 |
Цели и критерии эффективности создания вычислительной системы
|
|
|
|
ОПИСАНИЕ И ИССЛЕДОВАНИЕ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ
Отдел кадров - визитная карточка предприятия. Первый шаг человека на предприятии - это отдел кадров.
Главная задача отдела кадров -подбор кадров и работа с коллективом.
Проще говоря, кадровая работа – это комплекс организационных, содержательных мер и последовательных шагов, направленных на эффективное использование способностей и профессиональных навыков каждого отдельного работника в реализации конечных целей организации.
Необходимость оформления трудовых отношений, закрепления фактов трудовой биографии работников, ведения учета кадров, сопровождения их движения давно уже стала аксиомой и сегодня приобретает особую актуальность.
Во-первых, эта потребность тесно связана с задачей содействия государственному пенсионному страхованию, с вопросами налоговой дисциплины.
Во-вторых, соблюдение законности в работе с персоналом, оформление кадровых документов, предоставление государственных гарантий являются предметом пристального внимания федеральных органов исполнительной власти и надзорно-контрольных организаций.
Обязательное ведение кадровой документации в организациях любых форм собственности и всех способов финансирования установлено общегосударственными законодательными и нормативными актами.
Ведение кадрового делопроизводства является обязанностью работодателей.
Описание объекта автоматизации
Ещё не так давно вся работа кадровой службы велась вручную. На пишущей машинке или даже от руки заполняли форму № Т2 - личные карточки, вели личные дела, печатали приказы по личному составу и носили их на согласование, вели картотеки по личному составу и писали статистические отчёты. С повсеместным внедрением информационных технологий многое принципиально изменилось.
|
|
|
Автоматизация позволяет значительно упростить и повысить эффективность работы кадровой службы.
Система кадровой документации достаточно специфична. В работе с личным составом создаётся большой объём однотипных документов, легко поддающихся формализации.
Создание унифицированных форм этих документов и их электронных версий, использование специальных компьютерных программ значительно облегчает работу всех, кто работает с кадровыми документами. Применение компьютера делает возможным даже силами одного специалиста выполняющего функции кадровика, вести документацию по личному составу средних и даже крупных организаций.
Служба кадров сегодня оснащена современной оргтехникой, специализированными программами, обеспечивающими однократный ввод информации по личному составу и её использование всеми подразделениями.
Внедрение компьютерной техники позволяет накапливать массивы информации (базы данных) и документы в электронной форме по всем сотрудникам организации, кадровому резерву, быстро находить и эффективно обрабатывать всю необходимую информацию по личному составу.
Кадровая документация - непременная часть документов любой организации. Она ведётся кадровой службой (отделом, департаментом по работе с персоналом).
Использование автоматизированных технологий позволяет существенно повысить эффективность работы кадровой службы.
Документы по личному составу - это специфическая документация, требующая специализированных программ для работы с ней.
Сегодня практически в любой организации есть своя компьютерная служба. В небольшом офисе - это один или несколько «компьютерщиков». В средних и крупных организациях - это отделы, департаменты информационного обеспечения (так называемые информационные (IT) службы). Однако работники ITслужб - это программисты, системные администраторы, эксплуатационщики, то есть специалисты именно по компьютерной технике. А для составления списка требований к системе автоматизации службы кадров, выбора в наибольшей степени подходящей для неё системы программного обеспечения (ПО) необходимы усилия именно специалистов самой кадровой службы. Поэтому работники службы кадров должны хорошо ориентироваться в возможностях современных автоматизированных систем, в первую очередь - для определения потребностей своего подразделения и составлении оптимального задания для IT служб на приобретение, установку, настройку и последующее обслуживание средств автоматизации, необходимых в работе с документацией по личному составу.
|
|
|
СОЗДАНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕТОВ
Применение информационных технологий значительно облегчает работу по оформлению движения кадров. Достигается это прежде всего введением электронных версий утверждённых общегосударственных унифицированных форм и созданием типовых документов (шаблонов) как на их основе, так и путём разработки шаблонов для других повторяющихся управленческих ситуаций.
Ведение кадровых БД
Спецификой кадровой документации является то, что значительная её часть должна иметь наряду с электронным экземпляром экземпляр, выполненный на бумаге и имеющий собственноручные подписи.
Однако создание и хранение приказов и других документов в компьютерной форме - это ещё не автоматизация кадровой деятельности.
Под автоматизацией следует понимать создание и ведение баз данных по личному составу. Это может быть простейшая электронная картотека с жёстко определенными разработчиком полями карточек (не всегда совпадающими с требованиями государственных нормативов и потребностями конкретной организации) и работающая на одном локальном компьютере.
Иногда база данных по кадрам создаётся для конкретной организации на базе распространённой СУБД типа MS Access, MS SQL Server и т.п. Программа для работы с личным составом может быть отдельным модулем более крупной программы для автоматизации делопроизводства в организации в целом.
|
|
|
Документы, фиксирующие трудовую деятельность, требуют постоянного отражения продвижения работника по службе, корректировки, что значительно легче делается в автоматизированной системе, построенной на основе баз данных.
Традиционное бумажное делопроизводство требует ввода повторяющихся сведений о работнике в различные виды документов: анкету или личный листок по учёту кадров, личную карточку (форма № Т2, Т4) и т.п.
Автоматизированная система обеспечивает однократный ввод сведений, соответствующих личному листку по учёту кадров, которые многократно используются впоследствии в разных документах.
Более сложные системы обеспечивают неограниченные возможности для расширения объёма сведений о сотрудниках в соответствии с потребностями конкретной организации.
Программы, предназначенные для кадровой службы, должны предусматривать как минимум ввод сведений о работнике в соответствии с типовыми межведомственными формами № Т2, Т2ГС (МС), Т4, введенными органами статистики с 5 января 2004 г. В случае увольнения сотрудника программа должна обеспечивать распечатку сведений по указанным формам, а затем перевод сведений в базу данных об уволенных сотрудниках. На полученной личной карточке работник расписывается при получении трудовой книжки, после чего она подшивается в дело и сдаётся в архив.
Точно так же, как все сведения о работнике вносятся в форму № Т2, они должны вноситься в его карточку на экране компьютера. Отпуск, командировка, переход на другую должность, поощрение, изменение семейного положения или места жительства - все эти сведения должны незамедлительно вноситься в компьютер.
Компьютерная программа упростит составление графика отпусков и подскажет, кто уже несколько лет не использует отпуск до конца, напомнит, у кого из сотрудников приближается юбилей и т.д.
Конечной целью создания данной системы является автоматизация рабочего места работника отдела кадров.
Разработанная система позволяет накапливать и обрабатывать поступающие данные для дальнейшего использования, как для формирования разных отчетов, так и для автоматизации делопроизводства.
|
|
|
Данная система может применяться для автоматизации деятельности отделов кадров.
Основным носителем информации является электронный документ формата “ Microsoft Excel”. Сами конечные данные хранятся в БД, которая может свободно переноситься для использования в различные организации.
Сбор информации осуществляется ручным способом. Справочники вводятся пользователем.
При проектировании системы, с одной стороны, решается вопрос о том, какие сведения и для каких целей будут содержаться в системе, с другой - как соответствующие данные будут организованны в памяти ЭВМ, как они будут поддерживаться, и обрабатываться при эксплуатации системы.
Проектируемая автоматизированная система обеспечивает ввод, систематизацию, хранение, обработку, поиск, выдачу на печать информации по запросу пользователя.
Цели и критерии эффективности создания вычислительной системы
Основным экономическим преимуществом данной системы по сравнению с лучшими отечественными и зарубежными образцами и аналогами является ее цена, которая включает себестоимость разработки, создания и внедрения. Можно выделить следующие экономические преимущества:
¾ скорость работы программы позволит сформировать большое количество отчетов в единицу времени, чем это было бы сделано вручную;
¾ для работы с программой достаточно одного сотрудника;
¾ использование системы в организации, косвенно влияет на конечный результат через повышение качества работы.
Значит, остальной персонал можно задействовать на другие работы. В случае использования разрабатываемой системы, необходимость в администраторе, имеющие глубокие навыки администрирования отпадают, так как интерфейс предоставляет все возможности управления системой, в том числе неквалифицированным персоналом.
|
|
|
