Автоматизированные информационные системы в музеях

Создание и использование музейных информационных ресурсов

Е.Л.Кощеева

Статья написана автором на основе личного десятилетнего опыта разработки и внедрения комплексной автоматизированной музейной системы и не претендует на всеобъемлющий охват проблемы.

Автоматизированные информационные системы в музеях

Автоматизированные информационные системы (АИС) впервые начали появляться в Российских музеях в конце 1980-х годов. В наши дни большинство музеев или уже используют такие системы, или стремятся к их приобретению. Теперь уже и не вспомнить, какие именно первоочередные цели ставили перед собой музеи-пионеры, первыми решившиеся на внедрение у себя новых технологий. Сегодня главными побудительными мотивами к приобретению АИС являются, с одной стороны, положительный опыт коллег, давно и успешно идущих по этому пути, а с другой, все более широкое проникновение компьютерных технологий в различные сферы человеческой деятельности. Если раньше в гуманитарной среде мы сталкивались с настороженным отношением к компьютеризации как к таковой, то теперь скорее наблюдаем обратный эффект излишне завышенных ожиданий по отношению к автоматизированным системам, которые "как бы" могут сделать все и сразу.

Внедрение автоматизированной информационной системы в музее влечет за собой изменения технологии работы с его коллекцией. Эта новая технология, в свою очередь, меняет свое качество по мере перевода информационных ресурсов музея с традиционных носителей, которыми являются различные бумажные картотеки и книги, а так же "головы" сотрудников музея, в электронный вид - базу данных. Существуют определенные правила, только при условии выполнения которых, автоматизированные информационные системы могут успешно функционировать в музеях.

АИС обязательно должна быть ориентирована на сиюминутные потребности сотрудников музея. Нет ничего более убийственного для ее внедрения, чем бодрое напутствие: "Как только вы введете все свои двести тысяч описаний музейных предметов, так сразу начнется новая жизнь". Легко представить себе энтузиазм гипотетического хранителя краеведческого музея, под чьей материально-ответственной опекой находятся тысяч тридцать этих самых предметов.

Наиболее органично автоматизированные системы вписываются в процесс оформления учетной документации. При этом не происходит переложение один к одному "ручной" технологии на "компьютерную", а возникает новая технология автоматизированного учета музейных экспонатов. В процессе постоянного документооборота порождаются описания музейных предметов, которые и ложатся в основу базы данных, современного информационного ресурса музея.

В Российском Этнографическом музее с целью проведения сверки коллекции за два с половиной года на трех компьютерах было введено более пятисот тысяч описаний предметов, пусть и не очень подробных. Это пример не только быстрого пополнения информационных ресурсов музея, но и новой технологии работы с коллекцией музея - в данном случае технологии проведения сверки.

Кроме задач отдела учета АИС должна быть конкретно ориентирована на все группы сотрудников музея, так или иначе имеющих дело с описаниями музейных предметов: хранителей, реставраторов, экспозиционеров и т.д. Все они в процессе своей повседневной работы порождают различные формы музейных документов: научные паспорта, топографические и экспозиционные описи, каталоги, разнообразные списки и т.д.

Главным конкурентом любой автоматизированной системы является не аналогичная система, а текстовый редактор "Word". Любую разовую работу удобнее и быстрее выполнить, пользуясь современным текстовым редактором. Из этого постулата следуют очень жесткие требования, налагаемые на автоматизированную систему, с одной стороны, к удобству и традиционности интерфейса ввода информации, а с другой стороны, к многообразию форм вывода. С того момента, когда к сотруднику музея приходит осознание превосходства автоматизированной информационной системы перед текстовым редактором исчезает внутреннее отторжение систематического ввода описаний предметов, которые обязательно когда-нибудь пригодятся.

По мере роста информационных ресурсов музея (числа описаний предметов в базе данных) расширяется сфера использования информационной системы. С достижением некоего критического объема (некоторые наши пользователи оценивают его в 70% от фактического размера коллекции) качественно эффективнее начинает работать функция обработки запросов - поиск по базе данных. Когда упоминается тот или иной процент, следует иметь в виду, что критичен он не только по отношению ко всей коллекции в целом, но и к отдельно взятым фондам, размеры которых могут различаться на порядки. Фонд мебели, как правило, гораздо скромнее по числу единиц хранения фонда археологии, иначе большинство музейных коллекций не помещалось бы в отведенные им здания. Отсюда следует, что первые временные отметки изменения качества поиска наступают гораздо раньше, чем в базе данных появляется значительная часть информации обо всей коллекции музея.

Возможности поиска по базе данных, обработка запросов - это как раз то принципиально новое, что могут дать только современные информационные технологии. Представим себе, что в наш гипотетический краеведческий музей пришел некий гражданин, который интересуется конкретной темой, например, церковью, от которой давно и следа не осталось. Этот гражданин хочет написать статью, прочесть лекцию, организовать выставку. В былые, докомпьютерные времена гипотетический сотрудник музея мог только развести руками: "Да, у нас точно что-то есть. Лично я храню фотографии, их всего где-то тысяч тридцать. Искать будем?". Такой ответ нисколько не умаляет достоинств нашего хранителя, ибо человеческая память, в отличие от компьютерной, имеет свой физиологический предел. Автоматизированная информационная система с таким запросом легко справляется.

Другой пример, уже не гипотетический, а вполне реальный. Когда в Государственном Русском музее затевалась выставка "Красное в искусстве", в Отделе советской живописи, где к тому времени имелась целиком заполненная база данных, был сформулирован запрос по отбору всех предметов, где хотя бы в одной из позиции описания присутствует слово "красн..". Из результата отбора пришлось, конечно, выбросить "Красные армии" и "Красноармейцев", но то, что осталось стало материалом к размышлению о формировании выставки.

Для обеспечения качественного поиска необходима хорошо продуманная система классификации и рубрикации музейных предметов, значение которой в начале внедрения информационной системы сотрудники музеев иногда недооценивают. Пока база данных небольшая, она кажется "прозрачной", но чем объемнее она становится, тем больше критериев отбора начинает требовать для составления разумных запросов.

Полноценной информационной системой АИС может считаться только тогда, когда содержит в себе описания не только самих музейных предметов, но и персоналий, организаций и событий, так или иначе, с ними связанных - это авторы, исследователи, изготовители, бывшие владельцы, исторические события, выставки и т.д. Наличие различных взаимосвязей между всеми этими описаниями превращает базу данных в то, что сейчас называется модным словосочетанием "база знаний".

С момента перехода критической отметки объема информационных ресурсов музея, не просто появляются новые возможности поиска, исследовательская деятельность сотрудников музея все больше смещается в область работы с информационной системой, что, конечно, очень радует главного хранителя, ведь вещи, наконец-то, перестают трепать понапрасну. Необходимыми условиями такого "смещения" являются достоверность и подробность описаний музейных предметов, а так же наличие высококачественных изображений. Следствием же является все большая достоверность и подробность этих самых описаний.