 |
В чем цель этого разговора, этой работы и т. п.? Чего я хочу достичь?
|
|
|
|
Установление временных норм.
Задавайте точные временные нормы, предусматривайте в своем плане ровно столько времени на то или иное дело, сколько оно действительно требует.
Опыт показывает:
На работу, как правило, тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении.
Если Вы, например, назначили на промежуток между 10 и 12 часами совещание, то оно продлится именно два часа, хотя его цель может быть достигнута намного быстрее.
Норматив типа “Обсуждение стратегии сбыта в мае с. г.” (продолжительность – 90 мин.) задает точные рамки и вынуждает концентрироваться на самом важном (рабочее совещание – не дискуссионный клуб), чтобы достичь желаемого результата.
Срок исполнения.
Устанавливайте точные сроки исполнения для всех видов деятельности. Таким образом, вы приучаете себя к самодисциплине, избегаете нерешительности, промедления и откладывания дел.
Устраните из своего обихода неопределенные, неточные формулировки типа “Как можно скорее”. Что, собственно, это означает? Через час? В течение дня? На следующей неделе? Через 2–3 недели?
Без фиксации точных сроков при договоренности с другой стороной Вы создаете питательную среду для такого рода упреков и конфликтов: “Вы же обещали мне прислать это как можно скорее! Я жду уже третий день!” или “Я еще в среду Вам сказал: “Как можно быстрее!” – А вы приносите мне отчет только сегодня!”
Заключайте конкретные соглашения (“минидоговоры”) относительно срока окончания работ! Спрашивайте или говорите, к какому сроку задание должно быть выполнено, и заручайтесь при этом согласием другой стороны. Если Ваши представления не совпадают, Вы можете прийти к другому, более реалистичному соглашению.
|
|
|
Установление приоритетов (степени важности).
Точно определяйте, какому делу какого рода приоритеты Вы отдаете.
Избавление от “тирании” спешности.
Учитесь отличать важнейшее от спешного и избавляйтесь от “тирании” спешных дел.
Самое срочное (спешное) дело не всегда бывает самым важным, однако именно спешные и “неотложные” дела занимают часто большую часть нашего драгоценного времени. “Тирания” спешного коренится в забвении приоритетов, в предпочтении неважного важному, и только лишь потому, что вследствие недостаточности планирования неважные дела становятся срочными.
Редко бывает, когда самую важную задачу надо решать “сегодня” или даже “на этой неделе”. Срочная задача предполагает непосредственный поступок. Кажется, что невозможно противостоять сиюминутной притягательности этих задач, и в результате они поглощают нашу энергию. Но в свете более или менее длительной перспективы их кажущееся огромным значение исчезает. С чувством потери вспоминаем мы о важных задачах, которые были отодвинуты в сторону.
Делегирование (перепоручение) дел.
С самого начала устанавливайте в своих планах, какую работу вы должны выполнять лично, а какую можно перепоручить (делегировать).
Поглотители” и резервы времени.
Оставляйте определенный процент своего времени в качестве резерва для неожиданных посетителей, телефонных разговоров, кризисов или на случай недооценки продолжительности отдельных дел и старайтесь сократить количество и объем “помех” (“поглотителей” вашего времени).
Переработка – перепроверка.
Постоянно перерабатывайте и перепроверяйте свой план с точки зрения того, могут ли те или иные акции быть реализованы полностью.
Свободное время.
Планируйте и используйте с толком свое свободное время, равно как и время, которое уходит на поездки и ожидания (например, для проработки материалов или для концептуальных размышлений). Здесь Вам поможет дневник времени (time/system), в котором Вы фиксируете все самое важное.
|
|
|
Временные блок и спокойное время (закрытые часы).
Резервируйте продолжительные непрерывные периоды времени для крупных задач (спокойное время, закрытые часы) и более короткие промежутки – для обработки нескольких мелких дел.
20. Время для планирования и творчества.
Резервируйте определенную часть своего времени для плановой, подготовительной и творческой работы, а также для повышения квалификации. Если это время теряется в повседневных делах, позаботьтесь о том, чтобы восполнить потери на следующей неделе.
Рутинная работа.
Планируйте выполнение рутинных функций, например чтение месячных отчетов, обход предприятия и т. п.
Непродуктивная деятельность.
Следите за тем, чтобы на непродуктивную деятельность, как, например, изготовление фотокопий, несущественные собрания и т. п., у Вас уходило как можно меньше времени, ограничивайтесь здесь только действительно необходимым. Иначе вы будете не в состоянии использовать свое время для более важных дел.
Альтернативы.
Старайтесь при планировании мыслить альтернативно – по принципу “Всегда есть другой, лучший путь”.
Разнообразие.
Заботьтесь о том, чтобы вносить разнообразие в свою деятельность, чередуйте выполнение долго- и краткосрочных проектов, работу в одиночку и в сотрудничестве.
25. Согласование временных планов.
Старайтесь сделать свои рабочие будни насыщенными и претворять свои планы в жизнь, для чего согласовывайте их с планами других людей (секретарши, начальника, подчиненных, коллег).
Теперь напишите те пять ключевых правил или принципов, которых вы собираетесь в первую очередь придерживаться в ближайшее время.
Мои 5 важнейших правил планирования времени:
1. __________________________________________
2. __________________________________________
3. __________________________________________
4. __________________________________________
5. __________________________________________
СИСТЕМА ПЛАНИРОВАНИЯ ВРЕМЕНИ
рамках общего планирования планирование времени ориентируется на соответствующие стратегические долгосрочные цели, которые в свою очередь подразделяются на оперативные частичные цели.
|
|
|
Установление периодов времени, которые требуются для достижения Вами личных и профессиональных целей, дает вам чувство уверенности и представление о наиболее предпочтительном распределении времени и наиболее целесообразной очередности дел.
В деловой жизни оправдали себя следующие плановые периоды:
· долгосрочные цели = 3–5 лет (или более) -> планы на несколько лет;
· среднесрочные цели = 1–3 года -> годовые планы;
· текущие цели = 1 неделя – 3 мес. -> месячные, декадные планы.
По истечении соответствующего планового периода посредством сравнения “план – факт” определяются результаты периода, которые могут учитываться для корректировки планов на последующий период.
План на несколько лет вперед
Если Вы под влиянием того, что узнали из этой статьи, решились составить план жизни, то он послужит Вам исходным пунктом процесса планирования. На основе плана жизни вы выводите свои долгосрочные цели на ближайшие годы и составляете план на несколько лет вперед.
Годовой план
Из плана на несколько лет вперед Вы выводите годовой план, перенося в него из соответствующего “годового столбца” все те задачи и цели, которые Вы там наметили. Следите за тем, чтобы не взяться за задачи, которые относятся к более поздним целям.
В конце уходящего года (самое позднее – в начале следующего) надо установить наиболее существенные задачи и цели на ближайшие 12 месяцев. При этом в большинстве случаев бывает достаточно разбивки на кварталы. Во всяком случае вы можете запланировать только имеющиеся в Вашем распоряжении рабочие дни, поскольку большая часть Вашего рабочего времени уходит на рутинную работу, совещания, командировки и т. п.
Квартальный план
Квартальный план служит инструментом контроля за выполнением годового плана. В течение года через равные промежутки времени вы побуждаете себя к тому, чтобы обдумать события истекшего периода и при необходимости внести изменения или перенести сроки (промежуточный контроль). В конце каждого квартала Вы можете установить ориентиры на ближайшие три месяца и определить, какие задачи в следующем квартале надо вычеркнуть, какие – перенести, а какие добавить.
|
|
|
Месячный план
Учитываемые в месячном плане задачи и цели переносятся из квартального плана истекшего месяца. Поскольку с приближением временного горизонта повышается точность планирования, в месячном плане задачи учитываются уже с большей детализацией (расход времени ведется в часах).
Предпосылка составления реальных месячных и недельных планов состоит в том, что Вы определяете еще и так называемое свободно планируемое время. Предусматривайте в своем временном плане также резервы времени (“буферы”) для решения дополнительных задач так, чтобы можно было соблюсти плановые сроки без стресса и цейтнота.
Декадный план
Декадный план предполагает еще более детальный, более точный прогноз предстоящего периода. Исходя из своего месячного плана составьте на неделю распорядок всех своих дел и задач в соответствии с их объемом и необходимым для их исполнения временем.
Вспомогательные вопросы для планирования работы в течение недели:
– На чем я должен сконцентрироваться в первую очередь на этой неделе (центральная задача)?
– Какая задача на этой неделе самая существенная и требующая наибольших затрат времени?
– Какие другие дела на этой неделе необходимо завершить, подготовить к завершению или начать (обязательные задачи)?
– Какую рутинную работу (писанина, телефонные разговоры, совещания и т. п.) я должен выполнить?
– К каким нерешенным вопросам следовало бы приступить (возможные задачи)?
– Что было бы еще целесообразно, желательно или уместно сделать?
– Какие события могут быть предусмотрены?
Дневной план
Дневной план строится на базе декадного плана. В нем устанавливается, какие задачи и дела должны быть выполнены в течение соответствующего рабочего дня, причем к предусмотренным ранее, запланированным прибавляются непредусмотренные.
Дневной план представляет собой последнюю и одновременно самую важную ступень в системе планирования времени, конкретное воплощение (реализацию) поставленных целей!
Планирование предполагает постепенное продвижение вперед, разложение общей задачи на частные, с тем чтобы различные действия можно было распределить во времени. В дальнейшем на примере дневного плана рассматриваются пять стадий системного планирования времени.
|
|
|
