 |
Особенности российского делопроизводства
|
|
|
|
ТЕМА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ И СРЕДСТВА ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ (ИТ) В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
1. Предпосылки к применению ИТ в делопроизводстве.
2. Проблемы традиционной технологии.
3. Особенности российского делопроизводства.
4. Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы.
5. Информационная среда предприятия. Электронный документооборот.
6. Информационные связи в корпоративных системах.
7. Средства информационных технологий.
Предпосылки к применению ИТ в делопроизводстве
Управление любой организацией или предприятием осуществляется путем документального оформления решений, доведения их до исполнителей и последующего контроля исполнения.
Непосредственно за организацию делопроизводства, т.е. за реализацию принятых правил обработки документов, на предприятиях, как правило, отвечает специальное подразделение – так называемая служба документационного обеспечения управления. На конкретных предприятиях эта служба может называться управлением делами, канцелярией, секретариатом, общим отделом и т.д. В ведении этой службы обычно находится и делопроизводственный персонал других структурных подразделений предприятия.
Функции делопроизводственного персонала заключаются в приеме и регистрации документов, в продвижении документов по предприятию с фиксацией резолюций и отчетов, рассылке документов вовне, а также контроле исполнения документов (резолюций). Для управления движением и исполнением документов делопроизводственный персонал ведет специальные журналы и/или картотеки, в которых фиксируются перемещения документов, а также связанные с ними резолюции и отчеты исполнителей.
|
|
|
Правила регистрации документов на предприятии, состав регистрируемых реквизитов, правила оформления резолюций и передачи документов, правила контроля исполнения, а также порядок заполнения отчетных форм регламентируются соответствующими инструкциями.
Проблемы традиционной технологии. Традиционная технология предполагает, что одни работники – руководители и исполнители – работают с бумажными документами, а другие – делопроизводственный персонал – отслеживают их действия (регистрируют перемещение документов, резолюции руководителей, отчеты исполнителей и т.д.) с помощью системы журналов и картотек.
Такая технология имеет принципиальные ограничения:
- Информация о документах и ходе их исполнения распределена по системе картотек организации и ее структурных подразделений. Поэтому получение информации о работе с документами на предприятии требует поиска и обработки данных из разнородных и децентрализованных картотек.
- Картотеки документов обычно отделены от исполнителей. Они содержат неполную и неоперативную информацию о состоянии документов.
- Размножение и перемещение большого количества бумажных документов, ведение многочисленных и дублирующих друг друга журналов и картотек приводит к большим объемам непроизводительных трудозатрат.
Перечисленные проблемы еще более усугубляются в корпоративной системе управления, когда необходимо координировать деятельность организационно самостоятельных структур, территориально удаленных друг от друга.
В результате делопроизводственная служба не в состоянии в полной мере осуществлять контроль над документооборотом предприятия. Практически невозможно ответить, например, на такие вопросы: над какими документами работает учреждение и в каком они находятся состоянии, какова история решения того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители? И это притом, что документы и данные о работе с ними персонала являются важнейшим первоисточником всей информации о деятельности предприятия. Именно они позволяют установить связь между показателями ее эффективности, например, финансовыми, с конкретными действиями работников.
|
|
|
На многих предприятиях в делопроизводстве используются компьютерные системы. Однако сегодня их функции в большинстве случаев не выходят за рамки ведения «электронной» версии обычного регистрационного журнала или картотеки.
Компьютеризация офиса – оснащение рабочих мест персональными компьютерами и объединение их в сети – привело в последние годы к интенсивным работам по созданию программного обеспечения автоматизации документооборота и появлению в этой области большого числа проблемно- ориентированных продуктов. Идея, лежащая в основе систем автоматизации документооборота, – выделение функций по обработке документов, которые непосредственно не зависят от характера самих документов и связанных с ними приложений.
Действительно, такие функции, как, например, регистрация документов или перемещение их по организации, могут быть реализованы независимо от того, являются ли сами документы служебными записками, договорами или, скажем, платежными документами. Таким образом, системы автоматизации документооборота являются, по сути, интегрирующими технологиями, обеспечивающими унифицированное управление документами в организации и связанными с этими документами специфическими приложениями.
Особенности российского делопроизводства
В России в течение столетий – в общегосударственном масштабе – сложилась единая технология работы с управленческими документами, так называемая государственная система документационного обеспечения управления (ГС ДОУ). Российское делопроизводство не имеет аналогов в других странах ни по детальности проработки технологии работы с документами, ни по масштабам распространения. И если сегодня на Западе, скорее, развитие офисной автоматизации стимулирует разработку технологий документооборота, то в России, как правило, речь идет об автоматизации традиционно уже сложившейся технологии учрежденческого делопроизводства.
|
|
|
В чем же особенности «российской модели» документооборота?
- Главное – она предполагает максимальную централизацию контроля над документооборотом: документ должен быть сначала доложен руководству, а лишь затем – обрастая резолюциями в соответствии со служебной иерархией – он спускается к непосредственным исполнителям. Предполагается также централизация и регламентация деятельности основных делопроизводственных служб: прием и рассылка документов – в экспедиции, регистрация и контроль прохождения документов – в канцелярии, контроль исполнения в группе контроля и т.п.
- Другой важной особенностью «российской модели» являются единые и детально регламентированные правила работы с управленческими документами в организациях независимо от их сферы деятельности – вплоть до правил заполнения регистрационных журналов и картотек, а также отчетных форм.
В условиях существования в учреждении такой детально регламентированной технологии документооборота, как правило, нереально говорить о внедрении некоторой принципиально новой технологии, ориентированной на тот или иной зарубежный пакет. Речь в этом случае может идти, скорее, об автоматизации традиционного делопроизводства с использованием возможностей, которые открываются за счет использования современных информационных технологий.
Например, традиционное делопроизводство предполагает ведение множества журналов и/или картотек, обслуживающих бумажный документооборот. И именно ведение этих картотек является первоочередным объектом автоматизации делопроизводства. В то же время ничто не мешает включить в автоматизированную систему возможность связи карточки с электронным образом собственно документа (текстом, изображением, звуком и проч.), создать тем самым технологические условия для перехода к электронному документообороту. Переход же к электронному документообороту, в свою очередь, создает предпосылки для формирования электронных архивов с эффективными механизмами справочно-аналитической работы на множестве документов в различных формах представления.
|
|
|
С другой стороны, использование учрежденческой компьютерной сети создает условия для децентрализации выполнения различных делопроизводственных функций при сохранении централизованного контроля над документооборотом. Можно, например, разрешить подразделениям и даже отдельным работникам осуществлять самостоятельную регистрацию документов и при этом централизованно контролировать их прохождение и т.п. Более того, наличие корпоративной сети, связывающей территориально-удаленные учреждения, позволяет обеспечить централизованный контроль над документооборотом в этих учреждениях, что невозможно осуществить в рамках традиционной технологии.
Однако сегодня широкое внедрение самых передовых информационных технологий в отечественных учреждениях ограничивается естественным и вполне оправданным консерватизмом персонала, отвечающего за работу с документами. В силу этого наиболее реальным путем автоматизации делопроизводства в российских учреждениях представляется создание таких автоматизированных технологий, которые, будучи полностью преемственными традиционной, обеспечивали бы ее эволюционную трансформацию в более эффективную.
|
|
|
