 |
Первичный учет запасных частей и прочих материалов
|
|
|
|
Современное предприятие использует много видов различных материалов. Поэтому для их учета необходима группировка по определенным признакам. Все материалы классифицируются в учете по назначению и роли в процессе производства, а также по техническим свойствам.
Выделим основные виды материалов:
) Сырье. К сырью относят продукты добывающей промышленности и сельского хозяйства, поступающие в переработку (руда, хлопок, молоко).
) Материалы. Материалами считают продукты, прошедшие предварительную промышленную обработку (металл, ткани).
) Топливо - это материалы, предназначенные для выработки энергии, отопления зданий, эксплуатации транспортных средств (уголь, дрова, нефтепродукты, газ).
) Тара и тарные материалы - используются для изготовления тары и ее ремонта.
) Запасные части - детали, изготовляемые или приобретаемые предприятием для замены изношенных частей и ремонта основных средств.
) Прочие материалы - отходы производства (обрубки, обрезки, стружка, лоскут), отходы от утилизации неисправимого брака, материальные ценности, полученные от списания основных средств (металлолом).
Запасные части приобретаются организациями, имеющими автотранспортные средства, для ремонта и замены изношенных частей автомобилей. Запчасти могут быть изготовлены на самом предприятии, поступить от поставщиков или подотчетных лиц, закупающих материалы за наличный расчет. Операции по движению материальных ценностей все юридические лица независимо от формы собственности должны оформлять унифицированными первичными документами по учету материалов. Первичные документы на получение и отпуск материалов должны быть правильно оформлены, иметь соответствующие подписи и быть заранее пронумерованы. Список лиц, имеющих право подписи на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материалов, и перечень таких материалов устанавливаются руководителем организации по представлению начальника отдела снабжения и главного бухгалтера.
|
|
|
Перечислим первичные документы по учету запасных частей и прочих материалов:
Доверенность - применяется для оформления права должностного лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей от поставщика. Доверенность составляется в одном экземпляре бухгалтерией организации и выдается под расписку получателю. Срок действия доверенностей, как правило, не может превышать 15 дней; в исключительных случаях она может выдаваться на календарный месяц.
Приходный ордер - используется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Приходный ордер составляется в одном экземпляре материально ответственным лицом в день поступления ценностей на склад. Он выписывается на фактически принятое количество ценностей. Бланки приходных ордеров выдаются материально - ответственному лицу в заранее пронумерованном виде.
Акт о приемке материалов - применяется для оформления поступивших материальных ценностей в тех случаях, когда имеются количественные и качественные расхождения с данными сопроводительных документов поставщика, а также при приемке запасов, поступивших без документов. Акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику; он составляется в двух экземплярах членами приемочной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя поставщика или представителя незаинтересованной организации. Утверждается акт руководителем организации или другим уполномоченным лицом. Один экземпляр акта с приложенными первичными документами передается в бухгалтерию для учета движения материальных ценностей, другой - в отдел снабжения или бухгалтерию для направления претензионного письма поставщику.
|
|
|
Лимитно-заборная карта - нужна для учета отпуска со склада сырья, материалов, покупных полуфабрикатов и т.п. в производственные подразделения организации в пределах утвержденного лимита. Лимит отпуска определяется на основе существующих нормативов расчетным путем, исходя из объемов производственных заданий цехов с учетом переходящих остатков запасов на начало отчетного периода. Лимитно-заборные карты выписываются в двух экземплярах сроком на один месяц, а при небольших объемах - на квартал. Один экземпляр карты до начала месяца передается структурному подразделению - потребителю материалов, другой - складу. Материалы отпускаются в производство складом только при предъявлении представителем структурного подразделения своего экземпляра лимитно-заборной карты. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита материала. В лимитно-заборной карте структурного подразделения расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада - представитель структурного подразделения. Лимитно-заборные карты склад сдает в бухгалтерию после использования лимита.
Требование-накладная - применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации, их отпуска филиалам, расположенным за его пределами, и при продаже запасов. Накладная составляется в двух экземплярах материально - ответственным лицам склада или цеха, сдающего ценности. Первый экземпляр предназначен для списания ценностей (складом, цехом), второй - для оприходования ценностей принимающей стороной (складом, цехом). Сверхлимитный отпуск материалов со склада может производиться только с разрешения руководителя или главного инженера и оформляется требованием-накладной.
Замена одних видов материалов другими, сходными по своим свойствам, также допускается только с разрешения руководителя. Этот документ вместе с лимитно-заборной картой заменяемого материала передается на склад, и кладовщик уменьшает остаток лимита с учетом выдачи материалов-заменителей.
|
|
|
При перевозке грузов автотранспортом приемка поступающих материалов осуществляется на основе товарно-транспортной накладной, получаемой от грузоотправителя (при отсутствии расхождений между данными накладной и фактическими данными). Товарно-транспортная накладная выписывается в четырех экземплярах:
· первый остается у грузополучателя и служит основанием для оприходования материалов;
· второй остается у грузоотправителя и служит основанием для списания материалов:
· третий и четвертый экземпляры, заверенные подписями и печатями грузоотправителя и грузополучателя, сдаются перевозчику; при этом третий экземпляр служит основанием для расчета за транспорт (перевозчик отправляет его плательщику-заказчику автотранспорта), а четвертый - прилагается к путевому листу для учета работы транспорта и начисления заработной платы водителю.
Перемещение продукции и материаловиз одного склада или кладовой на другой склад или в другую кладовую оформляется накладным на внутреннее перемещение материалов. Выписываемые на основании распоряжения руководителя сельскохозяйственной организации.
Материалы, закупленные за наличный расчет, подлежат сдаче на склад и приходуются на основании документов, подтверждающих покупку (счета, чеки магазинов, квитанции к приходному кассовому ордеру при покупке у другой организации за наличный расчет, акт или справка о покупке на рынке у населения), которые прикладываются к авансовому отчету.
Правила документального оформления движения материалов являются одинаковыми для всех предприятий, как крупных, так и совсем небольших с численностью работающих до 10 человек. Даже в небольшой организации должен быть сотрудник, который ведет документальный учет материальных ценностей, приобретаемых организацией и расходуемых в процессе хозяйственной деятельности. В ряде учреждений и сельскохозяйственных организаций эти функции выполняет заведующий хозяйственной частью (завхоз).
Необходимо учитывать, что к материальным ценностям относятся не только запчасти, но и канцелярские принадлежности, производственный и хозяйственный инвентарь со сроком службы менее 12 месяцев.
|
|
|
Складской учет материалов
Как правило, материалы и производственные запасы, хранятся на складах предприятия. Каждая организация имеет центральный склад, а также кладовые в бригадах, на фермах и других производственных подразделениях.
В кладовых, в бригадах и на фермах хранят небольшое количество товарно-материальных ценностей, необходимых им в пределах текущей потребности. Все складские помещения должны быть оснащены инвентарем и оборудованием в соответствии с Правилами пожарного надзора и техники безопасности, оборудованы соответствующими механизмами: транспортерами, погрузчиками и другими машинами. Кроме того, на складах необходимо иметь достаточное количество исправных измерительных и весоизмерительных приборов.
Материально-ответственным лицом на складах является кладовщик (заведующий складом), с которым в целях обеспечения сохранности товарно-материальных ценностей при приеме на работу заключается договор о полной материальной ответственности за сохранность переданных им ценностей.
Для ведения складского учета в сельскохозяйственных организациях ведется книга складского учета, либо заполняются карточки складского учета. Записи в книге складского учета заведующий складом делает на основании оформленных в установленном порядке и исполненных первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных, товарно-транспортных накладных, товарных накладных, других приходных и расходных документов).
Книга складского учета открывается в начале года. Все страницы книги должны быть пронумерованы. На последней странице делают запись следующего содержания: «В книге пронумеровано… страниц». Ставиться подпись бухгалтера и печать организации. Записи в книгу складского учета производят ежедневно строго по каждому документу на поступление и отпуск товарно-материальных ценностей. Количество поступивших ценностей отражают в графе «Приход», выданных со склада - «Расход». После каждой записи о поступлении или расходовании материалов в книге выводят остаток. Его рассчитывают путем прибавления к остатку на начало операции соответствующего количества поступивших и вычитания выбывших материальных ценностей.
Заведующий складом (кладовщик) должен иметь у себя образцы подписей лиц, распоряжающихся отпуском материальных ценностей. Бухгалтер, ведущий учет материальных ценностей, должен периодически посещать склады. В присутствии кладовщика он должен проверять правильность записей, сделанных в книге складского учета, а также правильность выведенных остатков подтверждать это своей подписью и указывать дату проверки.
|
|
|
При ведении учета материалов в карточках складского учета, вместо книги складского учета, карточки выдаются кладовщику под расписку, они хранятся в специальных картотеках по учетным группам, а внутри групп - по подгруппам. На каждый вид материальных ценностей, хранящихся на складе, прикрепляют материальный ярлык, в котором указывают наименование ценностей, их номенклатурный номер, единицу измерения, цену и другие данные. В конце месяца материально ответственное лицо составляет отчет движения продуктов и материалов. В отчете движения продуктов и материалов записывают наименование только тех материальных ценностей, по которым в течение месяца было движение. Все показатели отчета кладовщик заполняет только в натуральных измерителях. К отчету прилагаются оправдательные документы на поступление и расходование материальных ценностей. В сроке отчета «Остаток на начало месяца» показывают остаток товарно-материальных ценностей, отраженный в аналогичном отчете за прошлый месяц по графе «Остаток на конец месяца». В разделе «Приход» указывают продукты и материалы, поступившие за месяц, при этом, записи производятся по каждому каналу на их поступление. В разделе «Расход» записывают расход материальных ценностей. Как и в разделе «Приход», записи производят по каналам использования материалов. Например, отпущено в реализацию, на корм скоту, на посев, внутреннее перемещение, на размол, выдано в счет оплаты труда и др. После того, как в приходной части отчета отражено все движение ценностей, выводят остаток на конец месяца. В сроки, установленные графиком документооборота, отчеты движения продуктов и материалов со всеми первичными документами сдаются в бухгалтерию организации.
В бухгалтерии проверяют правильность переноса остатка на начало месяца, обоснованность каждой записи и ее соответствие данным первичных документов. После этого производится таксировка отчета и проверяется правильность выведения остатков на конец месяца. После проверки отчета его данные переносятся в регистры аналитического и синтетического учета.
При небольшой номенклатуре материалов и небольших оборотах на складах разрешается вместо карточек и книг вести месячные материальные отчеты, где отражается информация о движении материалов (приходе и расходе), стоимость по приходу, расходу и остаткам материалов. Месячные материальные отчеты представляются в бухгалтерию в установленные сроки.
В связи с большим количеством наименований запасных частей и ремонтных материалов к тракторам, автомобилям, комбайнам и сельскохозяйственным машинам допускается в отчете движения продуктов и материалов их отражать только в стоимостном измерении, т.е. без перечисления всех наименований запасных частей и ремонтных материалов.
Методы оценки материалов
Важнейшей предпосылкой организации учета материалов является их оценка. Она имеет немаловажное значение и в деле машинной обработки данных этого учета. В соответствии с Законом «О бухгалтерском учете и отчетности» материалы должны отражаться по фактической себестоимости, в которую включаются:
сумма, уплаченная поставщику (продавцу) согласно договору поставок (за исключением налога на добавленную стоимость);
таможенные пошлины;
расходы на транспортировку, хранение и доставку, в том числе осуществляемые сторонними организациями;
проценты по кредитам и займам;
сумма, уплаченная организациям за консультационные услуги по приобретению производственных запасов и др.
При большом объеме поступающих материалов, большой их номенклатуре, сложно подсчитать фактическую себестоимость материалов до окончания месяца без наличия документов автотранспортных организаций, по расходом на погрузочно-разгрузочные и другие работы. А отпускать на производство материалы необходимо ежедневно, поэтому возникает необходимость вести учет материалов по заранее установленным учетным ценам. Это могут быть плановая нормативная себестоимость или оптовая цена основного поставщика. В этом случае отклонения фактической себестоимости материалов от их стоимости по учетным ценам учитываются на счете 16 «Отклонения в стоимости материальных ценностей».
В соответствии с учетной политикой, разработанной в СПК «Едковский», материальные ресурсы (сырье, тара, материалы, ГСМ, запасные части, строительные материалы, ветеринарные препараты), приобретенные за плату, оцениваются по фактической себестоимости их приобретения путем суммирования фактически произведенных расходов на их покупку; полученные безвозмездно - по рыночной стоимости на дату оприходования; изготовленные предприятием - по стоимости их изготовления.
Рыночная стоимость формируется на основе цены на данный или аналогичный вид имущества, действующей на дату оприходования имущества, полученного безвозмездно. Данные о такой цене должны быть подтверждены документально или экспертным путем. В стоимость изготовления объектов включаются фактически произведенные затраты, связанные с использованием в процессе изготовления имущества основных средств, сырья, материалов, топлива, энергии, трудовых ресурсов и иные затраты.
При отпуске материалов в производство и ином выбытии их оценка производится одним из следующих способов:
по себестоимости каждой единицы;
по средней себестоимости. При данном способе оценка запасов производится по каждой группе (виду) запасов путем деления общей себестоимости группы (вида) запасов на их количество, складывающихся соответственно из себестоимости и количества остатка на начало отчетного периода и поступивших запасов в течение этого отчетного периода;
по себестоимости первых по времени приобретения запасов (способ ФИФО). Данный способ оценки основан на допущении, что запасы используются в течение отчетного периода в последовательности их приобретения (поступления), то есть запасы, первыми поступающие в производство (реализацию) должны быть оценены по себестоимости первых в последовательности приобретений с учетом себестоимости запасов, числящихся на начало отчетного периода. При применении этого способа оценка запасов, находящихся в запасе (на складе) на конец отчетного периода, производится по фактической себестоимости последних по времени приобретений, а в себестоимости реализованных товаров, продукции, работ, услуг учитывается себестоимость ранних по времени приобретений.
В зарубежных странах используются также другие методы оценки:
LIFO - метод, противоположный ФИФО. В производство (реализацию) в первую очередь отпускаются товарно-материальные ценности по ценам последней партии, затем предпоследней и т.д. Этот метод ведет к более высокой себестоимости реализованной продукции и более низкой прибыли, чем при использовании методов FIFO и средневзвешенной стоимости;
NIFO. При данном методе товары, закупленные по самой высокой цене, должны использоваться (реализовываться) в первую очередь. Остаток запасов оценивается по самой низкой цене. Этот метод редко применяется при оценке.
|
|
|
