Обеспечение ссылочной целостности

Автоматическое обеспечение ссылочной целостности данных является важной особенностью Access. Если на связь между таблицами наложены условия ссылочной целостно­сти, то Access не позволяет добавлять в связанную таблицу записи, для которых нет соответствующих записей в главной таблице, и изменять за­писи в главной таблице таким образом, что после этого в связанной таб­лице появятся записи, не имеющие главных записей; а также удалять за­писи в главной таблице, для которых имеются подчиненные записи в свя­занной таблице.

Запросы к базе данных Access

Понятие запросов, виды и назначение запросов Access

Источником запроса могут быть:

- одна или несколько исходных таблиц базы данных,

- сохраненные таблицы, получен­ные в результате выполнения других запросов,

- другой запрос с использованием его временной таблицы с ре­зультатами.

Запрос позволяет:

- выбирать данные из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц,

- производить вычисления,

- получать результат в виде табли­цы,

- обновлять данные в таблицах,

- добавлять и удалять записи.

Структура запроса создается с помощью графического средства формирования запроса по образцу — QBE (Query By Example). Запрос QBE включает под­схему данных с используемыми таблицами и бланк запроса. При конструирова­нии запроса достаточно, работая мышью, выделить и перетащить необходимые поля из источников, представленных в схеме данных запроса, в бланк запроса и ввести условия отбора записей.

Средствами запроса можно:

- выбрать записи, удовлетворяющие условиям отбора;

- включить в результирующую таблицу запроса нужные поля;

- произвести вычисления в каждой из полученных записей;

- сгруппировать записи с одинаковыми значениями в одном или нескольких по­лях и выполнить над ними групповые функции;

- произвести обновление полей в выбранном подмножестве записей;

- создать новую таблицу базы данных, используя данные из существующих таб­лиц;

- удалить выбранное подмножество записей из таблицы базы данных;

- добавить выбранное подмножество записей в другую таблицу.

Многотабличный запрос позволяет сформировать новую таблицу, записи которой образуются путем объединения взаимосвязанных записей из разных таблиц базы данных и включения нужных полей из этих таблиц.

Последовательное выполнение ряда запросов позволяет решать достаточно сложные задачи, не прибегая к программированию.

В Access может быть создано несколько видов запросов.

1. Запрос на выборку — выбирает данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов. Результатом его является таблица, которая существует до закрытия запроса. Запрос на выборку играет особую роль, так как на его основе строятся запросы другого вида.

2. Запрос на создание таблицы — основан на запросе выборки, но, в отли­чие от него, результат запроса сохраняется в новой таблице.

3. Запросы на обновление, добавление, удаление — это запросы-дей­ствия, в результате выполнения которых изменяются данные в таблицах.

Основы конструирования запроса

Основные принципы конструирования запроса заложены в технике конструиро­вания запроса на выборку. Запрос на выборку позволяет выбрать данные из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц. Результаты выполнения запроса отображаются в виде таблицы, существующей до ее закры­тия. Записи этой таблицы формируются на основе задаваемых в запросе условий отбора записей в исходных таблицах и связей между этими таблицами, имеющи­мися в схеме данных запроса. Поля, включаемые в записи результата, указывают­ся пользователем в бланке запроса.

Таблица с результатами запроса может применяться при дальнейшей обработке данных. В запросе на выборку могут использоваться не только таблицы базы данных, но и ранее созданные запросы. При этом нет необходимости сохранять таблицы, получаемые в ре­зультате выполнения ранее созданных запросов.

Результаты выполнения запроса выводятся в режиме таблицы. Окно запроса в режиме таблицы аналогично окну просмотра таблицы базы данных.

Разработка запроса производится в режиме Конструктора запросов.

Окно запроса

В основном окне базы данных в закладке «Запрос» выбрать опцию «Создание запроса в режиме конструктора». В окне « Добавление таблицы» выбрать используемые в запросе таблицы. Закрыть окно.В результате появится окно Конструктора запросов —<имя запроса>: запрос на выборку.

Окно Конструктора запросов разделено на две панели. Верхняя панель содержит схему данных запроса, которая включает выбранные для данного запроса источники данных (таблицы). Таблицы представлены списками полей. Схема дан­ных отображает связи между таблицами. Кроме того, пользователь сам может установить нужные связи, перетащив задействованные связи поля из одного списка полей в другой.

Нижняя панель является бланком запроса по образцу, который нужно заполнить. Каждый столбец бланка относится к одному полю, с которым нужно работать в запросе. Поля могут использоваться для включения их в результат выполнения запроса, для задания сортировки по ним и для задания условия отбора записей.

При заполнении бланка запроса необходимо:

- в строку «Поле» включить имена по­лей, используемых в запросе,

- в строке « Вывод на экран» отметить поля, которые должны быть включены в результирующую таблицу,

- в строке « Условие отбора»задать условия отбора записей,

- в строке « Сортировка» выбрать порядок сортиров­ки записей результата.

Каждый столбец бланка запроса соответствует одному из полей таблиц. Кроме того, здесь может размещаться вычисляемое поле, значение которого вычисляется на основе значений других полей, или итоговое поле, использующее одну из встроенных групповых функций Access.

Для включения нужных полей из таблиц в соответствующие столбцы запроса достаточно:

- перетащить нужное поле из списка полей таблицы в схеме данных запроса в первую строку бланка запроса.

- установить нужные связи (объединения), перетащив задействованные в связи поля из одного списка полей в другой.

Условия отбора записей

Условия отбора записей могут задаваться для одного или нескольких полей в соответствующей строке бланка запроса. Условием отбора является выражение, которое состоит из операторов сравнения и операндов, используемых для сравнения. В качестве операндов выражения могут использоваться некоторые задан­ные значения и идентификаторы (ссылки). Идентификатор представляет собой ссылку на значение поля, элемента управления или свойства. Идентификаторами могут быть имена полей, таблиц, запросов, форм, отчетов и т. д. Если необходимо указать ссылку на поле в кон­кретной таблице, форме, отчете, то перед именем поля ставится имя таблицы, заключенное в квадратные скобки и отделенное от имени поля восклицательным знаком. Например, [Имя таблицы ]![ Имя поля].

Вычисляемые поля

В запросе над полями могут производиться вычисления. Результат вычисления образует вычисляемое поле в таблице, создаваемой по запросу. При каждом вы­полнении запроса производится вычисление с использованием текущих значений полей, арифметических выражений и встроенных функций Access.

Выражение вводится в бланк запроса в пустую ячейку строки « Поле». В этой ячейке формируется имя поля ВыражениеN, где N — целое чис­ло, увеличивающееся на единицу для каждого нового создаваемого вычисляемо­го поля в запросе. Имя вычисляемого поля выводится перед выражением и отделяется от него двоеточием. Например:

Выражение1:[Цена]*[Количество],

где Цена и Количество — имена нолей.

Имя вычисляемого поля Выражение1 становится заголовком столбца в табли­це с результатами выполнения запроса. Это имя можно изменить. Пользователь имеет возможность переименовать вычисляемое поле. Для этого достаточно в бланке запроса вместо BыpaжeниeN ввести новое имя.

Параметры запроса

Конкретное значение поля в условии отбора может вводиться непосредственно в бланк запроса или задаваться пользователем при выполнении запроса в диалого­вом окне. Чтобы выводилось диалоговое окно для ввода конкретного значения поля в условии отбора, нужно определить параметр запроса. Имя параметра за­проса может вводиться непосредственно в условия отбора в квадратных скоб­ках. При выполнении запроса это имя появится в диалоговом окне«Введите зна­чение параметра». Если в запрос вводится несколько параметров, то порядок их ввода через диалоговые окна определяется порядком расположения полей с па­раметрами в бланке запроса.

Мастера создания запросов

Простейшие запросы некоторых видов могут быть созданы с помощью Мастеров Access. Мастер запросов ускоряет процесс создания запроса, автоматически вы­полняя первоначальные простейшие действия по подготовке запроса. Вызванный Мастер запросов запрашивает у пользователя сведения и создает запрос на основе ответов пользователя. При необходимости можно в режиме Конструктора от­редактировать запрос.

Создание запроса с помощью Мастера начинается с выбора в окне базы данных вкладки « Запросы» опции «создание запроса с помощью Мастера». Следует выполнять инструкции, выводящиеся в окнах диалога Мастера.

С помощью Мастера можно создать:

- простой запрос на выборку;

- запрос для поиска повторяющихся записей;

- запрос для поиска записей, не имеющих подчиненных записей;

- перекрестный запрос.

Заметим, что запрос для поиска повторяющихся записей и запрос для поиска запи­сей, не имеющих подчиненных, являются элементарными запросами на выборку.

Формы и отчеты в Access

⇐ Предыдущая123456789Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: