Основные правила построения таблиц.

Построение таблиц в Excel 7.0 выполняется в рабочем листе. Рабочий лист разделен на строки и столбцы, при этом пересечения строк и столбцов образуют ячейки, в которых, собственно, и содержится информация, представленная в рабочем листе (всего 256 столбцов и 16384 строки, иначе говоря, для ввода информации можно использовать 194304 ячейки!) Они нумеруются по горизонтали (столбцы) буквами латинского алфавита и комбинациями этих букв, по вертикали – цифрами. Таким образом, каждая ячейка имеет свой адрес, состоящий из латинской буквы и числа.

С таблицами приходилось сталкиваться в повседневной жизни каждому. Их можно встретить на кассовом чеке магазина, в газетах, публикующих курсы акций, и т.д. Все таблицы имеют одно общее свойство – однородность построения.

Сложность работы с большими сложными таблицами во многом зависит от того, как выполняется перемещение данных (ячеек с данными) внутри рабочего листа. Перемещение данных производится путем изменения активной ячейки, в которой можно выполнить ввод данных (активная ячейка заключена в рамку). При открытии новой рабочей книги активной является ячейка А1 в первом листе рабочей книги. Адрес активной ячейки, который состоит из последовательности заголовков столбца и строки, указывается в левой части строки формул – поле имени.

В рабочей книге всегда существует указатель ячейки. Чтобы сделать ячейку активной, следует выполнить щелчок на этой ячейке. Просто перемещения указателя мыши на ячейку недостаточно для ее активности. Ячейка становится активной только после нажатия левой кнопки мыши. С помощью клавиатуры перемешать указатель ячейки, можно путем нажатия клавиш управления курсором (←,↑,→,↓). Если ячейка, которую необходимо активизировать, находится вне видимой части таблицы, следует воспользоваться полосами прокрутки. Бегунок перемещается горизонтальной/вертикальной линейки прокрутки в нужном направлении до тех пор, пока соответствующая часть таблицы не будет представлена на экране, после этого можно активизировать нужную ячейку.

При нажатии клавиши [ Page Up ] видимая часть таблицы смещается в один экран в сторону уменьшения номеров строк, а при нажатии клавиши [Ра ge Down ] - в обратном направлении. При нажатии комбинации клавиш [ Alt + Page Down ] видимая часть таблицы смещается в направлении возрастания номеров столбцов.

Итак, устанавливаю указатель мыши в ячейку В1, и щелкнув по левой кнопке делаю эту ячейку активной (появляется жирная рамка), ввожу текст «ЭКЗАМЕНАЦИОННАЯ ВЕДОМОСТЬ» - «Enter» (клавиша ввода).

Если вводимый текст не помещается в ячейке, его продолжение будет расположено поверх следующих ячеек, если они пустые. Если же соседняя ячейка не пустая текст будет как бы обрезаться, полностью его можно будет увидеть в Строке формул. Но можно и раздвинуть границы столбца. Сделать это можно следующим образом: установив маркер мыши на строку заголовков столбцов непосредственно на границу с соседними столбцами (маркер при этом примет вид двусторонней стрелки), перетащить границу на новое место (не отпуская кнопку мыши). Есть также возможность автоподбора ширины столбца и строки. При этом необходимо на границе столбцов или строк сделать двойной щелчок левой кнопкой мыши, это позволит автоматически подогнать ширину столбца или строки в зависимости от находящихся в нем данных.

- перемещаю указатель мыши в следующую ячейку – А3 – и щелкаю левой кнопкой мыши, ввожу текст «Группа № 32»;

- перемещаю указатель мыши в ячейку С3 – «Дисциплина»;

- А5 – «№ п/п»

- В5 – «Фамилия, имя, отчество»;

- С5 – «№ зачетной книжки»;

- В5 – «Оценка»;

- Е5 – «Подпись экзаменатора».                          

Если содержимое ячейки необходимо удалить (в случае ошибки ввода информации) можно воспользоваться клавишей Delete, предварительно сделав активной нужную ячейку. Другой вариант – щелкнуть по ячейке правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выбрать опцию «Очистить содержимое». Если ошибка произошла на этапе ввода информации, то для очистки содержимого ячейки достаточно нажать клавишу Esc. Для редактирования (исправления) содержимого ячейки (когда нет необходимости удалять все) можно выполнить два коротких щелчка левой кнопкой мыши в нужной ячейке, затем произвести необходимые исправления (удаление одного или нескольких символов производится при помощи клавиши      в ряду (верхнем) цифр клавиатуры).

Теперь отформатирую шапку таблицы, применяя к каждой ячейке следующую технологию:

- Устанавливаю указатель мыши в ячейку А5

- В строке меню выбираю опцию Формат – Ячейки – вкладка Выравнивание:

- По горизонтали: по центру

- По вертикали: по центру

- Отображение: устанавливаю флажок переносить по словам

- ОК

Аналогичным образом форматирую ячейки Б5, С5, Д5, Е5.

Далее в ячейке А6 ввожу число 1. В ячейку А7 – 2. Выделяю обе ячейки, устанавливаю курсор в нижний правый угол ячейки А7 так, чтобы указатель мыши приобрел изображение креста и, нажав левую кнопку мыши протягиваю курсор на требуемый размер (около курсора в желтом квадрате наблюдаю изменение порядковых номеров, останавливаюсь на 38, так как по заданию количество студентов в группе 38).

В столбец В (фамилия, имя, отчество)начиная с ячейки В5 ввожу необходимое количество фамилий студентов (согласно заданию).

В ячейку С5 ввожу № зачетной книжки первого студента. Можно произвести автозаполнение ячеек аналогично заполнению порядковым номерам студентов (столбец А), а можно и другим способом, что я и делаю. Устанавливаю курсор в нижний правый угол ячейки С5 так, чтобы указатель мыши приобрел изображение креста и, нажав правую кнопку мыши, протягиваю курсор на требуемый размер. Выполняю команду контекстного меню Заполнить.

Созданную таблицу можно оставить в таком виде, но гораздо лучше таблица выглядит с разделительными линиями, т.е. выделить границы (внутренние и внешние) таблицы. Для этого необходимо выделить нужную группу ячеек: делаю активной ячейку в начале выделения, нажимаю левую кнопку мыши и протаскиваю ее на нужное количество строк и столбцов. Выделенное поле становится черным. На Панели инструментов Форматирование в Excel выбираю кнопку Границы, которая позволяет выбрать и задать разделительные линии таблицы. Выбираю внешние и внутренние границы (). Шаблон готов.

Прежде чем закрыть файл Шаблон я его скопирую. Для этого еще раз выделяю все ячейки с информацией, на стандартной панели инструментов щелкаю по кнопке Копировать. После этой операции содержимое ячеек помещается в буфер обмена (ячейки находящиеся в буфере обмена обводятся переливающейся пунктирной линией). Файл Шаблон закрываю.