 |
Инициативное информирование и организация выставок документов.
|
|
|
|
Тема: ПРАВИЛА РАБОТЫ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ В ЧИТАЛЬНЫХ ЗАЛАХ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
План:
1 Цели научно-информационной деятельности государственных архивов Республики Беларусь.
2 Инициативное информирование и организация выставок документов.
3 Исполнение запросов учреждений и обращений граждан.
4 Выдача архивных документов во временное пользование читателям и учреждениям.
Цели научно-информационной деятельности государственных архивов Республики Беларусь.
Использование документов архива – комплекс работ по обеспечению информационных потребеостей общества в ретроспективной документной информации. В современном архивоведении важнейшими задачами направлениями использования архивных документов являются:
· Укрепление белорусской государственности,
· Удовлетворение информационных потребностей общества,
· Обеспечение законных прав и интересов граждан.
В процессе использования архивных документов участвуют две стороны – архив, хранящий информацию, и пользователь, которому эта информация необходима. Пользователями информации государственного архива могут быть органы государственной власти, управления, суда, прокуратуры, министерства, ведомства, предприятия, культурные, научные, учебные учреждения, средства массовой информации, негосударственные объединения, граждане. Использование документов – сложная и ответственная работа, которая требует высокого профессионализма, знания в совершенстве научно-справочного аппарата данного архива, источниковедения и архивной эвристики. Поэтому в государственных архивах использование документов считают разновидностью научной работы. Сотрудники всех архивов и сами архивы несут ответственность за точность, достоверность и своевременность предоставления информации, использование информации во вред интересам общества и личности, отказ в предоставлении информации.
|
|
|
Цели использования документов могут быть:
· Управленческие,
· Политические,
· Экономические,
· Научные,
· Культурно-просветительские,
· Социально-правовые.
Использование документов в управленческих целях предполагает информационное обеспечение работы данного ведомства или организации, решение с помощью архивных документов вопросов, возникающих в его деятельности, повышение эффективности управления.
Использование архивных документов в политических целях осуществляется при разработке законопроектов, программ реформ, в политической борьбе различных партий и группировок, для пропоганды официальной идеологии и политики правительства, для укрепления государственности, для укрепления государственной безопастности и т.д.
Использование архивных документов в экономических целях достаточно разнообразно: при прогнозировании и планировании экономического развития, разработке и реализации проектов, стратегий; при осуществлении проектных и опытно-конструкторских работ, при осуществлении научных и прикладных исследований, для оптимизации производственных и технологических процессов. Использование документов для реконструкции памятников истории и культуры преследует как экономические, так и культурно-просветительские цели. Использование документов в научных целях предполагает проведение научных исследований по историческим источникам, хранящимся в архивах. Научное использование документов предполагает написание статей, диссертационных исследований, монографий, курсовых, дипломных работ. Среди исследователей в архивах преобладают профессиональные историки, хотя с архивными документами работают представители всех отрослей знания.
|
|
|
Формы использования архивных документов – это определённые информационные услуги, выполняемые архивами по каждому направлению использования. По каждой форме использования, как правило, составляются определённые информационные документы. Основными формами использования в архиве являются:
ü Информационное обеспечение организаций, структурных подразделений и граждан с их запросами;
ü Исполнение запросов в целях обеспечения прав и законных интересов граждан;
ü Инициативное информирование учреждений и организаций, структурных подразделений о документах архива по профилю их деятельности;
ü Предоставление документов пользователям через читальный зал для исследовательской работы;
ü Выдача подлинных документов и дел во временное пользование;
ü Публикация документов;
ü Информационные мероприятия в научных и культурно-просветительских целях (выставки документов, использование документов в средствах массовой документации,организация лекций, экскурсий, дней открытых дверей, уроков и других просветительских мероприятий.)
Инициативное информирование и организация выставок документов.
Инициативное информирование осуществляется самим архивом без обращения заявителей. Выявление документов производиться в расчёте на потенциального потребителя информации. Потребителем информации при инициативном информировании являются исключительно юридические лица, органы государственной власти, управления и местного самоуправления, научные и общественные организации.
Работа по инициативному информированию ведётся в соответствии с планом. При составлении плана сначала необходимо выявить круг постоянных потребителей информации или категории потребителей информации. Для этого следует изучить результаты анализа интенсивности и эффективности использования документов за предшествующие годы. При этом не стоит привязываться к конкретным учреждениям: если администрация одного региона запросила подборку об истории дорожного строительства, то возможно эта информация понадобится и администрации другого региона. Особое внимание следует обращать на тематику работы иностранных исследователей и организаций, по заданию которых они работают.
|
|
|
Далее следует определить темы для выявления документов. Для этого необходимо изучить планы и прогнозы работы для потенциальных заказчиков, просмотрев материалы ведомственной периодики (“Ведомости”, “Информационные бюллетени…”), планы разработки законопроектов и решений местных законодательных органов, перспективные программы развития предприятий и пр. За информацией целесообразно обращаться в пресс-службы или отделы по связи с общественностью учреждений и предприятий.
В результате работы по инициативному информированию в государственном архиве составляется информационное письмо. Главным результатом работы по инициативному информированию является заключение договора о сотрудничестве или заказа на копирование информации, когда потенциальный заказчик станет реальным. Таким образом, в современных условиях инициативное информирование осуществляется по согласованию с потребителем информации в целях реализации совместных проектов, заключении договора о сотрудничестве, лицензионных договоров на комерческое использование документов и др. Если в государственном архиве имеется маркетинговая служба, то инициативное информирование возлагается на неё.
Помимо инициативного информирования важным направлением деятельности архива является организация информационных мероприятий в научных и культурно-просветительских целях. Форм использования документов в указанных целях великое множество: организация выставок, использование архивных документов в средствах массовой информации, организация вечеров-встреч с общественностью, экскурсии в архивы, презентации и дни открытых дверей, лекции и доклады, устные журналы, читательские конференции, уроки для студентов и школьников.
Под выставкой документов понимают художественно оформленую подборку документов, предназначенную для их публичной демонстрации. В отличие от выставки картин или произведений декоративно-прикладного искуства, где объект экспонирования “говорит сам за себя”, архивные документы требуют тщательной продуманной экспозиции, для того, что мир рукописей открылся не только для профессионалов, но и для каждого человека, интересующегося отечественной историей. Именно поэтому оправданым будет прибегнуть к помощи профессионалов – музейных работников, художников оформителей. Архив может предоставлять свои документы на выставки, организуемые музеями или другими учреждениями.
|
|
|
Выставки бывают постоянно действующие, всременные, стационарные, передвижные, межархивные, межрегиональные, общегосударственные и международные. В идеале каждый архив должен иметь постоянно действующий выставочный зал. Подготовка выставки трудоёмкий процесс. Он начинается подготовкой тематико-экспозиционного плана. В план включаются документы не наосновании описей, а на основании просмотра документов. Для успеха выставки важно чтобы документы не только несли в себе ценную информацию, но и были внешне выразительны, “смотрелись” в экспозиции. Потому часто экспонирование документов эпохи целесообразно сочетать с экспонированием предметов эпохи. Письма, семейные фотографии и фотоальбомы, продовольственные карточки, визитки, записные книжки, ученические тетради, открытки, дневники обладают большей силой эмоцианального воздействия, чем тиснёный бархат почётных грамот, дипломов и документы из делопроизводства государственных учреждений.
|
|
|
