Главная | Обратная связь | Поможем написать вашу работу!

Визитная карточка как бизнес-инструмент.

Сегодня уже никого не удивишь визитной карточкой. На Западе они применяются давно и с большим успехом. В Китае, Японии, Корее, Гонконге они служат официальным документом. Визитка стала естественным атрибутом делового человека, и особенно она полезна при первом знакомстве. Но не многие знают, как правильно пользоваться визиткой, когда ее вручать и кому первому отдавать визитку.

Ø Несколько советов, как правильно пользоваться визиткой.

В бизнес-этикете есть определенные правила, как оформлять, давать, принимать и хранить визитки, потому что они являются частью профессионального имиджа.

Правило Комментарии

Визитка всегда рядом. § Выходя из дома или покидая рабочее место, убедитесь, что не забыли свои визитные карточки. Говорить, что они остались в офисе, или они оказались в другой сумочке - непрофессионально. § Вы должны точно знать, что карточки всегда на месте, ведь они могут понадобиться в любой момент. § Какое количество визиток иметь с собой, каждый решает сам. Профессиональные имиджмейкеры рекомендуют деловому человеку всегда иметь при себе около 10 визиток.

Визитка в безопасности. § Лучше всего приобрести визитницу для хранения визиток в безопасности. § Не забывайте, где лежат Ваши визитки. Искать их по карманам недопустимо. § Нельзя давать смятую или грязную карточку — это отталкивает людей и создает очень плохое впечатление.

Визитка не раздается без повода. § Бизнес-этикет не предполагает, что Вы будете раздавать свои карточки направо и налево. Ваши визитки имеют определенную ценность, и Вы не можете превращать их в рекламные листовки. Это часть профессионального имиджа. § Даже на бизнес-встрече не следует раздавать карточки всем подряд. Но обязательно давайте ее тому, кто попросит. § Разговаривая с другим человеком, не будьте навязчивым и подождите, пока он сам заинтересуется Вашими контактами. Если этого не произошло, но Вы намерены продолжать общаться, то сначала попросите карточку у собеседника и только потом предложите свою.

Как давать и брать визитку. § Согласно этикету при первом знакомстве визитную карточку первым вручает тот, кто по должности, рангу ниже. Если должности соответствуют друг другу, то первым карточку вручает младший по возрасту, а если и возраст приблизительно один и тот же, то более вежливый из них. § При поездке за рубеж первыми карточки вручают хозяева. Особенно распространено это правило в Японии и Корее. § Визитки можно доставлять с курьером, шофёром или посылать по почте. § В соответствии с протокольными требованиями визитку вручают после того, как заданы светские вопросы. § При получении Вами визитной карточки, не отвечайте на нее по телефону. Если Вы позвоните по телефону, партнёр может начать обсуждать какие-то проблемы, а Вы, возможно, ещё не готовы их обсуждать. В этом случае ограничьтесь отправкой своей визитки по почте. § Визитку нужно передавать из рук в руки. Нельзя засовывать ее собеседнику в карман или просто кидать на стол. Вы должны убедиться, что человек прочитал на карточке Ваше имя, должность, контакты. § Обычно визитка подается правой рукой, но из уважения к человеку, который старше Вас, можно подать ее двумя руками, держась пальцами за уголки. § Взяв у кого-то карточку, обязательно рассмотрите ее и сделайте бизнес-комплимент владельцу, например, о красивом логотипе компании. § Во время вручения визитка должна быть повернута к собеседнику той стороной, на которой находится информация, причем так, что бы он смог ее прочитать. § Человек, которому вручают визитку, должен рассмотреть ее и вслух прочитать фамилию, имя и должность того, кто ее вручает или поблагодарить и назвать владельца по имени-отчеству. § Не принято вручать визитки во время застолья за исключением делового завтрака, обеда или ужина. § Многие люди при смене места работы посылают свои визитки с новыми координатами коллегам, работающим в других организациях. К таким визиткам желательно прикрепить записку, в которой будет выражена надежда на дальнейшее продолжение сотрудничества.

Своевременно обновляйте информацию на визитках. § Карточка должна быть простой, понятной и актуальной, а контактная информация на ней легко читаться и являться достоверной. § Не выбирайте для деловых контактов вычурные, странные, несерьезные или слишком длинные электронные адреса. Это оттолкнет потенциальных партнеров. § Нельзя начинать писать на обороте новые телефоны или адрес электронной почты, протягивая карточку.

Основное назначение визитных карточек – представить партнёров друг другу при официальном первом знакомстве, облегчить и стимулировать повторные деловые контакты. Кроме того, они используются для информирования о том, что существует определённый круг лиц, с которыми возможны деловые контакты.

Объем содержания существенно отличается в зависимости от вида визитной карточки, которых существует большое количество. Наиболее распространёнными являются следующие виды визиток:

Вид карточки Комментарии

Представительская личная карточка. Вручайте представительскую карточку только тогда, когда её владелец не желает поддерживать дальнейшие связи. § Такая карточка содержит имя, фамилию и отчество (в зависимости от Вашего имиджа, возраста, национальных и культурных традиций). Имя на визитке указывайте так, как хотите, чтобы к Вам обращались окружающие. § Не указывайте инициалы, потому что в личном общении их невозможно использовать. § Домашний адрес и личный телефон допускается записывать от руки. Сейчас принято указывать и координаты личной web-странички. § Указывайте дополнительные сведения, если хотите их сообщить (адрес, телефон, номер пейджера, адрес электронной почты и пр.). § Личная карточка может содержать сведения о титулах и званиях. Титулы лучше писать полностью («Доктор технических наук», а не «дтн»). § Членство в каком-либо клубе - это показатель высокого статуса, поэтому указывайте этот факт с адресом клуба. § На личных карточках официальных лиц указывайте занимаемую должность. § Женщины обычно не должны указывать дополнительных сведений на своей личной визитной карточке – там должно быть только имя, отчество и фамилия. Остальные данные при необходимости вносятся от руки в зависимости от того, кому и с какой целью вручается карточка.

Представительская семейная карточка. § Она содержит имена обоих супругов. При этом помните, что имя жены ставится перед именем мужа. § Используйте ее при знакомстве, направлении поздравлений друзьям семьи, прилагайте к свадебным и ко всем другим подаркам, которые преподносите от имени мужа и жены.

Деловая личная карточка. В личной деловой карточке главное – простота и понятность изложения. § На деловой карточке обозначьте имя, название фирмы или организации и должность, полный почтовый адрес, служебный телефон (внутренний, если есть), факс и адрес электронной почты. § Номер сотового телефона приводите в визитной карточке только в тех случаях, когда она предназначается деловым людям, контакты с которыми не терпят отлагательства. § Если Вы работаете с зарубежными партнерами, то отчество не указывайте (или указывайте в виде инициала). Иначе его могут принять за составную часть фамилии. § Название фирмы давайте без сокращений так, как оно зарегистрировано. А вот в форме собственности сокращения типа ЗАО или ООО как раз уместны. § Название должности должно отражать сферу полномочий и ответственности в рамках организации (например, не просто заместитель директора, а заместитель директора по кадрам). Вполне уместен титул. § На деловой визитке уместно использование логотипа (эмблемы) фирмы. § Указывайте несколько адресов на деловых визитных карточках, если организация имеет филиалы. § Первым указывайте номер телефона, по которому легче связаться с владельцем карточки, обязательно указывайте добавочный номер владельца карточки. § Если деловую визитную карточку печатаете на иностранном языке, то текст должен готовить профессиональный переводчик, потому что названия должностей, отделов и подразделений часто не имеют прямых аналогов в иностранных языках.

Протокольная визитная карточка. Требования к протокольной визитной карточке отличаются большей строгостью и лаконичностью. § Она включает в себя минимальный объем сведений: название организации, ее адрес, имя и должность владельца, телефон и факс. Иногда указывайте номер мобильного телефона или пейджера. § У государственных служащих высокого ранга, дипломатов, депутатов на визитной карточке можете поместить изображение государственного флага или герба.

Фирменная визитная карточка. Используется для различных целей от имени фирмы, в т. ч. и для поздравлений. § Указывайте в ней адрес, телефон, факс и другие сведения, необходимые для осуществления контактов с фирмой. § Здесь обязательно наличие эмблемы или логотипа, т. к. карточка с изображением несет более емкую информацию, откладывающуюся в подсознании. § Размещайте адрес электронной почты и адрес web-сайта компании. Отсутствие этих атрибутов влечет вывод о ее недостаточной серьезности. Бывают карточки с фотографиями, сложенные как книжечки, с указанием, как проехать к фирме или её складам, филиалам и т.п.

Комбинированная визитная карточка. § Комбинированная карточка содержит сведения, как служебного плана, так и личного. § По общим правилам служебный адрес помещайте в левом нижнем углу, а домашний адрес напечатайте в правом нижнем углу. § Женщинам не следует указывать на таких карточках свой домашний адрес, ограничьтесь только номером телефона.

Ø Технические требования, предъявляемые к изготовлению визитных карточек.

Параметр Требования

Шрифт визитной карточки. Общее требование - шрифт должен быть легко читаем. Применяйте не более 2 типов шрифтов. § Имя выделяется полужирным прописным шрифтом и/или большим размером кегля. § Остальные сведения – строчными буквами. § Чаще используют шрифт с засечками Times New Roman или без засечек Arial. § Обычно имя, отчество и фамилия обозначается полужирным шрифтом – до 12 пунктов и более. При этом используется прямой шрифт, поскольку курсив воспринимается несколько хуже. Это важно, если у Вас редкая или труднопроизносимая фамилия либо карточка изготавливается на иностранном языке. § Профессия или должность набирается тем же шрифтом, но меньшего размера (8-10 пунктов). § Названия организации и подразделения, адрес, номера телефонов, пейджера, адреса электронной почты и пр. впечатывается другим, но схожим по начертанию шрифтом. Если информации много, можно напечатать ее более мелким шрифтом, но не меньше, чем в 6 пунктов, иначе карточка будет плохо читаться. § Принято, чтобы размер шрифта уменьшался к низу визитной карточки. Исключением является только название организации, которое печатается вверху. Здесь шрифт должен быть меньше, чем шрифт имени – ведь визитная карточка представляет лично Вас, а не фирму, в которой Вы работаете. § Один пункт составляет 0,351 мм. Под размером (кеглем) шрифта понимается высота прописной (заглавной) буквы.

Объем сведений. § Объем сведений (содержание) определяется назначением визитной карточки. Но во всех случаях не рекомендуется перегружать карточку рисунками и надписями. Информацию, которую предполагается разместить на визитной карточке, нужно минимизировать. Это говорит о том, что человек (или компания) знает себе цену и не стремится к дешевой популярности. § В хорошей визитке основным компонентом является пространство (цвет фона, фактура бумаги, художественная графика), а не текст. Избыток текста приводит к тому, что информация доминирует в ущерб дизайну. А слишком скудная информация может создать впечатление о незначительности фирмы и владельце визитки. Нужно найти «золотую середину», что сделать всегда сложно. § Избегайте претенциозных надписей типа «Гражданин России», или глобальных эмблем наподобие изображения земного шара (особенно для деловых карточек небольших фирм).

Размещение сведений на визитной карточке. Правила оформления визитных карточек неукоснительно соблюдаются только в дипломатической практике. В то же время требования к оформлению визиток для частных лиц и бизнесменов не так строги. § Текст визитки должен печататься на одной стороне, чтобы на другой чистой стороне можно было сделать какие-либо записи. В деловых визитках рекламного направления допускается частично занимать оборотную сторону для размещения дополнительной информации, но и в этом случае все-таки лучше оставить клочок чистого пространства. § Двусторонняя визитка на двух языках не принята как у нас в России, так и в Европе. § Наиболее распространен классический вариант размещения текста: ü наверху по центру – название фирмы (организации, учреждения); ü ниже по центру – фамилия, имя и отчество; ü еще ниже – занимаемая должность, звание или ученая степень; ü в левом нижнем углу - адрес учреждения; ü в правом нижнем углу – номер служебного телефона, факса, пейджера, адрес электронной почты, адрес web-сайта фирмы (обычно каждый элемент в отдельной строке). § Логотип фирмы обычно располагается слева посредине высоты карточки или несколько выше. § Имя помещается справа от логотипа, а остальные сведения – ниже логотипа и имени (если места остается мало, то все остальные сведения могут быть расположены в 1 или 2строки).

Стиль визитной карточки. § Большинство пользователей визитных карточек предпочитают классический стиль. Такая визитная карточка должна иметь черный (или другой темный) текст на белом или немного тонированном фоне, напечатанный вдоль карточки без завитушек и без рамок. § Широко применяются и художественные визитные карточки. Они отличаются от классических наличием различных декоративных элементов, а также более широкой цветовой гаммой. § К числу дополнительных элементов относятся бордюры, текстуры и фоновые изображения, рисунки и другие графические объекты, а также декоративные шрифты и т. п.

Цветовая гамма. При типографской печати визитных карточек используется от 1 до 4 цветов. § По общему правилу цветовая гамма не должна далеко уходить от черно-белой. Лучше всего выбрать спокойные солидные цвета и тона: ü синий, ü темно-фиолетовый, ü темно-оранжевый, ü коричневый (в Европе используют для текста темно-синий, темно-коричневый и черный цвета). § Обратите внимание на сочетания цветов. Хорошо сочетаются цвета: ü красный и черный, ü темно-коричневый и зеленый, ü светло-коричневый и желтый, ü голубой и белый, ü голубой и «морская волна», ü темно-серый и зеленый и др. § Но в то же время красный и голубой, зеленый и розовый цвета сочетаются плохо. § По количеству цветов хорошо, если на белом фоне Вы выберете один цвет, т.к. это охарактеризует Вас как бережливого человека и бизнесмена. Потому что, чем больше цветов, тем дороже визитка. На практике чаще всего встречаются одно- и двухцветные визитные карточки.

Качество бумаги. § Лучше всего подходит гладкая мелованная бумага плотностью 150–300 г/м². Часто используется также бумага с сатинированной и фактурной поверхностью (наиболее распространены фактуры типа «лен», «холст», «скорлупа»). § Нельзя ламинировать деловые визитки или использовать для них пластик, и глянцевую бумагу, потому что на них невозможно сделать запись.

Формат визитных карточек. § В разных странах формат визитных карточек отличается: ü В США и Канаде визитные карточки имеют единственный размер 2x31/2 дюйма (51x89 мм). ü В Европе существует несколько форматов визиток: - 51x90 мм (т. н. формат L7413 и близкий к нему APLI1612), - 52x90 мм (L7414 и L7415), - 54x90 мм (L7417 и L7419), - 51x89 мм (APLI 1620), - 51x84 мм (Herma 8840), - и даже 45x88,4 мм (Formtec LS-3510). ü В России стандартный размер карточки 50x90 мм, но тоже есть варианты: - представительская карточка женщин имеет размеры – 40x80 мм, - карточка молодой девушки имеет размер 35x70 мм (это не относится к деловым карточкам, которые у всех имеют обычные размеры).

Оформление визитных карточек. § Во многих странах существуют свои традиции в отношении оформления визитных карточек: ü в Англии приняты карточки с вертикальным размещением сведений; ü в Италии – карточки в виде книжек; ü в большинстве стран, в том числе и в России, используется почти всегда горизонтальное расположение текста.

Визитка является бизнес-инструментом. Научитесь правильно им пользоваться, чтобы создать нужное впечатление о Ваших деловых качествах.

Воспользуйтесь поиском по сайту: