 |
Порядок составления кадровых документов по работе с персоналом
|
|
|
|
ООО Торгово-розничная сеть "Смак" образовалась в 1996 году. Основателями фирмы являются генеральный директор Никаноров А.Н., финансовый директор Наместникова Л.Г.
Со дня основания ООО Торгово-розничной сети "Смак" прошло более 18 лет. Сейчас в ООО Торгово-розничной сети "Смак" насчитывается: 12 - фирменных магазинов "Смак"; 9 - кафе быстрого питания "Парус"; кафе " Кают компания"; Городское кафе; 2 - кафе узбекской и китайской кухни " Евразия" с уникальным предложением "буфет Евразия"; пивной клуб " Бегемот"; свинокомплекс; молочно-товарная ферма.
Всего за несколько лет, прошедшие с момента образования, компания стала одним из крупнейших работодателей в Чебоксарах. Компания уделяет особое внимание не только поиску высококлассных специалистов, но и вопросам их профессионального развития и мотивации. Стремится обеспечить достойный уровень жизни своим сотрудникам и содействовать активному социально-экономическому развитию районов, где находятся магазины компании.
Стратегическая цель-стать Компанией, в которой люди стремились бы работать, так как решить все поставленные амбициозные задачи возможно под силу только сплоченной команде профессионалов.
Миссия компании: Купить продукты можно везде. Купить с удовольствием только у нас. Мы продаем не только продукты - Продовольствие в удовольствие
ООО Торгово-розничная сеть "Смак" является коммерческой организацией. В основном организационном документе ООО Торгово-розничной сети "Смак" - Уставе определены основные цели и виды деятельности ООО Торгово-розничной сети "Смак" специализируется на производстве и продаже продукции.
|
|
|
ООО Торгово-розничная сеть "Смак" является юридическим лицом, может от своего имени приобретать и осуществлять имущественные и личные неимущественные права, выполнять обязанности, быть истцом и ответчиком в суде. Несет ответственность по своим обязательствам в пределах принадлежащего ей имущества.
ООО Торгово-розничная сеть "Смак" имеет круглую печать, содержащую фирменное наименование, организационно-правовую форму, вправе иметь штампы и бланки со своим наименованием, зарегистрированный товарный знак, самостоятельный расчетный и иные счета.
ООО Торгово-розничная сеть "Смак" вправе осуществлять иные виды деятельности, не запрещенные законодательством, направленные на достижение уставных целей, после получения соответствующей лицензии.
Возглавляет ООО Торгово-розничная сеть "Смак" генеральный директор. Он является единоличным исполнительно-распорядительным лицом Общества, который возглавляет дирекцию, представляет во вне интересы Общества и действует от его имени без доверенности. В компетенцию директора входит совершение всякого рода сделок; выдача доверенностей; утверждение структуры, штатного расписания, должностных инструкций сотрудников, подписание приказов и указаний, обязательных для исполнения всеми работниками.
Трудовые отношения работников ООО Торгово-розничная сеть "Смак" регулируются действующим трудовым законодательством, коллективным трудовым договором, правилами внутреннего трудового распорядка, должностными инструкциями работников.
Круг обязанностей, прав; установление взаимоотношений; должностные обязанности работников и квалификационные требования к ним закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников
Необходимо отметить, что в ООО Торгово-розничная сеть "Смак" присутствует организационно-распорядительный документ - Устав, в котором закреплены все основные моменты компании (основные виды деятельности, цели и задачи).
|
|
|
Документальное оформление кадровых задач представляет собой в ООО Торгово-розничная сеть "Смак" процесс создания кадровых документов (документирование управления кадрами) и процесс обработки кадровых документов (организация работы с документами по кадрам) по всему комплексу кадровых задач (или деятельности службы кадров организации). Этот процесс выполняется в строгом соответствии с действующими нормативными правовыми актами.
Процессом создания документов по кадрам и их обработкой занимаются непосредственно работники службы кадров ООО Торгово-розничная сеть "Смак", эффективность их работы напрямую связана с организационным, правовым, техническим и кадровым обеспечением деятельности этой службы.
Рис. 1. Структура кадровой службы ООО Торгово-розничная сеть "Смак"
Организационное обеспечение управления кадрами заключается в наличии службы кадров как самостоятельного структурного подразделения (или должностного лица, ответственного за кадровую работу), подчиняющегося непосредственно руководителю организации или его заместителю.
Правовое обеспечение управления кадрами заключается в наличии нормативно-методической базы по работе с документов по кадрам, включающей федеральные нормативные акты, регулирующие вопросы трудового права работников, охраны их труда, трудовых отношений, права на доступ к информации о работниках, соблюдения ими государственной тайны, и т.п.; межведомственные нормативные акты по труду, архивному делу, документационному обеспечению кадровой деятельности, классификации и стандартизации документов по кадрам; внутриведомственные нормативно-методические документы (инструкции, рекомендации, правила и т.д.), отражающие технологию работы с кадровыми документами.
Техническое обеспечение управления кадрами заключается в наличии и использовании необходимых в процессе документирования и обработки документов по кадрам современных электронно-вычислительных и организационных технических средств, средств связи и передачи информации, а также информационных технологий.
|
|
|
Кадровое обеспечение управления кадрами заключается в наличии профессиональных квалифицированных работников для выполнения поставленных перед службой кадров задач.
Документирование деятельности службы кадров ООО Торгово-розничная сеть "Смак" охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации), оформлению и обработке кадровой документации по установленным правилам.
Процесс документирования осуществляется с помощью традиционных методов обработки кадровых документов и автоматизированным способом.
Организация документирования процесса управления кадрами включает в себя:
- состав документов по кадрам;
- требования к оформлению реквизитов и составлению текстов документов по кадрам;
- рекомендации по составлению и оформлению отдельных групп документов по кадрам;
- рекомендации по формированию и ведению Табеля форм документов службы кадров.
Документирование деятельности службы кадров ООО Торгово-розничная сеть "Смак" охватывает следующие кадровые управленческие задачи:
- организацию труда работников;
- заключение трудового договора (контракта) и приема на работу;
- перевод на другую работу;
- предоставление отпусков работникам;
- поощрение работников;
- наложение дисциплинарных взысканий на работников;
- аттестацию работников;
- учет использования рабочего времени;
- привлечение работников к работе в выходные дни;
- оформление служебных командировок;
- прекращение трудового договора и увольнение с работы.
Организация работы с документами по кадрам включает в себя:
- учет кадров ведение справочного аппарата;
- формирование и ведение личных дел;
- составление и ведение номенклатуры дел службы кадров;
- подготовку дел службы кадров к сдаче в архив организации;
- хранение дел службы кадров;
- порядок передачи дел правопреемнику и в государственный архив.
В соответствии с задачами в службе кадров ООО Торгово-розничная сеть "Смак" организуется система документов по кадрам, составляющих его документационную базу.
|
|
|
Состав этой документационной базы определяется компетенцией и функциями службы кадров, порядком решения кадровых вопросов, характером взаимоотношений между организацией (работодателем) и работниками.
По каждой кадровой задаче создается максимальный набор унифицированных документов, которые отражают специфику каждой конкретной задачи и входят в состав документов по кадрам.
Состав документов по кадрам, установленные нормы и правила, регламентирующие порядок создания и обработки документов по кадрам приведены в приложении 1.
Унификация документов по кадрам заключается в установлении единообразия состава и форм документов по кадрам, фиксирующих однотипные кадровые функции и задачи, в целях сокращения количества применяемых кадровых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных автоматизированных систем документации, функционирующих в организации.
Документы по кадрам должны оформляться, как правило, на бланке, соответствующем стандарту, иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа, его обработка и т.д.
В качестве обязательных реквизитов документов по кадрам выступают: наименование организации автора документа; код организации автора документа; наименование вида документа или унифицированной формы документа; код формы документа; дата документа; регистрационный номер документа; заголовок к тексту документа; текст; подпись; визы согласования; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.
Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии полное наименование вышестоящей организации.
Наименования организаций республик Российской Федерации оформляются на государственном языке Российской Федерации, государственных языках республик и иных языках народов Российской Федерации, определяемых законодательством республик.
Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении) организации. Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.
|
|
|
Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
Код организации автора документа проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факса, телекса, счет в банке, адрес электронной почты и др.).
Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением) организации и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД и ОКУД (классы 0200000).
В письме наименование вида документа не указывают.
Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола дата заседания (принятия решения), для акта дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются тремя парами арабских цифр, разделенными точкой. Например, дату 05 января 2000 г. следует оформлять 05.01.2000.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 05 января 2012 г.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. кадровый служба торговый документооборот
Гриф ограничения доступа к документу (конфиденциально, для служебного пользования и др.), отметку о статусе документа (копия, проект и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа. Гриф ограничения доступа можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации ограниченного доступа.
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.
|
|
|
