Глава 2 Документация по учету движения материальных запасов.

По учету движения материальных запасов разработаны типовые межведомственные документы, своевременная выписка и правильное оформление которых позволяет организовать надлежащий учет и контроль за сохранностью и правильным использованием этих запасов. Главный бухгалтер субъекта обязан организовать правильный документооборот, применение типовых документов, разработать и довести до всех исполнителей графики их составления, проверки и приема. В деле рациональной организации учета большое значение имеют разработка и доведение до всех лиц, связанных с хранением и учетом запасов, номенклатуры-ценника. В нем сгруппированы в определенной последовательности все материальные запасы, находящиеся у субъекта. В зависимости от их физических свойств и экономического назначения группировка проводится по группам, подгруппам, видам и размерам материальных запасов. В основу построения учетных номенклатур положена классификация материальных запасов и их учет на соответствующих счетах подраздела 20 "Материалы".

Все операции, связанные с движением материальных запасов, оформляют документами, которые выписываются в минимальном количестве экземпляров. Поступающие документы (счета-фактуры, платежные требования-поручения, товарно-транспортные накладные), связанные с получением материальных запасов, передают в отдел снабжения или в бухгалтерию (на небольших предприятиях) для проверки и акцепта (приема к оплате). Здесь их регистрируют в Журнале учета поступающих грузов (ф. № М-1), который предназначен для контроля за поступлением и приходованием запасов, а также для оперативного контроля за сроками оплаты счетов или отказа от акцепта.

По учету движения материалов применяются следующие типовые документы.

Доверенность (ф. № М-2 или ф. № М-2а).Применяется для оформления права должностного лица выступать в качестве доверенного субъекта при получении материальных запасов. Доверенность оформляет бухгалтерия и выдает под расписку получателю. Форму № М-2а применяют субъекты, у которых получение материальных ценностей регистрируют в заранее пронумерованном и прошнурованном Журнале учета выданных доверенностей (ф. № М-З).

Журнал учета выданных доверенностей (ф. № М-3). Применяется для регистрации выданных доверенностей и расписки о их получении. При использовании доверенности (ф. № М-2) данные о их выдаче и получении фиксируют в корешке доверенности. В этом случае Журнал учета выданных доверенностей не ведется.

Приходный ордер (ф. № М-4). Применяется для учета запасов, поступающих на субъекты от поставщиков или из переработки. Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления запасов на склад.

Акт о приемке материалов (ф. № М-7). Применяется для оформления приемки запасов, имеющих количественное и качественное расхождение с данными сопроводительных документов поставщиков; составляется также при приемке материалов, поступающих без документов.

Акт о приемке материалов в двух экземплярах составляет приемная комиссия с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации. После приемки ценностей акты с приложением документов (товарно-транспортных накладных, спецификаций и т.д.) передают: один экземпляр в бухгалтерию для учета движения материальных запасов, другой - отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику.

Акт о недостачах и потерях материальных ценностей в процессе заготовления, хранения в производстве (ф. № М-7а). Применяется в случае выявления потерь материальных запасов, находящихся в процессе заготовления, хранения или производства, по которым нормы естественной убыли не установлены. Оформленный документ является основанием для списания с подразделений, ответственных за сохранность запасов, и возмещения их стоимости за счет виновных лиц. Документ прилагается к Акту о приемке материалов (ф. № М-7). Заполняется в двух экземплярах и подписывается комиссией и виновными лицами: первый экземпляр направляется в бухгалтерию, второй - остается в подразделении.

Акт о потерях материалов в пределах норм естественной убыли (ф. № М-7б).Применяется для оформления выявленных потерь запасов в пределах норм естественной убыли при их поступлении на склады субъекта от поставщиков или из переработки, на которые установлены нормы естественной убыли. Оформленный акт служит приложением к приходному ордеру (ф. № М-4) при оформлении приемки запасов. Составляется и подписывается комиссией в двух экземплярах: первый экземпляр направляется в бухгалтерию и является основанием для списания с материально ответственных лиц потерь запасов. Второй экземпляр остается на складе.

Акт о порче, бое, ломе материалов (товаров) (ф. № М-7в). Применяется для учета запасов (товаров), подлежащих уценке или списанию вследствие допущенной на предприятии порче, боя, лома. Составляется и подписывается комиссией в двух экземплярах. Первый экземпляр налравляется в бухгалтерию и является основанием для списания с материально ответственных лиц потерь запасов. Второй экземпляр остается в подразделении.

Лимитно-заборная карта (ф. № М-8). Применяется для оформления отпуска запасов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска запасов на производственные нужды и является оправдательным документом для списания материальных запасов со склада. Лимитно-заборные карты выписываются отделом снабжения или плановым отделом на одно наименование материалов (номенклатурных номеров) в двух экземплярах. Один экземпляр до начала месяца передается цеху (участку) - потребителю запасов, второй - складу или кладовой цеха (участка). Отпуск запасов в производство осуществляется складом при предъявлении представителем цеха своего экземпляра лимитно-заборной карты. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных запасов, после чего выводит остаток лимита. В лимитно-заборной карте цеха (участка) расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада - представитель цеха (участка). Для сокращения количества первичных документов, где это целесообразно, рекомендуется оформлять отпуск материалов, непосредственно в карточках учета материалов (ф. № М-17). В этом случае расходные документы на отпуск запасов не оформляются, а сама операция производится на основании лимитных карт, выписываемых в одном экземпляре и не имеющих значения бухгалтерских документов. Лимит отпуска можно указать и в самой карточке. Представитель цеха при получении запасов расписывается непосредственно в карточках учета материалов, а в лимитно-заборной карте расписывается кладовщик. По лимитно-заборной карте ведется также учет запасов, не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется.

Сверхлимитный отпуск и замена одних видов запасов другими допускается только по разрешению руководителя субъекта или лиц на то уполномоченных. Сверхлимитный отпуск на производство и замену запасов следует оформлять выпиской специального Акта-требования (ф. № М-10). Изменение лимита производится теми же лицами, которым предоставлено право его установления. Отпуск материальных запасов производится с тех складов, которые обозначены в лимитно-заборной карте. Кладовщик отмечает в лимитно-заборной карте дату и количество отпущенных запасов, после чего выводится остаток лимита по каждому номенклатурному номеру. Сдача складом лимитно-заборных карт в бухгалтерию производится после использования лимита. Бланк лимитно-заборной карты с частично заполненными реквизитами может быть оформлен с помощью средств компьютерной техники.

Акт-требование на замену (дополнительный отпуск) материала (ф. № М-10).Применяется для учета отпуска запасов сверх установленного лимита или при их замене; является основанием для списания запасов со склада. Выписывается в двух экземплярах: один экземпляр для получателя (цеха, участка), второй - для склада. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах акта дату и количество отпущенных запасов, после чего выводит остаток. В акте получателя (цеха, участка) расписывается заведующий складом (кладовщик); в акте склада - представитель получателя (цеха, участка).

Сдача актов-требований в бухгалтерию или на обработку средствами компьютерной техники производится после выдачи всего количества требуемых запасов. Сверхлимитный отпуск запасов и замена их другими допускается только по разрешению руководителя субъекта или лиц, на то им уполномоченных, и после согласования с соответствующими отделами субъекта.

Накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов (ф. № М-!5а). Применяется для учета движения запасов внутри субъекта и их отпуска хозяйствам своего предприятия, расположенным за пределами его территории, а также сторонним организациям. Выписывается в двух экземплярах. В случае отпуска материалов хозяйствам своего предприятия один экземпляр передается получателю (цеху, участку), второй - складу, который затем сдается в бухгалтерию. При внутреннем перемещении накладную-требование составляет материально ответственное лицо склада (цеха), сдающего ценности. Один экземпляр служит сдающему складу (цеху) основанием для списания ценностей, а второй - принимающему складу (цеху) для оприходования ценностей. В случае отпуска материальных ценностей хозяйствам своего предприятия, расположенным за пределами его территории, или сторонним организациям накладную-требование выписывают на основании договоров, нарядов и других соответствующих документов. Первый экземпляр передают складу как основание для отпуска материалов, второй - получателю материалов. При отпуске материалов самовывозом накладную-требование, подписанную получателем, кладовщик передает в бухгалтерию для выписки расчетно-платежных документов, если запасы отпускались с последующей оплатой.

Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разработке и демонтаже зданий и сооружений (ф. № М-35) - применяется для оформления оприхода материальных запасов, полученных при разработке и демонтаже зданий и сооружений, пригодных для использования при производстве работ. Акт составляется в трех экземплярах комиссией, состоящей из представителей заказчика и подрядчика. Первый и второй экземпляры остаются у заказчика, третий - у подрядчика. Заказчик, в свою очередь, первый экземпляр акта прилагает к предъявленному счету-фактуре для оплаты подрядчику.