 |
Понятие и характеристика организационно-управленческих документов
|
|
|
|
Оглавление
Введение.......................................................................................................... 3
1. Понятие и характеристика организационно-управленческих документов......................................................... 6
1.1 Классификация документов...................................................................... 6
1.2 Реквизиты и оформление документов.................................................... 12
1.3 Электронный документ: понятие, реквизиты, преимущества и недостатки 16
2. Подпись и печать, как реквизиты утверждения документа........................................................................................................................ 19
2.1 Состав реквизита "подпись документа"................................................. 19
2.1.1 Оформление подписи на бумажном носителе............... 19
2.1.2 Электронная цифровая подпись как аналог собственноручной подписи 24
2.2 Оттиск печати на документе................................................................... 27
Заключение.................................................................................................... 33
Библиографический список.......................................................................... 35
Введение
Актуальность темы курсовой работы заключается в том, что документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам. Юридическая сила — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.
Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов - обязательных элементов оформления документа.
Управление предприятием любой формы собственности неизбежно требует создания многих видов документов. Это проекты, сметы, спецификации. При управлении персоналом издаются приказы, ведутся документы кадрового учёта, составляются протоколы, акты. Огромный массив документов составляют документы по учёту труда и заработной плате, первичные документы бухгалтерского учёта.
|
|
|
Деловая переписка позволяет обсуждать и решать важные вопросы и проблемы. Умение составить текст официального письма, коммерческое предложение, ответить на запрос во многом определяет эффективность работы организации в целом, определяет ее имидж и культуру.
В наше время наряду с термином «делопроизводство» в последние годы употребляется и синонимичный ему термин «документационное обеспечение управления». Возникновение его связано с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию, ставшее возможным благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и современных информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации в управлении.
Таким образом, термин «документационное обеспечение управления» как бы подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства.
В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления управленческих документов, которые установлены государственными нормативными актами - стандартами. В стандартах изложены правила, устанавливающие требования к содержанию, построению и оформлению деловых документов.
Выполнение правил оформления документов обеспечивает: юридическую силу документов; оперативное и качественное составление и исполнение документов; организацию быстрого поиска документов; - осуществление компьютерной обработки деловых документов для сокращения затрат труда на их обработку.
|
|
|
Представление управленческих документов закреплены:
1. Государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 " Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).
2. Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (Утверждена Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536).
Целью курсовой работы является исследование требований стандарта к оформлению реквизитов "подпись" и "печать" в структуре современного управленческого документа.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. Дать определение понятию управленческого документа.
2. Рассмотреть классификацию управленческих документов.
3. Изучить требования стандарта к реквизитам бумажного и электронного документа.
4. Раскрыть правила оформления подписи на различных материальных носителях информации.
5. Привести примеры заверения печатью подписи на различных управленческих документах.
Источниковая база: нормативно-правовые акты федеральных органов власти по вопросам документационного обеспечения управления (Гражданский кодекс РФ, федеральные законы).
Историография. Основными источниками российского делопроизводства XVIII века были «формулярники» и «письмовники» (сборники образцов документов). В них регламентировались состав, форма и содержание документов. В 1720 г. Петром I был утвержден «Генеральный регламент», определяющий структуру и делопроизводство в канцеляриях, правила регистрации документов, обязанности сотрудников и т.д. Им же были разработаны «Генеральные формуляры» документов.
Понятие «документ» ввёл известный бельгийский учёный, основоположник документации – науки и практики Поль Отле (1868-1944). Он и его сподвижник и единомышленник Анри Лафонтен (1854-1943) разработали теорию документации.
|
|
|
Существенный вклад в уточнение и развитие понятия документ как одного из основных в документоведении, информатике, документалистике, библиотековедении и библиографоведении внесли отечественные учёные Г.Г. Воробьев, Р.С. Гиляревский, О.П. Коршунов, А.И. Михайлов, А.В. Соколов, Ю.Н. Столяров, А.И. Черный, Г.Н. Швецова-Водка и др.
Структура работы: введение, 2 главы, заключение, библиографический список.
Понятие и характеристика организационно-управленческих документов
Классификация документов
Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу - доказательство, свидетельство. Документ (от латинского documentum – свидетельство) – это материальный носитель данных с записанной на нём информацией, предназначенный для её передачи во времени и пространстве. Документы обеспечивают закрепление, сбор и обработку информации, передачу и использование информации, а также её хранение.
Управленческий (деловой) документ предназначен для однократного использования. Его цель — принятие или исполнение непосредственных управленческих решений. Он содержит первоначальные исходные фактические сведения, показатели, параметры и т. п. и является средством и результатом управленческой деятельности, поскольку управление обществом, отраслью народного хозяйства или предприятием (организацией, учреждением) представляет собой с точки зрения технологии процесс получения, обработки и передачи информации.
К деловым документам относятся[1]:
• информационные;
• документы коллегиальных органов (служебные письма, телеграммы, телефонограммы, справки, докладные, пояснительные и служебные записки);
• распорядительные (постановления, решения, приказы, распоряжения);
• организационные (положения, уставы, инструкции);
• документы по личному составу (заявления о приеме на работу, характеристики, приказы по личному составу, приказы по отпускам и командировкам)
|
|
|
•документы по хозяйственно-договорной деятельности (договор поставки, подряда, о материальной ответственности, хозяйственные договоры в посреднической деятельности, комплект договоров по созданию новых форм хозяйствования, комплект договоров о взаимоотношениях предприятия и банка);
•документы по хозяйственно-претензионной деятельности (протоколы разногласий к договорам, коммерческие акты, претензионные письма, исковые заявления);
• учетно-финансовые (оформление открытия счета в банке, заявление-обязательство, отказы от акцепта, акты, трудовые соглашения, поручения);
• документы по внешнеэкономической деятельности (по организации внешнеэкономических связей и созданию совместных предприятий).
Все документы также подразделяются на следующие группы[2]:
по способу документирования;
по сфере использования;
по наименованию;
по содержанию;
по характеру содержания;
по стадиям создания
по месту составления;
по грифу ограничения доступа (степени гласности);
по происхождению;
по юридической силе;
по форме изложения (степени унификации);
по срокам исполнения;
по срокам хранения;
по степени обязательности.
Внутри каждой группы документы классифицируются по видам.
По способу документирования различают документы:
— письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах);
— электронные;
— графические;
— кино- и фотодокументы.
По сфере использования различают:
— организационно-распорядительные;
— финансово-бухгалтерские;
— научно-технические;
— документы по труду;
— отчетно-статистические.
По содержанию различают простые (документы, посвященные одному вопросу) и сложные документы (в сложных освещается несколько вопросов).
По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.
По характеру содержания:
— первичные (содержащие исходную информацию);
— вторичные (обобщающие исходную информацию первичных документов).
По месту составления:
— внутренние (разработанные и используемые внутри организации);
— входящие (поступившие в организацию);
— исходящие (отправляемые из организации).
По грифу ограничения доступа (степени гласности):
— открытые (несекретные документы);
— с грифом ограничения доступа.
|
|
|
Документы могут иметь следующие грифы (по возрастанию секретности):
а) «для служебного пользования» (информация, предназначенная только для работников данной организации);
б) «коммерческая тайна» (информация, разглашение которой может нанести ущерб ее обладателю);
в) «конфиденциально» (информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ);
г) «секретно», «совершенно секретно», «особой важности» (информация, составляющая государственную тайну).
По происхождению различают:
— официальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы организации);
— личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные документы, письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).
По юридической силе:
— оригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные соответствующим должностным лицом и имеющие юридическую силу);
Оригиналы документов по своему внешнему виду могут быть беловиками и черновиками. Черновик - это рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.
Беловик - это рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.
Для служебных документов оригиналом является беловик, подписанный должностными лицами, с приложением, в ряде случаев, печати.
Документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный, называется подлинником официального документа. Это может быть первый или единичный экземпляр оригинального документа.
— копия (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы);
— отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, как правило, подписью не заверяется);
— заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу);
— выписки (части документа с указанием, из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и имеющие печать);
— дубликаты (повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) - выдаются при утере или уничтожении подлинника.
По юридической силе документы подразделяют также на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.
По форме изложения (степени унификации):
— индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в свободной форме). Разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования;
— трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении). Такие документы перспективны, т.к. экономят время на подготовку;
— типовые документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер (т.е. документы, описывающие стандартные процессы явления - например, типовой технологический процесс);
— примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии;
— унифицированные (входящие в какую-либо унифицированную систему документации) в виде анкеты и таблицы.
По срокам исполнения различают:
— срочные (с указанным сроком исполнения документа установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом "срочно");
— несрочные.
По срокам хранения различают документы:
— временного хранения (до 10 лет);
— долговременного хранения (свыше 10 лет);
— постоянного хранения.
По степени обязательности:
— информационные (содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций);
— директивные (обязательные для исполнения документы, юридические или технические нормы).
Таким образом, важнейшим признаком для классификации документов является его содержание. Служебные документы могут подразделяться: по административным вопросам; материально-техническому снабжению; планированию; оперативной деятельности; бухгалтерскому учету; подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д. Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Принято выделять несколько основных свойств документа, которые характеризуются соответствующими признаками: юридическая сила, оригинальность, подлинность.
|
|
|
