 |
Инструкция по фандрайзингу и работе с Партнерами
|
|
|
|
Сбор денег и бартера на проект – фандрайзинг – очень увлекательный процесс, который требует проявления множества талантов и лучше его планировать всей командой организаторов.
В какие проекты хочется вкладывать деньги? – Ваши варианты?
– Устойчивые
– Понятные
– Которые интересны лично Вам
– Полезные, Которые ведут к развитию чего-либо / кого-либо
– Которые принесут Вам прибыль, славу, развитие, новых покупателей, кадры, ……
Логически, процесс идет следующим образом:
1. Смотрим список МТО и Смету на мероприятие
2. Сбиваем в близкие по смыслу группы потенциальных партнеров (далее – группы), например группа ПИТАНИЕ – это питание обеды и питание кофе-брейки
3. По каждой группе пишем избыточный список возможных партнеров, составляем список компаний и/или личностей
4. Берем наше КП, вписываем название компании на 1 и 8 слайдах, редактируем КП под свои цены, убираем, если надо, лишние пакеты.
5. ВАЖНЫЙ ПУНКТ Тестируем КП и устную презентацию на дружественном представителе бизнеса. По пути продаем ему;) Но самое важное, что мы должны получить от теста – обратную связь: ЧТО ИСПРАВИТЬ в КП, чтобы оно стало более привлекательным для бизнеса.
Повторить не менее 3х раз (с представителями разных партнерских групп)
6. По списку потенциальных партнеров делаем рассылку email
7. Звонок 1, узнаем дошло ли письмо, уточняем email, телефон, контактное лицо, кто занимается в компании этим вопросом (ЛПР – лицо, принимающее решение)
8. Email 2 по уточненным контактам (если надо продублировать)
9. Звонок 2 – связываемся конкретно с ЛПР, узнаем, рассмотрено ли письмо, отвечаем на уточняющие вопросы, если есть, обозначаем ограничение по времени принятия решения (срочность), спрашиваем, когда будет принято решение, когда перезвонить.
|
|
|
10. В оптимальном случае – договариваемся о встрече с ЛПР, где обсуждаем наше предложение и условия взаимодействия лично. Это работает на 40% лучше, чем по телефону и на 90% лучше, чем просто по email.
11. Когда мы сделали все правки в КП, вписали название компании, отредактировали опции и исправили цифры на те, которые хотим поставить, необходимо его сохранить в PDF и СЖАТЬ, чтобы файл весил не более 1 Мб.
Сохранить в PDF можно в стандартном Microsoft Power Point, Меню – Сохранить как.
Сжать готовый PDF можно через сайт: smallpdf.com или сделать запрос в Google: сжать pdf и этот сайт будет первым или одним из первых. Надо нажать первую кнопку Compress PDF и загрузить PDF-файл на сайт. Затем скачать его сжатую версию.
12. ВАЖНЫЙ ПУНКТ Вместе с Партнером проговариваем все возможные форматы внутри мероприятия, что могут делать его сотрудники: анкетирование, предоставление своих услуг на площадке мероприятия, конкурсы, специальный приз одному из защитившихся проектов, дегустация продукции… Если это будет просто вялая девочка с визитками, то Партнер не получит результата и удовольствия от взаимодействия с нами, а значит, возможность повторного партнерства невелика.
13. ВАЖНЫЙ ПУНКТ С теми, с кем договариваемся о сотрудничестве – прописываем детали в письменном виде. Даже если это просто размещение логотипов на странице. Все договоренности, денежные и по бартеру, кто, что, когда, в каком объеме, кто ответственный, контактные данные ответственных лиц. Эта информация должна быть:
a. отражена в письменном виде
b. и подтверждена обеими сторонами, хотя бы словами “Да, ок”
Самый юридически сильный документ – Договор, если его потребуют, обратитесь к центральному организатору за шаблоном и реквизитами.
Самый юридически слабый документ – переписка через email.
Это важный нюанс. Во избежание недопониманий, которое может произойти даже между хорошо знакомыми людьми, и чтобы всё прошло на радость всем участникам, ещё раз повторю: ВСЕ детали – в письменном виде, хотя бы в переписке email.
|
|
|
14. ВАЖНЫЙ ПУНКТ Все полученные договоренности с обеих сторон, для простоты контроля и реализации, вписываем в общую таблицу Партнеров:
| Конт. лица – имена | Конт. данные | Опция 1, характеристики | Опция 2, характеристики | … Опция N, характристики | |
| Партнер 1 | |||||
| Партнер 2, …. |
15. С любым партнером, денежным или бартерным, очень хорошо обговариваем моменты: программа мероприятия: время, наполнение, расположение места, контактный телефон 1) Администратора мероприятия и 2) Ответственного за партнера с нашей стороны, и 3) представителей Партнера с их стороны, заезда на площадку до мероприятия, монтаж и заезд оборудования партнера, нужно ли электричество, стол, стул, специальное место рядом с чем-то на площадке, какое должно быть освещение, должно ли это быть в общем холле, где поток людей, или на входе в помещение, где раздеться представителям, сколько их может быть, могут ли они участвовать в образовательной программе, как они ведут себя во время обр программы и перерывов, какие хештеги ставят в трансляции с мероприятия, в каком виде оставляем площадку Партнера в 1й день после мероприятия, куда можно временно закрыть под ключ ценные вещи, во сколько приходят представители Партнера во 2й день, как и когда производится демонтаж и вывоз оборудования, передаются ли контакты участников, или он должен их собрать на месте в своем анкетировании, как он может стать партнером в других городах и на финальном республиканском Форуме “Достояние Республики”
16. По любой предоставляемой опции, как со стороны Организаторов, так и со стороны Партнеров, проговариваем характеристики предоставляемой Опции (например, рассылка по участникам мероприятия с нашей стороны, проведение анкетирования участников в процессе розыгрыша с их стороны….) и заносим их в общую таблицу
ЧТО – ГДЕ – КОГДА – ВРЕМЯ – ОБЪЕМ – КТО именно делает
Это необходимо для уверенности: чтобы обе стороны понимали, чего и когда ожидать до, во время и после мероприятия.
|
|
|
17. Человек, который привлекает денежного или бартерного Партнера, может быть замотивирован на получение процента. Эти правила вы устанавливаете отдельно, внутри своей команды районных организаторов. Обычно дает хорошие результаты сеть агентов – несколько замотивированных человек, как внутри команды организаторов, так и вне её. Подобная структура может понадобиться и для других мероприятий и проектов.
НА ЧТО
1. Проживание: участников и/или организаторов и/или экспертов – по вашему желанию
2. Питание обеды: участников и/или организаторов и/или экспертов – по вашему желанию
3. Питание кофе-брейки на мероприятии – обязательно
4. Печать: раздатки (методичек, рабочих тетрадей, чек-листов), афиш, флаеров, бейджей, сертификатов участникам, благодарностей партнерам и организаторам, навигации – обязательно, кроме методичек и раздатки, они желательно
5. Канцелярские товары – обязательно
6. Площадка – обязательно, по бартеру
7. Техника и техники (бартер): аудио (микрофоны, стойки, микшеры, колонки, звукооператор), видеозапись (камеры, стойки, микрофоны для камер, оператор), онлайн-трансляция (веб-камеры, предоставление стабильного интернета, оператор), фотограф и фотоаппарат – обязательно
8. Различные активности во время и после мероприятия, например
Конкурс на премию от такой-то компании лучшему проекту во время мероприятия или
Вечеринка для участников после мероприятия! Бесплатный вход, велкам-дринк, развлечения
Не бойтесь предлагать дополнительные возможности со своей стороны, не связанные с конкретно этим проектом: другие проекты, посты в соц сетях в больших группах, анкетирование, рассылки по наработанным базам данных ….
|
|
|
