 |
Объекты управления проектом
|
|
|
|
Введение
Еще 15 лет тому назад управление проектами в нашей стране не рассматривалось как область профессиональной деятельности, несмотря на богатый накопленный опыт управления в осуществлении многих проектов. Теперь с интеграцией России в мировую экономику ситуация быстро меняется. Во всех развитых странах управление проектами признано важной методологией и инструментом планирования, контроля и координации осуществления проектов. Вместе с бурными изменениями в экономической жизни нашей страны меняются и устоявшиеся когда-то понятия и представления. Так, раньше слово “проект” долгое время монопольно использовалось исключительно лишь инженерами и строителями, и было связано с представлением о комплекте технической и сметной документации для строительства или новых технических разработок. Теперь же понятие проект используется менеджерами, финансистами, экономистами, политиками, учеными, и предпринимателями, которые вкладывают в него совершенно иной смысл.
Строительство дома, разработка нового оборудования, бизнес реинжиниринг, разработка или внедрение программных средств, проведение рекламной кампании или выборов, подготовка спектакля, введение новой налоговой системы, полет на Луну - все это примеры мероприятий, носящих характер проекта. Приведенные примеры свидетельствуют о том, что многим менеджерам, занятым в разных сферах профессиональной деятельности, время от времени приходиться руководить проектами.
Целью данной работы является исследования теоретических основ управления проектами.
1.
Понятие проекта
Что же мы понимаем под термином “проект”? Попытаемся прийти к искомому определению через описание общих признаков, делающих какие-либо виды деятельности проектами [6, c. 29].
|
|
|
. Направленность на достижение целей.
Нет цели, нет проекта! Проекты нацелены на получение определенных результатов - иными словами, они направлены на достижение целей. Именно эти цели являются движущей силой проекта, и все усилия по его планированию и реализации предпринимаются для того, чтобы эти цели были достигнуты. Достижение цели определяет завершение проекта. Проект обычно предполагает целый комплекс взаимосвязанных целей.
Тот факт, что проекты ориентированы на достижение цели, имеет огромный внутренний смысл для управления ими. Прежде всего, он предполагает, что важной чертой управления проектами является точное определение и формулирование целей, начиная с высшего уровня, а затем постепенно опускаясь до наиболее детализированных целей и задач. Кроме того, отсюда следует, что проект можно рассматривать как преследование тщательно выбранных целей, и что продвижение проекта вперед связано с достижением целей все более высокого уровня, пока, наконец, не достигнута конечная цель.
. Достигаемое изменение.
Этот признак можно выделить как наиболее важную характеристику проекта, так как осуществление проекта всегда несет за собой изменение некоей вещественной системы или предметной области, в которой реализуется проект. По сути, реализация проекта всегда связана с изменениями некоей системы и является целенаправленным и динамическим ее переводом из существующего в некое заданное состояние.
. Уникальность.
Проекты - мероприятия, в известной степени, неповторимые и однократные. Вместе с тем, степень уникальности может сильно отличаться от одного проекта к другому. Даже в проектах с высокой степенью новизны, несомненно, имеются процессы, которые характерны не только для данного проекта, но и используются во многих других проектах. В проекте также может встретиться мероприятие повторного характера, например, мелкосерийное производство, входящее в него.
|
|
|
. Ограниченная протяженность во времени.
Проекты выполняются в течение конечного периода времени. Они временны. У них есть определенное начало и завершение, которое ограничивают продолжительность осуществления проекта. Проект считается выполненным, т.е. законченным, когда достигнуты его основные цели. Значительная часть усилий при работе с проектом направлена именно на обеспечение того, чтобы проект был завершен в намеченное время.
Отличие проекта от производственной системы заключается в том, что проект является однократной, не циклической деятельностью. Концепция проекта, однако, не противоречит концепции фирмы или предприятия и вполне совместима с ней. Напротив, проект часто становится основной формой деятельности фирмы.
. Ограниченность требуемых ресурсов.
В каждом проекте используются различные ресурсы: финансы, люди, техника, оборудование, материалы и т.д. Объем выделяемых на проект ресурсов тесно связан с бюджетом и всегда конечен. Объем ресурсов в ряде случаев может быть изначально жестко лимитирован, и тогда при заданных ограничениях на ресурсы могут быть определены сроки и продолжительность проекта. В случае же жестко заданных сроков может быть определено необходимое количество требуемых ресурсов. Но так или иначе, утвержденный вариант реализации проекта имеет спецификацию и график потребления ресурсов.
. Комплексность и разграничение.
Комплексность проекта означает учет всех внутренних и внешних факторов, прямо или косвенно влияющих на результаты проекта. В то же время каждый проект имеет четко определенные рамки своей предметной деятельности и должен быть отделен от других проектов или предприятий. Этот признак позволяет рассматривать проект как целостную систему с определенными характеристиками.
. Специфическая организация проекта.
Большинство проектов не может быть выполнено в рамках существующих организационных структур и требует на время реализации проекта создания “специфической для проекта организационной структуры”. В то же время для отдельных мелких или относительно простых проектов создание специальной организации не требуется или неоправданно.
|
|
|
Таким образом, среди основных признаков, характеризующих проект, различают: направленность на достижение целей, достигаемое изменение, уникальность, ограниченная протяженность во времени, ограниченность требуемых ресурсов, комплексность и разграничение, а также специфическая организация проекта. Подробно освятив основные признаки проекта, дадим определение этому понятию:
Проект - это ограниченное во времени целенаправленное изменение отдельной системы с установленными требованиями к качеству результатов, возможными ограничениями расходования средств и ресурсов со специфической организацией [4, c. 78].
Графически данное определение в несколько упрощенной форме представлено ниже на рис 1.
Рис. 1. Схема проекта
2.
Понятие “управление проектом”
Что такое управление проектом? Поскольку понятие проекта, прежде всего, связывается с целенаправленными изменениями больших систем, самое общее определение понятия “управление проектами” (УП) - это “управление изменениями”. Но такое определение представляется слишком умозрительным, поэтому дадим определение, в большей мере отражающее практическую направленность рассматриваемого понятия, которое можно изложить следующим образом:
“Управление проектом” или Project Management - это профессиональная деятельность, осуществляемая на протяжении всего жизненного цикла проекта, основанная на применении современных научных знаний, навыков, методов и технологий для достижения эффективных результатов, путем воздействия на работников для успешного осуществления проектов [1, c. 42].
А на оперативном уровне управление проектом - это действия, направленные на решение проблем, связанных с возникающими задержками, изменениями, препятствиями и открывающимися возможностями в процессе реализации проекта.
Современная методология управления проектами позволяет исполнителям проекта легче преодолеть помехи и препятствия, связанные с такими внешними и внутренними факторами, как:
|
|
|
· дефицит и ограничения средств и ресурсов;
· инфляция и возрастание стоимости;
· возрастающая сложность проектов;
· появление и усиление конкуренции;
· социальные проблемы и требования;
· экологические изменения и требования;
· проблемы потребительского рынка;
· возрастающие требования к качеству работ.
Конечно же, надо признать, что управление проектом не является панацеей для решения всех этих проблем. Однако, как показывает опыт, его систематическое применение позволяет заказчику легче адаптироваться к условиям изменяющегося окружения.
Так по данным Международной ассоциации управления проектами (IPMA), проводившей анализ международного опыта применения УП в различных сферах, эффективность УП по усредненным показателям можно оценить в сравнении с проектами, осуществляемыми традиционными методами, по следующим показателям:
· сокращение продолжительности выполнения проекта в среднем на 20-30%;
· экономии расходов на проект в среднем на 10-15%.
Общая прибыль от управления проектом, как правило, превышает связанные ним расходы в 2-3 раза.
Жизненный цикл проекта
Каждый проект от возникновения до полного завершения проходит ряд последовательных фаз развития.
Жизненный цикл принято разделять на фазы, фазы - на более мелкие составляющие: стадии, этапы и т.д.
Общепринятого подхода, определяющего количество фаз, их содержание, а также последовательность, не существует и, по-видимому, не может существовать, поскольку эти характеристики зависят от конкретного проекта, условий его осуществления и опыта основных участников. Тем не менее, логика и основное содержание процесса развития проектов во всех случаях являются общими.
Фазы проекта являются структурным элементом его жизненного цикла. Завершение каждой фазы знаменует достижение одного или нескольких результатов проекта. Деятельность любого проекта можно рассмотреть исходя из четырех основных фаз (рис. 2).
Рис. 2. Основные фазы проекта
Рассмотрим состав и содержание четырех фаз жизненного цикла проекта:
· начальной фазы (концепция),
· фазы разработки,
· фазы реализации,
· фазы завершения [2, c. 124].
Начальная фаза. Главным содержанием работ на начальной фазе является разработка концепции проекта, включающей:
· инициацию проекта и очередной фазы проекта;
· сбор исходных данных и анализ существующего состояния (предварительное обследование);
|
|
|
· выявление потребности в изменениях (проекте);
· определение проекта;
· установление и сравнительную оценку альтернатив;
· представление концептуальных предложений, их апробацию и экспертизу;
· утверждение концепции и получение одобрения для начала работ следующей фазы.
Фаза разработки. В этой фазе главным является разработка основных компонентов системы управления проектом, в частности сводного плана проекта. Общее содержание этой фазы:
· инициация работ фазы;
· назначение руководителя и формирование команды, в первую очередь ее ключевых членов;
· установление деловых контактов и изучение целей, мотивации и требований заказчика и владельцев проекта, а также других ключевых участников;
· развитие концепции и планирование предметной области и других элементов проекта;
· разработка сводного плана проекта, который есть ни что иное, как утвержденный документ, используемый для руководства при выполнении и контроле проекта;
· организация и проведение торгов, заключение субконтрактов с основными исполнителями;
· организация выполнения базовых проектных и опытно-конструкторских работ;
· утверждение сводного плана проекта и получение ободрения на продолжение работ.
Фаза реализации. Содержание данной фазы проекта следует из ее наименования - выполнение основных работ проекта, необходимых для достижения цели проекта. Это:
· организация и проведение торгов, заключение контрактов;
· полный ввод в действие разработанной системы управления проектом;
· организация выполнения работ;
· ввод в действие средств и способов коммуникации и связи участников проекта;
· ввод в действие системы мотивации и стимулирования команды проекта;
· детальное проектирование и технические спецификации;
· оперативное планирование работ;
· установление системы информационного контроля за ходом работ;
· организация и управление материально-техническим обеспечением работ, в том числе закупками, покупками, поставками;
· выполнение работ, предусмотренных проектом;
· руководство, координация работ, согласование темпов, мониторинг прогресса, прогноз состояния, оперативный контроль и регулирование основных показателей проекта;
· решение возникающих проблем и задач;
· подтверждение окончания работ и получение одобрения для работ следующей фазы.
Фаза завершения. На этой фазе достигаются конечные цели проекта, осуществляется подведение итогов, разрешение конфликтов и закрытие проекта. Основное содержание работ этой фазы, как правило, состоит в следующем:
· планирование процесса завершения проекта;
· эксплуатационные испытания окончательного продукта проекта;
· подготовка кадров для эксплуатации создаваемого объекта;
· подготовка документации, сдача объекта заказчику и ввод в эксплуатацию;
· оценка результатов проекта и подведение итогов;
· подготовка итоговых документов;
· закрытие проекта.
Окружающая среда проекта. Осуществление проекта происходит в некоторой динамической среде, которая оказывает на него определенное воздействие. Поэтому важно определить и учесть все возможные воздействия: экономические, социальные, финансовые, организационные и др. В определенных условиях каждое из таких воздействий может оказаться критическим для проекта и привести к его “разрушению”.
Факторы окружения проекта должны быть проанализированы, и те из них, которые могут оказать на реализацию проекта заметное влияние, выделены. Проект нельзя отделить от окружающих условий и их развития. Значит необходимо заблаговременно изучать и учитывать непосредственное (само предприятие) и дальнее окружение проекта (окружение предприятия). Их изменения могут впоследствии сыграть решающую роль в достижении успеха.
Управление проектом состоит из процессов по осуществлению проекта. И здесь в первую очередь необходимо подчеркнуть значимость системы управления проектом, состоящей из объекта управления (проекта) и субъекта управления (команды управления проекта), связанных прямой и обратной связью, посредством которых осуществляется управление (рис 3).
Рис.3. Система управления проектом
В системе управления проектом (УП) реализуются две группы процессов:
· проектно-ориентированные процессы, связанные с объектом УП или самим проектом; они выполняются исполнителями работ проекта и направлены на достижение результатов проекта - создание нового продукта или услуги;
· процессы управления проектом, связанные с субъектом УП или командой управления проектом; они включают составление описаний мероприятий по планированию, организации и координации работ в проекте для его успешного завершения [4, c. 306].
Проектно-ориентированные процессы относятся преимущественно к производственным и технологическим. Они обычно определяются жизненным циклом проекта и зависят от сферы приложения, типа и вида проекта.
Процессы управления проектом относятся преимущественно к организационно-экономическим (управленческим) процессам и направлены на решение управленческих задач, связанных с реализацией различных функций управления проектом.
Рассмотрим более детально каждое из введенных понятий: объект и субъект УП.
Объекты управления проектом
Состояние проекта от идеи до завершения характеризуется изменением ряда показателей, которые определяют его сущность и на основе которых устанавливается успешность проекта. Эта совокупность “элементов проекта” по существу и является объектами управления. Таких объектов управления в каждом проекте может быть достаточно много. Однако для всех проектов можно выделить наиболее существенные объекты управления. Представим их сначала схематически на рис. 4, а затем охарактеризуем каждый из них подробно.
Рис. 4. Объекты управления проектом
Предметную область проекта определяют цели, результаты и состав работ. В процессе жизни проекта все составляющие предметной области претерпевают изменения:
· цели, результаты и состав работ могут изменяться или уточняться как в процессе разработки проекта, так и по мере достижения промежуточных результатов;
· объемы работ могут уточняться в процессе разработки проекта, а в процессе его выполнения они меняются от нуля до 100% по мере завершения работ.
Управление предметной областью и заключается в управлении этими изменениями на протяжении жизненного цикла проекта и осуществляется через процессы: инициации работ, планирования и определения предметной области, уточнения и подтверждения предметной области, контроля изменения предметной области.
Т.е. предметная область - это совокупность продуктов и услуг, производство которых должно быть обеспечено в рамках проекта.
Функция управления качеством проекта пронизывает весь жизненный цикл, все стороны и элементы проекта и включает: проектные, организационные и управленческие решения; материалы, оборудование, сырье и др.; качество результатов проекта (продукции, услуг).
Управление качеством реализуется через установление требований и стандартов к качеству результатов проекта, планирование качества, обеспечение выполнения требований к качеству в процессе реализации проекта через систему контроля и поддержки качества.
Таким образом, управление качеством - это планирование, обеспечение и контроль качества.
Время является одним из определяющих факторов в оценке успеха проекта. Будучи основным ресурсом проекта, оно требует особого внимания, поскольку потерянное время не может быть восполнено.
Функция управления временем включает определение характера работ и их продолжительности, сроков начала и завершения проекта, его частей, важнейших (контрольных) событий и каждой из выполняемых работ; минимизацию временных характеристик; разумное использование резервов времени; контроль за развитием проекта по временным характеристикам; прогнозирование сроков завершения работ, этапов и проекта в целом; принятие решений по ликвидации нежелательных временных отклонений. Функция управления временем осуществляется путем анализа сроков выполнения проекта и его частей, календарного планирования работ, их актуализации и корректировки.
В рыночной экономике фактор стоимости становится определяющим в осуществлении проекта и оценке его результатов. Поэтому стоимость является одним из основных объектов при управлении проектами.
Функция управления стоимостью включает планирование ресурсов, предварительную оценку расходов, связанных с проектом, определение сметы расходов, денежных потоков, прогнозирование доходов и прибылей, контроль расходования и поступления денежных средств и принятие решений в случае превышения расходов и других отклонений от финансовых планов.
Главной задачей управления стоимостью является соблюдение бюджетных рамок проекта, и получение предусмотренной прибыли от его осуществления.
Риск в контексте проекта рассматривается как воздействие на проект и его элементы непредвиденных событий, которые могут нанести определенный ущерб и препятствовать достижению целей проекта. Риск проекта характеризуется тремя факторами: событиями, оказывающими негативное воздействие на проект; вероятностью наступления таких событий; оценкой ущерба, нанесенного проекту такими событиями.
Управление риском - это искусство и формальные методы прогнозирования, анализа, оценки, предупреждения возникновения рисковых событий; принятие мер по снижению степени риска на протяжении жизни проекта и распределения возможного ущерба от риска между участниками проекта.
Риску подвержены в той или иной степени все проекты и большинство аспектов проекта, такие, как: финансовый, технический, организационный (связанный с возможными нарушениями сроков), социально-политические и др. Управление риском применяется в тех случаях, когда степень риска в проекте достаточна велика.
Для осуществления проекта на протяжении его жизненного цикла привлекаются специалисты различной квалификации. Количество привлекаемого персонала в течение жизни проекта подвержено значительным колебаниям.
Функции управления человеческими ресурсами в проекте включают: определение потребности, численного и квалификационного состава персонала на все периоды осуществления проекта; поиск и отбор кандидатур, оформление приема на работу и увольнение; планирование и распределение работников по рабочим местам; организацию обучения и повышения квалификации; установление ответственности; создание условий и рабочей атмосферы коллективной работы; предупреждение и разрешение конфликтов; установление оплаты труда и др.
Управление персоналом должно быть направлено на оптимальное использование трудовых ресурсов для достижения целей проекта.
Управление человеческими ресурсами в проекте - это организованное планирование, подбор персонала, формирование и развитие команды проекта.
Осуществление проектов происходит на контрактной основе, используемой для привлечения отдельных специалистов, различных подрядных и субподрядных организаций и фирм как для выполнения работ и услуг, так и для закупок и поставок необходимого оборудования и материально-технических ресурсов.
Функции управления контрактами и поставками в проекте включают выбор стратегии контрактной деятельности; определение состава, номенклатуры и сроков работы привлекаемых по контракту субъектов; подготовку контрактных предложений; выбор контрагентов и поставщиков путем торгов, конкурсов, тендеров и др.; подготовку документации для заключения контрактов; контроль за ходом их выполнения; закрытие и расчет по завершенным контрактам.
Управление проектом в целом зависит от успешной организации взаимодействия всех участников проекта и обеспечения их потребности в информации для осуществления проекта.
Масштабы, сложность проекта, его среда, число участников и заинтересованных сторон порождают большое число взаимосвязей и потоков информации. Это и требует введения специальной функции управления проектом, содержанием которой являются разработка, организация и контроль процесса информационного обмена, с помощью разнообразных средств для удовлетворения потребностей участников проекта. В эту функцию управления обычно включают процессы сбора, передачи, сортировки, отображения и интерпретации информации, необходимой для всех участников проекта и его среды. При этом различают два типа информационного обмена: формальный (путем использования информационных технологий) и неформальный (путем межличностных контактов и различного рода собраний). Управление коммуникациями внутри проекта тесно связано с управлением персоналом.
Таким образом, мы рассмотрели основные объекты управления проектом: предметную область, качество, время, стоимость, риск, человеческие ресурсы, контракты и поставки, а также коммуникации. В этой связи представляется интересным выяснить, какой же из этих аспектов управления проектом заслуживает наибольшего внимания в сегодняшнем деловом мире нашей страны? Осуществление проектов в условиях современной России, строящей новое общество и государственность, находящейся на пути к рынку, связано с интенсивными, динамичными изменениями и вызванным ими большим риском. Это относится к крупным долговременным инвестиционным проектам и программам. Причем для нетрадиционных сфер приложения опасность изменений и связанных с ним рисков многократно увеличивается. Следовательно, особое внимание должно уделяться анализу неопределенности, прогнозу и страхованию от рисков, помимо таких традиционных сфер особого внимания менеджера как сроки, стоимость и качество выполнения заложенных в проекте работ [6, c. 355].
|
|
|
