 |
Организация работы с обращениями граждан в СЭДД
|
|
|
|
ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
Организация делопроизводства в органах власти с использованием СЭДД
1.1. Движение документов в органе власти с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот органа власти.
1.2. СЭДД позволяет выполнять следующие функции:
- прием и учет поступивших документов;
- учет и регистрация отправляемых документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;
- контроль за прохождением документов в структурных подразделениях органов власти;
- ввод информации о ходе и результатах исполнения документов;
- справочно-информационная работа по вопросам прохождения и исполнения документов;
- подготовка сводок об исполненных и находящихся на исполнении документах;
- контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов;
- разработка номенклатуры дел; формирование, оформление, учет, подготовка и своевременная передача дел на государственное хранение;
- ознакомление сотрудников органов власти с информационными и методическими документами по вопросам делопроизводства.
1.3. При использовании СЭДД выделяются следующие категории (роли) пользователей СЭДД:
- руководители (принимают управленческие решения - рассматривают, визируют, подписывают, знакомятся с ходом исполнения документов в СЭДД);
- делопроизводители руководителей (уполномочены замещать своих руководителей при работе в СЭДД в случае отсутствия у руководителя рабочего места в СЭДД);
- делопроизводители (отправляют, получают, регистрируют документы, контролируют ход и результаты исполнения);
|
|
|
- исполнители (готовят проекты документов, исполняют направленные им поручения и резолюции).
1.4. Базовые функциональные обязанности руководителя в СЭДД:
- ознакомление с корреспонденцией;
- формирование резолюций и поручений;
- исполнение резолюций вышестоящего руководства;
- направление документов на ознакомление и согласование;
- визирование документов (при согласовании);
- подписание документов.
1.5. Базовые функциональные обязанности делопроизводителя СЭДД:
- регистрация входящей корреспонденции;
- контроль правильности оформления документов, направляемых на подписание или согласование;
- регистрация внутренних документов, в том числе организационно-распорядительных документов;
- регистрация исходящей корреспонденции;
- ввод резолюций и поручений руководителя в СЭДД (в случае отсутствия у руководителя рабочего места в СЭДД);
- контроль исполнения резолюций и поручений руководителя;
- подписание и согласование документов в СЭДД от имени руководителя (в случае отсутствия у руководителя рабочего места в СЭДД);
- ведение номенклатуры дел органа власти.
1.6. Базовые функциональные обязанности исполнителя в СЭДД:
- ознакомление с корреспонденцией;
- исполнение направленных поручений и резолюций;
- подготовка проектов документов;
- передача проектов документов на согласование и подписание;
- доработка документов в соответствии с замечаниями.
Все сотрудники, являющиеся исполнителями, обязаны работать с регистрационно-контрольной карточкой (далее - РКК) документов в СЭДД.
1.7. Для идентификации пользователей в СЭДД используется механизм личного идентификационного файла (id-файла) пользователя. Вход пользователя в систему осуществляется посредством проверки содержимого конфигурации системы, id-файла и введенного пароля пользователя. Выполнение всех операций в системе сопровождается проверкой прав доступа данного пользователя к базам и документам системы.
|
|
|
1.8. СЭДД обеспечивает автоматическое распределение прав доступа к документам.
Общее правило предоставления доступа к документам, применяемое СЭДД по умолчанию: правом доступа к документу обладают только те пользователи СЭДД, которые участвуют в его обработке:
- руководители, получающие или подписывающие документ;
- авторы резолюций;
- исполнители резолюций по документу;
- исполнители, подготовившие текст документа (авторы документов);
- пользователи, согласующие документ (только на этапе согласования к содержательной части документа);
- пользователи, которым документ направлен на ознакомление (только на этапе ознакомления к содержательной части документа);
- делопроизводители, задействованные в обработке документа.
1.9. Порядок доступа к базам данных СЭДД устанавливает администратор Company Media (далее - CM) в соответствии с функциональными обязанностями пользователей.
Пользователи СЭДД, не участвующие в обработке документа, не имеют доступа к документу.
1.10. Для утверждения и защиты документов, обрабатываемых в СЭДД, может использоваться механизм встроенной электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП) IBM Lotus Notes. ЭЦП формируется на основе данных авторизации пользователя при входе в СЭДД.
1.11. ЭЦП пользователя вычисляется на основе закрытого ключа, хранящегося в id-файле пользователя. Для проверки ЭЦП используется механизм общедоступных открытых ключей, создаваемых администратором СЭДД для каждого пользователя в паре с его закрытым ключом. Механизм ЭЦП обеспечивает однозначную авторизацию действия, выполненного пользователем в СЭДД (создание, редактирование, согласование и пр.), что позволяет использовать ее в качестве альтернативы бумажной подписи. Регламент работы пользователей с личной ЭЦП оформляется отдельным документом.
Входящие документы
(прием, учет, обработка и распределение)
2.1. Устанавливается следующий порядок обработки входящих документов с применением СЭДД:
|
|
|
2.1.1. При поступлении входящего документа делопроизводителем в СЭДД создается РКК документа и заполняются следующие реквизиты согласно настоящей Инструкции:
- Ф.И.О. адресата;
- корреспондент (отправитель документа);
- регистрационный номер документа корреспондента ("б/н", если номера не существует);
- дата регистрации документа корреспондентом;
- заголовок (кратко отражающий содержание документа).
В случае направления документа должностному лицу, отличному от указанного в качестве адресата (передача по подведомственности, отсутствие и т.д.), получатель добавляется в список адресатов.
2.1.2. Если входящий документ получен в ответ на исходящий или логически связан с другими документами, уже зарегистрированными в СЭДД, то делопроизводитель обязательно отражает эти связи в РКК документа.
2.1.3. Делопроизводитель регистрирует входящий документ в СЭДД. Регистрационный номер документу присваивается системой автоматически.
2.1.4. После присвоения документу номера делопроизводитель проставляет регистрационный штамп на бумажном оригинале документа, вписывает регистрационный номер и дату регистрации.
2.1.5. В РКК может быть добавлен электронный образ документа. В этом случае документ с заполненным регистрационным штампом сканируется и его электронный образ вкладывается в РКК.
Если документ содержит сопроводительное письмо, то хранению в РКК СЭДД подлежит и электронный образ сопроводительного письма.
2.1.6. В случае необходимости делопроизводители могут направить зарегистрированный документ на ознакомление сотрудникам структурных подразделений органа администрации. Делопроизводители, инициировавшие процесс ознакомления, могут проконтролировать факт ознакомления с документом в СЭДД.
2.1.7. Документы после рассмотрения и наложения резолюции возвращаются делопроизводителю для внесения в РКК СЭДД реквизитов резолюции.
2.1.8. После рассмотрения документа и наложения резолюции по нему документ может быть поставлен делопроизводителем на контроль в СЭДД.
|
|
|
2.1.9. Исполнитель получает уведомление о направлении ему документа на исполнение в СЭДД. По завершении работы с входящим документом исполнитель создает в СЭДД отчет об исполнении резолюции.
2.1.10. Автор резолюции (руководитель структурного подразделения) получает уведомление в СЭДД об исполнении документа и принимает либо не принимает отчет об исполнении резолюции. В случае отклонения исполнитель продолжает работу над документом в СЭДД.
2.1.11. Если по документу была внесена резолюция вышестоящего руководителя органа власти, то руководитель подразделения (исполнитель по резолюции вышестоящего руководителя) формирует отчет об исполнении такой резолюции.
Вышестоящий руководитель или замещающий его делопроизводитель получает соответствующее уведомление в СЭДД, знакомится с результатами, принимает либо отклоняет отчет исполнения.
2.1.12. При необходимости исполненный документ может быть отнесен делопроизводителем в дело на уровне подразделения, исполнившего документ с использованием СЭДД.
Средствами СЭДД документ может быть отнесен одновременно к нескольким делам.
Исходящие документы
(создание, обработка, согласование и отправка)
3.1. Создание, обработка, согласование и направление на подписание проектов исходящих документов осуществляется непосредственно в администрации органа власти.
Регистрация исходящей корреспонденции производится с использованием СЭДД.
3.2. Устанавливается следующий порядок обработки исходящих документов средствами СЭДД:
3.2.1. Исполнитель готовит проект исходящего документа по поручению руководителя структурного подразделения или в инициативном порядке.
3.2.2. Исполнитель создает в СЭДД проект РКК исходящего документа, при этом возможно использование типового шаблона документа.
Если исходящий документ создается в ответ на входящий или логически связан с другими документами, уже зарегистрированными в СЭДД, то исполнитель обязательно отражает эти связи в РКК документа.
3.2.3. Исполнитель согласует проект документа на предмет соответствия Инструкции по делопроизводству органа власти с делопроизводителем подразделения с помощью операции согласования в СЭДД.
3.2.4. Для документов, требующих обязательного согласования, перед подписанием (в соответствии с требованиями раздела "X. Согласование исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов"), исполнитель формирует лист согласования, определяет участников и тип согласования (параллельное, последовательное или комбинированное), срок согласования и инициирует процесс электронного согласования документа.
|
|
|
3.2.5. При положительном завершении процесса согласования исполнитель средствами СЭДД передает проект исходящего документа на регистрацию.
3.2.6. Делопроизводитель получает уведомление о направлении документа на регистрацию в СЭДД, проверяет правильность оформления, распечатывает документ и передает бумажный оригинал на подпись.
3.2.7. Руководитель рассматривает проект исходящего документа в бумажном виде и подписывает его или отказывает в подписи.
3.2.8. После подписания документ возвращается на регистрацию.
3.2.9. Делопроизводитель осуществляет регистрацию исходящего документа в СЭДД, после чего проставляет регистрационный номер и дату регистрации из РКК на бумажном экземпляре документа. Документ относится к делу в СЭДД в соответствии с номенклатурой дел, т.е. по месту регистрации документа.
3.2.10. При оформлении исходящего документа на бланке типографского изготовления с воспроизведением герба области внесению в РКК подлежат вид бланка и его номер.
3.2.11. В РКК может быть добавлен электронный образ документа. В этом случае документ с заполненным регистрационным штампом сканируется и его электронный образ вкладывается в РКК.
Если документ содержит сопроводительное письмо, то хранению в РКК СЭДД подлежит и электронный образ сопроводительного письма.
3.2.12. Осуществляется отправка документа адресату или адресатам. По результатам отправки и контроля доставки ставится соответствующая отметка в РКК документа.
Организация работы с обращениями граждан в СЭДД
4.1. Устанавливается следующий порядок обработки обращений граждан с применением СЭДД:
4.1.2. На каждое обращение делопроизводитель оформляет РКК в СЭДД.
4.1.3. Делопроизводитель регистрирует РКК документа. Регистрационный номер документу присваивается системой автоматически.
4.1.4. При получении повторных обращений документам присваивается тот же регистрационный номер, что и первоначально поступившему обращению, в РКК обязательно проставляется отметка о том, что обращение является повторным. В этом случае в графе РКК "Краткое содержание" указывают, кому направлялось на решение предыдущее обращение.
4.1.5. Обращение может быть поставлено на контроль исполнения средствами СЭДД.
4.2. Порядок обработки обращений аналогичен порядку обработки входящих документов.
Письменные обращения граждан, а также все документы, связанные с их рассмотрением, формируют в дела по месту регистрации обращения.
|
|
|
