 |
Правая верхняя часть документа
|
|
|
|
Реквизиты документа
Реквизит «01 - государственный герб РФ»
Государственный герб РФ помещают на бланках документов в соответствии с федеральным конституционным законом «О государственном гербе РФ».
Установлено 3 варианта изображения государственного герба РФ:
3) Многоцветный вариант на геральдическом щите
4) Одноцветный вариант на геральдическом щите
5) Одноцветный вариант без геральдического щита
Реквизит «02 – герб субъекта РФ»
Его помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.
Реквизит «03 – эмблема организации. Товарный знак, знак обслуживания, логотип»
Помещается на бланках документов в связи с уставом или положении об организации.
Эмблему не воспроизводят на бланках документов, если на нем уже изображен Реквизиты 01 и 02.
Товарный знак изображен на бланке с соблюдением требований федерального закона от 23.09.1992 № 3520 – 1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименовании местного происхождения товаров».
Обладателем исключительного права на товарный знак может быть юридическое лицо или физическое лицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность.
Право на товарный знак охраняется законом.
Охрана товарного знака начинается с момента государственной регистрации организации. Правила регистрации товарного знака изложены в вышеупомянутом законе во второй главе.
Эмблема организации помещается на бланках или выше наименования по центру или на первом уровне с наименованием организации.
Реквизит «04 – код организации»
Представляется по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или по общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).
|
|
|
В бланках документов данный реквизит включен в состав справочных данных организации, при этом пишут буквы ОКПО и проставляют код организации, составляющий из 8 знаков.
Реквизит «05 – основной государственный регистрационный номер (ОГР) юридического лица»
Проставляется в соответствии с документами. Выдаваемыми налоговыми органами.
Он указывается во всех документах юридического лица наряду с его наименованием.
На бланках для писем входит в состав справочных данных об организации.
Реквизит «06 – идентификационный номер налогоплательщика или код причины постановки на учет (ИНН или КПП)
Проставляется на документах в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
ИНН – цифровой код, свидетельствующий и постановке на налоговый учет налогоплательщика.
В качестве налоговиков: юридического лица, индивидуальные предприниматели, физические лица.
В связи с особенностями учета организаций определенных положением Налогового Кодекса статьей 83 в дополнении к ИНН организацией вводится код причины постановки на учет (КПП).
Данный реквизит используется для изготовления бланков для писем.
Реквизит «07 – код формы документа»
Проставляется по общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
Реквизит «08 – наименование организации»
Наименование организации, являющейся автором документа должно четко соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
При оформлении реквизита 08 указывается в первую очередь полное наименование организации, сокращенном наименование организации указывается в том случае, если оно закреплено в учредительных документах (оно указывается ниже полного наименования или за ним на отдельной строке в круглых скобках).
При наличии вышестоящей организации. Ее наименование указывают выше наименования организации.
|
|
|
Наименование филиала, территориального отделения представительства указывают в том случае, если они являются авторами документа и располагают ниже наименования организации.
Реквизит 08 является собирательным обозначением автора документа. Автором документа может быть:
· Организация
· Ее структурные подразделения
· Должностное лицо
· Физическое лицо
Относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков при этом выделяют 3 вида бланков документов по автору:
1) Бланк организации
2) Банк структурного подразделения
3) Бланк должностного лица
По виду документа:
1)..
2) Бланк письма
3) Конкретный документ кроме письма
По расположению реквизитов:
1) С угловым расположением реквизитов
2) С продольным расположением реквизитов
Реквизит «09 – справочные данные об организации»
Справочные данные об организации включают в себя:
· Почтовый адрес
· Номер телефона
· Номер факса
· Номер счета в банке
· Адрес электронной почты и другие сведения
ГОСТ Р6.30 – 2003 не лимитирует состав справочных данных и объем сведений, включаемых в справочные данные.
В составе справочных данных включены:
1) Код организации
2) ОГРН
3) ИНН и КПП
Почтовый адрес справочных данных должен оформляться в соответствии со статьей 23 правил оказания услуг почтовой связи, утвержденный постановлением Правительства РФ 15 апреля 2009 за № 221, согласно ему устанавливается очередность указания сведений:
1) Название улицы, номер дома
2) Название населенного пункта (город)
3) Название района
4) Название республики, края, области
5) Название страны (для международной переписки)
6) Почтовый индекс
Реквизит используется для изготовления бланков писем. На общем бланке и бланке конкретного документа данный реквизит не указывается.
Реквизит «10 – наименование вида документа»
Реквизит 10 должен соответствовать компетенции организации и содержанию управленческого действия. Оно должно быть определено уставом предприятия и соответствовать видам документов, предусмотренных ОКУД.
Данный реквизит имеют все документы кроме письма. В письмах наименование документа не указывается за исключением гарантийного письма.
|
|
|
Наименование вида документа пишется прописными буквами.
Пишется с нулевой позиции табуляции при угловом расположении реквизитов.
Коротенькие наименования вида документов также как и «акт» разрешается указывать в разрядку
Реквизит «11 – дата документа»
Дата документа – обязательный реквизит любого вида документа, обеспечивающий ему юридическую силу.
Датой документа может быть:
1) Дата его подписания (распорядительные документы, письма)
2) Дата события, зафиксированного в документе (протокол или акт)
3) Дата утверждения (планы, инструкции, положения, отчеты, расписания занятий)
Дата документа представляется должностным лицом при его подписании.
При подготовке проекта документа заранее впечатывается лишь месяц и год.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности:
· 2 знака – день
· 2 знака – ночь
· 4 знака – год
Например, 05.04.2012 или 2003.06.05. Также разрешается использовать словесно-цифровой способ изображения дат, например, 19 апреля 2012 г.
 |
Реквизит «12 – регистрационный номер документа»
Регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, которое присваивается документу при его регистрации. Он состоит из порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации другой различной информацией. Например, номером структурного подразделения, табельным номером сотрудника, различными буквенными идентификаторами и т.д.
порядковые номера документам присваиваются в пределах календарного года для каждого вида документов отдельно. Исключение: учебные заведения, где нумерация документов идет в пределах учебного года, то есть с сентября по август.
Например, № 15/Л-С, № 15 – ОК (записываются в первой строке документа вместе с датой со второй строки табуляции, отступив 16 печатных символов от левого поля документа)
Реквизит «13 – ссылка на регистрационный номер и даты документа
Ссылка на регистрационный номер и даты документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ; оформляется преимущественно в письмах-ответах.
|
|
|
Сведения в него переносятся с поступившего документа и соответствуют его поступившему номеру и дате, оформившееся следующим образом, на, через пробел номер, дата: «На 9/912 – К от 13.05.2009».
Реквизит «14 – место составления или издания документа
Указывается в том случае, если по реквизиту «наименование организации» и «справочные данные об организации» невозможно определить место нахождения данной организации.
Место составления или издания указывается с учетом общепринятых административно-территориальных делений и используют только общепринятые сокращения. Данный реквизит не указывается, если место издания документа или составления включено в название организации. Например, Нижегородский государственный университет.
В документе, автором которого является структурное подразделение организации указывается место нахождения данного структурного подразделения, буква «г.» не ставится перед наименованием которого стоит город, град или бург, а также всемирно известные города такие как Москва.
Располагается после реквизитов «дата» и «регистрационный номер документа» с нулевой позиции табуляции.
 |
ПРАВАЯ ВЕРХНЯЯ ЧАСТЬ ДОКУМЕНТА
Реквизит «15 – адресат»
В качестве адресата может быть:
1) Организации
2) Их структурные подразделения
3) Должностные или физические лица
 |
При адресовании документа организации или их структурным подразделениям их наименование указывают в именительном падеже.
При адресовании документа должностному лицу его должность и фамилию указывают в дательном падеже, инициалы ставят перед фамилией. Между инициалами и фамилией ставится пробел.
 |
Допустимо тот же реквизит оформить следующим образом: первая составляющая часть – ЗАО «Термика», 2 межстрочных интервала, Генеральному директору А.Г.Козлову:
 |
Документ не должен содержать более 4 адресов. В составе реквизита «адресат» может входить почтовый адрес:
1) При адресовании письма в организацию: сначала ее наименование, затем почтовый адрес
2) При адресовании документа физическому лицу: сначала фамилию и инициалы, затем почтовый адрес
 |
Реквизит «16 – гриф утверждения документа»
Гриф утверждения документа – особый способ введения документа в действие, который придает документу нормативный и правовой характер.
Документ может утверждаться двумя способами:
1) Должностным лицом
2) Изданием распорядительного акта
|
|
|
Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу.
Если документ утверждается должностным лицом, то данный реквизит состоит из построчно расположенных следующих частей:
1) Слово УТВЕРЖДАЮ без кавычек
2) Наименование должностного лица, утверждающего документ
3) Подписи должностного лица, утверждающего документ и расшифровки подписи в виде инициалов и фамилии
4) Дата утверждения
Допускается в реквизите «гриф утверждения» центрировать его составные части относительно самой длинной строки.
При утверждении документа решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слов (прописными буквами): «утвержден», «утверждена», «утверждено», «утверждены» логически согласованных с утверждаемым документом, например, инструкция утвержде на, расписание утвержде но, затем наименование утверждаемого документа в творительном падеже, его даты и номер.
 |
Перечень документов, подлежащих утверждению приведен в приложении № 4 ГСДОУ. Располагается в правом верхнем углу документа с пятой позиции табуляции, расшифровка подписи – с шестой позиции табуляции.
Реквизит «17 – резолюция»
Резолюция – надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое им решение или указание к действию. Она проставляется при рассмотрении входящих и внутренних документов соответствующим должностным лицом; должна быть краткой по форме и конкретной по содержанию. Она включает в себя:
1) Фамили ю (и), инициалы исполнителей
2) Содержание поручения
3) Срок исполнения
4) Личную подпись
5) Дату
При наличии нескольких исполнителей ответственным назначается лицо. Указанное первым в резолюции.
Если документ прислан в организацию для ознакомления или сообщения каких-либо сведений, то резолюция может выглядеть следующим образом: «дело», личная подпись и дата.
Фамилия исполнителей в дательном падеже указывается в начале текста.
Поручение формулируется в неопределенной форме глагола с дополнением. Как правило, пишется вручную на подлиннике документа на свободном от текста месте (между реквизитами «адресат» и «текст документа»).
|
Схема реквизита 17
|
Даты в резолюции оформляются только цифровым способом.
Реквизит «18 – заголовок к тексту»
Заголовок к тексту – краткое изложение содержания документа. Он должен быть логически согласован с наименованием вида документа.
Реквизит 18 должен отвечать на вопросы: о ком, о чем, кого, чего.
Располагается перед текстом документа с нулевой позиции табуляции с двух сторон (сверху и снизу) должен быть выделен 4 межстрочными интервалами, не должен превышать 28 символов, точка в конце заголовка не ставится, длинные заголовки оформляются на нескольких строчках, количество которых не должно превышать 5.
 |
Реквизит «19 – отметка о контроле»
Данный реквизит документа свидетельствует о постановке документа на контроль исполнения.
|
Реквизит «20 – текст документа»
Текст может быть представлен в виде:
1) Таблица
2) Анкета
3) Содержательный текст
4) Структура (= таблица + анкета + содержательный текст)
Реквизит «21 – отметка о наличии приложения»
Отметка о наличии приложения - реквизит документа, содержащий сведения о документах, дополняющих основной документ. Независимо от количества приложений к документу слово «приложение» всегда записывается в единственном числе с нулевой позиции табуляции после текста с заглавной буквы: «Приложение: через пробел оформляются приложения.
Существует несколько вариантов оформления данного реквизита:
1) Если название данного приложения упоминалось в тексте, отметка о приложении оформляется следующим образом:
Приложение: «на 16 л. в 1 экз.»
2) Если название приложения не встречалось в тексте, то отметка о его наличии оформляется полностью. Например, Ведомость заработной платы на 2л. в 2 экз.
3) Если приложение сброшюрованы, то количество листов не указывается. Например, Приложение журнал мод в 3 экз.
4) Если к документу есть несколько приложений, тот они нумеруются, номера идут четко один над другим. Например, Приложение: 1 ________________
2 ________________
3 ________________
4 ________________
Реквизит «22 – подпись»
Подпись – обязательный реквизит любого вида документа, придающий ему юридическую силу.
Подпись документа – собственноручная подпись полномочного лица (должностного или физического).
Реквизит состоит из:
1) Наименование должностного лица, подписавшего документ:
· Полного наименования, если документ оформлен на чистоим листе бумаги
· Сокращенного наименования, если документ оформлен на бланке информации
2) Личная подпись
3) Расшифровка подписи в виде инициалов и фамилии
БЕЗ СКОБОК И СЛЕШЕЙ!
Если наименование должности располагается на нескольких строчках, то расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности занимаемой ими должности.
Располагается после реквизита «текст документа» спустя 4 межстрочных интервала или реквизита «подпись» с нулевой позиции табуляции.
Реквизит «23 – гриф согласования документа оформ-ся внешние согласования документов
Реквизит «24 – визы согласования документа оформ-ся внутренние согласования документов
Реквизит «25 – оттиск печати»
Оттиском печати заверяют подлинность подписи должностного лица на документах, которые удостоверяют права лиц, фиксируют факты, связанных с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусмотренных российским законодательством.
В приложении 5 ГСДОУ приведен перечень документов, на которых ставится печать (не на всех она должна стоять!).
|
|
|
