 |
Хранение электронных документов
|
|
|
|
Развитие информационных технологий породило новый вид документов – документы на машинных носителях, или электронные документы. Они все чаще создаются на предприятиях, в учреждениях и организациях всех форм собственности. Такие электронные документы могут содержать научно-техническую, производственную и управленческую информацию. Например, проектные работы сегодня трудно представить без автоматизированных систем проектирования, которые позволяют создавать в электронном виде чертежи и текстовую документацию. Многие организации ведут базы данных регистрационного и учетно-статистического характера. Системы электронной почты и безбумажного документооборота внедряются в делопроизводстве и банковском деле.
Вопрос о придании электронным документам юридической силы в нашей стране, как и во многих других государствах, окончательно не урегулирован (важную роль должен сыграть закон об электронной цифровой подписи, разработка которого, к сожалению, затягивается), существующая нормативно-правовая база позволяет рассматривать их в едином контексте с другими видами архивных документов35. В частности, документы, созданные государственными предприятиями, учреждениями и организациями, относятся к государственной части Национального архивного фонда и подлежат обязательному государственному учету независимо от вида носителя, техники и способа закрепления информации. В отношении этих документов должна проводиться экспертиза ценности, по результатам которой часть документов отбирается для временного или постоянного хранения.
Документы общественных объединений, иных негосударственных предприятий, организаций, учреждений и физических лиц относятся к негосударственной части Национального архивного фонда. Собственники этих документов могут хранить их в собственных архивах, а некоторые категории документов (по личному составу) обязаны передавать в государственные архивы. Кроме того, по соглашению сторон любые документы негосударственной части Национального архивного фонда могут передаваться в государственные архивы для временного или постоянного хранения.
|
|
|
В отношении электронных документов это обстоятельство приобретает особое значение, так как данная категория документов имеет свою специфику: для воспроизведения в человеко-читаемом виде они требуют программно-технических средств, которые, как известно, имеют свойство быстро устаревать. В результате документы на машинных носителях, предоставленные сами себе на сравнительно короткий срок (порядка нескольких лет), могут оказаться недоступными, либо доступ к ним оказывается слишком дорогим.
По этой причине поддержание электронных документов в доступном состоянии требует постоянной заботы: контроля физического состояния носителей, регулярной конвертации (перезаписи на другой тип носителя и/или в файл другого типа) и миграции данных (переноса в другую информационную среду, в том числе под новые операционные системы)36. Организации, создающие документы, далеко не всегда имеют возможность (да и желание) проявлять такую заботу в отношении документов, непосредственная надобность в которых отпала. Именно поэтому законом установлен значительно более короткий срок хранения в ведомственных архивах машиночитаемых (электронных) документов по сравнению с традиционными. Предполагается, что основная забота об их сохранности должна лечь на плечи специализированного учреждения Государственной архивной службы.
Для того, чтобы процесс передачи электронных документов на архивное хранение протекал безболезненно, должны быть приняты определенные меры уже на стадии проектирования и внедрения систем, посредством которых эти документы будут создаваться. Поэтому проектные решения по внедрению информационных технологий необходимо согласовывать со специалистами архивной отрасли. С их участием должна также проводиться экспертиза ценности электронных документов и определяться срок их хранения. В необходимых случаях может быть принято решение о постоянном хранении электронных документов по месту их создания на основании лицензии Государственного комитета по архивам и делопроизводству.
|
|
|
Сохранность электронных документов – дело сравнительно новое не только в нашей стране, но и во всем мире. Естественно, что необходимый для этого кадровый научный потенциал еще предстоит создать. Предполагается, что документы при передаче будут конвертироваться на носители архива – магнитооптические диски, на которых и будет осуществляться их последующее хранение. Условия доступа пользователей к информации определяются с учетом интересов создателей документов.
Помимо обеспечения сохранности документов, изначально создаваемых в электронном виде, важным направлением деятельности архивистов является внедрение современных технологий доступа к традиционным бумажным документам37. Речь идет о создании электронных факсимильных копий таких документов, которые затем могут публиковаться в сети Интернет или отдельными изданиями на компакт-дисках.
В эпоху электронных документов, для которых можно получить любое количество равнозначных копий, роль архивов неизбежно претерпит изменения. Появляется возможность хранить рабочие экземпляры документов рассредоточено - там, где в них возникает потребность. Каждый пользователь может с помощью удаленного доступа получить собственную копию, с точки зрения информационной ценности совершенно равнозначную исходному документу. Тем не менее, обеспечение сохранности эталонов электронных документов останется прерогативой архивистов независимо от того, сколько равноценных экземпляров будет находиться в обращении.
Заключение
Современный офис — это место, с которого начинается фирма. В помещении офиса должны находиться только те предметы, которые требуются вам и сотрудникам предприятия в процессе работы. Приобретение средств оргтехники должно быть продиктовано, в первую очередь, соображениями целесообразности ее использования для максимальной эффективности работы. В зависимости от специфики работы офиса, его размеров, готовности потратить определенную сумму, составные комплектующие элементы оборудования различны и определяются в соответствии с задачами, которые следует решать как на каждом рабочем месте, так и, в целом, по всему офису.
|
|
|
К основным техническим устройствам типового персонального компьютера относятся системный блок и его внутреннее устройство, монитор и его разновидности, клавиатура, графический указатель «мышь» и акустические системы. Этот комплект называется минимальной конфигурацией персонального компьютера. Это обязательный набор, без которого сама работа с компьютером становится невозможной. Но существует еще и масса дополнительных внешних устройств: принтеров, сканеров, емких внешних дисководов, модемов и др. Их присутствие не является обязательным для компьютера, но они делают работу персонала несколько более комфортной.
Программное обеспечение — наряду с аппаратными средствами, важнейшая составляющая информационных технологий, включающая компьютерные программы и данные, предназначенные для решения определённого круга задач и хранящиеся на машинных носителях. Программное обеспечение представляет собой либо данные для использования в других программах, либо алгоритм, реализованный в виде последовательности инструкций для процессора.
Основным устройством ввода текстовой и графической информации является сканер. Сканером называется устройство, позволяющее вводить непосредственно с бумажного носителя или пленки в компьютер образцы изображений, представленных в виде текста, рисунков, слайдов, фотографий и другой графической информации.
К печатному оборудованию можно относятся принтеры различного вида. Копировальный аппарат — устройство, предназначенное для получения копий документов, фотографий, рисунков и других двухмерных изображений на бумаге и других специальных материалах. К устройствам вывода графической информации относятся плоттеры. Плоттеры — это устройства, которые выводят информацию из персонального компьютера на бумажный или иной вид носителя большого размера. Они предназначены для вывода различных схем, сложных технических и архитектурных чертежей, художественной и иллюстративной графики, карт, трехмерных изображений.
|
|
|
К средствам обработки документов относятся: машины для переплетно-брошюровочных работ, машины для оформительских работ, машины для защиты документов от небрежного хранения, бумагорезательное оборудование.
В последнее время модемы становятся неотъемлемой частью компьютера. Компьютер превращается из обособленного компьютера в звено глобальной сети. Модем позволяет, не выходя из дома, получить доступ к базам данных, которые могут быть удалены от вас на многие тысячи километров.
Телефонная сеть — это самый распространенный тип оперативной связи. Телефонные аппараты весьма разнообразны как по своему конструктивному исполнению, так и по своим сервисным возможностям. В офисах целесообразно использовать внутриучрежденческие телефонные системы микро-офисной и мини-офисной АТС, так как необходима постоянная оперативная связь сотрудников. Телеграфная связь предназначена для автоматизированного приема-передачи по электрическим проводным каналам связи коротких текстовых документированных сообщений. Факсимильная связь — это процесс дистанционной передачи неподвижных изображений текста с бумажных листов отправителя на бумажные листы получателя.
Цифровая видеокамера предназначена для записи изображения и звука на стандартные видеокассеты или компакт-диски. Цифровые фотокамеры по сравнению с обычными фотоаппаратами обладают рядом новых возможностей: не требуется фотопленки и проявки, если есть цветной принтер, то результат можно получить мгновенно; неудачные кадры удаляются прямо в процессе съемки, что значительно снижает расходы. Системы видеоконференций обеспечивающих адекватную поддержку проведения видеоконференций в зависимости от вида бизнес-задач компании и ориентированных на ту или иную группу пользователей. Пока системы видеоконференций очень дорогостоящие, и это больше предметы роскоши, нежели инструменты эффективной творческой, технической и управленческой деятельности.
Примечания
|
|
|
1. Сапков, В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства. – М.: Академия, 2007
2. Арустамов, Э.А. Банковское, таможенное и офисное оборудование. – М.: Маркетинг, 2005
3. Соев, Е.В. Технические аспекты в делопроизводстве. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003
4. Козлов, С.Б. Защита программного обеспечения. – М.: МарТ, 2003. – С. 152
5. Яковлев Н.Н. Оргтехника. – Минск: Харвест, 2000. – С. 142
6. Каймин, В.А. Техника в современном обществе. – М.: Олма-Пресс, 2001. – С. 201
7. Арустамов, Э.А. Указ. соч. С. 108
8. Ламекин, В.Ф. Организационная техника. – М.: 1997. – С. 76
9. Агеева, О.А. Административные системы и офисные технологии. – М.: Просвещение, 1996. – С. 241
10. Топорков И.В. История развития оргтехники. – М.: Информсервис, 1999. – С. 138
11. Охотников, А.В. Документоведение и делопроизводство. – М.: МарТ, 2003. – С. 127
12. Охотчиков, К.Г. Информатизация общества: шаги к осуществлению. – М.: Высшая школа, 1999. – С. 174
13. Кошелев, Г.И. Организационная техника. – М.: МарТ, 1999. – С. 48
14. Финдель И.Г. Современный офис: необходимые элементы для успешной работы. – С-Пб.: Феникс, 2001. – С. 121
15. Афанасьев, В.Г. Человек в управлении обществом. - М.: МарТ, 2003. – С. 51
16. Арустамов, Э.А. Указ. соч. С. 111
17. Сергазин Ж.Ф. Основы обеспечения сохранности документов. – М.: Высшая школа, 1996. – С. 98
18. Алферов, А.В. Средства тиражирования документов. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 1998. – С. 279
19. Сапков, В.В. Указ. соч. С. 78
20. Стенюков, М.В.Делопроизводство. – М.: Приор-издат, 2004. – С. 100
21. Печников, А.В. Средства передачи и отображения информации. – М.: Академия, 2005. – С. 278
22. Рожнов, В.С. Автоматизированные системы обработки информации. – М.: ИНФРА-М, 2004. – С. 164
23. Ветич, Е.Н. Малая оргтехника. – М.: МарТ, 2000. – С. 84
24. Морозевич, А.Н. Компьютерные информационные технологии. – М.: Просвещение, 2003. – С. 230
25. Свиреденко, С.С. Современные информационные технологии. – М.: Информсервис, 2003. – С. 302
26. Турьянский А.Г. Эргономика офиса и рабочего места. – М.: Просвещение, 1999. – С. 230
27. Арустамов, Э.А. Указ. соч. С. 200
28. Луковинов Г.Л. Электронный документооборот: понятия и аспекты. – М.: Просвещение, 2005. – С. 172
29. Бройдо, В.Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления /. – М.: Высшая школа, 1998. – С. 204
30. Сапков, В.В. Указ. соч. С. 69
31. Назарова, С.В. Компьютерные технологии обработки информации. – М.: Просвещение, 2004. – С. 103
32. Сапков, В.В. Указ. соч. С. 161
33. Платонов О.А. Техника и бизнес. – М.: Родник, 1998. – С. 176
34. Качалова, Л.Н. Оргтехника в управлении. – М.: ИНФРА-М, 2002. – С. 195
35. Уфинов С.С. Делопроизводство. – М.: Высшая школа, 2000. – С. 73
36. Архивное хранение электронных документов: проблемы и решения. http://www.mainjob.ru/publications/?print=6462
37. Андреев Д.А. Офисная техника. – М.: Новая Волна, 1993. – С. 180
Библиографический список
1. Агеева, О.А. Административные системы и офисные технологии / О.А. Агеева. – М.: Просвещение, 1996. – 314 с.
2. Алферов, А.В. Средства тиражирования документов / А.В. Алферов. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 1998. – 520 с.
3. Андреев Д.А. Офисная техника / Д.А. Андреев. – М.: Новая Волна, 1993. – 450 с.
4. Арустамов, Э.А. Банковское, таможенное и офисное оборудование / Э.А. Арустамов. – М.: Маркетинг, 2005. – 216 с.
5. Афанасьев, В.Г. Человек в управлении обществом / В.Г. Афанасьев. - М.: МарТ, 2003. – 304 с.
6. Бройдо, В.Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления / В.Л. Бройдо. – М.: Высшая школа, 1998. – 401 с.
7. Ветич, Е.Н. Малая оргтехника / Е.Н. Ветич. – М.: МарТ, 2000. – 290 с.
8. Каймин, В.А. Техника в современном обществе / В.А. Каймин. – М.: Олма-Пресс, 2001. – 279 с.
9. Качалова, Л.Н. Оргтехника в управлении / Л. Н. Качалова. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 347 с.
10. Козлов, С.Б. Защита программного обеспечения / С.Б. Козлов. – М.: МарТ, 2003. – 304 с.
11. Кошелев, Г.И. Организационная техника / Г.И. Кошелев. – М.: МарТ, 1999. – 285 с.
12. Ламекин, В.Ф. Организационная техника / В.Ф. Ламекин. – М.: 1997. – 347 с.
13. Луковинов Г.Л. Электронный документооборот: понятия и аспекты / Г.Л. Луковинов. – М.: Просвещение, 2005. – 381 с.
14. Морозевич, А.Н. Компьютерные информационные технологии / В.С. Морозевич. – М.: Просвещение, 2003. – 340 с.
15. Назарова, С.В. Компьютерные технологии обработки информации / С.В. Назарова. – М.: Просвещение, 2004. – 259 с.
16. Охотников, А.В. Документоведение и делопроизводство / А.В. Охотников. – М.: МарТ, 2003. – 304 с.
17. Охотчиков, К.Г. Информатизация общества: шаги к осуществлению / К.Г. Охотчиков. – М.: Высшая школа, 1999. – 350 с.
18. Печников, А.В. Средства передачи и отображения информации / А.В. Печников. – М.: академия, 2005. – 329 с.
19. Платонов О.А. Техника и бизнес / О.А. Платонов. – М.: Родник, 1998. – 458 с.
20. Рожнов, В.С. Автоматизированные системы обработки информации / В.С. Рожнов. – М.: ИНФРА-М, 2004. – 311 с.
21. Сапков, В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства / В.В. Сапков. – М.: Академия, 2007. – 288 с.
22. Свиреденко, С.С. Современные информационные технологии / С.С. Свириденко. – М.: Информсервис, 2003. – 375 с.
23. Сергазин Ж.Ф. Основы обеспечения сохранности документов / Ж.Ф. Сергазин. – М.: Высшая школа, 1996. – 239 с.
24. Соев, Е.В. Технические аспекты в делопроизводстве / Е.В. Соев. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – 371 с.
25. Стенюков, М.В.Делопроизводство / М.В. Стенюков. – М.: Приор-издат, 2004. – 128 с.
26. Топорков И.В. История развития оргтехники / И.В. Топорков. – М.: Информсервис, 1999. 328 с.
27. Турьянский А.Г. Эргономика офиса и рабочего места / А.Г. Турьянский. – М.: Просвещение, 1999. – 302 с.
28. Уфинов С.С. Делопроизводство / С.С. Уфинов. – М.: Высшая школа, 2000. – 260 с.
29. Финдель И.Г. Современный офис: необходимые элементы для успешной работы / И.Г. Финдель. – С-Пб.: Феникс, 2001. – 288 с.
30. Яковлев Н.Н. Оргтехника / Н.Н. Яковлев. – Минск: Харвест, 2000. – 368 с.
31. Архивное хранение электронных документов: проблемы и решения. http://www.mainjob.ru/publications/?print=6462
|
|
|
