящих) документов после их подписания руководителем органа внутренних дел или уполномоченным на это должностным лицом осуществляется в журнале учета подготовленных несекретных документов или в карточке учета подготовленных несекретных документов.
Неправильно оформленные документы возвращаются сотрудниками подразделения делопроизводства и режима исполнителям для доработки.
Документы могут направляться адресатам за своими регистрационными номерами без сопроводительных писем, если предназначение этих документов не требует пояснения.
|
|
|
Каждый исходящий служебный документ, как правило, должен иметь второй экземпляр, который заверяется сотрудником подразделения делопроизводства и режима. Второй экземпляр списывается руководителем соответствующего структурного подразделения и подшивается в дело вместе с исполненным документом. Если второй экземпляр исходящего документа требуется для работы, он выдается исполнителю под расписку в журнале (карточке) учета подготовленных несекретных документов.
При печатании 5 и более экземпляров документа исполнитель документа на обороте последнего листа экземпляра документа, остающегося в деле, или на отдельном листе составляет указатель рассылки.
В тех случаях, когда к исходящему служебному документу прилагается служебный документ, имеющий входящий, инвентарный или другой номер, в соответствующем журнале учета указываются наименование адресата, которому отправляется этот документ, а также номер и дата исходящего служебного документа, с которым он отправлен.
При необходимости отправки входящих (инвентарных) служебных документов в другие органы внутренних дел они могут пересылаться за присвоенными им входящими (инвентарными) номерами. В соответствующих журналах (карточках) учета указываются, кому отправляется служебный документ, порядковый номер реестра (по разносной книге) и дата отправки.
Если поставленные в документе вопросы не требуют аргументированных разъяснений или подготовки какого-либо документа, разрешается давать ответы непосредственно на поступивших служебных документах с последующим возвращением их за входящими номерами. Текст ответа не должен осуществляться с наложением на текст документа, его реквизитов и затруднять его прочтение.
|
|
|
