 |
Разработка бюджетного регламента
|
|
|
|
Для постановки бюджетирования необходимы не только грамотное решение методологических проблем и осмысление нужного инструментария финансового планирования, но и разработка соответствующих организационных процедур, регламентирующих все вопросы взаимоотношений отдельных структурных подразделений с руководством предприятия.
Бюджетный регламент – это установленный в организации порядок составления (разработки), представления (передачи), согласования (визирования), консолидации (обработки), оперативного контроля и оценки исполнения (проведения план-фактного анализа) бюджетов различных видов и уровней. Его составными элементами являются:
– принятый в организации бюджетный период;
– продолжительность бюджетного цикла или шаг финансового планирования – период, по истечение которого составляются отчеты об исполнении ранее разработанных и утвержденных бюджетов и пересматриваются (корректируются) бюджеты на оставшуюся часть бюджетного периода;
– стадии бюджетного цикла или периодизация бюджетного контроллинга (определение регламента проведения план-фактного анализа), т.е. выделение системы внутреннего оперативного (текущего) контроля и оценки исполнения бюджета, включающей всю структуру формальных и неформальных процедур, предназначенных для анализа и оценки эффективности управления ресурсами, затратами, обязательствами структурных подразделений и компании в целом в течение бюджетного периода; периодический мониторинг текущей деятельности; сроки (график) и порядок составления отчетов об исполнении бюджетов центрами ответственности, проведения план-фактного анализа, составления скорректированных бюджетов, их последующего согласования, представления, консолидации и утверждения;
|
|
|
– набор функций и задач, которые предстоит выполнять в процессе бюджетирования;
– сроки и порядок выполнения отдельных функций и задач при разработке, согласовании, представлении, консолидации и утверждении бюджетов различных уровней;
– состав и соподчиненность (организационная структура управления) ответственных исполнителей за конкретные функции и задачи по стадиям бюджетного цикла;
– механизм санкций, применяемых в компании для обеспечения соблюдения бюджетного регламента, поощрения и принуждения ответственных исполнителей выполнять функции и задачи, за которые на них возложена ответственность.
Главная задача бюджетного регламента – обеспечение возможности контролировать ход исполнения бюджетов различных видов и уровней управления.
Итак, Бюджетный регламент – это совокупность процедур, стандартов, нормативно-методических документов, определяющих организацию процессов бюджетирования, документооборот, временные рамки разработки бюджетов и состав участников этого процесса.
Бюджетный регламент включает:
– положение о разработке сводного бюджета, в ряде случаев отдельные положения о разработке сводного бюджета и частных бюджетов;
– положение о бюджетном комитете;
– методические материалы по бюджетированию;
– положение о контроле исполнения бюджета;
– положение об оценке деятельности и стимулировании выполнения бюджетных показателей;
– другие положения в зависимости от специфики предприятия.
Бюджетный регламент наряду с другими документами должен определять структуру сводного, операционного, инвестиционного и финансового бюджетов.
Для управления бюджетированием, координация деятельности служб, участвующих в бюджетном процессе, а также разработки проекта сводного бюджета создается бюджетный комитет, возглавляемый директором по экономике и финансам или другим руководителем высшего уровня. Он включает в свой состав главного бухгалтера, начальников и ведущих специалистов маркетингового (коммерческого), планового, финансового и производственного отделов, отдела снабжения, труда и заработной платы и других подразделений.
|
|
|
Отдельные частные бюджеты, входящие в сводный бюджет, разрабатывают службы, ответственные за реализацию соответствующих бизнес-процессов. При этом следует руководствоваться отдельными положениями по составлению этих бюджетов.
Разработку сводного бюджета предприятия можно рассматривать как проект, в котором все процессы взаимосвязаны, ограничен период их выполнения и проекта в целом. В таких условиях для управления бюджетным процессом может быть разработан сетевой график и определены его характеристики.
Роль бюджетного регламента особенно ярко проявляется в процессе разработки сводного бюджета, когда распределяются работы по формированию частных бюджетов по ответственным подразделениям.
Разработку сводного бюджета начинают, как правило, с плана продаж, т.е. первым начинает этот процесс отдел маркетинга (отдел продаж, коммерческий отдел). Отдел маркетинга до 1 октября года, предшествующего плановому, разрабатывает проекты бюджетов продаж и запасов готовой продукции, а затем передает их технологическому, производственному, плановому и финансовому отделам.
На основе полученных данных производственный отдел разрабатывает план производства в развернутой номенклатуре и до 10 октября доводит эти данные до планового отдела, отдела труда и заработной платы. В эти же сроки технологический отдел на основе данных о производстве продукции уточняет технологические карты по видам продукции и передает их в плановый отдел и отдел труда и заработной платы.
Плановый отдел и отдел труда и заработной платы формируют бюджеты прямых материальных и трудовых затрат, и до 20 октября плановый отдел подготавливает бюджет доходов и расходов. Финансовый отдел готовит бюджет движения денежных средств и до 10 ноября передает его в плановый отдел.
Плановый отдел, создав до 15 ноября проект сводного бюджета, направляет его в бюджетный комитет, который рассматривает проект и, уточнив параметры, при необходимости до 20 ноября возвращает на доработку в плановый отдел.
|
|
|
Плановый отдел совместно с другими ответственными подразделениями дорабатывает бюджет и до 1 декабря передает второй вариант проекта бюджета в бюджетный комитет.
Бюджетный комитет, рассмотрев уточненный вариант проекта бюджета, до 10 декабря направляет его на утверждение генеральному директору (совету директоров).
Годовой бюджет должен быть утвержден до 20 декабря года, предшествующего бюджетному.
В целом можно отметить, что сводный бюджет разрабатывается в три этапа:
- ответственные подразделения разрабатывают частные бюджеты, которые передаются в бюджетный комитет и в соответствующие подразделения, где на их основе разрабатывается первый вариант сложного бюджета. При этом бюджетный комитет уточняет предварительные предложения подразделений с учетом целей предприятия по объемам продаж, операционной и чистой прибыли и другим показателям. Уточненные показатели по частным бюджетам передаются для согласования ответственным подразделениям;
- ответственные подразделения корректируют свои первоначальные проекты в соответствии с целевыми показателями и передают соответствующие расчеты в бюджетный комитет;
- бюджетный комитет согласовывает полученные данные, разрабатывает второй вариант проекта бюджета, который передается на утверждение генеральному директору (совету директоров).
После утверждения бюджет становится обязательным для выполнения всеми подразделениями (по закрепленным показателям).
Рекомендуемые сроки этапов разработки бюджетов:
- годовой бюджет:
1-й этап – до 15 ноября года, предшествующего бюджетному;
2-й этап – до 1 декабря;
3-й этап – до 10 декабря.
Годовой бюджет утверждается до 20 декабря года, предшествующего бюджетному.
- квартальный бюджет:
1-й этап – до 10-го числа месяца, предшествующего первому месяцу бюджетного квартала;
2-й этап – до 15-го числа месяца, предшествующего первому месяцу бюджетного квартала;
3-й этап – до 1-го числа первого месяца бюджетного квартала.
- месячный бюджет:
1-й этап – до 20-го числа месяца, предшествующего бюджетному месяцу;
2-й этап – до 1-го числа бюджетного месяца.
|
|
|
