Кузнецова Т.В. Документооборот и его анализ // Секретарское дело. – № 2003. – № 3. – С. 12-15. Конспект

СЕМИНАР.

ОРГАНИЗАЦИЯ И УЧЁТ ДОКУМЕНТООБОРОТА.

Вопросы для обсуждения:

1. Понятие «документооборот». Принципы и правила организации документооборота.

2. Понятие документного потока. Структура и характеристика документопотоков. Восходящие, нисходящие и горизонтальные документопотоки в учреждении (организации).

3. Этапы прохождения документов в организации.

4. Технология обработки поступающих (входящих), отправляемых (исходящих) и внутренних документов.

5. Учет объема документооборота. Документы учёта документооборота

6. Тенденции роста документооборота и пути его сокращения.

7. Организация документооборота в условиях применения новейших информационных технологий. Системы электронного документооборота.

8. Деятельность органов государственного управления в условиях совершенствования технологий информационного обмена и документационного обеспечения управления. Программы «Электронная Россия» и «Электронное правительство».

Рекомендуемые нормативные правовые документы

Федеральный закон «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» № 8-ФЗ от 09.02.2009. Ознакомиться.

Государственная система документационного обеспечения управления: Основные положения: Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М., 1991. – Раздел 3.1. Прочитать

3. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Тер­мины и определения, утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 №28.

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждены приказом РОСАРХИВА от 23 декабря 2009 г. № 76. Изучить соответствующие разделы.

5. Постановление правительства РФ от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота». Знать содержание. Ответить на вопрос: какова цель издания данного нормативного акта?

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Утв. Постановлением правительства от 15.06.2009 № 477. Раздел 4. Знать

7. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти/ Министерство труда и социального развития РФ, Центральное бюро нормативов по труду, 2002 – Знать содержание основных разделов и технологию делопроизводственных работ.

8. Проект концепции формирования «электронного правительства» до 2010 года (одобрен на заседании Правительства РФ 16.08.2007)²;

9. Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации (утв. Президентом РФ 07.02.2008 № Пр-212);

10. Контрольные значения показателей развития информационного общества в РФ на период до 2015 года;

Учебная литература:

1. Быкова Т.А., Вялова Л.М., Санкина Л.В. Делопроизводство: Учебник/ Под общей ред. Проф. Т.В.Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. – С.221-250.

2. Делопроизводство / Е.Н. Басовская, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Е.М. Емышева, Т.В. Кузнецова, О.В. Мосягина, Л.В. Санкина; под общей редакцией Т.В. Кузнецовой. – М.: ФОРУМ, 2010. – 256 с.

3. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. И доп. / В.В.Галахов, И.К.Корнеев и др.; Под ред. И.К.Корнеева, В.А.Кудряева. – М.: ТК Велби, Изд-вл Проспект, 2006. – С. 126-141

Литература для ознакомления:

1. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. – М.: И-во МЭИ, 2004.

2. Красавин А.С. Секретарь и документооборот // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2003. – № 4. – С. 8-13

Кузнецов С.Л. Электронное правительство - что это такое? // Делопроизводство. 2010. № 1. С. 25-29. Ознакомиться в обязательном порядке

Кузнецова Т.В. Документооборот и его анализ // Секретарское дело. – № 2003. – № 3. – С. 12-15. Конспект

5. Электронное правительство как концепция государственного управления в информационном обществе. Режим доступа: http://capri.ustu.ru/e-government/e-government_1.htm. Ознакомиться в обязательном порядке. Знать определения «ЭП».

6. Коновалова А.В. Документация в информационном обществе. Электронное правительство: управление документами. XVI Международная научно-практическая конференция // Вестник архивиста. 06 апреля 2010. Режим доступа: http://www.vestarchive.ru/elektronnye-dokymenty/1089-dokymentaciia-v-informacionnom-obshestve-elektronnoe-pravitelstvo-ypravlenie-dokymentami-xvi-mejd.html. Ознакомиться.

Задания и вопросы:

1. Вкаких из перечисленных нормативных и нормативно-методических документах были закреплены общие принципы орга­низации документооборота:

а) Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД);

б) Единая государственная система документационного обес­печения управления (ЕГСДОУ);

в) Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);

г) Основные правила работы архивов организаций;

д) Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;

е) Нормы времени на работы по автоматизированной архивной
технологии и документационному обеспечению органов управления;

ж) Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления;

з) Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполни­тельной власти.

 

3. В ООО "Спектр" движение и обработка входящей документации осуществляется в следующей последовательности:

1) прием и первичная обработка - секретарь генерального директора;

2) регистрация документа - секретарь генерального директора;

3) передача на рассмотрение руководителю - секретарь гене­рального директора;

4) рассмотрение и наложение резолюции "Зам. генерального директора... - рассмотреть" - генеральный директор;

5) перенесение резолюции в регистрационную форму и пере­дача документа заместителю генерального директора - сек­ретарь генерального директора;

6) рассмотрение и наложение резолюции "Начальнику отдела... - рассмотреть и доложить" - заместитель генерального директора;

7) перенесение в новую регистрационную форму данных о документе из первоначальной регистрационной формы и резолюции заместителя генерального директора. Пере­дача документа в структурное подразделение - секретарь заместителя генерального директора;

8) рассмотрение и наложение резолюции "Иванову П.И. (ис­полнитель) на исполнение" - начальник структурного под­разделения;

9) перенесение в регистрационную форму, которая остает­ся в структурном подразделении, данных о документе из первоначальной регистрационной формы и резолюции за­местителя генерального директора. Передача документа на исполнение - ответственный за делопроизводство струк­турного подразделения;

10) исполнение документа - ответственный исполнитель.

Проанализируйте последовательность движения входящих до­кументов и порядок работы с ними. Определите, в чем он не соответ­ствует современным требованиям организации документооборота?

4. Первичная обработка документов, поступивших по почте,
в ЗАО "Кристалл" производится следующим образом: работники
экспедиции вскрывают все конверты и уничтожают их. Затем все
документы, включая бухгалтерские, финансовые и т. п., переда­ются инспектору по регистрации, который фиксирует в регистрационных формах, помимо прочих сведений, количество листов и наличие приложений к документам. Определите, какие требования к процессу первичной обра­ботки документов в данном случае нарушены и какие негативные последствия этих нарушений могут проявиться?

5. На основе анализа ситуаций, включенных в задания 4 и 6 разработайте оптимальные маршруты движения входящих и исходящих документов в данной организации и представьте их в виде оперограмм. Оперограмма движения входящих документов долж­на отразить перемещения документов от момента приема до ис­полнения. Оперограмма движения исходящих документов долж­на отразить перемещения документов от момента подготовки их проектов до отправки из организации.

6. За год организация получила 12 500 документов, из них 300 - это расчетно-денежные и финансовые документы, 12 - пла­новые и отчетные, 56 - рекламные буклеты. Было отправлено 13 450 документов, из них 450 - расчетно-денежные и финансовые документы, 10 - отчетно-статистические документы. В аппара­те управления было составлено 50 актов, 125 докладных записок и 30 справок. Руководители организации за год издали 40 прика­зов, каждый из которых был размножен в 10 экземплярах, и 43 распоряжения, из которых 13 были размножены в 20 экземплярах, 30 - в 10 экземплярах. Изучив состав и количество полученных, отправленных и внутренних документов организации, подсчитайте объем ее документооборота за год.

7. Ответьте на вопросы:

· Как вы понимаете термин «электронное правительство»?

· Какие результаты прогнозируются в связи с внедрением концепции ФЦП «Электронное правительство»?

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: