Объяснение нового теоретического материала, закрепление новых знаний. (75 мин)

Ребята загружают программу оболочку Windows, запускают MC Excel.

Я приступаю к объяснению нового материала.

Вступление:

Второй продукт из пакета Microsoft Office, с которым мы уже немножко ознакомились это MC Excel 5-ой версии. MC Excel является самой объемной и, наверное, самой существенной частью пакета. Без преувеличения можно сказать, что Excel это грандиозная программа. Обычно на MC Excel ссылаются как на систему электронных таблиц. И это правильно, поскольку в основе MC Excel действительно лежит идея электронной таблицы.

По сути дела Excel работает как калькулятор, но заявить такое — все равно, что сказать, будто Большой каньон — лишь длинная яма или что космический корабль многоразового использования — просто самолет. Но довольно примеров.

Excel умеет складывать, вычитать и умножать, делить и еще много всего. Он успеет выполнить миллионы вычислений, пока вы только пытаетесь нащупать выключатель своего настольного калькулятора. У него память слона, четкая логика и запас специальных знаний, которыми обладает банкир, брокер, математик и финансист вместе взятые.

Первые разработки электронных таблиц принадлежат к 70-ым годам, хотя первая промышленная система появилась уже на персональных компьютерах — ею стала система 1-2-3 фирмы Lotus. Электронные таблицы имеют, пожалуй, меньше аналогов в реальной жизни, чем текстовые процессоры или базы данных — именно за счет своей динамичности, автоматизма выполнения операциями над данными, которых не достичь на бумаге.

В отличие от других табличных процессоров (например, SuperCalc 5.0) программа Microsoft Excel 5.0 работает не с одной электронной таблицей, а с “книгой”, которая содержит 16 листов (электронных таблиц), предоставленных пользователю. Рабочие книги — это файлы табличного процессора Excel,

Каждая электронная таблица состоит из 256 столбцов и 16384 строк. Строки пронумерованы начиная с 1. Столбцы обозначаются буквами латинского алфавита. Пересечение строки и столбца образует ячейку, имеющую свой адрес — имя столбца и номер строки. Например, С13 является адресом ячейки, расположенной на пересечении строки 13 и столбца С. Все данные таблицы размещаются в ячейках.

Электронные таблицы не единственный тип документа, создаваемый в Excel. Допол­нительно к таблицам можно получить диаграммы, которые будут помещаться в собст­венных окнах на экране, но это мы с вами изучим позже. Что же представляет собой эта удивительная программа, т.е. рассмотрим пользовательский интерфейс.

Среда табличного процессора Excel 5.0, или что мы видим на экране. Рабочее поле табличного процессора располагается на экране дисплея. Большую часть экрана занимает окно документа, в котором размещается электронная таблица, расчерченная с помощью вертикальных и горизонтальных линий на ячейки. Таблица обрамлена рамкой, используемой для нумерации строк и наимено­вания столбцов. Номер текущей электронной таблицы (листа) высвечивается в нижней части экрана.

При заполнении таблицы и при ее просмотре большую роль играет табличный курсор, который высвечивает границу ячейки. Такая ячейка называется текущей.

Взаимодействие пользователя с программой Excel осуществляется через меню ко­манд, панели инструментов, панель формул, строку состояния. 

С помощью меню команд и панелей инструментов пользователь уп­равляет работой табличного процессора. Панели инструментов представляют собой наборы пиктограмм. Чтобы узнать назначение любого инструмента, достаточно устано­вить указатель мыши на соответствующую пиктограмму, и на экране появится подсказка.

Панель формул разбита на три части. Первая часть содержит адрес текущей ячейки. Третью часть панели формул можно назвать строкой ввода и редактирования. Здесь высвечивается содержимое текущей ячейки и набираются данные, предназначенные для ввода в текущую ячейку. Средняя часть панели формул состоит из трех кнопок, которые появляются только при вводе и редактировании данных.

Строка состояния содержит индикатор состояния табличного процессора или расшифровку текущей команды меню, используемого инструмента. Могут быть следующие состояния табличного процессора: “Готов” - ожидание набора данных или команд; “Ввод” - ввод данных; “Правка” - редактирование данных.

Пользователь имеет возможность изменить вид экрана табличного процессора в соответствии со своими потребностями. Можно отключить панель формул, если не предполагается редактирование и ввод новых данных. Если вы обладаете достаточным опытом работы с программой Ехсе1 и не нуждаетесь в указании текущих режимов работы табличного процессора, расшифровке команд меню, подсказке о предназначении инст­рументов, то можно отказаться от строки состояния. Можно отключить или выбрать другие панели инструментов. Такие изменения производятся с помощью команды Вид из меню команд.

Изменение размеров окна документа и перемещение окон производится согласно правилам, принятым в среде Windows.

Для быстрого перемещения указателя мыши по ячейкам электронной таблицы служат полосы прокрутки, использование которых также осуществляется по правилам, принятым в среде Windows.

Примечание. При использовании полос прокрутки видимыми становятся новые части таблицы, но табличный курсор не изменяет своего положения.

Для запуска Windows надо набрать на клавиатуре WIN и нажать Enter. После некоторой паузы появится окно Диспетчера Программ среды Windows. Для запуска Ехсе1 необходимо открыть групповое окно Microsoft Office; а затем установить указатель мыши на пиктограмму Microsoft Ехсe1 и дважды щелкнуть левой клавишей мыши.

Примечание. Предложенный способ запуска программы сработает только в том случае, если в файле Autoexec.bat в команде РАТH указан путь к каталогу Windows. Если этого нет, то запуск программы Ехсе1 производится аналогичным способом, но из каталога Windows.

Упражнение 2. Изменение вида экрана программы Excel

3адание 1. Отключить строку состояния:

подвести указатель мыши к команде Вид из меню команд; щелкнуть левой клавишей мыши; раскрывшемся меню (рис. 2) подвести указатель мыши к пункту Строка состояния 6 и щелкнуть левой клавишей мыши.

Задание 2. Включить строку состояния:

подвести указатель мыши к команде Вид из меню команд;

щелкнуть левой клавишей мыши.

Раскрывшееся меню изменило свой вид: пункт Строка состояния не помечен галочкой;

3. установить указатель мыши на пункт Строка состояния и щелкнуть левой клавишей мыши.

Задание 3. Отключить панель инструментов форматирования:

подвести указатель мыши к команде Вид из меню команд;

щелкнуть левой клавишей мыши;

в раскрывшемся меню подвести указатель мыши к пункту Панели инструментов и щелкнуть левой клавишей мыши.

На экране появится окно Панели инструментов (рис. 3);

4. подвести указатель к пункту Форматирование и щелкнуть левой клавишей мыши.

5. Таким образом, вы отключите флажок в виде крестика;

6. щелкнуть левой клавишей мыши по кнопке ОК.

Если вы являетесь начинающим пользователем, то большую помощь в работе может оказать Мастер подсказок, который изображается электрической лампочкой на панели стандартных инструментов. Если Мастер подсказок активен, то в верхней части экрана появляется окно, в котором можно получить полезный совет.

3адание 4. Активизировать Мастер подсказок.

1-й способ.

Подогнать указатель мыши к панели стандартных инструментов; щелкнуть один раз левой клавишей мыши на изображении лампочки.

U способ.

Если панель стандартных инструментов отключена, то:

* подогнать указатель мыши к пункту Вид из меню команд и щелкнуть левой клавишей мыши;

* выбрать пункт Панели инструментов, щелкнув левой клавишей мыши;

* с помощью щелчка мыши установить флажок (в виде крестика) перед названиями Стандартная и Мастер подсказок;

* щелкнуть левой клавишей мыши по кнопке ОК.

Примечание. Если в текущем сеансе работы был изменен вид экрана программы Excel, то он будет сохранен до следующего сеанса. Вот почему важно научиться управлять видом экрана.

Далее мы с вами научимся вводить и редактировать данные.

Данные. Ввод и редактирование данных

Все данные таблицы размещаются в ячейках. Содержимым ячейки электронной таблицы может быть текст, числовое значение или формула. Табличный процессор должен «знать», какого типа данные хранятся в конкретной ячейке таблицы для того, чтобы правильно интерпретировать ее содержимое. Текст и числа рассматриваются как константы, потому что изменить их можно только редактированием соответствующих ячеек. Формулы же автоматически пересчитывают свои значения, как только хотя бы один их аргумент был изменен.

Текст. Программа Excel воспринимает как текст любую введенную строку, которая не похожа ни на число, ни на формулу. Если вы вставите пробел в строку, которая без него была бы числом, то она будет восприниматься как текст.

После ввода текстовые данные автоматически выравниваются по левой границе ячейки.

Числовые константы. Числовые значения, используемые в табличном про­цессоре Excel, разделяются на целые, вещественные. даты, время.

Вещественные константы можно записывать в форме с фиксированной точкой и в форме с плавающей точкой. Запись числа с фиксированной точкой предполагает, что число содержит целую и дробную части, разделенные десятичной запятой. При записи числа в экспоненциальной форме сначала записывается мантисса, затем - латинская буква Е (прописная или строчная), после нее - порядок. Мантисса может быть записана как целая константа или константа с фиксированной точкой, а порядок - только как целая константа. Числовая константа в экспоненциальной форме трактуется как мантисса, умноженная на 10 в степени, равной порядку. Например, числа 0,00001 и 1ОООООО могут быть записаны следующим образом: 1е-5 или О.1е-4 и 1е6 или IE+6 соответственно.

Чтобы ввести отрицательное значение, надо поставить знак — и (минус) перед числом или заключить вводимое число в круглые скобки.

Даты и время вводятся в ячейки электронной таблицы как числа. Это объясняется тем, что в дальнейшем дата и время могут быть использованы в качестве аргументов для формул. Программа Excel распознает следующие форматы для даты: 16/06/96, 16.06.96, 16/июня/96, 16 июня 96, что означает 16 июня 1996 года; форматы для времени: 12:10 или 12:10:04. После ввода числовые данные выравниваются по правой границе ячейки.

Формулы. Перед первым символом формулы обязательно ставится знак «=» (знак равенства). Формулы, занесенные в ячейки табличного процессора, представляют собой арифметические или логические выражения.

Арифметические выражения могут содержать круглые скобки, знаки арифметических операций, стандартные (встроенные) функции. Например: SORT(B4-2-4*B3*B2); SIN(CI2).

Нет необходимости запоминать все встроенные функции. При вводе формул боль­шую помощь окажет Мастер функций, вызов которого осуществляется нажатием комби­нации клавиш Shilft+F3, либо кнопкой (F_x) на панели стандартных инструментов.

Наибольший интерес представляют функции, аргументом которых является не одна ячейка, а диапазон ячеек. Диапазон - это множество ячеек, образующих в таблице область прямоугольной формы. Диапазон задается адресом ячейки, стоящей в левом верхнем углу, и адресом правого нижнего угла области, разделенных двоеточием. Например: А2:В12.

Логические выражения строятся с помощью операций отношения (<, >, =, >=, <>) и логических операций (логическое «И», логическое «ИЛИ». логическое отрица­ние «НЕ»). Например: И(А1<10.А1>1); ИЛИ(В1<15,В1>25): НЕ(С1<>0).

С помощью логических выражений, в частности, задаются условия, проверку кото­рых осуществляет условная функция: ЕСЛИ(условие, выражение?, выражение). Если условие истинно, то вычисляется выражением и его значение высвечивается в ячейке. содержащей условную функцию. В противном случае вычисляется и высвечивается значение выражения.

Упражнение 3. Ввод и редактирование текста и данных.. Использование Мастера функций.

Прежде чем вводить данные, необходимо научиться перемещать табличный курсор по таблице. Чтобы поместить табличный курсор в ячейку таблицы, необходимо:

* подогнать указатель мыши к соответствующей ячейке;

* щелкнуть левой клавишей мыши один раз. Ячейка таблицы окажется заключенной в рамку. Такая ячейка будет называться т е к у щ е и.

Для быстрого перемещения табличного курсора в ячейку таблицы можно пользо­ваться командой Goto. вызов которой осуществляется нажатием функциональной кла­виши F5. В открывшемся окне в поле Ссылка ввести адрес ячейки, куда должен быть перемещен табличный курсор и нажать Enter.

 

Задание 5. Определить, сколько дней осталось от текущей даты до 31 декабря 2005 года:

*  табличный курсор поместить в ячейку А1;

*  переключить клавиатуру на русский шрифт;

*  набрать на клавиатуре слово “сегодня”; проследить при этом, как изменится строка ввода и редактирования;

*  нажать Enter;

*  табличный курсор поместить в ячейку В1;

*  подогнать указатель мыши к строке ввода и редактирования и щелкнуть левой клавишей мыши один раз;

*  активизировать Мастер функций, щелкнув левой клавишей мыши по кнопке (f), появившейся в строке ввода и редактирования;

*  в раскрывшемся окне Категория функций выбрать пункт Дата и время, щелкнув левой клавишей мыши по соответствующей строке один раз;

*  переместить указатель мыши в окно Имя функции;

*  выбрать имя функции СЕГОДНЯ, дважды щелкнув левой клавишей мыши по соответствующей строке;

*  в новом открывшемся окне нажать щелчком левой клавиши мыши кнопку Закон­чить;

*  табличный курсор поместить в ячейку С1 и набрать на клавиатуре слово «До»;

*  табличный курсор поместить в ячейку 01 и набрать на клавиатуре дату - 31.12.05;

*  табличный курсор поместить в ячейку Е1 и набрать на клавиатуре слово «осталось»;

*  табличный курсор поместить в ячейку F1;

*  указатель мыши установить в строку ввода и редактирования и щелкнуть левой клавишей мыши:

*  активизировать Мастер функций, как было описано выше: > в окне Имя функции дважды щелкнуть левой клавишей мыши по строке ДНЕЙ 360; > переключить клавиатуру на латинский шрифт;

*  в открывшемся окне в качестве начальной даты указать адрес ячейки В 1, а в качестве конечной даты - адрес ячейки D1;

*  щелчком левой клавиши мыши нажать кнопку Закончить;

*  переключить клавиатуру на русский шрифт:

*  табличный курсор поместить в ячейку G1 и набрать на клавиатуре слово «дней»;

*  нажать Enter.

*  После выполнения этих действий мы получим фрагмент электронной таблицы. представленной на рис. 4.

Примечание 1. Можно отказаться от ввода новых или отредактированных данных в ячейку. Для этого нажмите кнопку <Х>. которая появляется в средней части строки ввода и редактирования.

Примечание 2. Ввод в ячейку данных и их редактирование можно завершать тремя способами:

1) нажатием клавиши Enter на клавиатуре;

2) перемещением табличного курсора в другую ячейку;

3) нажатием (с помощью щелчка левой клавиши мыши) кнопки с «галочкой», которая появляется в средней части строки ввода и редактирования.

3адание 6. Заменить дату 31. 12.05. в ячейке D 1 на дату 31. 12.06.

1-й способ.

*  Табличный курсор поместить в ячейку D1;

*  нажать функциональную клавишу F2;

*  редактирование производить непосредственно в ячейке, используя клавиши управ­ления курсором. Backspace и Delete;

*  завершить редактирование любым из трех способов, предложенных выше.

2-u способ.

*  Табличный курсор поместить в ячейку D1;

*  подогнать курсор к строке ввода и редактирования и щелкнуть левой клавишей мыши;

*  редактирование производить в строке ввода и редактирования;

*  завершить редактирование любым из трех способов, предложенных выше.

Упражнение 4. Сохранение созданной электронной таблицы

1-й способ.

* Подогнать указатель мыши к пункту Файл из меню команд и щелкнуть левой клавишей мыши;

* выбрать пункт Сохранить как..., щелкнув на нем клавишей мыши;

* в открывшемся окне (рис. 5) ввести имя файла, если не устраивает предлагаемое имя Bookl.xls, и указать каталог (выбрав его из списка предложенных), в котором будет сохранен файл.» щелчком левой клавиши мыши нажать кнопку OK;

* в открывшемся окне Сводка можно ввести дополнительную информацию о файле; ввод закончить нажатием кнопки OK;

* если информация не нужна, то с помощью мыши сразу нажать кнопку ОК.

2-й способ.

* Подогнать указатель мыши к стандартной панели инструментов;

* щелчком левой клавиши мыши нажать пиктограмму с изображением дискеты;

* в открывшемся окне (рис. 5) указать имя файла и выбрать каталог, в котором будет сохранен файл, как было описано выше.

Примечание 1. Можно указывать имя файла без расширения. По умолчанию про­грамма Excel дает файлу расширение.xls.

Примечание 2. В файле сохраняется вся рабочая книга, включающая 16 листов, а не только тот лист (электронная таблица), в котором вы работали.

Упражнение 5. Выход из программы Excel.

* Подогнать указатель мыши к команде Файлы из меню команд и щелкнуть левой клавишей мыши;

* выбрать пункт Выход, щелкнув левой клавишей мыши.

⇐ Предыдущая123

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: