 |
Особенности обработки отправляемых и передаваемых документов
|
|
|
|
ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
СРЕДНЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«КАЗАНСКАЯ БАНКОВСКАЯ ШКОЛА (КОЛЛЕДЖ)
ЦЕНТРАЛЬНОГО БАНКА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ»
ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА. ПОРЯДОК ПРОХОЖДЕНИЯ ПОСТУПИВШИХ ДОКУМЕНТОВ. ОСОБЕННОСТИ ОБРАБОТКИ ОТПРАВЛЯЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ. ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ ВНУТРИ ОРГАНИЗАЦИИ. УЧЕТ ОБЪЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА.
Индивидуальная работа
По дисциплине «ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ»
ВЫПОЛНИЛА студентка
Группы № 132
Шагвалеева Айгуль
ПРОВЕРИЛ
Преподаватель Титова Г.Н.
Казань-2013
СОДЕРЖАНИЕ
Введение………………………………………………………………………………….3
1 Понятие документооборота и порядок прохождения поступивших документов......4
2 Особенности обработки отправляемых и передаваемых документов………………6
3 Учет объема документооборота………………………………………………………11
Заключение……………………………………………………………………………….12
Библиографический список……………………………………………………………13
ВВЕДЕНИЕ
Документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов.
Документация - это способ оформления хозяйственных операций с помощью документов в момент их совершения.
Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. Длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала могут сильно затормозить, а то и парализовать работу предприятия, особенно если оно имеет в своем составе территориально удаленные подразделения - организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление в данном случае крайне затруднительно.
|
|
|
Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного предприятия.
ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ПОРЯДОК ПРОХОЖДЕНИЯ ПОСТУПИВШИХ ДОКУМЕНТОВ
Документооборот – движение документов в организации с момент их получения или создания до завершения исполнения и сдачи в архив или отправки адресату.
Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей потоков. Они различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту.
По направлению:
v горизонтальные - связывают организации одного уровня;
v вертикальные - связывают организации различных уровней.
По отношению к управленческому объекту документооборот образуют следующие потоки:
v входящих - поступающих из других организаций;
v исходящих - отправляемых в другие организации;
v внутренних - созданных и действующих в пределах организации.
Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами[1]
На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Документы с грифом «лично» или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению. Документы, адресованные руководству организации или не имеющие указания конкретного должностного лица либо структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе документационного обеспечения.
|
|
|
На рассмотрение руководства передаются документы, полученные из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения службой документационного обеспечения направляются исполнителям.
ОСОБЕННОСТИ ОБРАБОТКИ ОТПРАВЛЯЕМЫХ И ПЕРЕДАВАЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ
К входящим документам относятся те, которые поступают из других организаций: вышестоящих, подчиненных, общественных, муниципальных, негосударственных, от депутатов и граждан. Например: законы, указы, постановления, решения, указания, инструкции, распоряжения, поручения, приказы, доверенности, договоры, письма.
Обработка входящих документов включает:
v прием и первичную обработку документов;
v предварительное рассмотрение и распределение документов;
v регистрацию;
v рассмотрение документов руководством;
v передачу на исполнение.
Прием и первичная обработка документов в организациях, в которые поступает большое количество документов, осуществляются службой делопроизводства, в небольших — секретарем. В очень крупных организациях создаются специальные подразделения, осуществляющие прием документов, — экспедиции.
Входящие документы могут быть получены по почте, курьером, посетителями или переданы по электронной почте или по факсу.
Предварительное рассмотрение
После получения необходимо проверить правильность доставки корреспонденции. Если она доставлена не по адресу, ее необходимо переслать отправителю. Конверты вскрываются, за исключением с надписью «лично», оценивается физическое состояние документов (поврежденность текста, неполное получение сообщения), проверяется наличие приложений. Как правило, конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда по штемпелю на конверте можно установить дату отправления или получения документа или адрес отправителя. Тогда конверт подкалывают к документу. Если текст документа поврежден, отсутствуют приложения, то составляется акт. Один экземпляр акта вместе с полученными документами отсылается адресату. Заказные письма принимаются под расписку. Если документ имеет надпись «СРОЧНО», на нем проставляют время получения. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения входящей корреспонденции на документы, требующие специального рассмотрения руководством организации или структурных подразделений, для того, чтобы освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов, ускорить движение документов и их исполнение.
|
|
|
Распределение входящих документов между руководством основано на приказе о распределении обязанностей между руководством, где закрепляются направления деятельности за каждым должностным лицом. Передача документов на рассмотрение руководящему составу организации производится исходя из важности содержания документа и в соответствии с функциями и компетенцией должностных лиц, которым документ направляется на рассмотрение на основании установленного в организации распределения обязанностей.
Рассмотрение документа руководством состоит в том, что соответствующее должностное лицо пишет на нем резолюцию, т.е. принятое им решение по информации, содержащейся в документе. Резолюция переносится в регистрационную форму.
Передача документа на исполнение осуществляется после рассмотрения его руководством.
Документы должны исполняться в срок, поэтому входящие документы обязательно передаются исполнителю в день его получения и регистрации или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. Если документ требует немедленного исполнения, он может быть передан непосредственно исполнителю, но обязательно с сообщением об этом руководителю.
Исходящие — документы, созданные в пределах организации и отправляемые из нее в другие учреждения или частным лицам, приславшим обращение. Если организация имеет подчиненные учреждения, она может направлять в их адрес распорядительные документы (постановления, приказы, поручения), письма (информационные, гарантийные и др.). В вышестоящие организации направляют докладные записки, отчеты, справки, обзоры, письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, сообщения, переданные по электронной почте.
|
|
|
Обработка исходящих документов включает:
v составление чернового документа;
v подготовку проекта документа;
v его согласование (визирование);
v удостоверение документа;
v отправку документа.
За подготовку проекта исходящего документа отвечает исполнитель. Он координирует действия других исполнителей, указанных в резолюции. Ответственный исполнитель имеет право: созывать соисполнителей на рабочие совещания, требовать от них все необходимые материалы, устанавливать очередность работы между соисполнителями.
В процессе подготовки исходящего документа исполнитель самостоятельно осуществляет составление черновика, подготовку проекта документа, его согласование (визирование). Он должен принести в службу ДОУ проект документа, который требует проставления необходимых удостоверяющих реквизитов (подписи, даты подписания, исходящего регистрационного индекса, при необходимости грифа утверждения, печати). Документ может передаваться соответствующему должностному лицу через службу ДОУ или секретаря. Проект документа передается со всеми материалами, на основании которых он готовился. Если к проекту документа приложены замечания должностного лица (лиц), визирующего проект документа, они обязательно прикладываются к проекту.
Руководитель, ознакомившись с проектом документа, может сразу удостоверить его своей подписью, а может внести замечания, поправки и передать его на доработку.
Каждый работник службы ДОУ должен знать, что исполнитель приносит проект документа, полностью оформленный: напечатанный на соответствующем бланке, со всеми визами.
Принимая документы для отправки, обязательно нужно проверить:
v правильность оформления документов (наличие подписи, даты, регистрационного индекса, отметку о категории отправления);
v наличие приложений, указанных в отправляемом документе, и соответствие количества экземпляров количеству адресатов;
v правильность адресования, наличие номера записи, если документ отправлялся по факсу.
Документы, направляемые в один адрес, могут быть вложены в один конверт. На заказную корреспонденцию в делопроизводственной службе составляется опись рассылки, в конце которой проставляется фамилия сотрудника, ее подготовившего, и дата отправки. Документы на машинных носителях принимаются только при наличии сопроводительного письма.
|
|
|
Все документы, исходящие из организации, должны быть обработаны и отправлены в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.
К внутренним документам относятся докладные, объяснительные записки, протоколы, акты, заявления.
Обработка внутренних документов на этапах их подготовки и оформления проходит путь подготовки исходящих документов (составление черновика, подготовка проекта документа, его согласование (визирование), удостоверение, регистрацию, отправление), а на этапе исполнения — входящих документов (прием, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение).
Внутренние документы имеют ряд особенностей их обработки, которые определяются видовой принадлежностью документов:
v проекты приказов обязательно визируются представителем юридической службы;
v протокол не имеет этапа подготовки проекта, а также согласования и визирования.
Передача документов входящих, исходящих и внутренних может осуществляться:
v курьерской связью;
v секретарями;
v с помощью технических средств.
Структурные подразделения некоторых организаций могут находиться в разных зданиях или районах города. В таких случаях рекомендуется организация доставки документов курьерами.
В пределах структурного подразделения наиболее рационально привлечь секретаря, который может забирать корреспонденцию из службы ДОУ, возвращать исходящие документы, подготовленные для отправки, и передавать документы на исполнение сотрудникам структурного подразделения.
Внедрение технических средств и компьютерных технологий позволило изменить процесс обработки документов. Ускорился процесс составления документа, так как внесение правок не требует перепечатки. Значительно сокращается и упрощается согласование (визирование) документа. Коренные изменения произошли в процессе получения и отправки документов с появлением факсов и электронной почты. Но следует помнить, что названные средства передачи в основном передают не документ, а информацию, изображенную на носителе. В настоящее время документ, переданный с помощью информационных и телекоммуникационных систем, может быть удостоверен электронной цифровой подписью. Только в этом случае он будет иметь юридическую силу.
Все документы должны передаваться с отметками о факте передачи в соответствующих регистрационных формах. Если документ передается из одного структурного подразделения в другое, минуя службу ДОУ, сотрудник, передававший документ, должен сообщить этой службе о факте передачи.
|
|
|
