 |
Получение и отправка сообщений
|
|
|
|
Системы электронной почты работают с сообщениями. В отличие от обычных писем, сообщение нельзя рассматривать как отдельный физический объект, например, файл. Каждый почтовый сервер может хранить сообщения в особом формате, но все вместе они рассматриваются как база данных. Все операции с сообщениями — это, по сути, операции с базой данных. Получение почты и отправка сообщений — это операции синхронизации баз данных, одна из которых располагается на нашем компьютере, а другая — на почтовом сервере. Таким образом, сообщение — это запись в базе данных.
Все эти подробности не имели бы особого значения, если бы не характерный вопрос, который возникает у каждого, кто пользуется электронной почтой: где находятся мои сообщения? Поиск файлов, содержащих сообщения, результата не приносит. Тем не менее, почтовая программа без труда находит все сообщения.
Секрет прост: сообщения лежат в базе данных почтовой программы. Как именно и где хранится эта база данных, не так уж важно. Все, что представлено в почтовой программе, как сообщения и папки, носит виртуальный характер. Папкам и сообщениям не соответствуют папки и файлы на жестком диске. Даже файловые вложения, имеющиеся в сообщениях, не существуют в виде файлов, пока они не сохранены пользователем отдельно.
Сообщения распределены по папкам. Классический набор почтовых папок — Входящие, Исходящие, Отправленные, Удаленные и Черновики. В некоторых системах, в частности в службах Web-mail, набор стандартных папок может меняться. Кроме того, почтовые программы разрешают создавать дополнительные папки по своему вкусу.
В папку Входящие обычно попадает вся поступающая корреспонденция. Эту папку используют для чтения почты. Нормальное состояние папки Исходящие — пустое, в нее на время попадают готовые, но еще не отправленные сообщения. Почту удобно обрабатывать в пакетном режиме, выполняя отправку и получение сообщений периодически. До очередной операции сообщения, готовые к отправке, накапливаются в папке Исходящие включение к Интернету нужно только в момент отправки и получения сообщений.
|
|
|
При небольшом объеме переписки сообщения лучше отправлять сразу по готовности. В системах Web-mail отправка сообщений происходит автоматически, поэтому в них папка Исходящие иногда вообще отсутствует.
После передачи исходящие сообщения переносятся в папку Отправленные. В этой папке накапливается архив всех успешно отправленных сообщений. Папка Удаленные играет роль Корзины, в которую помещаются сообщения, для которых дана команда на удаление. Пока сообщения остаются в этой папке, их можно восстановить. Очистка шапки Удаленные — это окончательное уничтожение сообщений.
Наконец, папка Черновики предназначена для незаконченных сообщений. Иногда написать сообщение «за один прием» не удается. В этом случае его можно сохранить, и оно попадет в папку Черновики, после доработки и отправки сообщения черновик обычно автоматически уничтожается.
Самая простая операция — это получение сообщений. Соединение с сервером и загрузка поступивших сообщений выполняется автоматически (при установках по умолчанию) и в классической почте E-mail, и почте Web-mail. При работе в Web-mail служба сама организует полу чение сообщений и при обращении к ней представит их в папке Входящие. Почтовые клиенты E-mail проверяют наличие на сервере новых сообщений при запуске программы и потом через заданные промежутки времени. Для проверки необходимо подключиться к Интернету. Новые сообщения попадают в папку Входящие.
Чтобы прочесть сообщения, откройте папку Входящие на панели папок. На экране появится список всех сообщений в выбранной папке. Новые, непрочитанные сообщения выделены полужирным шрифтом.
|
|
|
Если выбрать сообщение в списке, то его содержание откроется в области предварительного просмотра. На панели в верхней части этой области видна служебная информация (имя отправителя, тема сообщения), а основную часть области занимает текст сообщения. При двойном щелчке на сообщении в списке оно откроется в отдельном окне.
При открытии сообщения в отдельном окне или при продолжительном отображении в области предварительного просмотра сообщение считается прочитанным. При последующих обращениях к программе полужирного выделения не будет.
В системах Web-mail предварительный просмотр обычно не предусмотрен. Сообщения в папке Входящие представлены в виде гиперссылок. При щелчке на ссылке текст сообщения откроется на новой веб-странице.
Основные характеристики сообщения — это имя (адрес) отправителя и тема сообщения. Тема сообщения — это краткое описание его содержания. Именно тема, среди прочего, отображается в списке сообщений, позволяя быстро оценить важность полученного сообщения. Указание темы во всех отправляемых сообщениях — это обязательное требование этикета электронной почты. Отсутствие темы — знак неуважения к корреспонденту. Обычно сообщения с «пустой» темой получатель уничтожает не читая.
Качество описания темы — залог эффективной переписки. Если тема внятно описывает содержание сообщения, партнер будет весьма благодарен. И наоборот, невнятная, неоднозначная или всеохватная тема усложняет переписку и создает неудобства. При длительном Осуждении одного вопроса тема сообщений остается неизменной. Это возможно благодаря средствам автоматизации подготовки ответов.
Отправка сообщений
Написать ответ на полученное письмо проще, чем подготовить новое сообщение. Когда сообщение выбрано в списке или открыто в отдельном окне, на панели инструментов активируются кнопки Ответить, Ответить всем и Переслать. Такой набор кнопок считается стандартным и предусмотрен во всех почтовых системах и программах.
Кнопка «Ответить» позволяет подготовить ответ для отправителя сообщения. При этом адрес корреспондента и тема сообщения задаются автоматически (берутся из исходного сообщения). В начало темы добавляется фрагмент Re: (от английского response — ответ). Такая «приставка» добавляется только один раз, независимо от продолжительности переписки. В тело сообщения копируется исходный текст, что позволяет цитировать оригинал при ответе.
|
|
|
Кнопка «Ответить всем» используется, если исходное сообщение отправлялось в несколько адресов (электронная почта предоставляет такую возможность). В этом случае копии сообщения получат как отправитель исходного послания, так и все его получатели. Это удобная форма коллективного обсуждения вопроса. В остальном сообщение формируется также, как при использовании кнопки «Ответить».
Кнопка «Переслать» позволяет направить полученное сообщение другому корреспонденту вместе со своими замечаниями или комментариями. В этом случае «приставка» имеет вид Fw: (от английского forward — переслать). Адрес получателя в таком случае необходимо указать явно.
Для подготовки нового сообщения нажмите кнопку Создать сообщение на панели инструментов. Новое сообщение формируется в отдельном окне (в системах Web-mail — на отдельной странице). При подготовке сообщения нужно заполнить служебные поля и написать текст сообщения. Окно подготовки сообщения позволяет задать одни и те же служебные поля:
Кому. Заполнить это поле необходимо — в нем должен быть адрес основного получателя сообщения. Таких получателей может быть несколько, причем способ разделения имен зависит от конкретной программы или системы. Так, в программе Outlook Express адреса разделяют запятыми или точками с запятой. В программе Mozilla Thunderbird каждый адрес пишется в отдельной строке служебной области. При отправке ответов поле Кому заполняется автоматически, что не мешает его редактировать.
Копия. В этом поле указывают дополнительных получателей сообщения. Чаще всего поле Копия используют при деловой или официальной переписке. Оно может заполняться автоматически при использовании кнопки «Ответить всем». Если посылать копию не нужно, это поле оставляют пустым.
|
|
|
Скрытая копия. О наличии скрытой копии не сообщается другим получателям данного сообщения. Эта необязательная функция нужна крайне редко.
Обратный адрес. При отправке сообщений электронной почты иногда надо принять ответ не в тот почтовый ящик, который реально был использован для отправки сообщения. Для этого специально указывают в сообщении другой обратный адрес. Если корреспондент воспользуется стандартными кнопками для подготовки ответа, то ответное сообщение попадет на указанный адрес. В программе Outlook Express принудительное указание обратного адреса не предусмотрено.
Тема. Формально указание темы сообщения необязательно. На практике же четко сформулированная тема сообщения — строгое требование этикета. Поэтому в отправляемых сообщениях выбор темы крайне важен. При ответах на сообщения и при пересылке сообщений поле темы заполняется автоматически.
Заполнив служебные поля, приступают к написанию текста сообщения. Фактически здесь работает несложный текстовый редактор. Особенности возникают только при ответах и при пересылке сообщений. В ответных посланиях принято цитировать поступающие сообщения. Почтовые программы и системы помогают в этом, автоматически добавляя текст исходного сообщения при подготовке ответа. Если требуется ответить на вопросы корреспондента или прокомментировать какие-то его утверждения, пишите комментарии сразу после соответствующих фрагментов оригинала. Это сохраняет преемственность переписки — при получении послания легко вспомнить, о чем идет речь. При длительной переписке иногда приходится придерживать фрагменты и более старых сообщений, которые выделяются большим числом дополнительных знаков в начале строки.
Готовое сообщение требуется отправить. Для этого обычно применяют кнопку «Отправить» на панели инструментов (или на странице системы Web-mail). В почтовых программах можно организовать отложенную отправку командой Файл > Отправить позже. Так делают, когда сообщение готовится в отсутствие подключения к Интернету. Это важно при большом объеме переписки: отправка группы сообщений проходит быстрее, чем поодиночке. В этом случае сообщение направляется в папку Исходящие, а отправка накопленных сообщений произойдет при очередной операции получения почты.
Адресная книга
По мере использования электронной почты у каждого пользователя образуется круг постоянных корреспондентов, с которыми переписка ведется регулярно. Если постоянно востребован хотя бы десяток адресов, держать их в голове становится крайне трудно. В повседневной жизни для хранения адресов и телефонов используют записную книжку. Во всех почтовых программах имеется ее аналог, специально предназначенный для хранения контактной информации, — Адресная книга.
|
|
|
Адресная книга — компонент почтовой программы. Формат книги и форма представления данных в адресной книге не стандартизированы. Поэтому адресная информация доступна только из той программы, в которой она сохранялась. В системах Web-mail адресная книга хранится непосредственно на сервере
Адресная книга предназначена для выполнения трех основных задач:
· регистрация адресов корреспондентов;
· сохранение сведений о корреспондентах;
· упрощенный ввод известных адресов.
Регистрация адресов — это автоматическое сохранение адресов, имеющихся в полученных сообщениях. Практически все почтовые программы и системы содержат настройку, позволяющую автоматически заносить в адресную книгу сведения о корреспондентах, на сообщения которых дан ответ.
Иногда нужно добавить в адресную книгу адрес, который не принадлежит отправителю, а просто упомянут в сообщении. Все почтовые системы автоматически обнаруживают такие адреса по контексту и представляют их в виде гиперссылок. Если щелкнуть на такой ссылке правой кнопкой мыши, то в контекстном меню найдется команда Добавить в адресную книгу.
Работа с вложениями
Электронная почта исторически рассчитана только на работу с обычными текстами. По стандарту сообщение содержит 7-разрядные символы, что затрудняет передачу не только файлов с двоичным содержимым, но и текстов, содержащих символы не латинского алфавита.
С этой проблемой удалось справиться с помощью механизма вложений. Вложение — это произвольный файл, который подключается к сообщению после кодирования. При этой операции файл сжимается (по возможности) и преобразуется в набор семиразрядных символов. Если сжатие невозможно, то преобразование увеличивает объем файла (примерно вдвое). Существует несколько стандартных методов подобного кодирования, и для них современные почтовые программы автоматически восстанавливают исходный вид файла.
Операции кодирования и декодирования проходят «прозрачно». И отправитель, и получатель воспринимают вложенный файл не как часть текста, а как дополнение, хотя на деле данные файла пересылаются прямо в сообщении.
Сообщение, содержащее вложение, помечается в окне программы значком в виде скрепки. Это относится и к отправляемым, и к получаемым вложениям. Если сообщение содержит вложение, и текст, и файл поступают на компьютер при загрузке этого сообщения с сервера. Но пока вложение вместе с сообщением хранится в почтовой базе данных, оно недоступно как отдельный файл. Чтобы получить к нему доступ, надо сохранить вложение на жестком диске.
Некоторые почтовые программы позволяют немедленно «открыть» или «запустить» вложение. Но делать так ни в коем случае нельзя. Механизм почтовых вложений — это один из основных путей проникновения компьютерных вирусов. Поэтому к каждому вложению следует подходить осторожно: при малейших сомнениях вложение уничтожают, не открывая.
Кстати, именно сообщения с вложениями обычно заполняют почтовый ящик, заставляя следить за его наполнением. При использовании этих систем обычно существуют ограничения как на объем отдельного вложенного файла, так и на общий объем сообщения.
Отправка вложений
Чтобы добавить вложение в сообщение, сначала сформируйте сообщение как обычно, а затем нажмите кнопку «Вложить файл в сообщение»на панели инструментов. Вид и название этой кнопки очень похожи во всех почтовых программах. Для выбора вкладываемого файла открывается стандартное диалоговое окно. Выберите файл и нажмите кнопку «Вложить». В области служебных полей сообщения появится дополнительная строка для указания вложенных файлов. К одному сообщению можно добавить несколько файлов, но лучше заранее упаковать их в один ZIP-архив.
Отправка сообщения, содержащего вложение, производится как обычно. С учетом объема отправляемого файла процесс отправки и получения подобных сообщений занимает существенно больше времени.
С особой осторожностью отнеситесь к пересылке вложений. Потенциально любое вложение может оказаться вредоносной программой, и беспечность совершенно неуместна. Следующие рекомендации могут выглядеть излишне строгими, но они позволяют справиться как с ложными, так и с реальными опасностями и создать уверенность в безопасности.
Правила работы с вложениями
В сообществе Интернет за многие годы работы с вложениями электронной почты сложились неписанные правила, которые стараются соблюдать все пользователи. Если вы не знаете этих правил и отправили вложение с нарушением, получатель, скорее всего его не увидит или уничтожит. Как известно, эффективней всего действуют неформальные законы. Поэтому соблюдение правил работы с вложениями настоятельно рекомендуется для всех пользователей.
Нельзя:
· посылать вложения при первом обращении к незнакомому человеку или в организацию;
· посылать текстовый документ как вложение, если текст можно включить прямо в сообщение;
· посылать вложения большого объема (от 50 Кбайт и более) без предварительного согласования с корреспондентом;
· посылать в качестве вложений исполняемые файлы любых типов (двоичные, пакетные, сценарные);
· открывать и запускать вложения, если они поступили от незнакомого человека (организации) или же полученное сообщение не соответствует общему духу переписки с данным корреспондентом;
· открывать и запускать вложения без предварительной антивирусной проверки.
Рекомендуется:
· заранее уведомить корреспондента о своем желании отправить вложение, независимо от объема и содержания файла;
· упаковать пересылаемые файлы в ZIP-архив и переслать в качестве вложения именно его;
· удалить вложение, не открывая и не проверяя его, если есть хотя бы малейшие сомнения в его безопасности;
· сохранить нужное вложение на жестком диске, и потом открыть его в удобное время и, желательно, в отсутствие подключения к Интернету.
|
|
|
