 |
Документационный оборот: история создания, понятие, виды, разновидности и способы ведения
|
|
|
|
Совершенствование электронного документооборота
Теоретические аспекты организации документационного обеспечения управления в учреждении здравоохранения
делопроизводство автоматизация больница документооборот
Документационный оборот: история создания, понятие, виды, разновидности и способы ведения
Как только человек научился писать, он начал создавать документы. Что же такое документ? Документом называется все то, что служит для регистрации, передачи и сохранения информации о каком-нибудь предмете. Другими словами документ - это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией. В качестве такого носителя может служить бумага, диск компьютера, фото- и кинопленка и т.д. Деловой документ служит для фиксации административной (управленческой) информации.
Подобно тому, как фабрика производит продукты, административное управление создает документы. Разница заключается в том, что продукт для фабрики является целью ее работы, целью же административного управления служит управляющее действие, которое при своем осуществлении должно сопровождаться документами.
С появлением документов началась регламентация работы с ними, которую сегодня принято называть делопроизводством. В древние времена документы выполняли в основном роль свидетельств о чем-либо и само латинское слово documentum означает «свидетельство». Понимая важность организации делопроизводства, еще Петр I издал указ «О подписании протоколов».
В 1720 году был издан «Генеральный регламент», определяющий порядок работы с документами. А в изданной в Санкт-Петербурге в 1857 году книге Н. Воронцова «Делопроизводство или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству» можно прочесть: «Делопроизводство есть наука, излагающая правила составления деловых бумаг, актов и самих дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образцам деловых бумаг».
|
|
|
Значение этого понятия не изменилось и до настоящего времени. Итак, можно дать понятию делопроизводства следующее определение: делопроизводство - это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов.
Имея в виду это определение, можно сказать, чтозадачи делопроизводствазаключаются:
- в оформлении деловых документов в соответствии с требованиями стандартов;
- в создании условий для движениядокументов (организация регистрации документов, контроль движения документов и сроки их исполнения);
- в создании условий для поиска исполненных документов (формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел);
- в создании условий для хранениядокументов.
Документооборот - это «движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) отправления в дело». Документооборот оперирует официальными, т.е. полностью оформленными, документами и, как правило, рассматривает движение только отдельных документов, в то время как на практике значительную часть документооборота организации занимает работа с проектами документов и пакетами документов, необходимых для документирования того или иного управленческого действия. Но подобные теоретические расхождения не препятствуют использованию привычного и устоявшегося термина при описании конкретных технологических процессов обработки документов.
Виды документационного оборота
|
|
|
В общем случае документооборот образуют три самостоятельных, но вместе с тем взаимосвязанных потока документов. Один из этих потоков обеспечивает поступление документов в учреждение (входящие документы).
Два других потока берут свое начало в самом учреждении. Их образуют исходящие документы (то есть направляемые за пределы учреждения) и внутренние документы (то есть документы, используемые для документационного обеспечения управленческих задач сугубо внутреннего характера).
Вместе с тем в каждом из трех видов документооборота документы совершают свой путь.
Классификация деловых документов
Существует множество способов классификации управленческих документов. Например, некоторые из них:
). По содержанию (важнейший вид классификации):
- по административным вопросам,
- вопросам материально-технического снабжения,
- планирования,
- бухгалтерского учета,
- подготовки кадров,
- лечебно-профилактической деятельности и т.д.;
). По происхождению документы делятся на официальные и личные.
Официальные документы создаются организациями или должностными лицами по определенным правилам (стандартам). Причем к официальным документам относят и документы, удостоверяющие личность человека и его права, а также содержащие сведения биографического характера (паспорт, удостоверение личности, водительские права и т.д.).
Личные документы создаются лицами вне сферы их служебной деятельности.
) По месту составления документы делятся на:
- внешние - полученные учреждением (входящие) или направленные им за его пределы (исходящие);
- внутренние - составленные в данном учреждении и используемые внутри его.
). По наименованию выделяется несколько десятков видов и разновидностей управленческих документов - это акты, анкеты, ведомости, протоколы, инструкции, отчеты, приказы и т.д.
Особенности организации управления входящими документами
В соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству управление входящими документами предусматривает:
- организацию доставки (получения) документов;
- первичную обработку документов;
- предварительное рассмотрение документов;
- регистрацию документов;
- рассмотрение документов руководством (структурными подразделениями, должностными лицами - в пределах предоставленных полномочий) учреждения.
|
|
|
Организация доставки (получения) документов осуществляется по каналам почтовой, курьерской либо с помощью технических средств коммуникации (телефонограммы, телефаксограммы, сообщения электронной почты E-mail).
Организация первичной обработки документов включает их прием, проверку целостности упаковки и вложений, проверку правильности адресования, вскрытие конвертов (упаковок). В Областной детской клинической больнице прием входящей корреспонденции производится секретарем главного врача.
Доставка в учреждение заказной корреспонденции осуществляется почтальонами и курьерами. Прием производится под роспись в уведомлении о вручении либо в журнале отправки документов.
Предварительно рассмотрение документов включает распределение поступивших документов на:
- подлежащие передаче непосредственно главному врачу учреждения здравоохранения или соответствующим структурным подразделениям (должностным лицам), указанным в качестве адресатов. Обычно таким способом передается информация ограниченного доступа: врачам-специалистам (психиатрам, наркологам, фтизиатрам, дерматовенерологам, инфекционистам), судебно-медицинским экспертам, главному бухгалтеру;
- регистрируемые и нерегистрируемые: не регистрируются журналы, газеты (хотя подлежат учету), листовки, рекламы, афиши и т.п. Вся же оставшаяся корреспонденция подлежит обязательной регистрации.
Предварительное рассмотрение осуществляется на основании сведений об адресате, темы документа исходя из распределения полномочий между структурными подразделениями и должностными лицами учреждения здравоохранения.
Регистрация документов производится в соответствии с установленным в учреждении порядком. Регистрация включает проставление на документах регистрационных штампов, а также заполнение журналов входящей корреспонденции.
Рассмотрение документов руководством учреждения (структурными подразделениями, должностными лицами - в пределах предоставленных полномочий) включает передачу документов по назначению, изучение входящей корреспонденции, оформление резолюций, а также передачу документов (копий документов) исполнителям.
|
|
|
Особенности организации управления исходящими документами
В соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству управление исходящими документами предусматривает:
- прием надлежащим образом оформленных документов от исполнителя;
- регистрацию документов;
- тиражирование документов;
- подготовку документов к отправке;
- сортировку документов;
- передачу документов.
Рассмотрим организацию управления исходящими документами на примере писем.
Прежде всего, надо указать на необходимость тщательного исполнения документов, подлежащих отправке. С этой целью в процессе приема документов (для их последующей обработки перед отправлением) производится проверка:
- соответствия документа содержанию резолюции, определяющей порядок его исполнения;
- правильности оформления документа;
- комплектности документа (в части на предмет наличия соответствующих приложений);
- наличия и достоверности сведений об адресате;
- наличия и достоверности листа рассылки при отправке документа четырем и более адресатам.
Документы, не отвечающие установленным требованиям, подлежат доработке исполнителями (либо для оперативности сотрудниками отдела документационного обеспечения). Документы, полностью соответствующие установленным требованиям, подлежат регистрации в соответствии с вышеописанным порядком. Тиражирование документов, подлежащих отправке, производится для сохранения в делах учреждения контрольного экземпляра (либо копии) документа. Чаще выпускаются два экземпляра документа: один адресату, другой - в дело. При отправке нескольким адресатам дополнительно изготавливается требуемое количество экземпляров документа.
Последующая подготовка документов к отправке производится либо секретарем-стенографисткой, либо секретарем-машинисткой. При этом принимаются во внимание соответствующие положения правил оказания почтовой связи.
Подготовка к отправке включает:
- простановку на конвертах (упаковках) адресатных данных (для этого в отделе имеется специальный штамп с полным наименованием учреждения, почтовым адресом и телефоном);
- фальцовку (перегиб в соответствии с размерами конверта или упаковки) документов и вложение их в конверты (упаковки) в соответствии с адресными данными;
- заклеивание конвертов (упаковок);
- маркировку конвертов (снабжение их значками почтовой оплаты). Обычно это делается уже в отделении почтовой связи.
|
|
|
Последующая сортировка исходящей корреспонденции производится по видам отправлений и (или) по адресатам назначения. В отделении почтовой связи на заказную исходящую корреспонденцию составляется реестр (в двух экземплярах), один из которых затем передается секретарю.
Управление исходящими документами, отправляемыми непосредственно учреждением, производится с соблюдением ряда особенностей. Так, отправке телеграмм предшествует выполнение действий обеспечивающих соответствие указанных документов положениям правил предоставления услуг телеграфной связи. В частности, исходящие телеграммы принимаются секретарем главного врача завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления.
Отправка учреждением исходящих телефаксограмм сопровождается выполнением следующих действий: прием подлежащего передаче документа, проверка правильности его оформления, проверка наличия приложений, регистрация исходящего документа, передача документа посредством факсимильного аппарата.
Отправка учреждением исходящих телефонограмм производится адресатам в соответствии с прилагаемым к тексту списком телефонов (как минимум включающего сведения об основном и запасном телефонных номерах, кодах междугородней (международной) связи).
Отправка учреждением исходящих сообщений электронной почты E-mail, содержащих в качестве приложения электронные версии документов (их машинные файлы), производится с простановкой в теле письма пометки «Соответствует оригиналу». Ответственным исполнителем за отправку данных писем является секретарь главного врача.
Особенности организации управления внутренними документами
Обмен данными документации (отправка и получение или передача и прием) производится:
- лично - исполнителями документов непосредственно адресатам (если речь идет о внутренней деловой переписке между конкретными должностными лицами смежных структурных подразделений учреждения, например, заявка от отделения стационара в отдел материально-технического снабжения);
- через секретарей отдела документационного обеспечения - между соответствующими должностными лицами (структурными подразделениями) учреждения здравоохранения (например, акты сверок, товарные накладные, счета и т.д. из склада в бухгалтерию), требующих регистрации;
- посредством каналов внутренней электронной связи (локальной межмашинной сети). Данный способ передачи информации в учреждении находится в стадии разработки и введении в эксплуатацию;
- посредством почтовой, курьерской связи или по каналам факсимильной, телефонной связи, например, головной организации и его обособленными структурными подразделениями.
Наиболее тщательного рассмотрения заслуживает процедура создания внутренних документов. Здесь нужно уточнить, что в зависимости от управленческой ситуации создание внутренних документов может осуществляться должностными лицами (структурными подразделениями) учреждения:
- в инициативном порядке;
- в ответ на заранее полученный документ (после его рассмотрения);
- во исполнение поручения (указания) руководства учреждения;
- во исполнение требований законодательных, нормативно-правовых и локальных актов, организационно-распорядительных и нормативно-методических документов.
- при подготовке ответов на поступившие в адрес учреждения обращения юридических и физических лиц.
В общем случае процедура подготовки внутренних документов включает:
- определение вида и темы документа (например, справка к проекту штатного расписания);
- подбор информационных материалов (например, документов, ранее поступивших в учреждение);
- определение предварительного варианта структуры документа;
- составление чернового варианта содержания документа;
- редактирование и корректирование чернового варианта содержания документа;
- оформление проекта документа;
- согласование проекта документа, в необходимых случаях - его уточнение и дооформление;
- представление проекта документа на подпись (утверждение).
При определении вида и темы документа принимаются во внимание:
- функциональное назначение документов, образующих управленческую документацию учреждения;
- информационный повод для письменного обращения к адресату.
Определившись с видом и темой документа (например, предстоит подготовить письмо-запрос в связи с отсутствием в поступившем ранее от деловых партнеров учреждения здравоохранения проекте договора о сотрудничестве некоторых важных сведений), можно приступить к подбору информационных материалов. В рассматриваемом случае к ним, помимо проекта соглашения, следует также причислить материалы деловой переписки по указанному вопросу за определенный период, аналитические документы, отражающие основные результаты договорной работы за последний год, документы, определяющие приоритеты в деятельности учреждения здравоохранения и т.д.
При определении состава информационных материалов следует стремиться к тому, чтобы получить в свое распоряжение достоверную, точную и актуальную информацию. Объем этой информации (количество наименований информационных материалов) должен быть достаточным для ясного и убедительного изложения содержания документа.
Определение предварительного варианта структуры документа следует производить исходя из требований, предъявляемых к структуре соответствующих видов документов. В ряде случаев по соображениям практической целесообразности структура подготавливаемого документа может быть уточнена.
Составление чернового варианта содержания документа следует производить таким образом, чтобы обеспечить его ясность и убедительность. Формируя содержание, необходимо придерживаться заранее определенной структуры документа, а также соответствующего стиля изложения.
Редактирование и корректирование чернового варианта содержания документа имеют целью выявить и устранить в проекте документа ошибки и неточности, оптимизировать его структуру и стили изложения. Содержание уточненного варианта документа также должно быть надлежащим образом проверено на предмет отсутствия в нем сведений, составляющих охраняемую законом тайну.
Окончательный выверенный проект документа оформляется в соответствии с установленными на этот счет требованиями. Оформление имеет целью обеспечить юридическую силу документа, упростить его изучение, а, в конечном счете, способствовать сокращению сроков принятия управленческого решения, повышению его эффективности.
Согласование проекта документа с заинтересованными сторонами производится для оценки обоснованности его содержания, а также для определения соответствия проекта документа законодательным, нормативно-правовым и локальным актам и ранее принятым управленческим решениям. В необходимых случаях по итогам согласования проект документа уточняется и переоформляется.
Полностью подготовленный проект документа представляется на подпись (утверждение).
Подводя итог об особенностях управления документами в процессе документооборота, следует отметить сроки их подготовки. В общем случае документы исполняются либо в сроки, установленные резолюцией, определяющей порядок исполнения документа, либо в соответствии с типовыми сроками, предусмотренными для их исполнения.
При этом документы, для которых в резолюции или иным аналогичным образом указана конкретная дата исполнения, должны исполняться в указанный срок. Документы, для которых конкретная дата исполнения в резолюции не указана, должны быть исполнены в срок, не превышающий 30 дней с даты резолюции.
Документы, исполняемые в соответствии с резолюцией, имеющие пометку «Срочно», подлежат исполнению в течение 3 дней, а имеющие пометку «Оперативно» - в течение 10 дней с даты резолюции. Наконец, для исполнения документов в связи с поступление в адрес учреждения письменных обращений отводится до 15 дней, за исключением случаев, когда содержание письменных обращений подвергается проверке.
Способы ведения
При организации работы с документами в учреждении здравоохранения предпочтительно используется смешанная форма организации. При смешанной форме организации работы с документами часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль сроков исполнения, изготовление, оперативное хранение) сосредотачивается в отделе документационного обеспечения управления, а в каждом структурном подразделении выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.
При данном способе ведения документации организуется такая работа с документами, при которой одна и та же технологическая операция (например, регистрация документов или контроль их исполнения) проводится для одних массивов документов централизованно (в отделе документационного обеспечения), а для других - децентрализовано (в структурных подразделениях). Разделение массивов документов в случае использования традиционных (ручных) методов работы проводится по критерию адресования: если документ адресован руководству организации, он регистрируется секретарем главного врача, если руководству структурного подразделения, то в этом подразделении. Чаще всего в структурных подразделениях регистрируются внутренние документы - по месту их создания. Например, в бухгалтерии - бухгалтерские документы, в отделе кадров - документы по личному составу и т.д.
Использование новейших компьютерных технологий, наличие факсимильных аппаратов, модемных устройств компьютеров позволяют организовать прием и регистрацию поступающих документов, контроль их исполнения, информационно-справочную работу в структурном подразделении.
В данный момент практически во всех учреждении здравоохранения предпочтительно существует бумажный (неэлектронный) способ ведения документационного оборота. Вся регистрируемая документация фиксируется в определенных журналах и в большинстве случаев представляется в виде бумажных носителей.
В некоторых отделах существует частично электронное ведение документооборота. Например, в отделе документационного обеспечения, с помощью программы электронной регистрации документов ведется контроль исполнения поступающей и внутренней документации. В других отделах существуют свои базы данных: в бухгалтерии, отделе кадров, отделе материально-технического снабжения. В регистратуре поликлиники существует база данных регистрации пациентов по всем приписным участкам. Во многих стационарных и поликлинических отделениях больницы существуют свои базы данных на пациентов, состоящих на диспансерном учете.
Отличия делопроизводства, документооборота и деловых процедур
В сфере производства программного обеспечения в области работы с документами часто употребляются термины «делопроизводство», «документооборот», «электронный архив», «деловые процедуры» и другое. Как правило, все эти понятия часто используются как синонимы.
В результате возникла существенная разница во мнениях производителей и пользователей даже по самым простым вопросам. Иногда для сугубо делопроизводственных задач обращаются к совершенно не предназначенным для этого решениям. Это сбивает с толку пользователей и тормозит развитие российской индустрии делопроизводства. Возможно, уже необходимо создание некой профессиональной ассоциации, предназначенной для проведения образовательной работы, приведения терминов и определений к единому знаменателю и установки стандартов на автоматизацию российского делопроизводства.
Возникает необходимость классифицировать основные понятия, встречающиеся в рамках делопроизводства и документационного обеспечения управления, дать базовые определения и описать главные особенности национального делопроизводства.
Отличия делопроизводства от документооборота
Документационное обеспечение управления охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизацию их архивного хранения.
Документирование представляет собой создание документов, т.е. их составление, оформление, согласование и изготовление.
Делопроизводство - это комплекс мероприятий по документационному обеспечению управления предприятия или организации. Иногда говорят, документационное обеспечение управления является основной функцией делопроизводства.
Организация работы с документами - обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов.
Систематизация архивного хранения документов - определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур.
Документооборот - движение документов в рамках документационного обеспечения управления.
Деловая процедура - последовательность определенных операций (работ, заданий, процедур), совершаемых сотрудниками организаций для решения какой-либо задачи или цели в рамках деятельности предприятия или организации.
Электронный архив решает задачи систематизации архивного хранения электронных документов в рамках документационного обеспечения управления.
Деловые процедуры отвечают за ведение бизнеса или выполнение целевой функции и являются способом осуществления практического управления предприятиями и учреждениями.
Электронный архив
В России термин «электронный архив» является одной из национальных особенностей российского электронного делопроизводства (так же, как сканирование распознавания текста). На Западе более популярен термин «datawarehouse» (склад данных). У нас, видимо, под данными в основном понимают содержимое документов и записей в базе данных. Отсюда и популярность делопроизводственного термина «архив».
В делопроизводстве архив отвечает за систематизацию хранения документов и является одной из трех основных делопроизводственных задач: создание, технология обработки и систематизация документов. Существует мнение, что некая «архивная система идеально решает задачи организации документооборота». Этого не может быть, т.к. по сути документооборота документы перемещаются в рамках решения всех трех задач, а не только в рамках систематизации архивного хранения.
Делопроизводство и деловые процедуры
Отличие делопроизводства от деловых процедур проще всего показать на примере из реальной жизни. Так, процедура прохождение периодического медицинского осмотра работниками сторонних организаций может выглядеть следующим образом:
. представитель сторонней организации звонит или предоставляет заявку с прилагающимся списком сотрудников в лечебно-профилактическое учреждение для заключения договора на прохождение периодического медицинского осмотра;
. заключается договор в 2 экземплярах на предоставление данной услуги;
. выписывается счет на прохождение периодического медицинского осмотра определенной группой лиц;
. счет передается в бухгалтерию;
. бухгалтерия получает деньги за предоставленную услугу, что фиксируется в бухгалтерской системе;
. услуга предоставляется определенной группой специалистов;
. количество и полнота предоставленных услуг фиксируются службой медицинской профилактики и данные передаются в бухгалтерию;
. выписывается счет-фактура и накладная на прохождение периодического медицинского смотра;
. счет-фактура и накладная передаются в бухгалтерию.
Отличие делопроизводства от деловых процедур
В этой деловой процедуре к делопроизводству имеют отношение пункты 3 (создание счета), 4 (передача счета), 8 (создание счета-фактуры и накладной) и 9 (передача счета-фактуры и накладной). Деловая процедура может быть устроена и более сложно при наличии формальных отношений.
Таким образом, делопроизводственные операции как бы вплетаются в деловые процедуры там, где их необходимо сопроводить документами. В ряде случаев, это особенно характерно для государственных организаций, деловые процедуры могут состоять исключительно из делопроизводственных операций. Отсюда и вытекает основное отличие делопроизводства от деловых процедур, состоящее в их функциональной разнице: делопроизводство отвечает за документационное обеспечение управления предприятием; деловые процедуры - за бизнес или выполнение целевой функции и являются способом осуществления практического управления предприятиями и учреждениями.
Во всех случаях делопроизводство включает в себя документационное обеспечение деловых процедур.
Другой, не менее важной национальной специфической чертой является давнее и четкое разделение понятий «делопроизводство» и «деловые процедуры». Возможно, это связано с тем, что документоведение, как наука, изучающая документы, родилось в начале XIX века в недрах российского государственного аппарата. Кроме того, и тогда и сейчас у нас значительно более строгое законодательство в отличие от большинства западных стран, требующее четкого документального подтверждения всех шагов практически в любых областях деятельности предприятий. Например, на договорах обязана быть печать, информация в базах данных не является официальной, электронные документы не считаются юридически правомочными и т.д.
Соответственно, дополнительное различие между продуктами и технологиями автоматизации на Западе и в России состоит в том, что решения для российских предприятий должны в гораздо большей мере учитывать наличие бумажных документов в делопроизводстве и, как ни парадоксально, предлагать менее жесткую схему автоматизации деловых процедур. Этот тезис, наверное, требует более подробного пояснения.
Западные системы автоматизации делопроизводства в России
Основные решения для делопроизводства и деловых процедур можно условно разделить на четыре основные категории (не включая средства создания документов и складов данных):
. системы workflow (автоматизации деловых процедур);
. системы groupware (коллективной работы);
. системы управления документами (в основном обеспечивают регистрацию, хранение и поиск документов);
. системы электронной почты (служат для обмена документами).
Сейчас это деление достаточно условно по причине того, что, например, Lotus Domino объединяет все эти и еще некоторые другие технологии. Кроме того, каждая их этих технологий (за исключением, электронной почты, популярность с самого начала была примерно такой же, как у средств создания документов), модная на Западе 2-3 года назад, уступила место новой концепции collaboration&messaging («сотрудничество и обмен сообщениями»).
|
|
|
