 |
Уровни управленческой информации
|
|
|
|
В практике управления можно использовать три уровня управленческой информации:
административно-управленческий уровень (директор и его заместители);
уровень коллективно-коллегиального управления (педагогический и методический советы, методические объединения);
уровень ученического самоуправления.
Каждому из этих уровней соответствует свой, вполне определенный набор необходимой управленческой информации на основе принципа оптимальной достаточности. При разноуровневой организации потоков управленческой информации одна и та же информация может быть внутренней по отношению к одному уровню и внешней по отношению к другому.
Вариант организации основных потоков управленческой информации.
| Уровень | Внешняя регламентирующая информация | Внутренняя регламентирующая информация | Координатор |
| Административно-управленческий | Законы и нормативные акты, приказы и распоряжения управления образования, предписания инспектирующих органов | Устав, правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, положения, решения педагогического совета, результаты внутришкольного контроля | Директор |
| Коллективно-коллегиальный | Законодательные и нормативные акты | Устав, правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, положения, решения педагогического совета, методических объединений | Уполномоченный представитель трудового коллектива |
| Ученическое самоуправление | Локальные акты, решения педагогического совета, администрации | Решения конференции обучающихся, собраний обучающихся | Уполномоченный представитель ученического коллектива, заместитель директора |
|
|
|
Функциональная классификация видов управленческой информации.
| Вид управленческой информации | Управляющая подсистема | Управляемая подсистема |
| Оперативная (ежедневная, ежемесячная, по итогам проверок, полугодия) | Выявление наметившихся отклонений в управлении (невыход отдельных работников, нарушение дисциплины, должностных инструкций, аварийные ситуации, распоряжения УО, результаты контроля) | Своевременная реакция на управленческие решения (изменения в расписании, приказы, распоряжения, решения родительских собраний, результаты деятельности обучающихся) |
| Стратегическая (тематическая и итоговая) | Анализ результатов учебного года, итоговой аттестации, реализация учебных программ, директивные документы | Анализ результатов учебно-воспитательной работы за год, результаты аттестации кадров, решения педагогического и методического советов |
Процесс управления можно представить как целенаправленную деятельность управляющей и управляемой подсистем по регулированию педагогического процесса в целях его перевода на более высокий уровень.
Критерии и показатели качества управленческих структур определены в таблице (см. Приложение 1).
Нарушение в применении воздействующих (управленческих) решений приводит к нарушению коммуникативных связей системы управления, к частичному или полному выходу управляемой системы из-под управляющего воздействия. В этом случае информационно-аналитическая деятельность превращается в констатирующую, перестает быть управляющей и теряет свою целесообразность.
Структура управления ДЮСШ "Самбо и Дзюдо" представлена пятью уровнями (см. Приложение 2). Каждый уровень дает возможность уполномоченным лицам самостоятельно проводить сбор, хранение, обработку и систематизацию оптимизированной для своего уровня управленческой информации, сообщая "наверх" только наиболее значимую, показательную ее часть, а также результат ее аналитической обработки.
|
|
|
Чтобы принять оптимальное управленческое решение, используются различные источники информации (административные, методические, вспомогательные), но в любом случае, чтобы создать целостную информационную систему как условие успешной управленческой деятельности, необходимо определить для каждого уровня:
содержание (состав) необходимой информации;
объект управленческой информации;
источники информации;
информационные потоки и уровни их обработки
назначение и способ хранения информации.
Основной критерий отбора информации - возможность уполномоченного лица на основе ее анализа принимать управленческое решение на своем уровне. Сбор информации, по результатам анализа которой собиравшее ее лицо не может или не уполномочено принимать управленческое решение, не имеет отношения к управленческой деятельности и по этой причине нецелесообразен. При этом отбор содержания управленческой информации на разных уровнях управления должен быть не только оптимальным, но и соответствовать схеме управления Школы. Использование компьютерной техники в управленческом процессе значительно упрощает и оптимизирует процесс накопления, использования и хранения управленческой информации. Это позволяет стандартизировать работу с информацией, то есть разработать и использовать положительно зарекомендовавшие себя формы документации, а также минимизировать время подготовки, передачи прямой информации. Сбора, передачи, обработки и использования обратной информации.
Управленческая информация по организации учебно-воспитательного процесса накапливается и систематизируется с помощью заместителя директора, обрабатывается и анализируется на его уровне и в обобщенном виде поступает для анализа директору. Это дает возможность ведения "управленческого дневника". В процессе реализации плана работы делаются записи комментариев, замечаний и предложений по текущей работе, которые составят основу коррекции плана работы на новый учебный год.
Эффективный мониторинг (отслеживание функционирования) основной деятельности возможен при выполнении следующих условий:
|
|
|
оптимальное сочетание избранных объектов контроля, содержания необходимой управленческой информации, субъектов, форм и способов ее сбора, обработки и анализа на каждом уровне внутришкольной системы управления.
Заинтересованность участия ответственных лиц в аналитической деятельности.
Практическая значимость анализа управленческой информации на всех этапах ее прохождения и уровнях использования.
Информация накапливается в информационном банке, затем анализируется соответствующими субъектами управления, формулируются цели, и организуется работа по их достижению. Управленческий цикл завершается сравнением реального результата с поставленной целью и выявлением отклонений.
Глава 2. Проектная часть
Уже с конца 80-х годов XX века назревал вопрос об оптимальном подходе к управлению в связи с тем, что учреждение вступило на путь инновационных преобразований, но они вели к такому положению, которое получило название "неустойчивое равновесие". Это состояние вызывалось тем, что необходимо было постоянно функционировать и в тоже время что-то преобразовывать в учебно-воспитательном процессе.
Проблема, существующая в настоящее время, заключается не столько в том, чтобы отобрать для использования необходимый и достаточный минимум информации, сколько в том, чтобы организовать оптимальную циркуляцию и использование всей информации. Поэтому на основе предложенного директором примерного функционала каждый сам сформулировал для себя "правила игры", которые должны были полностью обеспечить управление любой подсистемой нашего учреждения.
Управленческие действия поддаются алгоритмизации, которая выступает первоначально как прогноз предстоящих действий, в которых будет задействовано множество исполнителей, но ведущую скрипку должен играть заместитель директора.
Для оптимизации управленческой деятельности была предложена переработка следующих управленческих структур:
функциональной: распределение всего функционала учреждения между субъектами управления, равномерность распределения, отсутствие дублирования. Поэтому каждый управленец составил сам себе функциональные обязанности по управлению подсистемой, всецело отвечая перед директором за нормальное ее функционирование.
|
|
|
информационной: стабильность, оптимальность, равномерность информационных потоков, получение максимального объема информации.
Функциональная структура управленческой деятельности претерпела изменения в следующем:
На основании функциональных обязанностей управляющих субъектов была проанализирована номенклатура дел. Вследствие чего сделаны следующие выводы - некоторые папки дел дублируются в различных разделах (например, в разделах "Руководство" и "Учебно-воспитательная работа" повторяются дела "Аналитический отчет", "Планы управления образования", "Планы работы ДЮСШ "Самбо и Дзюдо"", "Расписание". В разделах "Учебно-воспитательная работа" и "Методическая работа" повторяются дела "Анализ работы", "Анализ посещения занятий"). Все это ведет к увеличению количества бумаг и большой потери рабочего времени. При этом необходимо, предотвратить дублирование информационных потоков, проходящих через один и тот же узел по одной и той же линии связи, и обеспечить прохождение как прямой, так и обратной информации.
Была разработана новая номенклатура дел, в которой количество дел по каждому разделу существенно сократилось.
Информационная структура анализировалась с точки зрения своевременности, необходимости, но достаточности полученной информации. Алгоритмизация всех образовательных процессов позволит подвигнуть управленца к постоянной рефлексии, что обеспечит более качественное исполнение им из года в год своих функциональных обязанностей. Процессом получения и переработки информации о ходе и результатах учебно-воспитательного процесса является внутренний контроль. В практике выделяют периодически повторяющиеся виды контроля. Поэтому можно использовать матрицу внутреннего контроля, дополняя и расширяя ее ежегодно, внося изменения, исходя из анализа работы за прошедший год, с учетом меняющихся задач. Становление матричной структуры внутреннего управления сопровождается определением узлов. В узлах происходит слияние или, наоборот, разделение однородных информационных потоков по вертикальным линиям связи и пересечение горизонтальных информационных потоков между субъектами одного уровня.
Дело в том, что циклограммы, карты управленческих действий, сетевые графики легко подвергаются коррекции, вербально описываются, графически формализуются. Затратив достаточно большое время на первых порах на алгоритмизацию управленческих действий, впоследствии управленец его колоссально экономит, исключает нервозную обстановку в коллективе, добивается значительного педагогического эффекта.
|
|
|
На сегодняшний день имеется план внутреннего контроля для заместителя директора по учебно-воспитательной работе (см. приложение 3), разработаны информационные формы для удобства сбора и обработки информации (см. Приложение 4).
Для оптимизации деятельности заместителя директора по учебно-воспитательной работе планируются следующие направления работы:
формирование системы мониторинга эффективности деятельности педагогического коллектива;
формирование системы мониторинга личностного развития ребенка в рамках обучения в ДЮСШ "Самбо и Дзюдо"
В связи с этим планируется проведение следующих мероприятий:
| № | Мероприятие | Цель мероприятия | Планируемый результат |
| 1 | Оперативный контроль педагогической ситуации | Своевременная реакция на изменения в УВП | Своевременная коррекция отклонений и выявление положительных моментов деятельности |
| 2 | Разработка информационных форм для сбора и обработки информации | Облегчить сбор и обработку информации | Простые в заполнении и обработке информационные формы |
| 3 | Изучение социально- психологического климата в коллективе | Выявление проблем в коллективе | Повышение эффективности работы коллектива, социально-психологической комфортности |
| 4 | Диагностика профессиональных возможностей тренеров | Выявление возможностей тренеров, соответствующих социальному запросу общества | Выявление спроса социума на образовательные услуги, введение данных услуг в перечень деятельности учреждения |
| 5 | Создание банка данных обучающегося | Для отслеживания индивидуального личностного роста наиболее перспективных обучающихся | Создание индивидуальных карт личностного развития ребенка |
| 6 | Разработка форм и методик для входящего, текущего и итогового контроля за индивидуальным развитием ребенка | Поиск наиболее эффективных вариантов для всестороннего охвата личности | Пакет методик и информационных форм |
Заключение
На эффективность управленческой деятельности влияют особенности организационной структуры учреждения; личностно-профессиональные особенности и уровень профессионализма управленца; корпоративная культура организации; характер и стиль внутриорганизационного взаимодействия.
Исходя из этого, эффективность управленческой модели зависит, прежде всего, от эффективности системы сбора, обработки и анализа управленческой информации для выбора оптимальных управленческих решений. Уровень аналитической культуры руководителя определяется не столько количеством подвергаемой анализу информации, сколько рациональностью ее отбора и оптимизацией механизма ее накопления, обработки и хранения.
В октябре 2004 года в Школе проведены исследования на определение максимальных и оптимальных потоков информации и структурного взаимодействия в коллективе. Определены формальные и неформальные коммуникационные узлы, которые будут являться структурными единицами для мониторинга.
В настоящее время в нашем учреждении формируется система информационного обеспечения управленческих структур. Разработаны формы сбора информации "Проверка журналов" (выполнение учебных программ, посещаемость), "Статистические данные" (количество детей, мальчиков, девочек, в каких учебных заведениях учатся, сохранность контингента по годам обучения), "Движение воспитанников", "Дети, оказавшиеся в сложной жизненной ситуации". Для четкого планирования работы управленца предложены циклограммы годовая, месячная и недельная. Это позволяет сохранять в учреждении рабочую атмосферу, помогает комфортно управлять, экономить нервную энергию всех членов педагогического коллектива. И, в свою очередь, оптимизировать управленческую деятельность заместителя директора по учебно-воспитательной работе.
Литература
1. Бромберг А. Информационное обеспечение управленческой деятельности. // Народное образование, 1999, №6. С.45-49.
2. Закон РФ "Об образовании" от 10.07.1992 г. № 3266 - 1
3. Качкис В.Т. Внутришкольный контроль // Завуч, 2001, №2. С.4-35
4. Поташник М.М. Управление современной школой. М.: Просвещение, 1992. - 396 с.
5. Портнов М.Л. Азбука школьного управления. М.: Просвещение, 1991. - 198 с.
6. Сенновский И.Б. Система внутришкольного управления // Завуч, 1999, № 6. С.122-124.
7. Стандарты информационного обеспечения. Сборник Центра детского творчества "Химмашевец". Екатеринбург, 2003
8. Фриш Г.Л. Книга для начинающего директора школы, или для того, кто хочет им стать.М. Академия, 2002. - 426 с.
9. Харисов Т. Внутришкольный контроль. // Народное образование, 1999, №9. С.278-281.
10. Холодов Ж.К., Кузнецов В.С. Теория и методика физического воспитания и спорта: учеб. пособие для студ. высш. учеб. заведений/ Ж.К. Холодов, В.С. Кузнецов. - 6-е изд., стер. - М.: Академия, 2008. - 480 с.
Приложение 1
Критерии и показатели качества управленческих структур
| № | Оптимизируемые структуры УДО | Критерий качества управленческих структур | Способ определения |
| 1 | Функциональная | Равномерность распределения функционала между сотрудниками | Функциональный анализ
|
|
|
| Отсутствие дублирования функционала | |
| Распределение всего функционала УДО между субъектами управления | |||
| Равная трудоемкость выполнения функциональны условий субъектами управления | |||
| 2 | Организационно - | Оптимальный ДК у субъектов управления | Анализ организационно-содержательной структуры |
| Соответствие функционала работника уровню управления и связям по должности | |||
|
| содержательная | Соответствие структуры управления базовому набору функциональных условий субъектов управления | |
| Учет социально-психологической структуры коллектива при создании организационно-содержательной структуры | |||
| 3 | Коммуникационная | Положительная организационная культура в УДО | Социологические исследования: социометрия, социография, анкетирование, интервьюирование |
| Отсутствие межличностных и профессиональных конфликтов | |||
| Сплоченность и сформированность пед. коллектива | |||
| Удовлетворенность трудом работников ОУ | |||
| Мотивация работников на качественный труд | |||
| Положительный психологический климат в УДО | |||
| 4 | Норма тивно - правовая | Соответствие ЛНА требованиям законодательства | Анализ ЛНА и законодательства |
| Охват ЛНА всех сторон деятельности УДО | |||
| Отсутствие противоречий между ЛНА | |||
| Положительные результаты проверок органов надзора и управления образования | Анализ документации Центра | ||
| Отсутствие предписаний по нормативно-правовому обеспечению в адрес ОУ | |||
| 5 | Информационная | Стабильность информационных потоков | Системно-информационный анализ |
| Оптимальность информационных потоков | |||
| Равномерность информационных потоков по субъектам управления | |||
| Получение максимального объема информации об УДО | |||
| Информационное обеспечение процесса принятия решения |
Приложение 2
Структура управления МОУ ДОД ДЮСШ "Самбо и Дзюдо"
1 ур
2 ур
3 ур
4 ур
5 ур
Управляемое воздействие заместителя директора по УВР
Управляющее воздействие заместителя директора по УВР
[1] Поташник М.М. «Управление современной школой», М., 1992, стр.21
[2] исследования проведены Культурно-творческим центром «Юный химмашевец» города Екатеринбурга в конце 90-х годов.
|
|
|
