 |
Информационное и техническое обеспечение.
|
|
|
|
Тема 1.3 Кадровое и другие виды обеспечения системы управления персоналом.
1. Кадровое и документационное обеспечение системы управления персоналом.
2. Информационное и техническое обеспечение.
3. Нормативно-методическое и правовое обеспечение системы управления персоналом.
(Слайд 2)
Кадровое и документационное обеспечение системы управления персоналом.
Кадровое обеспечение системы управления персоналом – необходимый количественный и качественный состав ее работников. Качественный состав работников кадровой службы включает уровень образования, квалификацию, опыт работы, мотивацию.
Количественный состав работников кадровой службы зависит от общей численности сотрудников, определяется организационно-штатными структурами и уставом организации.
В среднем в кадровых службах занято 0,3 до 0,8% от общего числа работающих. Качественная характеристика – низкий уровень профессиональной подготовки, большая текучесть кадров, низкая оплата труда – на уровне канцелярских работников.
Растущее значение службы управления персоналом.
(Слайд 3)
Факторы, учитываемые при расчете численности штатных работников кадровой службы:
- общая численность работников организации;
- конкретные условия и характерные особенности организации, связанные со сферой деятельности, масштабами, наличием филиалов и пр.;
- социальная характеристика организации, структурный состав ее работников (наличие различных категорий – рабочих, специалистов, научных работников), их квалификация;
- сложность и комплексность решаемых задач по управлению персоналом (стратегическое планирование, выработка кадровой политики, организация обучения и пр.);
|
|
|
- техническое обеспечение управленческого труда и пр.
Методы расчета численности:
1) метод многофакторного анализа функционального разделения управленческого труда. Используется на крупных предприятиях. В НИИ труда были разработаны формулы для каждой отрасли, по которым рассчитывается численность управленческого состава;
2) экономико-математические методы предусматривают разработку экономико-математических моделей, основанных на реальной действительности, что обеспечивает адекватное отражение содержательного процесса;
3) метод сравнений - составляются проектировки потребности в специалистах для менее развитой системы;
4) экспертный метод – получение представлений о потребностях в специалистах на основе учета мнений (экспертов);
5) метод прямого расчета – определение численности специалистов и других служащих из расчета необходимых затрат труда на реализацию периодических функций управления персоналом и расчета затрат труда на реализацию функций управления по устранению возмущающих отклонений, чаще всего через трудоемкость (чаще нормативную).
Ч= Т * К/Фп, где
Ч – численность отдела кадров;
Т – общая трудоемкость всех работ, выполняемых за год в отделе кадров, чел-час;
К – коэффициент, учитывающий затраты на выполнение работ, не предусмотренных в Т (примерно 1,15);
Фп – полезный фонд рабочего времени одного работника за год, в час (в среднем 1840 час).
В различных странах сложилось следующее среднее соотношение: в США на 100 работающих приходится 1 работник кадровой службы; в Германии на 130-150 работников – 1; во Франции на 130 – 1; в Японии на 100 – 2,7 работника кадровой службы, в России на 100 – примерно 1.
(Слайд 4)
Документационное обеспечение – организация работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Его основой является делопроизводство – полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.
|
|
|
Основными делопроизводственными функциями системы управления персоналом являются:
- своевременная обработка поступающей и передаваемой документации;
- доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения;
- печатание документов по кадровым вопросам;
- регистрация, учет и хранение документов по персоналу;
- формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации;
- копирование и размножение документов по кадровым вопросам;
- контроль за исполнением документов;
- передача документации по вертикальным и горизонтальным связям и др.
(Слайд 5)
Требования к оформлению документов базируются на государственных стандартах унифицированных систем документации.
Документы, регламентирующие требования к должности:
- должностные инструкции;
- квалификационная карта;
- спецификация работы;
- карта компетенции.
(Слайд 6)
В подсистеме управления персоналом внедрены и ведутся следующие унифицированные системы документации:
- плановой (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, наряды, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.);
- первичной учетной (по учету труда и зарплаты);
- отчетно-статистической (по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда, высвобождению работников и т.п.);
- по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам, социальному страхованию и т. п.);
- организационно-распорядительной (акты, письма, докладные записки, заявления, инструкции, анкеты, объяснительные записки, положения, распоряжения, решения, устав и т. п.)
(Слайд 7)
Информационное и техническое обеспечение.
Выработка управленческого решения должна быть информационно обеспечена. Основу информационной системы должен составлять единый массив, отражающий информацию о каждом работнике, его окружении и внешних по отношению к нему условиях работы, что в свою очередь требует определенной организации информации и методов оперирования с массивом данных.
|
|
|
Информационное обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объему. Размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании. Оно включает оперативную информацию, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).
(Слайд 8) Виды информации, необходимые при управлении персоналом:
- входная информация;
- промежуточная информация;
- выходная информация.
Обмен информацией реализуется в виде движения документов между управляемой и управляющей системами: от органа управления к объекту следуют документы, содержащие плановую информацию (приказы, распоряжения); по лини обратной связи – от объекта к органу управления – следуют документы, содержащие учетно-отчетную информацию.
(Слайд 9)
Организация информационного обеспечения системы управления персоналом:
- организация сбора и обмена информацией между структурными подразделениями;
- разработка классификаторов информации;
- разработка унифицированных документов;
- организация внемашинной и внутримашинной информационной базы;
- формирование базы данных по персоналу;
- создание и организация информационных процессов.
(Слайд 10)
Управление информационным обеспечением системы управления персоналом:
- управление внемашинной и внутримашинной информационной базы;
- управление информационными процессами (получение информации; передача информации; обработка информации; хранение информации; использование информации).
(Слайд 11)
Техническое обеспечение системы управления персоналом. Основу технического обеспечения составляет комплекс технических средств – совокупность взаимосвязанных единым управлением и (или) автономных технических средств сбора, регистрации, накопления, передачи, обработки, вывода и представления информации, а также средств оргтехники.
Тем самым повышается эффективность функционирования службы управления персоналом.
|
|
|
Важнейшей задачей проектирования технического обеспечения службы управления персоналом является выбор технических средств: он определяет затраты на их приобретение и эффективность будущего функционирования службы управления персоналом.
(Слайд 12) При выборе технических средств необходимо учитывать:
- объем входной и выходной информации;
- характеристику носителей информации;
- объем вычислительных работ;
- сроки выполнения поставленных задач;
- формы и способы предоставления информации;
- совместимость работы оборудования различных типов;
- производительность оборудования;
- состав и количество обслуживающего персонала;
- стоимость оборудования.
(Слайд 13)
Процесс принятия решения о выборе технических средств
- определение видов работ, которые необходимо выполнять с использованием технических средств или автоматизировать;
- установление требований, предъявляемых к техническим средствам;
- формирование перечня технических средств;
- определение показателей качества и функциональных возможностей технических средств в рамках сформированного перечня;
- выбор метода сравнения технических средств для определения наиболее эффективного;
- проведение сравнительного анализа технических средств;
- обоснование рекомендаций по выбору наиболее эффективных технических средств, в наибольшей степени удовлетворяющих предъявляемым требованиям;
- принятие решения о приобретении выбранных технических средств.
Группы технических средств, используемые в службе управления персоналом:
1) сбора и регистрации;
2) передачи;
3) хранения;
4) обработки;
5) выдачи информации.
(Слайд 14)
|
|
|
