 |
Тема Организация документооборота на предприятии
|
|
|
|
1 Понятие документооборота и его основные этапы
2 Анализ структуры документооборота
3 Сокращение объема документооборота
1 Понятие документооборота и его основные этапы
Установление порядка движения документов, или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.
Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение.
Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.
Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник.
Документопотоки различают:
1. по направлению
- горизонтальные, связывающие организации одного уровня управления;
- вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней (центральный офис фирмы).
|
|
|
Восходящие потоки – это входные документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций.
Нисходящие потоки – это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.
2. по отношению к управленческому объекту:
- поступающие;
- отправляемые;
- внутренние.
Поступающие в организацию документы образуют поток поступающей корреспонденции, которая, пройдя необходимые стадии обработки, попадает в конечном итоге к конкретным сотрудникам для ознакомления и на исполнение.
Поступающий документопоток складывается из: документов вышестоящих организаций (директивные указания, нормативные и методологические акты, они являются основным для руководителей в деятельности организации); документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, отчетные сведения о своей деятельности (финансовые отчеты, письма, акты и тд.); обращений граждан (заявление, предложение, жалобы). Поступающие документы образуют три направления движения: руководству организации; руководству структурных подразделений; специалистам.
Отправляемый документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы. Мотивы создания исходящих документов диктуются направлениями деятельности организации и ее информационными запросами. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания и принятой технологии создания текста, регистрации и отправки документов.
Кроме того, в организациях, как правило, циркулируют документы, созданные в ней и не предназначенные к выходу за ее пределы - потоки внутренней документации (организационные, распорядительные, информационно-справочные, отчетные, плановые).. Их путь начинается у одних сотрудников - авторов и заканчивается у других сотрудников - исполнителей.
|
|
|
Соотношение потоков неравномерно. Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от состава и содержания документов, степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями и от принятой в организации технологии работы с документами.
Документооборот можно разделить на следующие этапы:
а) экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию;
б) предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;
в) организация рационального движения документов внутри организации;
г) экспедиционная обработка исполненных и отправляемых документов.
Обработка корреспонденции достаточно традиционна, как правило не вызывает трудностей при соблюдении определенных правил.
Более предпочтительной считается централизованная экспедиция, в которой обрабатывается вся корреспонденция, — это позволяет повысить производительность труда, более точно определить необходимый штат работников, лучше организовать учет документов.
При такой организации дела корреспонденция, доставляемая курьерами, поступающая по почте, факсом, телеграфом или иным путем, должна приниматься и обрабатываться специально выделенным должностным лицом: секретарем фирмы, работником службы ДОУ (канцелярии, общего отдела и др.). Для обеспечения создания полноценной информационно-поисковой системы и их учета этому же лицу должны передаваться и документы, полученные сотрудниками организации за ее пределами (в командировках, на совещаниях, оказавшимися в конкретном случае в роли курьера), так как цель первого этапа — зафиксировать сам факт (при необходимости и время) поступления документов.
Этому сотруднику для обработки должна передаваться вся корреспонденция независимо от адресата. Заказная и конфиденциальная корреспонденция также проходит экспедиционную обработку.
При необходимости сотрудник, принимающий информацию, расписывается в разносной книге, журнале или квитанции в приеме документов и отмечает дату их получения. Если на конверте имеются надписи «Срочно», «Вручить немедленно» и другие, отмечается (как и в документах, полученных по проводной связи) точное время их получения.
|
|
|
В нерабочее время при наличии дежурных работников экспедиционная обработка поступающих документов должна входить в их обязанности.
При получении корреспонденции прежде всего должны быть проверены правильность ее доставки и целостность упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция без задержки должна быть отправлена адресату. При поврежденной упаковке особенно тщательно проверяются полнота присланных материалов и наличие механических повреждений. При необходимости к документам следует приложить перечень выявленных дефектов. В особо серьезных случаях повреждения или получения неполных комплектов документов сотрудник производящий прием корреспонденции, составляет акт, который присоединяется к документам и вместе с ними передается для его утверждения и принятия решения по данному факту. Но в любом случае инцидент не должен вызывать прекращения или замедления обработки поступающих документов. Особенно это важно при некомплекте документов на машинных носителях.
Не вскрываются в экспедиции и передаются адресату корреспонденция, имеющая гриф «Лично», документы на машинных носителях, а также корреспонденция, адресованная общественным организациям.
При вскрытии упаковки последняя уничтожается. Исключения делаются в следующих случаях:
в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя (но они есть на упаковке);
в документе не проставлена дата и ее приходится устанавливать по почтовому штемпелю;
получена доплатная корреспонденция;
полученный документ по смыслу носит личный характер, а на упаковке (конверте) гриф «Лично» отсутствует.
На всех поступающих документах проставляется регистрационный штамп, включающий порядковый номер поступления, дату поступления и при необходимости количество листов. Регистрационные сведения оформляются арабскими цифрами на первом листе документа, в правом углу нижнего поля. Нумерацию писем, телеграмм, факсограмм ведут в пределах года, нумерацию телеграмм при большом их количестве — в течение месяца.
|
|
|
Если корреспонденция не вскрывается, то регистрационный штамп ставится на конвертах и упаковке пакетов. При получении документов с сопроводительным письмом целесообразна перестановка регистрационных штампов на письме и его дублирование на первом листе приложения.
На документах, подлежащих централизованному хранению в службе ДОУ, ставится дополнительная отметка (возможно штампом): «Подлежит возврату в службу ДОУ». Отметку ставят на первом листе документа в верхнем правом или нижнем левом углу документа по усмотрению организации.
Экспедиционная обработка поступающих документов должна проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции в нерабочие дни.
Целесообразно установить единый порядок, согласно которому все документы, в том числе и полученные сотрудниками не по почте, обязательно проходили бы экспедиционную обработку и регистрацию.
б) предварительное рассмотрение документов в службе документационного обеспечения
Основное значение данного этапа — оперативное получение документов исполнителями и формирование полноценного научно-справочного аппарата.
Значительным резервом сокращения сроков и инстанций прохождения документов является распределение уже на этой стадии документов на следующие потоки:
для обязательного рассмотрения руководством организации в соответствии с распределением обязанностей;
не требующие резолюции руководства и направляемые сразу в структурные подразделения исполнителям.
Поэтому предварительное рассмотрение поручается достаточно опытному сотруднику службы ДОУ, хорошо знающему структуру организации и должностные обязанности сотрудников. Эффективную помощь при предварительном рассмотрении оказывает разработка серии справочных материалов: примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством; перечня должностных лиц и их обязанностей; технологических графических схем последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т. д.
При рассмотрении поступившего документа учитываются:
важность его содержания;
сложность и новизна поставленных вопросов;
авторство, т. е. общественное положение лица, автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества;
реальная срочность исполнения документа;
вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчет и др.
Руководству, как правило, направляются документы, полученные из администрации Президента, правительственных органов, органов представительной и исполнительной власти, документы вышестоящих управленческих организаций, жалобы на действия подчиненных должностных лиц.
|
|
|
При рассмотрении документов руководителю следует соблюдать ряд рекомендаций, позволяющих ускорить обработку документов, избежать сбоев, утерь, создать условия для их своевременного и ответственного исполнения:
не задерживать документы, а тем более не оставлять их у себя на неопределенный срок. Документы должны быть рассмотрены в день их поступления и в тот же день (как исключение — на следующий день) возвращены. Поступать к руководителю и возвращаться после рассмотрения документы должны в строго обусловленное время;
не принимать лично документы от посетителей, подчиненных, представителей других организаций — документы должны быть переданы для их экспедиционной обработки и регистрации;
служба ДОУ должна быть уведомлена о том, кому документ определен на исполнение и какое решение руководителем принято и зафиксировано в резолюции (в том числе и для последующего информирования заинтересованных организаций по их запросам о ходе исполнения документов);
при необходимости использования документа в будущем для руководителя по его заданию могут быть изготовлены копии рассмотренных им документов, однако стремление к созданию «архива» дополнительных копий проходящих через руководителя документов свидетельствует о его сомнении в эффективности работы службы ДОУ.
После введения в информационно-поисковую систему всех необходимых сведений о поступивших документах, т. е. регистрации, документы передаются исполнителям. При наличии нескольких исполнителей документ передается ответственному исполнителю, а при отсутствии такового — первому из состава исполнителей. Необходимость размножения документа для его исполнения и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.
Обработка поступающих документов может считаться удовлетворительной, если документ поступает на исполнение в течение дня или на следующий день после его получения организацией.
Обработка телеграфных и телефонных сообщений (телеграмм и телефонограмм), не требующих исходя из их содержания срочного исполнения, осуществляется вместе с остальной корреспонденцией.
При необходимости срочного исполнения поступившего документа предполагаемого исполнителя целесообразно ознакомить с его содержанием до прохождения документом всех стадий обработки.
в) организация рационального движения документов внутри организации
В целях оптимизации документопотоков целесообразно установить единый порядок передачи документов для обработки, например через лицо, ответственное за документационное обеспечение в структурном подразделении.
Ознакомление ряда должностных лиц с одним экземпляром документа следует поручать специально выделенному сотруднику, а если это не предоставляется возможным — составить график сроков и последовательности прохождения документа в организации. Этот график может быть принят руководителем службы ДОУ по согласованию с руководителем организации как типовой.
Такой же типовой график может быть разработан для ознакомления с текущей информацией вместо подготовки и распространения в организации различного рода типовых приглашений на собрания, заседания и другие мероприятия.
Для оптимизации и сокращения документопотоков целесообразна разработка технологических инструкций (схем), в которых в наглядной графической форме определена последовательность подготовки проектов наиболее распространенных документов, их согласования, подписания и утверждения. На схемах могут указываться альтернативные решения, местонахождение конкретных должностных лиц и даже часы приема по данному вопросу.
г) обработка исполненных и отправляемых документов
Этот этап также предпочтительнее централизовать в единой экспедиции организации.
Для отправки должны приниматься только полностью оформленные, подписанные и зарегистрированные документы в количестве экземпляров, обеспечивающем подшивку обязательного экземпляра в дело и отправку по всем указанным адресам рассылки.
При сдаче документа на отправление или исполненного документа исполнитель обязан указать, в какое дело согласно номенклатуре дел он должен быть помещен.
При приеме на отправку документа-ответа должно быть проверено возвращение для подшивки в дело вместе с копией инициативного документа.
Недооформленные, неправильно оформленные и некомплектные документы службой ДОУ должны быть возвращены исполнителю. Срок исполнения должен быть продлен на время доработки документа и отражать окончательную передачу документа на отправление для экспедиционной обработки.
Экспедиционная обработка отправляемых документов включает в себя сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Она осуществляется в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи и должна проводиться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.
Отправка документов на машинных носителях, посылок и бандеролей должна производиться в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации. Ответственность за упаковку документов должен нести создатель документа совместно со службой ДОУ. Обязательная сопроводительная документация к документам на машинных носителях, документам, в которых не предусмотрено проставление даты, регистрационного индекса и адреса получателя, посылкам и бандеролям проходит экспедиционную обработку на общих основаниях.
Исполнение документов
При налаживании системы документооборота организации, четкого и ответственного исполнения документов важнейшей частью является документооборот на рабочих местах сотрудников, т.е. работа с документами их непосредственных исполнителей.
Исполнитель получает документы в день регистрации (или на следующий день) в соответствии с указанием руководителя структурного подразделения, с учетом функциональных обязанностей, квалификации и равномерной загрузки всех исполнителей. Поэтому не рекомендуется передавать документы исполнителям без ведома руководителя структурного подразделения.
Исполнитель знакомится с документами вдень их получения. Для документов с длительными сроками исполнения (не менее шести месяцев) исполнитель намечает этапы исполнения, даты промежуточного контроля (если они не являются типовыми), сообщает их службе контроля или вводит в автоматизированную систему контроля исполнения.
При решении оперативных вопросов по телефону или лично на исполненном документе и в регистрационно-контрольной форме исполнитель делает отметку, содержащую справку об исполнении, например:
Вопрос решен по телефону 295 01 02 с нач. отдела № 4 Самойловым Н.С. На совещании будет присутствовать ведущий специалист Антонов Н.П.
2000.08.26. Личная подпись.
Если исполнение документируется, исполнитель готовит проект ответного документа. При подготовке проекта исполнитель должен учитывать содержание ранее изданных по данному вопросу документов и действующих нормативных актов.
Проект документа, напечатанный и оформленный в соответствии с действующими государственными стандартами, исполнитель согласовывает с руководителем, заинтересованными структурными подразделениями и организациями;
После согласования проект документа передается на подписание (утверждение). Подписанный документ исполнитель передает на регистрацию и отправку.
По номенклатуре дел исполнитель определяет номер дела, в которое должен быть направлен документ, и проставляет отметку о направлении в дело на экземпляре документа, содержащем отметки о согласовании. Если документ является ответом, то документ-запрос направляется в дело вместе с ответным документом.
На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку, определяет тираж и после регистрации документа организует его размножение (без указания «копия»).
В случае командировки, отпуска, болезни, увольнения исполнителя закрепленные за ним документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другим исполнителям с обязательным указанием их фамилий в регистрационно-контрольных формах.
Если исполнение документа поручено нескольким лицам, ответственный исполнитель, указанный первым в пункте распорядительного документа или резолюции, имеет право созыва остальных исполнителей.
Все исполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение документа и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений).
В ходе исполнения документа исполнитель имеет право предлагать изменение срока исполнения, если отсутствуют реальные условия выполнения задания, делать пометки на документе о времени его поступления к исполнителю, датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), дате и результате окончательного исполнения.
Исполнитель должен иметь в своем распоряжении или ему должна быть предоставлена возможность пользоваться стандартами на документацию, классификаторами технико-экономической и социальной информации, номенклатурой дел, информационными ресурсами (в рамках его компетенции), инструкцией по делопроизводству, справочниками, а также средствами оргтехники: ложементами для бумаг, средствами создания документов (от карандаша до компьютера), множительной техникой и т. д.
Исполнитель заводит для документов папки с надписями «Срочно», «На исполнение», «На доклад (подпись)», «На отправку» с указанием своей фамилии, инициалов, номера телефона. При необходимости в папке «На исполнение» делаются прокладки с обозначением сроков исполнения и наименований групп документов.
При использовании видеотерминальных устройств исполнитель в установленные сроки получает предназначенную ему информацию и вносит в базу данных необходимые сведения. Исполнитель несет ответственность за полноту, своевременность и достоверность сообщаемой информации.
2 Анализ структуры документооборота
Основополагающим объектом исследования и совершенствования в процессе управления документацией является документопоток.
Основными управляемыми параметрами документопотока являются:
содержание или функциональная принадлежность;
структура;
режим документопотока;
направление документопотока и его объем.
Содержание документопотока характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах.
Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, сформирована система научно-справочного аппарата по документам организации. В значительной степени структура документопотоков соответствует функционально-целевому назначению составляющих его документов.
Режим документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Такие изменения обычно связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным уменьшением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.
Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется службой ДОУ контроль исполнения и т. д. На направление документопотока влияет также способ оценки и удостоверения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и другие.
Объем документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т. д.
3 Сокращение объема документооборота
Задача сокращения объема документооборота имеет два основных аспекта — сокращение количества создаваемых документов и сокращение расхода ресурсов на производство документов. Наиболее важным является, естественно, первый аспект.
Главное условие сокращения объемов документов — упорядочение документообразования. Основным его методом является унификация как отдельных групп документов, так и всей системы документационного обеспечения. На практике это выражается в создании систем документации, строго устанавливающих состав разрешенных к применению форм и регламент пользования ими.
Реальным методом сокращения неоправданного документопотока является и повышение качества самих документов как носителей нормативной и иной управленческой информации. Текст документа, отражающий управленческое действие, поручения, решения, должен содержать только необходимую информацию, четко трактовать сущность решения и определять реальные и обоснованные сроки исполнения. На практике, к сожалению, часты случаи, когда документ поступает на исполнение с уже просроченными сроками, когда суть вопроса так завуалирована, что неясно, положительно или отрицательно решен вопрос. Поэтому важно, чтобы при подготовке документов максимально широко использовались унифицированные Формы, текст которых уже продуман и рационализирован.
Реальным методом сокращения объемов документации является также построение эффективных информационно-поисковых систем. Например, кадровый приказ печатается в нескольких экземплярах и подшивается в дело с приказами, личное дело, дело бухгалтерии, а может быть, и планового и производственного отделов. Причина такой многотиражности в трудности поиска: каждый специалист, которому может понадобиться этот документ, предпочитает хранить его у себя, а не начинать ненадежный, а главное, длительный поиск. В результате объемы документов значительно увеличиваются. Разработка хорошо отлаженной поисковой системы позволяет резко сократить дублирование, особенно при использовании компьютеров и возможности получить любую имеющуюся в организации информацию на своем рабочем месте по сети.
Важное современное средство совершенствования документооборота — компьютеризация операций составления и обработки документов: технические средства должны применяться на тех участках и такой производительности, которые позволят получить экономический эффект, окупить затраты на их приобретение и эксплуатацию.
Например, нет смысла ставить быстродействующий конвертовскрывающий аппарат в организациях с небольшим документооборотом, в то же время без сканера введение в базу данных полнотекстовых документов слишком трудоемко.
При совершенствовании документооборота в условиях компьютерных технологий основное значение отводится месту и роли техники в общей схеме движения документов. Построение компьютерной сети предполагает изменение потоков документов традиционной системы управления и все большую их реализацию с помощью компьютерных средств. Важное значение при этом имеет принятый в системе управления порядок придания юридической силы «машинным» документам, т. е. документам, создаваемым средствами электронно-вычислительной техники и особенно на машинных носителях.
Главная задача заключается в том, чтобы избежать параллельного участия в документообороте традиционной и «машинной» документации, содержащей дублированную информацию. Поэтому работникам аппарата управления рекомендуется направлять только переработанную и синтезированную документную информацию, а исходную передавать на хранение в архив непосредственно после переноса данных на компьютерный носитель.
|
|
|
