 |
Взаимодействие Пенсионного фонда с внешней средой
|
|
|
|
Управление Пенсионного фонда Российской Федерации в Ярославском районе города Рыбинска оперативно отслеживает все изменения внешней среды, оценивает их и выбирает наилучшую ответную реакцию, способствующую достижению его целей. Эффективно реагирует на взаимодействие внешней среды.
Принципиальное значение для функционирования Управления Пенсионного фонда Российской Федерации в Ярославском районе города Рыбинска имеет обратная связь. Управление ПФР постоянно получает информацию из внешней среды, тем самым помогает приспособиться и позволяет предпринимать корректировочные действия по исправлению отклонений и параметров системы. Процесс позволяющий получить приток в систему информации и денег.
Пенсионное обеспечение является базовой и одной из самых важных социальных гарантий стабильного развития общества, поскольку непосредственно затрагивает интересы нетрудоспособного населения, а оно обычно составляет свыше 25-30% населения любой страны. Также этот вопрос косвенно касается и всего трудоспособного населения. Для России этот вопрос в данное время является очень актуальным, так как в России проживает в настоящий момент свыше 38,5 миллионов престарелых, инвалидов и членов семей, потерявших кормильца.
Взаимодействие с другими организациями
Функции организации
Основные части организации в соответствии с теорией Г. Минцберга:
Ядро
В ядро организации входят ее члены, выполняющие связанную с производством услуг основную деятельность. Они выполняют основные функции.
По сравнению с другими частями организации работа операционного ядра стандартизируется в наивысшей степени, что позволяет предотвратить внешнее вмешательство в рабочий процесс.
|
|
|
Ядро - сердце организации, та часть, где создается основная продукция, благодаря которой она существует. Но организация нуждаются еще и в административном компоненте, который включает в себя стратегическую вершину, сердцевину и техноструктуру.
Стратегическая вершина.
На другом конце организационного "ствола" расположена стратегическая вершина. К ней принадлежат люди, несущие всю полноту ответственности за организацию - Начальник управления, зам. Начальник управления. Стратегическая вершина обязана обеспечить эффективное выполнение организацией ее миссии, а также обслуживание потребностей тех, кто контролирует организацию или обладает иной властью над ней.
Стратегический вершина имеет три круга обязанностей. Во-первых, это уже упоминавшийся прямой контроль. Начальник управления и зам. начальник управления стратегической вершины (а также сердцевина) влияют на организацию в той степени, в какой организация полагается на этот механизм координации. Они распределяют ресурсы, отдают распоряжения, санкционируют принципиальные решения, разрешают конфликты, структурируют организацию и подбирают кадры, наблюдают за работой сотрудников, мотивируют и поощряют их.
Второй круг обязанностей - управление пограничными условиями деятельности организации - ее взаимоотношениями с внешней средой. Важными задачами Начальник управления и зам. Начальник управления стратегической вершины являются информирование влиятельных субъектов внешней среды о деятельности организации, установление - к пользе организации - контактов с высокопоставленными лицами и получение от них ценной информации, переговоры с внешними заинтересованными группами, осуществление протокольных функций.
Третий круг обязанностей связан с разработкой стратегии организации. Стратегию можно рассматривать как связующее звено между организацией и внешней средой. Поэтому формирование стратегии предполагает интерпретацию внешних условий и выработку соответствующей линии организационных решений ("стратегии"). Стратегии иногда формируются сами, почти нечаянно, когда Начальнику управления и зам. Начальнику управления приходится, реагируя на давление среды, принимать последовательные решения. Тем не менее, необходимо подчеркнуть, что из всех частей организации стратегический апекс обычно играет важнейшую роль в формулировании стратегий.
|
|
|
Сердцевина.
Стратегическую вершину и ядро соединяет цепь наделенных формальными полномочиями Начальника управления и зам. Начальника управления Сердцевиной. Цепочка тянется от высших руководителей к работникам первого уровня, находящимся непосредственно над подчиненными им операторами, и воплощает координационный механизм, который мы называем прямым контролем. В большинстве случаев такие цепочки являются скалярными, то есть вытянутыми сверху донизу в одну прямую линию.
Техноструктура.
К техноструктуре относятся аналитики, которые обслуживают организацию, оказывая влияние на работу других сотрудников. Аналитики не принимают непосредственного участия в операционном рабочем потоке - они могут проектировать его, планировать, модифицировать, обучать задействованных в нем людей, но сами не являются его участниками. Техноструктура эффективна только тогда, когда использование аналитических инструментов позволяет повысить производительность других работников.
Обеспечивающий персонал.
На схеме практически любой современной крупной организации мы видим множество организационных единиц (все они специализированные), обеспечивающих поддержку организации за рамками текущего рабочего процесса. В рассматриваемой организации это: служба безопасности, отдел начисления заработной платы. Ни одно из этих подразделений не относится к операционному ядру. Каждое подразделение призвано оказывать косвенную помощь в выполнении базовых задач.
После рассмотрения Пенсионного фонда РФ по теории Минцберга мы думаем, что следует описать его организационную структуру.
|
|
|
Организационная структура
Управления Пенсионного фонда Российской Федерации в Рыбинском районе и Ярославской области имеет функциональную структуризацию, которая является наиболее широко распространенной формой организации деятельности и имеет место почти на всех предприятиях на том или ином уровне организационной структуры. В Управление Пенсионного фонда Российской Федерации в Рыбинском районе присутствует деление на отдельные элементы, каждый из которых имеет свою четко определенную, конкретную задачу и обязанности. Весь персонал сгруппирован по широким задачам. В УПФР у каждого отдела существуют свои задачи.
Структуризация Управления Пенсионного фонда Российской Федерации в Рыбинском районе Ярославской области направлена на стимулирование качества труда и творческого потенциала работников, обусловленного ростом масштабов услуг. Вместе с тем поддержание взаимодействия между разными функциями - задача сложная. Реализация различных функций предполагает разные сроки, цели и принципы, что делает трудными координацию деятельности и ее календарное планирование. Кроме того, функциональная ориентация связана с предпочтением стандартных задач, поощрением узкоограниченных перспектив и ведение отчетности о результатах деятельности.
|
В любой организации происходят действия или процессы. Одним из самых важных и значительных это принятие решений.
Руководители тратят значительную часть времени на принятие управленческих решений. Во многих случаях от этих решений зависят реальные возможности достижения целей организации, ее эффективная деятельность. Оценка работы руководителя производится исходя из числа значимости принятых им решений. Решения принимаются коллективно в правление ПФР.
Управленческое решение должно соответствовать следующим критериям:
Ø Действенное и прагматичное, четко определяет, что, когда и как будет сделано по проблеме;
|
|
|
Ø Выработано в интересах достижения целей организации;
Ø Осуществлено эффективно, т.е. его реализация приносит организации определенную выгоду.
Процесс принятия управленческого решений включает следующие стадии:
1) Выявление и определение проблемы;
2) Поиск информации и альтернатив решения;
3) Выбор среди альтернатив;
4) Принятия решения.
Необходимость принятия того или иного управленческого решения возникает при следующих условиях:
Ø Имеется разрыв между желаемым и существующим уровнями развития (определенное несоответствие организации ее целям);
Ø Разрыв достаточно большой, чтобы быть замеченным, а следовательно, заслуживает внимания;
Ø Коллектив правления ПФР принимающий решение, стремится сократить разрыв;
Ø Коллектив правления ПФР принимающий решение, уверенно в возможности сокращения разрыва.
Процессы коммуникации, в которых участвуют работника аппарата управления, являются жизненно важными связывающими звеньями между руководителями и их подчиненными, между руководителями одного уровня, между организацией и внешней средой. В повседневной работе руководитель должен использовать информацию от различных доступных источников - вышестоящих руководителей, подчиненных, руководителей того же уровня, заказчиков, поставщиков и т.д. оперативная деятельность руководителей отличается от его деятельности по принятию решений. Эти два существенных вида деятельности взаимосвязаны и зависят от информации, обрабатываемой и передаваемой внутри организации. Процессы коммуникации позволяют руководителям эффективно выполнять свою работу и принимать решения о выборе оптимальной стратегии для достижения поставленных целей.
Коммуникации в организационном контексте включают взаимодействие между людьми. Это процесс обмена информации и передачи её между отдельными людьми или их группами. Организационная коммуникация - это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации большому количеству людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами. Она служит необходимым инструментом координации деятельности подразделений организации, позволяет получать необходимую информацию на всех уровнях управления.
Одним из первых уровней управления является прием на работу сотрудников. На этом уровне получается самая первая и общая информация о человеке, в результате которой будет приниматься решение о принятии человека на работу или отказать ему в этом.
Прием сотрудников - самая распространенная процедура в работе службы персонала.
|
|
|
Лица, достигшие 16-летнего возраста (при наличии соответствующих деловых и профессиональных качеств), имеют право претендовать на заключение трудового договора. С согласия одного из родителей (попечителя) 14-летние подростки в свободное от учебы время вправе заниматься легким трудом (при условии, что этот труд не причиняет вреда их здоровью и не нарушает процесса обучения).
Трудоустройство 15 -летних юношей и девушек принимаются на работу следующим образом: "В случаях получения основного общего образования либо оставления в соответствии с федеральным законом общеобразовательного учреждения трудовой договор могут заключать лица, достигшие возраста пятнадцати лет" (ч. вторая ст.63 ТК РФ). Подростка имеют право принять на работу: первое - если он окончил среднюю школу и получил аттестат, второе - если его отчислили из школы по каким-то причинам, допустим, по состоянию здоровья или за неуспеваемость.
Документы, которые должен предоставить сотрудник при оформлении на работу: документ, удостоверяющий личность работника, трудовая книжка, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, а также (в ряде случаев) документы воинского учета и документы об образовании.
Как поступить организации, если работник утерял или испортил один из этих документов, а именно - трудовую книжку: "В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку" (ч. пятая ст.65 ТК РФ).
Условия ознакомления сотрудников с принятыми в организации документами: работник должен быть ознакомлен с внутренними документами организации обязательно до подписания трудового договора.
Приказ о приеме на работу объявляется в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Все дело в том, что условия, которые ранее содержались в статье 68, выполнить достаточно сложно. Ведь вовсе не обязательно, что человек, подписавший трудовой договор, в течение трех дней появится на рабочем месте. Возможно, соглашением сторон будет установлена более поздняя дата, с которой он приступает к работе (через неделю, через две недели). В таком случае неизбежно нарушаются установленные законом сроки ознакомления его с приказом.
Группа сотрудников, не подлежащих проверке на профессиональную пригодность:
1. женщины, имеющие детей в возрасте до полутора лет;
2. сотрудники, заключившие трудовой договор на срок до двух месяцев.
Под юридическими гарантиями следует понимать, установленные действующим законодательством организационно-правовые средства, с помощью которых обеспечивается осуществление субъективных прав.
Будучи выраженными в правовых нормах, юридические гарантии либо способствуют оптимальной свободе действий работника или работодателя по осуществлению своих правомочий, либо воздействуют на обязанных лиц в направлении выполнения требования уполномоченного субъекта.
Основополагающей гарантией при заключении трудового договора является закрепленный в (ст.16 КЗоТ) запрет необоснованного отказа от приема на работу.
При отказе в приеме на работу работодатель обязан сообщить причину в письменной форме, что может быть обжаловано в судебном порядке.
В этом случае гражданину следует доказывать:
1. незаконность письменного отказа в приеме на работу;
2. несоответствие действующему законодательству данного отказа.
Руководитель, в свою очередь, должен доказать законность отказа.
Основными доказательствами при разрешении подобных споров являются документы, подтверждающие или опровергающие обязанности работодателя заключить с гражданином трудовой договор.
Ряд случаев, когда работодатель обязан принять работника на работу или восстановить прерванные трудовые отношения.
Так, в соответствии с ч.4 ст.18 КЗоТ работнику приглашенному на работу в порядке перевода из другого предприятия, учреждения, организации по согласованию между руководителями предприятий, учреждений, организаций не может быть отказано в заключении трудового договора.
В соответствии со ст.13 Федерального закона "О занятости населения в Российской Федерации" и ст.21 Федерального закона "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации" не допускается отказ в приеме на работу инвалидам, направляемым компетентными органами для трудоустройства в счет соответствующих квот.
Кроме того, работодатель обязан принимать на работу выпускников общеобразовательных учреждений, образовательных учреждений начального и среднего профессионального образования, а также лиц моложе 18 лет, направляемых органами государственной службы занятости в порядке трудоустройства, в счет квоты, устанавливаемой органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления (ст.181 КЗоТ) 29.
Работодатель не вправе отказать работнику ликвидированного федерального государственного предприятия в приеме на работу, если на его базе создан казенного отделения.
Не допускается отказывать в приеме на работу беременным женщинам, женщинам, имеющим детей и ВИЧ-инфицированным по мотивам, связанным с наличием у них беременности, детей или заболевания.
Организационные изменения
Изменения в организации - это мероприятия, направленные на достижение качественно новых связей между объектами управления, реализуемых с целью адаптации организации к изменению внешней среды.
Принимая решение об изменениях, руководство должно быть проективным или реактивным, т.е. или само проявлять активность, или реагировать на требования ситуации. Поэтому управление изменениями может быть спонтанным, вызванным влиянием неожиданных факторов нестабильности, или же подготовленным и целенаправленным. Объективная необходимость изменений может быть как ответом на уже возникшую проблему, так и ее предвосхищением. В связи с этим выделяют следующие типы действий по осуществлению изменений. Изменение, которое принимается для исправления ошибки, обнаруженной системой контроля, - типичное реактивное действие. Действие, предпринятое для того, чтобы отреагировать на предоставленную окружением возможность, даже если пока не существует фактической проблемы, будет действие проективным.
Толчком для изменений может стать любое зафиксированное отклонение показателей деятельности от ранее намеченного плана. Исходным пунктом любого эффективного преобразования должна быть совместно осознанная проблема организации. Такие отклонения могут быть как отрицательными связанными с ухудшением конъюнктуры, так и положительными, вызванными неожиданным положительным эффектом от ранее предпринятых действий.
Проблемы организации
В пенсионном фонде российской федерации мы выявили несколько проблем:
1. Автаркия подразделений;
2. Бессубъектность;
3. Преобладание личных отношений над служебными;
Патологии строения организации:
Автаркия подразделений - замкнутость отделов на собственных задачах сосредоточенность на внутренних проблемах, причём в отрыве от целей, интересов смежных подразделений и организации в целом.
Патология в организационных отношениях:
Бессубъектность - сотрудники либо не хотят, либо не могут делать что-то за пределами предписанного.
Преобладание личных отношений над служебными. Возникает при включении в организацию дружеских или родственных отношений.
Отдел персонифицированного учёта мало взаимодействует с другими отделами, так как в этом отделе существует задача, немного отличающаяся от других.
В каждой организации работают люди, у которых существуют свои личные проблемы и заботы, которые могут "выплескиваться" на окружающих. Это всегда мешает отношениям в коллективе и отражается на работоспособности служащих, приводит к разногласиям. В отделе персонифицированного учёта данная проблема не столь ярко выражена, так как начальник отдела "сглаживает угловатости" в отношениях сотрудников, но все-таки она существует, и в данном курсовом проекте мы попробуем предложить решение этой проблемы.
Наше предложение для решения проблемы, преобладания личных отношений над служебными - полная автоматизация приема граждан.
Заключение
В данном отчете представлен способ решения таких проблем как:
1. преобладание межличностных отношений над служебными;
2. сложный процесс принятия и обработки документации;
3. на прием сведений уходит много времени;
4. низкая заработная плата сотрудников;
5. неэффективный, сложный и длительный по времени процесс документооборота между центром и периферией.
Эти проблемы мы предложили решить методом автоматизации процесса приема сведений. После внедрения нашей разработки так же решились другие немаловажные проблемы, и облегчился процесс приема, обработки и передачи данных в организации.
С компьютеризацией отдела также существуют некоторые риски, ликвидация или сведение к минимуму которых можно добиться следующими способами:
1. удалять все спамерские послания, не вникая особо в подробности написанного.
2. обновляйте программное обеспечение.
3. всегда иметь на компьютере антивирус и файервол с обновленными базами.
Предлагаемая программа автоматизации требует затрат, которые очень быстро окупятся и в последствии будут приносить прибыль по истечению полугода, что, как мы считаем хороший результат в короткие сроки.
Процесс внедрения компьютеризации отдела по нашим расчетам займет три года, и организация не понесет больших потерь таких как например резкое сокращение штата (вследствие того что у большинства сотрудников пенсионный или предпенсионный возраст).
В ходе отчета я научилась выявлять проблемы организаций находить способы их решения методом введения инновационных технологий. Также я освоила основные положения теории организации через изучение государственного учреждения - Управления Пенсионного фонда Российской Федерации в Рыбинском районе Ярославской области. Приобрела умение анализировать и понимать основные организационные структуры и процессы; видеть недостатки организации и резервы развития. Овладела навыками проектного подхода к осуществлению эффективных перемен (инноваций) в организации. Овладела навыками оформления проектной работы, участия в публичной защите и экспертизе проектов в соответствии с требованиями к проектным разработкам.
Данная работа вызвала большой интерес и энтузиазм в разработке методов решения проблем организации. Отчет оказался очень познавательным и поучительным.
список литературы
1. Мильнер Б.З. Тория организации: Учебник. - 5-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2006. - 720с. - (Высшее образование)
2. http://www.pfrf.ru/
3. http://www.crime-research.ru/library/virus. htm
4. http://security. diwaxx.ru/
5. Рогожин С.В., Рогожина Т.В. Теория организации: Учебное пособие. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Экзамен, 2006 - 320с. - (Учебник для вузов)
6. Смирнов Э.А. Теория организации: Учебник, перераб. и доп. - М: ИНФРА-М, 2003. - 248с.
7. Смолкин А.М. Менеджмент: Основы организации: Учебник, перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2000. - 248с. - (Высшее образование)
8. Латфуллин Г.Р., Райченко А.В. Теория организации: Учебник для вузов: издательство Питер-Юг, 2008. - 395с.
|
|
|
